Проведение инвентаризации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Инвентаризация, как способ проверки и документального подтверждения фактов наличия материальных ценностей

Заключение

Список использованных источников

Введение

Достоверность сведений об имуществе, находящемся в распоряжении организации, проверяется в ходе инвентаризации. Нередко случается, что при ее проведении выявляются недостачи основных средств, товарно-материальных ценностей или их излишки.

Вопросы проведения инвентаризации активов и обязательств, отражения в бухгалтерском учете ее результатов, исправления обнаруженных ошибок должны принять во внимание организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация является одним из элементов метода бухгалтерского учета.

Целью данной работы является изучение инвентаризации как способа проверки и документального подтверждения фактов наличия материальных ценностей.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

дать определение понятию «инвентаризация»;

выделить цель и задачи проведения инвентаризации ;

ознакомиться с порядком проведения инвентаризации;

изучить основные документы, оформляемые в результате проведения инвентаризации;

рассмотреть ситуации, отражающие результаты инвентаризации.

инвентаризация материальный ценность актив

1. Инвентаризация, как способ проверки и документального

подтверждения фактов наличия материальных ценностей

Инвентаризация (от лат. inventarium опись имущества) сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета. К инвентаризации также относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резервов (резервы под снижение стоимости материальных ценностей, резервы под обесценение финансовых вложений, резервы по сомнительным долгам). Таким образом, в процессе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но и их состояние и оценка. Отсюда следует, что данные бухгалтерской отчетности должны быть адекватны фактическому положению дел. [1]

Инвентаризация это не что иное, как средство установления истины в данных бухгалтерского учета. Первичные документы несут информацию о произошедших фактах хозяйственной жизни. Однако бухгалтер оказывается отделен от этих фактов барьером первичной документации. В связи с этим инвентаризация позволяет бухгалтеру проверить правильность и полноту отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни.

Таким образом, под инвентаризацией понимается способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре и финансовых обязательств данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах организации. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены соответствующими документами и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.

Инвентаризации подлежат активы и обязательства организации независимо от их местонахождения, а также активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.). [4]

Цель проведения инвентаризации обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности.

В ходе инвентаризации решаются следующие задачи:

выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.п.;

выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации. [3]

Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации, в котором предусматривается создание инвентаризационной комиссии. В крупных организациях для проведения инвентаризаций создаются постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии. [4]

Руководитель организации несет ответственность за организацию и своевременное проведение инвентаризаций активов и обязательств. Руководитель организации должен создавать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб контролирует соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. При проверке фактического наличия активов и обязательств в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее в их сдаче. До начала проверки фактического наличия активов приходные и расходные документы или отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности должны быть сданы в бухгалтерию.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_________» (дата)», что является основанием для определения остатков активов к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица, а также лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение активов или доверенности на получение активов, дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все активы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. [2]

По активам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество может определяться на основании документов поставщика. При этом обязательной проверке в натуре (на выборку) подлежит часть этих активов.

Определение веса (или объема) навалочных материалов, метизной продукции допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, взвешивания и т. п.

При инвентаризации большого количества весовых активов ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. [4]

Для оформления инвентаризации применяются следующие документы, установленной формы:

инвентаризационная опись (сличительная ведомость) (Приложение А);

инвентаризационная опись основных средств (Приложение Б);

инвентаризационная опись нематериальных активов (Приложение В);

инвентаризационная опись оборотных активов (Приложение Г);

акт инвентаризации расходов будущих периодов (Приложение Д);

акт инвентаризации наличных денежных средств (Приложение Е);

и другие.

При недостатке содержащейся в утвержденных формах информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в соответствии с законодательством формы. [4]

На активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку на комиссию и др.), составляются отдельные описи.

