Розвиток документації управлінської діяльності

Поняття про документ, матеріали виготовлення. Виникнення діловодства: актове, наказове, колезьке діловодство. Основні тенденції розвитку документації у радянські часи. Складання, оформлення управлінських документів: листів, факсів, телеграм, довідок.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид реферат
Язык украинский
Дата добавления 14.03.2012
Размер файла 45,0 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Важливою галуззю діяльності суспільства є ділова сфера, яка полягає у встановленні партнерських контактів між закладами, підприємствами, установами, державами, а також у налагоджуванні приватних стосунків між людьми.

Вивчення історії документування полягає в особливому значенні для розвитку діловодства.

Актуальність теми - дослідження та вивчення історії документування з допомогою якого можливий подальший розвиток документознавства.

Мета теми - ознайомитись із формуванням документації управлінської діяльності з початку виникнення діловодства до теперішнього часу.

Завдання теми - уявити та розкрити розвиток документації управлінської діяльності.

Розбудова незалежної України неможлива без духовного відродження нації. А духовний прогрес народу неможливий без глибокого пізнання та засвоєння культурних надбань, створених ним упродовж багатьох століть.

Українську мову офіційно забороняли. Тому управлінське документознавство в усіх галузях виробництва та суспільного життя велося російською мовою.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру.

При роботі з документами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діловиробничого процесу.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Розділ 1. Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства

1.1 Поняття про документ. Матеріали виготовлення

Однією із суттєвих особливостей найменування ,,документ” є те, що воно має досить твердо усталені позначення. Серед безлічі наукових досліджень, направлених на вивчення поняття документа, заслуговує на увагу його розуміння як головного базового терміна в терміносистемах таких наук і наукових дисциплін, як історія, джерелознавство, археографія, архівознавство, документозавство.

За тлумаченням ,,Оксфордського словника” ,,документ” - це текст чи зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови ,,документ” - це доказ, підтвердження якого факту, що мав місце давніше чи має на даний час [10, c. 83]. Вперше в цьому значенні слово ,,документ” використали Цезар та Цицерон. В значенні письмового свідоцтва слово ,,документ” вживалося від середньовіччя о ХІХ століття. З латинської мови воно дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміну бельгійським вченим, основоположником документації - науки про сукупність документів у галузі практичної діяльності - Полем Отле (1864-1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається ,,Трактат про документацію” [14, c. 15]. Та існує багато визначень про ,,документ” (див. додаток А). Очевидно, що документ виник майже одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу.

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення (див. додаток Б).

Поява перших документів тобто зафіксованих на різних носіях інформації, відносять приблизно до 30 віку до н. е. Початком передачі даних було предметне документування. Предмети, що оточували первісну людину, наділялися особовим значенням, символізували поняття та явища. Наприклад, стріла - символ війни [7, с. 9].

Різновидом предметного є галечне та черепашкове письмо, вузликове письмо.

Пізніше з`явилися малюнкове, або піктографічне, писання (див. додаток В). Це були зображення на стінах печер та скелях, здебільшого вони відображали події із життя племені. Пізніше малюнки ставали схематичними, з`явилась писемність [7, с. 9].

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Атурбаніпала в Ніневії археологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч. Ця бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних стосунків населення Шумеру та Вавилону. Вавілонцям належить і слава першодруків. Один документ розмножувався в певній кількості і розсилався за призначенням. Відомі також клинописні документи з виготовлення синтетичних каменів.

В Стародавньому є Єгипті інформацію записували на папірусі - праобразі сучасного паперу. Його винайшли приблизно у 30 столітті до н.е. Папірусні документи зазвичай згортали у сувій. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату - фараонів усіх династій [7, с. 12].

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент (див. додаток Г). Пергамент, призначений для письма, - це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати приблизно в III ст. до н. е. Пергаментні листи були дуже щільними та жорсткими, зазвичай стягувалися палітуркою із залізними застібками. Завдяки міцністю цей матеріал використовували для письменності упродовж 18 століть [7, с. 12].

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Вона виготовлялася з натурального рослинного волокна (рис, бамбук тощо). Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході був тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснився.

