Руководители подразделений в случае несоответствия информации финансового отдела фактическому состоянию дел направляют ему служебную записку с указанием ошибки и обоснованием своей точки зрения. На основании этого финансовый отдел производит проверку, по окончании которой принимает решение о внесении изменений в реестр дебиторской задолженности и уведомляет об этом руководителей ответственных подразделений.

В случае, когда задолженность фактически получена, но не отражена в реестре из-за отсутствия или непредставления в срок первичных документов, руководители подразделений в служебной записке, направляемой в финансовый отдел, должны указать срок, в который необходимые документы будут представлены, или причины невозможности их представления. Руководители подразделений в случае необходимости (например, при существенном ухудшении финансового состояния должника) представляют в финансовый отдел сведения об этой задолженности до истечения срока ее истребования или до установленной даты представления информации о ней в финансовый отдел.

Скорректированный реестр просроченной дебиторской задолженности по предприятию финансовый отдел выносит на рассмотрение на совещание по внутренней экономике.

Получение дебиторской задолженности

При получении дебиторской задолженности на предприятии имеют место подразделение-поставщик и подразделение- покупатель. Руководители подразделения-поставщика и подразделения-покупателя до совершения хозяйственной операции назначают ответственных по предстоящей операции.

Подразделение-поставщик немедленно информирует под разделение-покупателя о способах получения или реструктуризации дебиторской задолженности.

Ответственным по взысканию возникшей дебиторской задолженности является подразделение-покупатель. Подразделение- поставщик предоставляет подразделению-покупателю всю необходимую информацию о предприятии дебиторе.

Работа по просроченной дебиторской задолженности

Служебная записка по просроченной дебиторской задолженности, направляемая руководителем подразделения в финансовый отдел, должна содержать следующую информацию:

- Полное наименование предприятия-должника с указанием организационно-правовой формы.

- Сумма задолженности и дата ее возникновения (предусмотренный договором срок гашения задолженности), ее доля в общей дебиторской задолженности предприятия (для дебиторов, доля которых более 3%).

- Признает ли предприятие-дебитор сумму задолженности, не предъявляет ли встречные претензии, имеются ли акты сверки задолженности?

- Какие меры предпринимались подразделением для гашения этой задолженности, предложения руководителя подразделения по гашению задолженности.

- Направлялись ли должнику юридическим отделом претензии, заключение юридического отдела о возможности взыскания с должника в судебном порядке суммы задолженности и финансовых санкций.

Состояние просроченной дебиторской задолженности подразделений рассматривается на совещании по внутренней экономике по предложению финансового отдела. Руководители подразделений в случае необходимости (например, при существенном ухудшении финансового состояния должника) могут также являться инициаторами обсуждения вопроса по конкретной дебиторской задолженности.

На совещании руководитель ответственного подразделения сообщает о причинах возникновения задолженности, вносит свои предложения по ее взысканию и сроках, представляет заключение юридического отдела о возможности получения задолженности в судебном порядке, прочие сведения. Особый контроль за дебиторами, доля задолженности которых более 3%. При необходимости на совещании принимается решение передать вопрос взыскания задолженности в юридический отдел или службу безопасности. Руководитель подразделения, имеющего просроченную дебиторскую задолженность, отчитывается о мерах, предпринятых для взыскания имеющейся дебиторской задолженности, раз в две недели.

В случае образования или появления возможности образования безнадежной задолженности сообщение делает начальник финансового отдела или его заместитель с указанием причин образования, виновных, ответственных за подготовку материалов для списания безнадежной задолженности.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности производится финансовым отделом. Ответственными за подписание Документов со стороны контрагентов по списанию задолженности являются руководители.

3.2 Рекомендации по управлению дебиторской задолженностью

Дебиторскую задолженность следует рассматривать как коммерческий кредит покупателю. И хотя деятельность предприятии реального сектора экономики значительно отличается от работы банков, основные принципы кредитования клиентов остаются теми же. Коммерческий кредит предоставляется покупателю с учетом его стоимости и срочности.

