Особенности учета бланков строгой отчетности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Особенности учета, хранения и списания бланков строгой отчетности

Заключение

Список использованных источников

Введение

Бланки строгой отчетности в настоящее время применяются практически на каждом предприятии в различных сферах экономики. Безусловно, учет бланков строгой отчетности очень усложнен и требует много времени и сил. Но поскольку этот участок находится под особым контролем проверяющих органов, бухгалтерский учет должен вестись аккуратно, с соблюдением всех норм законодательства.

Как правило, использование бланков строгой отчетности связано с движением денежных средств или товарно-материальных ценностей и влияет на финансовые показатели организации и, естественно, на правильность исчисления налогов. После заполнения бланки строгой отчетности приобретают силу первичного учетного документа. А ответственность за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов возложена на лиц, составивших и подписавших эти документы.

Нарушение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом юридического лица установленного порядка ведения бухгалтерского учета, а также уничтожение бухгалтерских документов и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения, либо их сокрытие, либо иное нарушение правил их хранения приводит к административной ответственности.

При этом субъектов хозяйствования нередко волнует вопрос, в какой момент бланки строгой отчетности необходимо списывать на себестоимость продукции (работ, услуг) и затраты, учитываемые при налогообложении прибыли.

Целью данной работы является изучение порядка учета, хранения и списания бланков строгой отчетности в Республике Беларусь.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

определить, какие документы относятся к бланкам строгой отчетности;

изучить учет приобретения бланков строгой отчетности;

ознакомиться с порядком хранения бланков строгой отчетности;

раскрыть порядок использования и списания бланков строгой отчетности;

рассмотреть документы, необходимые для учета бланков строгой отчетности.

1. Особенности учета, хранения и списания бланков строгой

отчетности

Ежедневно в коммерческих организациях заполняется большое количество различных первичных документов: накладных, актов, кассовых документов, путевых листов и т.д. Многие из них являются бланками строгой отчетности, к получению и использованию которых законодательством предъявляются особые требования.

Первичным учетным документом, относящимся к бланкам строгой отчетности, является документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, предназначенный для отражения ее результата в бухгалтерском учете, имеющий элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь по согласованию с Министерством Внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь, и (или) идентификационный номер, нанесенный при его изготовлении. [3]

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). [5]

К бланкам строгой отчетности относятся:

бланки накладных ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная»;

бланки КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

бланки путевых листов;

бланки трудовых книжек;

бланки лицензий;

ряд других документов.

Некоторые бланки строгой отчетности включены в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках. [4]

Весьма важным является и то, что передача бланков строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций (индивидуальных предпринимателей) другим не допускается, за исключением бланков строгой отчетности, предназначенных для приема платежей в бюджет. [5]

Поступление товара по аннулированному бланку товарно-транспортной накладной либо бланку товарно-транспортной накладной, выданному другому субъекту предпринимательской деятельности, неминуемо повлечет признание контролирующим органом (судом) недействительности сделки.

Для бухгалтерского учета бланков строгой отчетности коммерческой организации (индивидуального предпринимателя, ведущего бухгалтерский учет) предназначен балансовый счет 10 «Материалы».

На счете 10 «Материалы» бухгалтерский учет бланков строгой отчетности ведется в стоимостном и количественном выражении. Целесообразнее для учета бланков строгой отчетности к счету 10 «Материалы» открыть отдельный субсчет. [7]

Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения (материально ответственным лицам) на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Материально ответственное лицо это лицо, которое получает БСО, хранит их и ведет приходно-расходную книгу.

Счет 006 «Бланки строгой отчетности» предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности. Бланки строгой отчетности учитываются на этом счете по номинальной стоимости или в условной оценке с указанием конкретных серий и номеров. [7]

При приобретении бланков строгой отчетности в бухгалтерском учете производятся записи, отраженные в таблице 1.

Таблица 1 Учет операций по приобретению бланков строгой отчетности

Примечание Источник: [2]

Поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности. Индивидуальный предприниматель, у которого отсутствуют наемные работники, поступившие бланки строгой отчетности приходует и принимает к учету самостоятельно.