У середині XIX століття у Європі почали використовувати більш дешевий папір на основі деревини.

З удосконаленням виробництва і розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів. А розвиток технічного прогресу в області виробництва папера, книгодрукування та копіюванням тексту зробило паперові документи дешевими та загальнодоступними [7, с. 13].

В сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка.

Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці - протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп'ютерна дискета.

Входять у практику діловедення і документи - голограми. Голограма - документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об'ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Новітніми матеріальними носіями умовно вважаються такі, які потребують для нанесення та відтворення інформації нових технічних засобів. До них відносять мікрографічні документи (мікрофільм, мікро карта), магнітні документи (аудіо- і відеокасета, магнітний диск), оптичні документи (СD-диск, DVD-диск), електронні документи (карти пам`яті, флеш-пам`ять).

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення [7, с. 13].

Отож, документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати її в часі та просторі [1, с. 2].

1.2 Виникнення діловодства

1.2.1 Актове діловодство

На території західних слов'янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у XIII сторіччі. Книги поділялися на: секретні (кримінальні справи); нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи); поточні (для скарг, свідчень, заяв) [3].

На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І. Левицький і В.О. Романовський, актові книги з'явились у другій половині XIV сторіччя. Величезний масив актових книг відклався в результаті діяльності громадських (від ,,грод” - фортеця) і земських судів. На землях Правобережної України, які поступово входили до складу Великого князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI ст. здійснювалася старостами, державцями та воєводами . У 1564 році уряд провів судову реформу, згідно з якою вся територія князівства була поділена на повіти з чітко визначеними кордонами. В кожному повіті діяли три судові установи: громадський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Земський суд складався із судді, підсудка, писаря й обирався шляхтою. Остання мала право обирати на повітових сеймиках по чотири електи (кандидати) на судейство, підсудство та писарство, з яких король затверджував по одному кандидату на відповідну посаду. Також, при судах існувала посада возного, обов'язком якого було вручати повідомлення про виклик до суду й виконувати його рішення.

Спочатку суди мали чітко визначене коло своєї діяльності. Земський суд розглядав переважно цивільні справи шляхти. Його канцелярія мала так зване ,,право вечности”, тобто право надання юридичної сили різним документам (умовам, контрактам, тестаментам тощо). До компетенції суду входив розгляд кримінальних справ. Підкоморські суди займались вирішенням межових суперечок землевласників. Проте на практиці поступово відбувалося змішування функцій громадських і земських судів. Так, санкція майнових та інших контрактів і договорів переходила до громадських судів. Цьому сприяла та важлива обставина, що вони функціонували постійно, тоді як земські суди збиралися лише тричі на рік.

Все, що відбувалося в судах, заносилося до актових книг. Поступово виникло кілька видів книг залежно від характеру справ, що розглядалися: декретові, записові і поточні.

Значна частина актових книг усе ж загинула. Сьогодні загальна кількість тих, що збереглися, становить понад 7,5 тис. томів, які охоплюють близько 5 млн. документів-записів. Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до 1840-х років.

1.2.2 Наказове діловодство

До XV ст. у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі (сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий). Справочинство вели дяки, а при намісниках - писарчуки та піддячі. На кінець XV - початок XVI ст. склалася система наказів - центральних органів державного правління, що відали окремими галузями, виступаючи в якості відомчих установ.

Усього наказів було близько 80, кожний з них налічував від 3 до 400 наказних людей. На чолі наказу стояв суддя, який разом з товаришами (заступниками та помічниками) керував дяками. Дяки з простих писарів ставали начальниками наказних канцелярій і займались всіма повсякденними справами та діловодством.

Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до наказу, ставили дату оформлення. Дяк в разі необхідності робив відмітку ,,виписати”, тобто навести довідку. Справу готували до доповіді і обговорювали, після чого виносився ,,присуд” і розпорядження про підготовку листа-відповіді.

Писали на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим. До першого документа підклеювали послідовно інші, і довгу паперову смужку згортали в рулон. Смужки при читанні тягнулись. Користуватися такими документами дуло дуже важко. [6, с. 6].