При установлении цены коммерческого кредита нужно руководствоваться не только затратами, связанными с его предоставлением, но и стратегическими целями компании и рыночными условиями. Минимальную стоимость коммерческого кредита можно определить как доход от альтернативного варианта безрискового размещения денежных средств. Существует и другой подход, согласно которому предприятие должно кредитовать покупателей по ставке, превышающей средневзвешенную стоимость капитала этого предприятия.

Не менее значимой характеристикой коммерческого кредита является срок, на который он выдан. Большинство компаний, устанавливая сроки по коммерческим кредитам, ориентируются на предложения конкурентов. Нужно также следить за тем, чтобы средняя оборачиваемость дебиторской задолженности была выше аналогичного показателя по кредиторской задолженности. Нельзя допускать, чтобы компания, получив кредит в банке на 30 дней, своим покупателям предоставляла отсрочку платежа на 40 дней. В противном случае избежать возникновения дефицита денежных средств будет сложно.

При формировании кредитной политики нужно определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности как в целом для компании, так и по каждому контрагенту (кредитный лимит). Рассчитывая эти показатели, компания в первую очередь ориентируется на свою стратегию (увеличение доли рынка требует большего кредитного лимита, чем удержание своей рыночной доли и аккумулирование свободных денежных средств). При этом нужно поддерживать достаточную ликвидность компании и учитывать кредитный риск (риск полной или частичной утраты выданных средств).

В целях минимизации риска возникновения просроченной дебиторской задолженности, которая может обернуться для предприятия убытками, при формировании политики управления дебиторской задолженностью нужно руководствоваться следующими правилами:

оценивать финансовое состояние контрагентов, которым предоставляется отсрочка платежа;

предусматривать такие условия договора, чтобы они побуждали контрагентов избегать нарушения сроков оплаты;

планировать объем дебиторской задолженности и мотивировать на его достижение сотрудников предприятия, вовлеченных в процесс управления дебиторской задолженностью;

для реализации перечисленных правил на практике необходимо создание регламента, досконально описывающего весь процесс управления и содержащего информацию о правах и обязанностях сотрудников, вовлеченных в процесс управления.

Один из методов оценки финансового состояния контрагента, применяемый как в кредитных организациях, так и на предприятиях реального сектора, основывается на анализе финансовой (бухгалтерской) отчетности. При этом рассчитываются стандартные финансовые коэффициенты (ликвидности, платежеспособности, рентабельности, оборачиваемости и др.), отслеживается динамика основных показателей.

Одним из наиболее действенных инструментов, позволяющих максимизировать поток денежных средств и снизить риск возникновения просроченной дебиторской задолженности, является система скидок и штрафов. Система начисления пеней и штрафов за нарушение сроков оплаты, установленных графиком погашения задолженности, должна быть предусмотрена в договоре. Скидки предоставляются в зависимости от срока оплаты товара. К примеру, при полной предоплате предоставляется скидка в размере 3% от стоимости товара, при частичной предоплате (более 50% от стоимости отгруженной партии) - скидка 2%, при оплате по факту отгрузки - скидка 1%.

Неотъемлемой частью управления дебиторской задолженностью является также мотивация сотрудников компании, вовлеченных и процесс.

Для повышения эффективности системы мотивации, ориентированной на снижение объема просроченной дебиторской задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня дебиторской задолженности. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность (если менеджер выполнил все предусмотренные регламентом действия, то ответственность за просроченную задолженность несет только клиент), а за нарушение регламента и процедур управления дебиторской задолженностью. Система мотивации персонала должна быть закреплена в нормативных документах компании в соответствии с трудовым законодательством.

К примеру, сотрудники могут лишаться бонусов за следующие действия:

- оформление заявки на отгрузку продукции при существовании распоряжения о прекращении отгрузки данному клиенту;

- ошибочное начисление процентов;

нарушение регламента предоставления информации о существующих дебиторах;

предоставление неверной информации;

нарушение установленных правил документооборота и т. д.

Менеджер не может нести всю ответственность за нарушение контрагентом своих обязательств, особенно в тех случаях, когда существует кредитная комиссия, которая принимает решение о возможности предоставления рассрочки платежа.

