Экспертиза ценности документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы. Так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения,

Времени и место создания, авторов, корреспондентов и других признаков.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов. Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов - документоведов.

Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в. Ученые еще в XIX веке указывали на необходимость выработки научных основ экспертизы и законодательной защиты документальных богатств от уничтожения: «Необходим закон о немедленном прекращении уничтожения архивных дел в учреждениях всех ведомств. Практика, основанная на действующих, высочайше утвержденных положениях и правилах Комитета Министров, обратила это важное и трудное дело в очень легкое, но влекущее за собою в последнее десятилетие повальное разрушение русских архивов с

Высокоценным для науки содержанием» - писал Д. Я. Самоквасов. Окончательно теория экспертизы ценности документов оформилась в 20 веке.

Целью данного дипломного проекта является рассмотрение вопросов зарождения, становления и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Для достижения этой цели были поставлены конкретные задачи:

1. Рассмотреть назначение экспертизы ценности документов

2. Охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов

3. Выявить основные этапы развития экспертизы ценности документов

Объектом исследования: экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Предмет исследования: исторический процесс развития экспертизы ценности документов.

В ходе над дипломным проектом нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов, как В. А. Кузнецова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина и др.

Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. В введении обосновывается актуальность работы, также рассмотрены объект, предмет и задачи исследования. В первой главе рассматриваем теоретические вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве ее организация, порядок и нормативно-методическая база на современном этапе. Во второй главе рассматриваем развитие экспертизы ценности документов в историческом аспекте, периоды становления и перспективы развития. А в заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведения исследования. Список используемых источников включает статьи и книги ведущих специалистов документоведческой сферы деятельности.

Глава 1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

1.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов

экспертиза ценность документ хранение

Ценность документа - это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Теория ценностных приоритетов-основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным. Ценности не зависит от спроса конкретных потребителей, но должна отвечать информационным потребностям общества. Постулат приоритета более ценных перед менее ценными документами в течение последних двадцати лет подтверждается в ходе исследования разных аспектов проблемы ценности: значимости документов с точки зрения отраженных в них фактов, значимости документов для оперативного управления и для общества как исторических источников, значимости документов в свете теории отражения и в свете положений теории информации, а также с точки зрения социальной памяти общества. Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна хранится в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей. Они содержат ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

· экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;

· оформление дел;

· составление описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения;

· обеспечение их сохранности;

· передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - важное звено в организации документооборота предприятия в целом. Это составляющая многих процессов, связанных с разработкой номенклатуры дел, с дачей дел в архив, их уничтожением. Экспертиза лежит в основе определения сроков хранения документов и выделения особо ценных дел организации. Без экспертизы ценности невозможно построить работу с документами в современной организации (9, с. 37). Понятие «экспертизы ценности документов» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, фирм содержат информацию, ценность которой различна. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудования, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов. Экспертиза ценности документов - это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение (14, с. 37). ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» рассматривает понятие «экспертизы ценности документов» как «отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев» (1).

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

* отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

* выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

* установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

· в делопроизводстве учреждений;

· в ведомственном архиве;

· в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:

· составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

· регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);

· направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);

· проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

· подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Необходимо подчеркнуть, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация-фондообразователь, на общих принципах и критериях. В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива. Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию. В министерствах и ведомствах создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК ведомства является совещательным органом, осуществляет методическое руководство работой ЭК учреждений ведомства и работает в тесном сотрудничестве с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива или архивного органа. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

· действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и др.);

· типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

· нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).

Таким образом, экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В состав научно-методической регламентации входят: типовые перечни документов со сроками хранения; перечни документов постоянного хранения; ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения.

1.2 Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы. ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов. Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение экспертных комиссий заключается:

* в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

* организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

* в организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

* организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

* рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

* проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

* описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

* описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

* актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

* подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения.