У діяльності приказів XV - XVII ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву наказового діловодства. У практиці наказів затвердились певні формуляри складових частин документів, порядок їх оформлення та просування як у самих наказах, так і між ними.

Діловодство стало вимагати значного досвіду, якого нерідко не мав начальник наказу - суддя. Тому на допомогу йому призначалися дяки, які й чинили справи. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління. До першої категорії відносили укази царів та рішення Боярської думи, до другої - грамоти та листи. Від простих людей до наказів надходили чолобитні.

1.2.3 Колезьке діловодство

Діловодство в установах до XVIII ст. велося згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Застарілу систему наказів у 1717 - 1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами. Спочатку кожна колегія керувалася своїм регламентом, потім основою діяльності установ став ,,Генеральний регламент”, затверджений Петром I [6, с. 9].

У ,,Генеральному регламенті” докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії. Спеціальний розділ визначав структуру і функції канцелярії та її секретаря. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, - канцеляристи. Частину документів писали за ,,генеральним формуляром”, тобто за обов'язковими формами [6, с. 10].

,,Табель о рангах” у 1722 р. поклав початок системі чинів, звань та титулів, які обов'язково застосовувалися в справочинстві до перевороту 1917 року. Саме тоді було засновано сучасну практику офіційного адресування.

Питання документування діяльності установ на місцях, відображені в законодавчих актах, у завершеній формі вони сформульовані в ,,Учреждениях для управлення губерній” (7 листопада 1775 р.). Згідно з цим документом листування між установами стало ритуалом, який треба було добре знати, щоб мати змогу обійняти відповідну посаду.

Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися відповідні види документів залежно від місця установи за ієрархічною градацією. Тобто, визначалася ієрархія не лише установ, а й документів. Вищі установи давали вказівки, підпорядковані - писали ,,доноси” про їх виконання.

Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів реєструвався у журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому куті позначали дату надходження та номер за реєстром. Зареєстровані документи розглядались назначеними виконавцями і заносились до настільного реєстру.

Для полегшення знаходження документів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали звіти, а про кількість і склад прослуханих справ - термінові зведення.

Таким чином, були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів.

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. Виникла безліч форм листування: листи, реляції, доноси, повідомлення, вимоги тощо. Для деяких документів, таких, як дипломи, патенти, були створені генеральні формуляри-зразки, за якими вони мали оформлятися.

Від найдавніших часів збереглися лише деякі документи, акти приватно-правового або державного значення переважно в монастирських та приватних архівах.

1.3 Основні тенденції розвитку документації у радянські часи

В історію України 1919 р. увійшов як рік встановлення радянської форми державності. Першим кроком на цьому шляху стала відмова більшовиків від попередньої назви держави. 6 січня 1919 р. Україна почала називатися Українська Соціалістична Радянська Республіка (УСРР) [10, с. 46].

Ще у березні 1918 р. Рада народних комісарів прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановила єдиний формуляр ділового документа. Пізніше було зроблено спробу створення стандартів на окремі види документів.

У 20 - 30 роках у нашій державі була зроблена спроба створення стандартів на окремі види документів. Однак вони більше стосувалися форми документів і не впливали суттєво на техніку діловодства.

У продовж 30-х років в діловодстві змінювалися партійно-адміністративні методи управління. Керівна роль партії виражалась у вимогах подання значної кількості різного роду звітів в партійні інстанції. Звіти установ та організацій досягали 600 - 800 аркушів й містили чисельні форми, таблиці, діаграми. Основним документом, що характеризував політичну й організаційну діяльність, став протокол, в якому зазначалось ряд обов`язкових відомостей: його номер, назва парторганізації, дата проведення засідання, кількість присутніх, склад президіуму, прізвище голови і секретаря, прізвище і посади представників вищих органів та запрошених. Основна частина мала собою таблицю, що складалась з двох граф: у лівому графу ,,СЛУХАЛИ”, у праву ,,ПОСТАНОВИЛИ”.