Основными требованиями к ведению приходно-расходной книги являются следующие:

1) приходно-расходная книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем). При этом указывается общее количество пронумерованных и прошнурованных страниц;

2) приходно-расходная книга по учету банков строгой отчетности может вестись на машинных носителях информации. В данном случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии;

3) учет получения и выдачи в приходно-расходной книге должен вестись непосредственно главным бухгалтером (индивидуальным предпринимателем) либо по его поручению одним из работников. Такое поручение должно быть закреплено в утвержденном распределении обязанностей;

4) учет движения (приход, расход, остаток) бланков строгой отчетности ведется в количественном выражении по номерам и сериям;

5) на каждый вид бланков заводится один или несколько отдельных листов книги;

6) каждая операция по получению, выдаче и возврату бланков записывается отдельной строкой. [1]

При получении бланков строгой отчетности в приходно-расходной книге производятся соответствующие записи.

При приемке бланков строгой отчетности, как и любого другого товара, материально ответственными лицами могут быть установлены расхождения в их количестве. В случае расхождения фактического наличия книжек бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности. В данном акте отражается:

количество книжек бланков строгой отчетности с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности по данным накладной;

количество книжек бланков строгой отчетности с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, фактически поступивших;

количество недостающих номеров бланков строгой отчетности;

количество излишне полученных номеров бланков строгой отчетности.

Акт составляется в двух экземплярах: первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у организации (индивидуального предпринимателя). [5]

Законодательно не регламентирован порядок назначения комиссии для составления акта. Вместе с тем непосредственно в форме акта предусмотрено подписание его членами комиссии. Следовательно, можно сделать вывод, что в этом случае руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) назначается комиссия. Акт утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным. Индивидуальный предприниматель, у которого отсутствуют наемные работники, составляет акт в двух экземплярах, подписывает его и утверждает самостоятельно.

В приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности записываются данные только о фактически полученных бланках строгой отчетности без учета недостающих их номеров, выявленных согласно акту проверки наличия бланков строгой отчетности.

Записи в бухгалтерском учете при выдаче бланков строгой отчетности рассмотрим в таблице 2.

Таблица 2 Учет операций при выдаче бланков строгой отчетности

Примечание Источник: [2]

Выдача материально ответственным лицом бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности.

Ответственный исполнитель лицо, которое получает бланки строгой отчетности от материально ответственного лица и уполномочено заполнять эти бланки.

В приходно-расходной накладной указываются фамилия, инициалы, должность ответственного исполнителя, получившего бланк, материально ответственного лица, отпустившего бланки, а также руководителя и главного бухгалтера, разрешивших выдачу бланков, либо уполномоченных ими лиц. Выдача бланков строгой отчетности осуществляется только с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. В приходно-расходной накладной указываются также серии, номера, количество книжек выданных и полученных бланков.

На основании выписанной приходно-расходной накладной осуществляется запись в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности.

При этом на каждого ответственного исполнителя, получившего бланки строгой отчетности, бухгалтерией открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности в соответствии с Приложением З.

Ведение карточки-справки по выданным и использованным бланкам строгой отчетности обеспечивает контроль за использованием бланков строгой отчетности ответственными исполнителями.

При этом использование бланков строгой отчетности индивидуальным предпринимателем, у которого отсутствуют наемные работники, приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности карточкой-справкой по выданным и использованным бланкам строгой отчетности не оформляется.

Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности. (Приложение И)

Из самой формы акта на списание использованных бланков строгой отчетности следует, что он составляется материально ответственным лицом по итогам проверки использования израсходованных бланков строгой отчетности за месяц, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным.

На основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности также списываются с учета использованные бланки строгой отчетности индивидуальным предпринимателем. Данный акт подписывается и утверждается предпринимателем.

Инвентаризация бланков строгой отчетности в местах их хранения проводится комиссией организации (индивидуальным предпринимателем). [6]. Однако составление акта на списание использованных бланков строгой отчетности требует ежемесячной проверки использования израсходованных бланков строгой отчетности в течение месяца.

В случае утраты или хищения бланков строгой отчетности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). Руководителем назначается комиссия, которой проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. На основании акта осуществляются записи в графе «Количество бланков / списано / утерянных (серия и номер)» приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности. [5]

В случае утраты или хищения бланков строгой отчетности индивидуальный предприниматель также вправе составить акт и указать в нем причину (обстоятельство) утраты (хищения), порчи, количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Данный акт подписывается и утверждается предпринимателем.

Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения. Решение о списании утраченных (похищенных) бланков строгой отчетности принимается после соответствующей проверки. [5] На основании решения в бухгалтерском учете производятся следующие записи (таблица 3).

