Размещено на http://www.allbest.ru/

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Понятие документооборота

1.1 Принципы организации документооборота

1.2 Три основных документопотока

2. Регистрация документов

2.1 Реквизиты для регистрации документов

2.2 Формы регистрации документов

3. Контроль исполнения документов

3.1 Сроки исполнения документов

3.2 Этапы контроля

3.3 Снятие документов с контроля

4. Номенклатура

4.1 Назначение номенклатуры дел

4.2 Виды номенклатур

Заключение

Список литературы

Приложение

ВВЕДЕНИЕ

Все искусство управления состоит в искусстве быть честным.

Томас Джефферсон, третий президент США

Управленческая деятельность, охватывающая организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д., присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая зафиксирована документально.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ - это «материальный носитель информации о событиях и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Работа с документами предполагает хорошо организованный, то есть рациональный, документооборот.

Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Движение документов в организации не может быть хаотичным, а должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Для организации работы с документами на любом предприятии предусматривается делопроизводственная служба - ДОУ, одной из основных функций которой является контроль своевременности и качества исполнения документов.

Технологическая цепочка движения и обработки документов состоит из нескольких этапов, на каждом из которых выполняются типовые операции по работе с документами.

Существует три основных документопотока: входящий, исходящий и внутренний. Все документы подлежать обязательной регистрации, важнейшим принципом которой является однократность. Регистрация обеспечивает учет, контроль и поиск документов.

Существует специальный классификационный справочник четкой классификации документов, определяющий правильное распределение исполненных документов в дела, называемый номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется таким образом, чтобы с ней было удобно работать.

Основная цель организации контроля исполнения -- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

«Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени» /5/.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

В разных организациях состав и количество создаваемых документов могут различаться, а комплект документов определяется:

R кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

R объемом и характером компетенции учреждения;

R объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

«Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами» /8/. Документооборот является частью организации работы с документами.

В 2001 г. в Европе был разработан международный стандарт ISO 15489-1-2001 «Information and documentation. Records management. General», который выдвигал единые нормы делопроизводства. Соответствующим переводом этого международного стандарта в России является ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденный и введенный в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 № 28-ст.

«Стандарт конкретизирует требования к управлению документами, дает характеристику документных систем, описывает порядок проектирования и внедрения документных систем. Большое внимание в стандарте уделено процессам управления документами и контролю. Уделено внимание мониторингу и аудиту, то есть проверке качества работы документной системы в организации, исполнения пользователями своих обязательств в отношении системы. В стандарте указано, что соответствие систем установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы следует сохранять» /7/.

1.1 Принципы организации документооборота

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. Эта работа включает в себя:

Д организацию рационального документооборота;

Д создание информационно-поисковых систем по документам;

Д контроль исполнения документов и поручений;

Д подготовку документов к передаче в архив.

Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:

Ш прохождение документов в организации должно быть оперативным;

Ш движение документов в организации должно быть прямоточным (то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды);

Ш движение документов должно быть целесообразным, документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;

Ш процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.

В технологической цепочке обработки документов основными этапами документооборота являются:

R прием и первичная обработка поступающих документов;

R предварительное рассмотрение и распределение документов;

R регистрация документов;

R информационно-справочная работа;

R направление на исполнение;

R исполнение документов;

R контроль исполнения;

R отправка документов адресатам;

R формирование дел в соответствии с номенклатурой;

R хранение и использование документов в текущей деятельности;

R подготовка и передача дел в архив.

«Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы» /5/.

1.2 Три основных документопотока

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящий документопоток

Размещено на http://www.allbest.ru/

;

исходящий документопоток

Размещено на http://www.allbest.ru/

;

внутренни

Размещено на http://www.allbest.ru/

й документопоток.

Входящие (поступающие) документы содержат исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий и могут быть доставлены почтой, курьером, а также поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и др.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы, то есть они составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению, а значит, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

«Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ)» /7/.

2. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с перечнем, имеющимся в организации, все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Обязательной регистрации подлежит большинство документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления, жалобы и обращения граждан.

Осуществляют контроль руководители всех служб, служба документационного обеспечения управления (ДОУ) и ответственные исполнители.

«Регистрация документа - это запись необходимых сведений о документе и проставление на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации. Основное назначение регистрации состоит в придании документу юридической силы, подтверждении его создания или поступления»/9/.