У 1969 - 1971 рр. було розроблено і затверджено серію загальносоюзних стандартів управлінської документації. З 1972 р. в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами.

У 1973 р. відповідною постановою Державного комітету з науки і техніки при Раді Міністрів СРСР Єдину державну систему діловодства було схвалено та рекомендовано міністерствам і відомствам у практичній діяльності.

На початок 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів [10, с. 64].

Наприкінці 80-х років сформувалася цілісна система документаційного забезпечення управління, що відповідала тодішнім вимогам радянського ділового мовлення і стандартам складання офіційних документів. Удосконалилося матеріально-технічне й організаційне забезпечення розвитку документознавства, сформувалася власна республіканська нормативна та науково-методична база.

У травні 1988 року вийшов наказ Головного архіву СРСР в якому були встановлені загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення.

У наказі йшло про уніфікація документів, яка полягає у встановленні одноманітності складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і завдань. Стандартизація документів - форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості. Встановлені наступні категорії стандартів:

- державні стандарти;

- галузеві стандарти;

- республіканські стандарти.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості вживаних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по функціях управління, ефективнішого використання обчислювальної техніки.

При оформленні документів необхідно дотримуватися правил, що забезпечують юридичну силу документів: оперативного і якісного їх виконання і пошуку; можливість обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки; якість документів як історичних джерел.

Документ повинен, як правило, оформлятися на бланку, відповідному стандарту, мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розташування. В процесі підготовки і оформлення документів склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагає призначення документа, його обробка і так далі.

Обов'язковими реквізитами документів усіх систем є: найменування організації - автора документа; код організації - автора документа; назва вигляду документа або уніфікованої форми документа (включаючи заголовок); заголовок до тексту; код форми документа; дата документа; індекс; текст; візи; підпис; відмітка про виконання документа і напряму його в справу.

Система радянського діловодства на багато років поширилась на всій території України [10, с. 50].

Розділ 2. Управлінське документознавство сучасної України

2.1 Підготовчі процеси до складання управлінських документів

Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації.

У службових документах реалізується офіційно - діловий стиль. При складанні тексту документів мають виконуватись певні вимоги, найголовніші з яких такі:

- достовірність і об'єктивність змісту;

- точність;

- повнота інформації;

- максимальна стислість;

- переконливість [8, с. 7].

Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовують до текстів більшості сучасних ділових документів.

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він поділяється на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Текст будь-якого документа складається з таких частин:

- вступ - адресат готується до сприйняття теми;

- доказ - викладається суть питання;

- закінчення - формулюється мета, заради якого складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно

зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне закінчення інформує про якісь події, обставини, факти.

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії:

- документи з високим рівнем стандартизації (ВРС);

- документи з низьким рівнем стандартизації (НРС).

Документи з ВРС складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів - це процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка [8, c.8].

Трафаретизація - це процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа [2, 18 с.].

У документах з НРС добір слів і словосполучень кожний раз залежить від конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події, явища, факти в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності.

В описі характеризуються явища, люди, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей.

Міркуванням називають вид тексту в якому логічні визначення, думки і умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу.

Важливе місце в документознавстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

- надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

- бути юридично правильно оформленим;

- подавати об'єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

- бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

- бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складний документ ускладнює його зрозуміння;

- оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

- бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Усі формати паперу поділяють на три ряди - А, В, С, Ряд А - основний, В і С - додаткові, що використовуються для встановлення паперових виробів.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені двох або кількох організацій, оформляються не на бланках.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що уточнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників.

Оформлення сторінок документа. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишають вільні місця - так звані поля. Там з лівого боку становить 35 мм. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Поле верхнього кінця сторінки - 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19 - 16 мм [2, c. 48].

Нумерація сторінок. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступний за ним аркуші нумеруються. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні - у лівому верхньому кутку аркуша [2, 48 с.].

Членування тексту. Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики і призначення.

Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци. Абзац - це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа [2, 49 с.].

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою.

Нумерація частин тексту - це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин.

Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок - римських та арабських цифр, великих літер поєднуваних з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності [2, с. 50].