По активам, которые на момент инвентаризации оказались непригодными к эксплуатации и неподлежащими восстановлению, а также нематериальным активам, подготовленным к выбытию, составляется отдельная опись с указанием причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.), а сами эти активы в местах хранения размещаются обособленно

Если инвентаризация активов проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся эти активы, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи хранятся в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризационные описи заполняются с применением технических средств или от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых активов и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров активов и общий итог фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок (описок) производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. [4]

На последней странице описи ставится отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

В период проведения инвентаризации бухгалтерия организации (или подразделение, на которое возложены функции оперативного контроля за состоянием внеоборотных активов, на крупных предприятиях управления или отделы капитального строительства, главного технолога, главного механика и т.п.) должна установить факты отражения в учете своевременного использования, принятия в эксплуатацию, оприходования, выбытия, списания активов, обязательств то есть проверить все ли расходы и затраты своевременно списаны (учтены).

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица, которые принимали участие в непосредственном пересчете (перевесе) инвентаризуемых ценностей. В описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии. [2]

Заявления материально ответственных лиц о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском, просчетом и т. п., принимаются до открытия склада, кладовой, секции.

Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации, а также в межинвентаризационный период могут проводиться контрольные проверки с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц на складе, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. По окончании инвентаризации все материалы по ней передаются на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии (в крупных организациях) или руководителю организации (при отсутствии центральной инвентаризационной комиссии). [4]

Существуют восемь ситуаций, отражающих реальные результаты инвентаризации. Так, если рассматривать три фактора (факт хозяйственной жизни, первичный документ и отражение хозяйственной операции в бухгалтерском учете) и два состояния, в которых могут находиться эти факторы (наличие и отсутствие), то мы получаем восемь возможных ситуаций (приведены в Таблице).

Таблица Отражение фактов хозяйственной жизни в первичных документах и в бухгалтерском учете

Примечание Источник: [1]

Ситуация 1. Факт хозяйственной жизни произошел, документ, подтверждающий данный факт, имеется и отражен в бухгалтерском учете. Это традиционная ситуация с точки зрения теории и практики. Предполагается, что данные бухгалтерского учета на основании первичного документа адекватно отражают действительность, и инвентаризация должна это подтвердить (констатировать).

Ситуация 2. Факт хозяйственной жизни произошел, документ, подтверждающий данный факт, имеется, но не отражен в бухгалтерском учете. Данная ситуация может возникнуть:

1) по вине бухгалтера, получившего первичный документ, но не отразившего его в бухгалтерском учете;

2) по вине лица, составившего и подписавшего первичный документ, но не сдавшего его в бухгалтерию. Инвентаризация позволяет выявить такой факт.

Ситуация 3. Факт хозяйственной жизни произошел, документ не составлен, но хозяйственная операция отражена в бухгалтерском учете. Традиционно считается, что такая ситуация не должна иметь место.

Соответственно инвентаризация в этом случае оказывается неэффективной, так как она не может установить факт отсутствия документа. Обычно в этом случае бухгалтеры составляют так называемые документы бухгалтерского оформления. С переходом на МСФО ситуация 3 приобретает новый смысл. Так, согласно требованию приоритета содержания перед формой для бухгалтера решающим становится сам факт хозяйственной жизни, а не его юридическое оформление, т. е. не первичный документ, ибо наличие факта, а не документа изменяет реальное имущественное положение организации. Инвентаризация позволяет установить подобные факты.

Ситуация 4. Факт хозяйственной жизни произошел, документ не составлен, хозяйственная операция не отражена в бухгалтерском учете. Данную ситуацию позволяет выявить инвентаризация. Она может возникнуть:

1) по вине лица, ответственного за совершение хозяйственной операции: первичный документ был составлен, но не сдан в бухгалтерию;

2) вследствие выявления порчи товарно-материальных ценностей или недостачи в пределах норм естественной убыли (никто не виноват) или сверх норм естественной убыли, а также излишка или недостачи товарно-материальных ценностей (виновны либо материально ответственное лицо, либо администрация, не обеспечившая точность весоизмерительного оборудования).

Во втором случае факт хозяйственной жизни можно установить только при проведении инвентаризации. Первичными документами отражения факта хозяйственной жизни будут служить оформленные результаты инвентаризации (сличительная ведомость, ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, и др.).