Также экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п. Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости. Заседани ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации. Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации. Ведомственные экспертные службы осуществляют довольно широкие функции. Рассмотрим основные из них. Так, ЦЭК определяет порядок, а ЭК организует и проводит совместно с делопроизводственной сферой и архивом отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению. Они рассматривают и выносят решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

* графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение;

* сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;

* перечней, проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;

* актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве учреждения документов, сроки хранения которых истекли.

ЦЭК, и ЭК рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносят решения на утверждение соответствующего архивного учреждения. Ведомственные экспертные службы принимают участие в подготовке и рассмотрении номенклатур дел структурных подразделений и сводной по учреждению. ЦЭК организует инструктаж и консультации для членов ЭК структурных подразделений, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников сфер делопроизводства и архива. Одной из важнейших функций ЦЭК является разработка методических вопросов экспертизы ценности и организации документов в делопроизводстве. Она разрабатывает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты инструкций по делопроизводству, классификаторов, ведомственных перечней документов и других нормативно-методических пособий. ЭК, как правило, принимает участие в их подготовке и рассмотрении. ЦЭК (ЭК) наделена и большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. ЦЭК (ЭК) имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции. ЦЭК (ЭК) проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Ее решения принимаются большинством голосов. Заседания комиссии протоколируются. Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) и хранение ее документов возлагаются на секретаря комиссии. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

В процессе экспертизы производится:

* отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

* отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

* выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

* Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

*документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

*документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

*документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

*документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения. Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

* опись дел постоянного срока хранения;

* опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

* опись дел по личному составу;

* акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке. Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней. Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению Дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения. В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2008 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2011 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2011 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации.

Таким образом, оформление результатов экспертизы ценности документов является неотъемлемой частью проведения экспертизы ценности документов. По результатам создаются описи дел постоянного хранения, временного и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, который подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель организации.

1.3 Нормативно методическая база экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Нормативно-методическая база включает в себя:

1) законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

2) государственные стандарты на документацию;

3) нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

4) государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (далее - ГСДОУ);

5) указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

6) классификаторы социальной и технико-экономической информации;

7) унифицированные системы документации;

8) правовые акты федеральных органов исполнительной власти (агентств, служб, комитетов и т.д.);

9) нормативные документы по организации архивного хранения документов [13]. Для сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (далее - УСД). В основе УСД лежит метод унификации, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. В данный момент существует восемь УСД:- унифицированная система организационно-распорядительной документации;- унифицированная система внешнеторговой документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ [7].

Государственный стандарт России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30 - 2003 был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива взамен ГОСТ Р 6.30 - 97 и принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификаторы являются важными средствами информационного обеспечения. Все классификаторы делятся на три группы:

1) классификаторы информации об организационных структурах:

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления(ОКОГУ)

- Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР)

- Общероссийский классификатор пунктов погрузки-выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.;

2) классификаторы информации о населении и кадрах:

- Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

3) классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

- Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

- Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД)

- Общероссийский классификатор валют (ОКВ) и др. [15].

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит унифицированную систему документации и информацию о формах документов.

Задачи ОКУД:

1) регистрация форм документов;

2) рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов;

3) контроль за составом документов и исключением дублирования информации, применяемой в сфере управления;

4) сокращение количества применяемых форм;

5) упорядочение информационных потоков;

6) исключение из обращения неунифицированных форм документов [8].

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации. Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочить документооборот в организациях, сократить количество и повысить качество документов, создать наиболее благоприятные условия для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [7].

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Среди перспективных направлений развития экспертизы можно выделить постановку вопросов отбора на государственное хранение документов с повторяющейся информацией, причем уже на стадии делопроизводства. А также вопросов внутривидовой экспертизы ценности документов. Современный этап развития ЭЦД характеризуется, во-первых совершенствованием теоретико-методологической базы экспертизы ценности в целом, во-вторых, повышением интереса к экспертизе в делопроизводстве. В настоящее время существует, отработанная система проведения работы по ЭЦД нехватка квалифицированных специалистов осложняет работу на многих предприятиях. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится ЭЦД, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работы экспертной комиссией, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике.

Размещено на Allbest.ru