Копія документа виготовляється й видається громадянам дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу.

Копія документа відтворюється на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. Копії документів засвідчують проставленням нижче реквізиту ,,підпис” засвідчу вального напису ,,вірно”, найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.

Дозволяється засвідчення копій документа печаткою в разі видачі на руки окремим особам та направлення в інші установи.

Викладене в цьому підрозділі стосується кожного управління, точніше - кожного паперу, який виходить з організації.

2.2 Складання та оформлення службових документів

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення.

Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

- організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників - штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

- розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

- документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

Від державних органів та організацій можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності. Ці документи становлять окрему групу - нормативні документи вищестоящих органів державного управління.

Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД).

Окрім того, управлінська документація з погляду застосування, класифікується таким чином:

- офіційний документ - створений організацією або посадовою особою і оформлений у відповідному порядку;

- власний документ - офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов'язки, службове чи офіційне становище;

- документ власного походження - створений службовою особою поза сферою її діяльності;

- справжній документ - документ з інформацією про час і відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності;

- оригінал - перший або єдиний примірник документа;

- дублікат - повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;

- копія - відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;

- витяг - копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.

Комплекс взаємозв'язаних документів, які регламентують структуру. Завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами.

Найбільшу групу становлять розпорядчі документи. Розпорядчі документи видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.

Найпоширенішим серед документів ОРД вважається наказ.

Наказ - правовий документ, що видається на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. [8, c. 55].

З метою полегшення роботи з документом накази поділяють на підгрупи за ознаками:

- за призначенням - накази - основної діяльності і з особових справ;

- за технікою видання - ініціативні та примусові;

- за застосуванням - нормативні та індивідуальні.

Перед тим, як оформляти наказ слід скласти його проект. Підготовка проекту включає такі стадії роботи:

- вивчення суті правил і збір необхідної інформації;

- підготовка проекту;

- погодження його;

- підписання.

Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства або на чистому аркуші паперу формату А-4.

Кожен вид наказу повинен мати такі реквізити:

- автор документа, якщо документ оформлюється не на бланку;

- назва виду документа;

- дата (проставляють у день підписання);

- індекс (порядковий номер) - відлік ведеться від початку календарного року за хронологією зростання;

- місце складання чи видання;

- заголовок до тексту;

- позначка про контроль (в разі потреби);

- текст;

- гриф погодження (в разі потреби);

- візи;

- підпис;

- відтиск печатки;

- позначка про виконавця.

Найбільш важливим реквізитом у наказах є текст, який має особливу композиційну побудову:

- констатуюча частина викладає мету і завдання, дає посилання на документ, який став підставою для оформлення наказу;

- розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі і розпочинається дієсловом від першої особи однини.

Наказ повинен бути надрукований не менше як у трьох примірниках.

З поточних оперативних питань повсякденного виробничо-господарського та адміністративного життя керівники підприємства можуть видавати розпорядження та вказівки. Ці різновиди розпорядчих документів складаються за тією ж схемою, що й накази [2, с. 70].

Інформаційно-довідкові документи.

Найпоширенішим документом цієї підгрупи є протокол. Протокол - документ - який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на різних масових заходах. Протоколи бувають: прості, складні, стенографічні. Протокол підписується головою та секретарем. До нього підшивають додатки. Протокол складається в 2-х примірниках. Зберігаються не лише 10 років, а також можуть передаватися на збереження в архів.

З питань, що мають особливо важливе значення, пишуть резолюцію.

Резолюція приймається на зборах. Резолюцію розглядають як вмотивовану постанову, де, крім власної ухвали, є розгорнутий вступ, далі йде узагальнююча частина - висновок, оцінка роботи, конкретні рішення з кожного питання, даються загальні настанови й перераховуються заходи, які необхідно здійснити в майбутньому.

Резолюція складається з двох частин: констатуючої та результативної [6, с. 63].

В більшості випадків в групу колегіальних з ознаками розпорядчого характеру входять акти.

Акт - документ, складений кількома особами, які підтверджують факт або подію, що мала або має місце на даний час.