Как показывает практика, возникновение просроченной дебиторской задолженности - вполне типичная ситуация для многих российских предприятий. Первое, что нужно сделать в этом случае,- напомнить клиенту о необходимости осуществления платежа. При этом сотрудники финансовой службы осуществляют контроли погашения дебиторской задолженности, а менеджеры отдела продаж, которые тесно работают с клиентами, ведут переговоры. Также необходимо решить, готова ли компания изменить договорные условия в части применения санкций. Например, есть ли возможность подождать оплаты без начисления процентов. Такое решение может приниматься кредитной комиссией в результате рассмотрения причин неуплаты и того, насколько важен данный клиент для компании. Дальнейшее неисполнение обязательств можно рассматривать как основание для решения вопроса о взыскании дебиторской задолженности и штрафных санкций в судебном порядке. Для успешного управления просроченной дебиторской задолженностью необходимо регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала компании условия, позволяющие следовать данному регламенту. Должен быть формализован подход к работе с каждым клиентом, налажен документооборот, назначены ответственные и утверждены их права и обязанности, а также полномочия для решения нетипичных проблем.

В заключение можно сказать, что управление дебиторской задолженностью - это комплекс мер, направленных на предотвращение се появления путем тщательного анализа и ранжирования контрагентов. Способствовать этому может издание независимых авторитетных рейтингов надежности предприятий, формирование баз данных, содержащих достоверную информацию, существование кредитных бюро и т. д.

Заключение

На основе данных дебиторской задолженности предприятие определяет, какие долги являются сомнительными и подлежат резервированию, выбирает метод создания резервов.

Особое место в работе бухгалтерских служб должно быть отведено контролю за состоянием дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность относится к активам организации и в зависимости от предполагаемых сроков ее погашения -- в течение 12 месяцев или более чем через 12 месяцев после отчетной даты -- отражается в активе баланса по строкам 240 и 230 соответственно. Контроль за состоянием дебиторской задолженности на предприятии рекомендуется осуществлять посредством ежемесячного составления актов сверок. Акт сверки является своего рода напоминанием дебитору о числящейся за ним задолженности и подтверждением правильности осуществляемых между сторонами договора расчетов. Этот инструмент контроля за дебиторской задолженностью позволяет вовремя выявить расхождения в учете кредитора и должника и тем самым избежать возникновения нежелательных конфликтов, нередко заставляющих стороны договора прибегать к услугам судебных органов. В процессе расчетных взаимоотношений торговой организации с другими организациями возникает дебиторская задолженность, которая представляет собой выраженные в денежной форме долговые обязательства других организаций перед торговой организацией. Основным видом дебиторской задолженности торговых организаций является долговое обязательство покупателей за отгруженные или" отпущенные на месте им товарно-материальные запасы.

Важным условием организации учета задолженностей покупателей является правильное оформление соответствующими службами торговой организации товаросопроводительных документов на отгруженные или отпущенные на месте покупателям товарно-материальные запасы и своевременное представление этих документов в бухгалтерию для предъявления покупателям счетов.

Проанализировав финансовое состояние ТОО «Крымское», можно сделать вывод что предприятия стало работать лучше.

С каждой тенге средств, вложенных в его совокупные активы в 2010 г. получено дохода на 26,3 тиын больше чем в 2009 г. Значительно снизилась эффективность использования оборотных средств, вместо 9,8 тиын дохода, получаемого с тенге текущих активов в 2009 г., отдача с каждой тенге средств, вложенных в текущие активы в 2010 г., составила 36,6 тиын. На 38,9% в 2010 г. увеличилась рентабельность собственного капитала. Рентабельность инвестиций увеличилась в 2010 г. по сравнению с 2009 г. на 38,9%.

Управление дебиторской задолженностью на предприятии является в настоящее время приоритетным, так как это связано с управлением значительными денежными потоками, определяющими обеспеченность предприятия собственными денежными средствами, объем рынка и соответственно объем продаж. Поэтому необходимо установление порядка работы с дебиторской задолженностью, направленного на учет, контроль и анализ ее, выработку политики предприятия в данной области.

Список использованных источников