Целью контроля своевременности и качества исполнения документов является содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия.

Регистрация документов обеспечивает решение таких задач, как:

C учет количества документов;

C обеспечение сохранности документов и устранение их возможных потерь;

C обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях, придание им юридической силы.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении. Процедура регистрации состоит из двух этапов:

* проставление отметки на документе;

* заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания и обязательно только однократно: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Все три документопотока регистрируются отдельно с присвоением им регистрационных номеров в пределах календарного года.

Система регистрации документов может быть:

@ централизованной, считающаяся наиболее эффективной и заключающаяся в том, что все регистрационные действия осуществляются одной службой (или одним лицом);

@ децентрализованной, предполагающей регистрацию документов в местах их создания и исполнения (в структурных подразделениях). При этом документы делят на группы, каждую из которых регистрируют отдельно, используя валовую (порядковую) нумерацию;

@ смешанной.

2.1 Реквизиты для регистрации документов

«ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

? автор документа (корреспондент);

? наименование документа;

? дата документа;

? дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

? номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для ходящих документов);

? заголовок документа и его краткое содержание;

? резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

? отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое пошит исполненный документ).

Кроме этого, в состав обязательных реквизитов могут быть включены и другие» /5/.

В инструкции по делопроизводству организации должен быть перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения, с указанием места их регистрации. Основой для создания такого перечня может быть примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, к которому относятся поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые другие документы.

2.2 Формы регистрации документов

Существует три формы регистрации документов:

o регистрация на карточке;

o регистрация в журнале;

o электронная регистрация.

Удобство регистрации документов на карточке состоит в том, что инициативные и ответные документы можно регистрировать на одной карточке. Календарная шкала карточки позволяет следить за сроками исполнения документов. При этом картотеки делятся на две части -- по исполненным и неисполненным документам.

Журнальная форма регистрации имеет недостаток -- она не дает возможности систематизировать записи. Этим вызвана необходимость заводить отдельные журналы для регистрации входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, внутренних документов (по видам документов) и т. д.

Основное отличие формы электронной регистрационной карточки от традиционной состоит в том, что в ней отсутствует графа «Подпись исполнителя», а графы «Номер», «Дата поступления» заполняются автоматически. Компьютерная база данных ведется в соответствии с программным обеспечением. Выбор технологии ведения информационно-поисковой системы находится в сфере компетенции руководства организации.

Пример традиционной регистрационной карточки приведен в Приложении к контрольной работе на стр. 19.

3. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Не наблюдать за работниками - значит, оставить им открытым свой кошелек. Бенджамин Франклин, американский философ и политик

Вынесенную в эпиграф фразу можно отнести и к контролю за документооборотом. Таким образом одной из функций управления является контроль исполнения порученного дела, задания.

В контроле выделяются два аспекта:

* контроль по существу решения вопроса;

* контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса -- это оценка того, насколько правильно ведется работа, полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т. д.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены под контроль. Контроль исполнения документов и устных поручений рекомендуется вести на карточках.

Сроковый контроль -- вид делопроизводственного обслуживания, который поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления.

3.1 Сроки исполнения документов

«Сроки исполнения документов исчисляются в календарных дня с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя» /10/.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения некоторых категорий документов определены действующим законодательством. Перечень типовых сроков исполнения документов дан в приложении 10 к ГСДОУ.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций, обычно указаны индивидуальные сроки исполнения. На документах, рассмотренных руководителем, индивидуальный срок исполнения пишется в резолюции.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

3.2 Этапы контроля

Контроль исполнения исходящих документов ведется исполнителями, которые готовили эти документы и заинтересованы в получении ответа. В небольших организациях и эта работа поручается секретарю. Помимо текущего контроля, секретарь должен вести предупредительный контроль, для чего необходимо заранее предупреждать каждого исполнителя об окончании срока исполнения документа.

Первый этап контроля исполнения имеет технический характер. Зарегистрировав документы, секретарь расставляет карточки в контрольно-сроковой картотеке по срокам исполнения. Устные поручения руководства записывают на регистрационную карточку в произвольной форме.