Акти складаються комісією, оформляють на бланках, що є внутрішніми документами. Текст акту мусить мати дві частини: вступну та констатуючу. У кінці акта повідомляється про кількість примірників документа та про місце їх направлення. Кількість примірників визначається відповідними нормативними документами [8, с. 84].

Кореспондентські документи - найпоширеніший вид документації в системі управління і в загальному документообігу становить приблизно 70 -80%. Ця група охоплює досить велику кількість різноманітних тем і відрізняється від інших документів технічними засобами їх одержання та відправлення.

За напрямком ділова кореспонденція є як вхідною, так і вихідною документацією і має ряд різновидів: листи, телеграми, телефонограми, факси.

Листи - узагальнена назва різних за змістом документів, які пересилаються поштою.

За змістом та призначенням листи можуть бути: інструктивні, гарантійні; інформаційні, рекламні, комерційні, рекламаційні, супровідні.

Листи інструктивні виходять з державних органів влади чи управління і містять, як правило, рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності. Податків, екології.

Гарантійні листи містять гарантії оплати чи виконання певних зобов'язань.

Умовно інформаційні містять прохання, пропозиції, нагадування, повідомлення.

Рекламні листи пропонують рекламу.

Комерційні листи складаються при укладанні чи виконанні контрактів.

В рекламаційних листах підприємство вимагає відшкодування збитків, нанесених в результаті невиконання чи порушення умов контракту іншою стороною.

Супровідні листи, коли основний документ вимагає додаткового пояснення.

Службові листи оформляються як на бланках підприємства, так і на чистих аркушах папері форматів А-4 та А-5 - в залежності від обсягу текстової частини.

Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, переконливим та коректним. Текст найчастіше складається з двох частин: вступу та основної [2, с. 10].

Все більшого поширення набувають оперативні засоби зв'язку, зокрема факсимільний зв'язок. З його допомогою передаються телефаксограми.

Факс - документ, отриманий за допомогою спеціального апарата телефонними каналами зв'язку. Оформлення факсу здійснюється аналогічно оформленою діловою листа.

За допомогою телефону подеколи використовується і такий вид документа кореспондентського характеру, як телефонограма.

Телефонограма - це термінове повідомлення, зафіксоване на папері. Вони складаються в одному примірнику. Текст не повинне бути більше 50 слів.

Телеграма - вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негативного втручання в певну справу, термінового розгляду питання чи інформування когось про щось.

Друкують телеграму в двох примірниках на одній стороні листа. Перший примірник направляється на телетайп, а другий - підшивається в справу [8, c. 127].

Довідка - документ, який підтверджує, описує юридичні факти та засвідчує біографічні відомості і діяльність окремих службових осіб.

За призначенням довідки бувають службові та особисті. За напрямком - вхідні та вихідні. За формою - трафареті та індивідуальні. За способом оформлення - рукописні, друковані, відтворенні. За місцем складання - внутрішні і зовнішні. За складністю - прості та складні.

Довідки з виробничою тематикою складаються у двох примірниках. Кожна довідка, повинна бути зафіксована в журналі реєстрації [8, c. 44].

До документів довідково-інформаційного характеру належать:

Записки - поширений вид як службової, так і особистої документації, в якому повідомляється про використання окремих зобов'язань, службових доручень, звітів про виконану роботу чи пояснюються причини їх невиконання.

Згідно з цільовим призначенням записки бувають інформативні, звітні, ініціативні.

Згідно з призначенням - пояснюючі, пояснювальні, доповідні, службові та пам'ятні.

Записки розрізняються за ступенем відповідальності та об'ємом викладу інформації.

Службові та доповідні записки особливо важливого характеру рекомендується складати в двох примірниках. Службові записки, слід реєструвати.

Один з поширених видів довідково-інформаційного характеру - повідомлення. Воно являє собою різновид ініціативного листа. Тому формуляр його має такі самі реквізити, що й службовий лист. Тільки в заголовку вказують вид документа - повідомлення.

В умовах ринку поширеними стають інформативні документи - різного змісту оголошення, як окремих підприємств, державних установ, так і приватних осіб, Вимоги до оформлення тексту ті ж, що й для повідомлення.