Ситуация 5. Факта хозяйственной жизни в действительности не было, а документ на якобы произошедшую хозяйственную операцию составлен и в бухгалтерском учете отражен. Данная ситуация может быть выявлена в результате инвентаризации. Виноватым считается лицо, которое составило и подписало подложный первичный документ, создав тем самым фиктивный факт хозяйственной жизни.

Ситуация 6. Факта хозяйственной жизни в действительности не было, документ на якобы произошедшую хозяйственную операцию был составлен, а в бухгалтерском учете фиктивный факт хозяйственной жизни отражен не был. Составление подложного документа не может быть установлено с помощью инвентаризации. Здесь сам бухгалтер, получивший подложный первичный документ, может определить, что он составлен на несуществующий факт хозяйственной жизни. Такой первичный документ не должен быть отражен в бухгалтерском учете, о факте его получения бухгалтер должен проинформировать администрацию организации.

Ситуация 7. Факта хозяйственной жизни в действительности не было, документа нет, а фиктивный факт хозяйственной жизни отражен в бухгалтерском учете. Данная ситуация может быть установлена с помощью инвентаризации. Виноват бухгалтер, который вольно или невольно исказил данные бухгалтерского учета.

Ситуация 8. Факта хозяйственной жизни не было, документа нет, факт хозяйственной жизни не отражен в бухгалтерском учете. Это ситуация о том, чего не было, случай абсолютного покоя. По существу, эта ситуация может рассматриваться как обратная ситуации 1.

Ситуации 3 и 6 очерчивают границы, в которых инвентаризация не может выявить допущенные нарушения.

Также возможны случаи, когда факт хозяйственной жизни отражен в бухгалтерском учете, но сумма указана неправильно или первичный документ не является легитимным (отсутствуют обязательные реквизиты). Первую ситуацию инвентаризация выявляет, вторую нет.

Если вследствие проведения инвентаризации не выявлены отклонения данных бухгалтерского учета от реального положения дел, то это, как правило, свидетельствует о неэффективности проведения инвентаризации. В реальной жизни всегда имеются факты как небрежности ведения учета, так и не нашедшие отражения в его системе (хищения, пересортица, порча ценностей и т.д.). [1]

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором было принято решение руководителем организации по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией, согласно. [4]

Заключение

В итоге можно отметить следующее:

1. Инвентаризация сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета.

2. Цель проведения инвентаризации обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. В ходе инвентаризации решаются следующие такие задачи, как: выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей, контроль за их сохранностью, выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества и техническим условиям, выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей, проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей и проверка полноты отражения в учете обязательств.

3. Порядок проведения инвентаризации регламентирован законодательством. Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации, в котором предусматривается создание инвентаризационной комиссии.

4. По результатам проведения инвентаризации составляются инвентаризационные описи, акты инвентаризации, которые подписываются членами комиссии, материально ответственными лицами, а также руководителем организации.

5. Существуют восемь ситуаций, отражающих реальные результаты инвентаризации. Данные ситуации показывают, какие недостатки в учете можно выявить в результате проведения инвентаризации, а какие нет. Если вследствие проведения инвентаризации не выявлены отклонения данных бухгалтерского учета от реального положения дел, то это, как правило, свидетельствует о неэффективности проведения инвентаризации.

Список использованных источников

1. Крупнова, А.В. Инвентаризация активов и обязательств / А.В. Крупнова, Л.В. Конькова // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 19.09.2011.

2. Лемеш, В.Н., Типичные ошибки проведения инвентаризаций / В.Н. Лемеш // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 19.09.2011.

3. О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Республики Беларусь, 18.10.1994 , № 3321-XII: в ред. Закона Республики Беларусь от 26.12.2007, № 302-З // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 19.09.2011.

4. Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств: постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 30 ноября 2007, № 180 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 12.09.2011.

5. Паныш, Е.А. Учет недостач и излишков, выявленных при инвентаризации / Главная книга.by -- 2010. -- № 6 -- С. 13 -- 17.

Размещено на Allbest.ru