Второй этап -- проверка хода исполнения (каждые 2-3 дня). Секретарь обязан выяснять и вносить в карточку все существенные моменты хода исполнения документа: передачу документа из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, изменение сроков исполнения.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и/или корреспонденту дан ответ по существу.

Третий этап -- снятие документа или задания из-под контроля. Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.3 Снятие документов с контроля

Снять документ с контроля может должностное лицо, поставившее его на контроль. При этом документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения предписанных заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям (должностным лицам) или другого документированного подтверждения исполнения.

«Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке (РКК) и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов» /10/.

«Основанием для снятия с контроля документов с поручениями директора учреждения является документ-ответ, подписанный директором учреждения, заместителем директора учреждения, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения» /6/.

4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Все документы, имеющиеся в организации, учреждении, на предприятии,

должны быть систематизированы. Они группируются по сходству и подшиваются в папки (или формируются в дела), которые имеют свои названия (заголовки). Таким образом, делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

«Номенклатура дел -- систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» /9/.

Номенклатура дел -- это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. Она охватывает все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности организации. В номенклатуру дел включаются все справочные журналы и картотеки, электронные документы и базы данных.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

4.1 Назначение номенклатуры дел

Назначением номенклатуры дел является:

* распределение исполненных документов в дела;

* систематизация и учет дел;

* закрепление индексов дел;

* установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

* служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

* используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

* является основой для составления актов на уничтожение дел;

* может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений и оформляется на общем бланке организации.

4.2 Виды номенклатур

Различают три вида номенклатуры дел:

+ типовая, которая устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом;

+ примерная, устанавливающая примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носящая рекомендательный характер;

+ индивидуальная, принятая в данной организации и основанная на типовой и примерной номерклатурах.

+ Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел.

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Делопроизводство определяется государственным стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, т.е. весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Можно выделить три наиболее ярких преимущества «российской модели» делопроизводства:

контроль за документом начиная с момента его поступления;

централизация контрольных функций;

единые нормы документооборота.

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Нужно отметить, что утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Для этого каждому работающему с документами прежде всего нужно знать и иметь под рукой для справки российский Государственный стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003, а также ГСДОУ - государственную систему документационного обеспечения управления.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

документ реквизит номенклатура

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

4. Делопроизводство в Российской Федерации : сб. норматив, док - М.: Гросс-Медиа, 2006. - 352 с.

5. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие./ Составители: Домащенко Г.А., Коробова В.А. - Филиал ГОУ ВПО "Российский заочный институт текстильной и легкой промышленности" в г. Омске, 2008 - 228 с.

6. Учебное пособие: Практикум по делопроизводству(инструкция по документационному обеспечению управления)/ Составители: Боженко Н.Н., Коробова В.А. - Филиал ГОУ ВПО "Российский заочный институт текстильной и легкой промышленности" в г. Омске, 2008 - 224 с.

7. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Б48 Современное делопроизводство. 3-е изд. - СПб.: Питер, 2007. -224 с :

8. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰», 2006. - 520 с.

9. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы док. с коммент. - М.: Омега-Л, 2005. - 288 с.

10. Учебное пособие. ML: МИИР, 2006. - 88 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Форма регистрационной карточки:

регистрационно-контрольная карточка (PKK)

предложений, заявлений и жалоб граждан

Лицевая сторона

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА № Корреспондент ___________________________________________ (Ф. И. О., адрес) ___________________________________________ _________________________________________________________ Предыдущие обращения от _______________ №_________________ Вид документа _________________________ на ________________ л Автор, дата, индекс сопров. письма ___________________________ Дата, индекс поступления ___________________________________ Краткое содержание _______________________________________ _________________________________________________________ Ответ. исполнитель _______________ Резолюция ________________________________________________ __________________________________________________________ Автор резолюции ___________________________________________ Срок исполнения ___________________________________________ Форма регистрационно-контрольной карточки предложений, заявлений и жалоб граждан

Оборотная сторона

ХОД ИСПОЛНЕНИЯ Дата передачи на исполнение Исполнитель Отметка о промежуточ. Ответ Контрольная отметка Дата индекс ответа _________________________________________ Адресат __________________________________________________ Содержание _______________________________________________ __________________________________________________________ С контроля снял __________ Подпись контролёра _______________ Дело _____________________ Том ___________ листы _________ фонд опись дело

Размещено на Allbest.ru