Широко застосовуються в закладах та установах такі документи, як службові заяви.

Службова заява - це письмове повідомлення працівників з приводу здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Згідно з класифікацією документи одного виду можуть мати ознаки спеціалізації, тобто відображати якості та певні риси, яких вони набувають в різних сферах виду певної діяльності.

Найбільшої спеціалізації зазнає такий вид документа, як доручення. Доручення - офіційний (службовий) або особистий документ, який надає право особі або групі осіб на здійснення яких-небудь дій від особи довірителя.

Офіційні довіреності видаються представнику підприємства на здійснення різних операцій.

В тексті службової довіреності повинні бути відображені наступні моменти:

- найменування керівника з вказівкою його повної посади, як вона юридично зафіксована;

- найменування особи, якій доручають ведення справ з вказівкою посади та паспортними даними;

- перелік повноважень або вид дій, які службова особа повинна виконати;

- підстава для видання довіреності;

- термін дії даного документи.

В підписах довіреності повинен бути зразок підпису особи, якій видається довіреність. Кожен вид службової довіреності повинен бути зареєстрований. Форма журналу для довіреностей М-2 знаходиться на звороті бланка, виготовленого друкарським способом.

Довіреності видаються тільки на той термін, який вказаний в документі. Довіреність може бути недійсна, якщо в ній відсутній який-небудь реквізит. Довіреності зберігаються, як правило, не більше трьох років [8, c. 33].

Квитанція - фінансовий документ, який має важливе громадське, службове та побутове значення. На сьогодні всі квитанції є документами суворої фінансової звітності і мають різноманітні стандартні трафаретні форми, виготовлені друкарським способом.

2.3 Культура організування роботи з документами

документація діловодство факс довідка

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством).

Сучасний термін ,,документаційне забезпечення управління” є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства [2, с. 38].

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення.

Документування - це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг - рух документів в установі від дати їх створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання. Обсяг документообігу визначається сумарною кількістю вхідних документів і створених установою за певний період [1, с. 8].

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та регіонального самоврядування.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

- управління справами - в міністерствах, відомствах, корпораціях;

- загальний відділ - у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

- канцелярія - в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів.

Відповідно служба діловодства родить:

- розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документацій не й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

- організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

- організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

- контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані прохід і результати цієї роботи;

- здійснює приймання. Реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

- реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

- удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної мережі;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;

- організує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;

- завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни.

Висновок

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Моя курсова робота починається з розділу про історію розвитку діловодства на території сучасної України. Таким чином підкреслюючи, що документознавство тісно пов`язано з історичною наукою. Поява тих або інших видів документів безпосередньо пов`язано з еволюцією суспільства, певними її етапами.

Наведено приклади дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування, які покликані до сприяння встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.

Таким чином, знання основ діло ведення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

Список використаних джерел та літератури

1. ДСТУ 2732:2004 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять [Чинний від 2004-05-28]. - К. : Держспоживстандарт України, 2005. - 32 с. - (Національний стандарт України).

2. Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова / Зубков М. Г. - Х. : Торсінг, 2003. - 446 с.

3. Історія розвитку діловодства [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://buklib.net/component/option,com_jbook/task,view/Itemid,99999999/catid,178/id,7500/

4. Козоріз В.П. Загальне і кадрове діловодство : навч. посібник / В.П. Козоріз, Н.І. Лаписька : навч. посібник - К. : МАУП, 2002. - 168 с.

5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение : учебник / Н.Н. Кушнаренко. - 7-е издание, стереотип. - К. : Знання, 2006. - 459 с.

6. Организация работы с документами : учебник : рекомендовано Министерством образования Российской Федерации / под ред. В.А. Кудряева. - 2-е издание, переработанное и дополненное - М. : Инфра-М, 2001. - 578 с.

7. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство : учеб. пособие / Охотников А.В., Булавина Е.А. - М. : ИКЦ ,,МарТ”; Ростов н/Д: Издательский центр ,,МарТ”, 2004. - 288 с.