Таблица 3 Учет операций по списанию утраченных (похищенных) бланков строгой отчетности

Примечание Источник: [2]

Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности включаются в реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению. В реестре указываются наименование подлежащих уничтожению (испорченных, аннулированных) бланков строгой отчетности, их количество, номера и серии. Реестр составляется ежедневно, подписывается ответственным исполнителем и контролером.

При этом испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. [5]

По истечении указанного срока приказом руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или уполномоченным им лицом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя). В обязанности комиссии входят:

проверка наличия подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности;

подготовка заключения, подтверждающего необходимость их уничтожения;

присутствие при упаковке и опечатывании (опломбировании) проверенных бланков строгой отчетности;

составление акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности. В акте указываются количество, серии и номера испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности. Акт подписывается всеми членами комиссии. Акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности в трехдневных срок представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководитель организации утверждает акт в течение 5 дней после его получения;

уничтожение бланков строгой отчетности после утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности руководителем организации (индивидуальным предпринимателем);

составление акта об уничтожении бланков строгой отчетности. Форма такого акта утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Акт об уничтожении в трехдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

При уничтожении испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности индивидуальным предпринимателем также составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, им утвержденной. Данный акт подписывается и утверждается предпринимателем.

Списание в бухгалтерском учете испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности производится в соответствии с таблицей 4.

Таблица 4 Учет операций по списанию утраченных (похищенных) бланков строгой отчетности

Примечание Источник: [2]

На основании данных реестра, акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности осуществляются записи в приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности. [5]

строгий отчетность учет бланк

Заключение

В результате изученной информации можно сделать следующие выводы:

1. Бланк строгой отчетности первичный учетный документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, предназначенный для отражения ее результата в бухгалтерском учете, имеющий элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь по согласованию с Министерством Внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь, и (или) идентификационный номер, нанесенный при его изготовлении.

2. Существует множество различных бланков строгой отчетности, используемых субъектами хозяйствования. К наиболее распространенным относятся: бланки накладных ТТН-1 и ТН-2, бланки КО-1, бланки путевых листов, бланки трудовых книжек, бланки лицензий.

3. Некоторые бланки строгой отчетности включены в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках.

4. Передача бланков строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций (индивидуальных предпринимателей) другим не допускается.

5. На счете 10 «Материалы» бухгалтерский учет бланков строгой отчетности ведется в стоимостном и количественном выражении. Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения (материально ответственным лицам) на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Бланки строгой отчетности учитываются на этом счете по номинальной стоимости или в условной оценке с указанием конкретных серий и номеров.

6. Поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности. При приемке бланков строгой отчетности в случае расхождения фактического наличия книжек бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности.

7. Выдача материально ответственным лицом бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности.

8. На основании выписанной приходно-расходной накладной осуществляется запись в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности. При этом на каждого ответственного исполнителя, получившего бланки строгой отчетности, бухгалтерией открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности.

9. Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности.

10. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности включаются в реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.

11. Для списания испорченных и аннулированных бланков строгой отчетности составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности, который подписывается всеми членами комиссии и в трехдневных срок представляется на утверждение руководителю организации.

12. Движение бланков строгой отчетности должно в обязательном порядке быть отражено в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, а также на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Список использованных источников

1. Дубовская, Т.А. Бланки строгой отчетности: получаем и используем /Т.А. Дубовская // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 12.09.2011.

2. Короленко, А.И. Бланки строгой отчетности. Порядок учета / А.И. Короленко // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 12.09.2011.

3. О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности: постановление Совета Министров Республики Беларусь, 22 декабря 2001, N 1846 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 12.09.2011.

4. О создании электронного банка данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках: Постановление Совета Министров Республики Беларусь, 22.01.2002 , N 74 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 12.09.2011.

5. Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности: постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 18 декабря 2008, № 196 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 12.09.2011.

6. Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств: постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 30 ноября 2007, № 180 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 12.09.2011.

7. Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению типового плана счетов бухгалтерского учета, 30 мая 2003, № 89: в ред. постановления Министерства финансов Респ. Беларусь от 05.01.2011, № 1 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 12.09.2011.

8. Правильно учитываем и используем бланки строгой отчетности / Консультант Экспресс. Аналитика. -- 2010. -- № 01 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ.Беларусь. -- Минск, 2002. -- Дата доступа: 12.09.2011.

Размещено на Allbest.ru