8. Паламар Л.М. Мова ділових паперів : практичний посібник / Л.М. Паламар, Г.М. Кацавець - 4-те видання - К. : Либідь, 2000. - 289 с.

9. Палеха Ю.І. Загальне документознавство : навч. посібник / Ю.І. Палеха, Н.О. Леміш. - К. : Ліра-К, 2008. - 393 с.

10. Палеха Ю.І. Організація сучасного діловодства : навч. посібник / Палеха Ю.І. - К. : Кондор, 2007. 194 с.

11. Скібіцька Л.І. Діловодство : навч. посібник / Л.І. Скібіцька. - К. : Центр навчальної літератури, 2006. - 206 с.

12. Фельзер А.Д. Делопроизводство : справочное пособие / Фельзер А.Д., Миссерман М.А. - К. : Вища школа, 1988. - 558 с.

13. Шведова-Водка Г.М. Документознавство : навч. посібник / Г.М. Шведова-Водка - К. : Знання, 2007. - 398 с.

14. Шведова-Водка Г. До питання про історію розвитку документознавства / Галина Шведова-Водка // Вісник. - № 7. - С. 15-16.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Етапи розвитку діловодства. Процес створення розпорядчих документів. Наказове, колегіальне та виконавче діловодство. Основні способи вживання шаблонів при оформленні документів. Історія створення Генерального регламенту. Поняття документа та його види.

    контрольная работа [27,0 K], добавлен 03.04.2010

  • Вивчення системи розпорядчої документації кадрової служби технікуму та стан інформаційної технології її обробки. Дослідження законодавчої і нормативно-методичної бази кадрового діловодства. Порядок складання та оформлення документів з особового складу.

    курсовая работа [60,7 K], добавлен 07.01.2014

  • Аналіз електронних документів, як виду документації у фірмі, їх ролі у системі електронного діловодства. Застосування універсальних інформаційних технологій, переваги та недоліки електронного документообігу. Маршрутизація документів в державній установі.

    дипломная работа [115,1 K], добавлен 29.01.2010

  • Статут та договір як основні установчі документи. Розроблення інструкції з діловодства. Складання фірмового бланку підприємства. Раціоналізація документообігу на підприємстві. Оформлення журналів реєстрації документів та розроблення номенклатури справ.

    курсовая работа [84,8 K], добавлен 28.05.2010

  • Основні напрями діяльності відділу кадрів. Підготовка та оформлення документів: заяв, наказів, трудових книжок, особових справ працівників. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх введення. Використання оргтехніки у відділі кадрів.

    курсовая работа [32,7 K], добавлен 04.01.2014

  • Журнал "Кадровик України" - видання нового покоління. Розділи журналу та їх тематика. Питання діловодства в журнал, загальні вимоги до складання документів. Службові та розпорядчі документи. Реквізити документів, бланки та особливості їх оформлення.

    курсовая работа [260,4 K], добавлен 10.03.2010

  • Сутність та функції розпорядчих документів як різновиду офіційних документів на підприємстві. Вивчення поняття та класифікації наказів; процедура їх складання та оформлення. Правила виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої частин наказу.

    курсовая работа [401,7 K], добавлен 03.10.2014

  • Процес ведення діловодства в організації та дотримання державних стандартів в частині оформлення документації та роботи з нею. Ознайомлення з технологією документаційного забезпечення для виплати різних допомог та виплат, формування особистих справ.

    практическая работа [68,4 K], добавлен 14.12.2013

  • Визначення поняття "документ". Опис переваг і недоліків нормативної документації як джерела інформації. Аналіз діючих і затверджених вітчизняних стандартів в галузі інформації і документації. Порівняльна характеристика основних видів ізографічних видань.

    контрольная работа [28,3 K], добавлен 21.12.2010

  • Місце конфіденційного діловодства в загальній системі діловодства. Поняття, види, форми і класифікація документів, вимоги до їх змісту і оформлення. Правові засади і організація конфіденційного документообігу, напрямки підвищення його ефективності.

    дипломная работа [117,6 K], добавлен 09.01.2014

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.