Редактирование служебных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство профессионального образования, подготовки и

расстановки кадров Республики Саха (Якутия)

Автономное учреждение РС(Я)

«Южно-Якутский технологический колледж»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Редактирование служебных документов

Студента(ки): 4 курса

Специальность: ДОУ и А

Ф.И.О.: Марьина Т.А.

Преподаватель: Макарова Т.А.

Форма обучения: заочная

Нерюнгри 2012г

.Содержание

Теоретическая часть

Практическая часть

1. Виды и техника правки служебных документов

документ материал специфика

Редактирование (другими словами -- проверка и исправление текста) -- один из важнейших этапов работы над документом. Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т. е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором -- наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы.

Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

§ восприятие -- критика -- коррективы;

§ проверка фактического материала;

§ выявление композиционных недочетов;

§ выявление стилистических ошибок и погрешностей;

§ выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

Первый этап редактирования -- восприятие текста -- имеет чрезвычайно большое значение. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. Часть вопросов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей документа.

После того как документ прочитан и отмечены ошибки и моменты, вызывающие сомнение, предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. Следовательно, редактирующий имеет право изменить форму, но не содержание документа. Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов -- точность, однозначность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, но это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Например: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании учебного заведения, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента завершения деятельности ГАК.

ГАК -- государственная аттестационная комиссия нельзя заменить близким по значению словосочетанием. Чтобы избежать троекратного повтора, можно лишь один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия».

Редактору следует помнить: если приходится сохранить повторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В частности, можно отказаться от длинных, громоздких предложений. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых.

Наиболее важные принципы редакторской правки можно определить так:

§ сохранение содержания документа неизменным;

§ возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо;

§ целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);

§ четкость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее, нередки случаи, когда редактор производит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем тот, кто набирает текст на компьютере, может невольно внести в документ новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторской правки:

§ правка-вычитка;

§ правка-сокращение;

§ правка-обработка;

§ правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботности. В данном вопросе, как и во многих других, человек не имеет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, инициалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заметит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это одинаково правильные слова. Автоматическая проверка не даст результатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

§ во-первых, когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

§ во-вторых, когда в тексте содержится избыточная информация -- повторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Документ, выправленный квалифицированным редактором, должен:

§ не содержать фактических ошибок и опечаток;

§ быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;

§ иметь оптимальный объем;

§ строиться по законам логики;

§ соответствовать стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.

Редактирование (другими словами -- проверка и исправление текста) -- один из важнейших этапов работы над документом. Прежде всего деловая бумага, содержащая ошибки -- фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие,' осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или просто неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации-отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документ с ошибками способен превратиться в своего рода «бомбу замедленного действия»: рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред. Вот почему на работника, ответственного за редактирование документации, ложится большая ответственность.

Отредактируйте предложения.

1) У этого ансамбля есть и фольклор, и ультрасовременная певческая манера, но главное, есть мысль, прослеживающаяся буквально по всем направлениям. 2) Мы покажем вам кадры из нового фильма, снимающегося на киностудии «Мосфильм». 3) Когда год спустя я стал перед этой картиной в подвале, то эпоха та казалась мне совсем туманной и давно вдавившейся вглубь веков. 4) Разместившись на острове, омытом рукавами реки, выставка займет площадь 40 гектар. 5) Иногда оставляют топящие печи без присмотра. 6) Моряки, направляющиеся на судно, идущее в рейсы, выполняющиеся судами нашего пароходства, должны иметь возможность быстрого прохождения медкомиссии.

1) У этого ансамбля есть фольклор и ультрасовременная певческая манера, а главное, прослеживается мысль буквально по всем направлениям. 2) Мы покажем вам кадры из нового фильма, который снимается киностудией «Мосфильм». 3) Когда год спустя я встал перед этой картиной в подвале, то эпоха показалась мне совсем туманной и давно вдавившейся в глубь веков. 4) Разместившись на острове, омытым рукавами реки, выставка займет площадь 40 гектар. 5) Топящие печи иногда оставляют без присмотра. 6) Моряки, направляющиеся на судна и идущие в рейсы, которые выполняются судами нашего пароходства, должны иметь возможность для быстрого прохождения медкомиссии.

Отредактируйте предложения

1)Приемом определения географических координат учащиеся овладевают без никаких затруднений. 2)Понимание учительством своего долга - лучшая гарантия его активного участия в непрерывном совершенствовании школьного дела. 3)Отец умер, когда ему было шесть лет. 4)Крестьянство на протяжении столетий боролось против крепостного права; они неоднократно восставали против помещиков. 5)Все общество собралось на террасе, они любили там отдыхать. 6)Неожиданно, так что Алексей задержал в руке шприц и изумленно взглянул на него, коротко рассмеялся - вспомнил, как рявкнул однажды комбриг: «Никогда не терять надежды».

1)Приемом определения географических координат учащиеся овладели без затруднений. 2)Понимание учителем своего долга - гарантия активного участия в непрерывном совершенствовании школьного дела. 3)Отец умер, когда мне было шесть лет. 4) На протяжении столетий крестьяне боролись против крепостного права; восставали против помещиков. 5)Все общество собралось на террасе, потому, что любили там отдыхать. 6)Неожиданно для себя Алексей задержал в руке шприц и изумленно взглянул на него, рассмеялся и вспомнил, как рявкнул однажды комбриг: «Никогда не терять надежды».

Отредактируйте предложения.

1)Он еще в глубокой юности начал писать песни, и вот только теперь на его убеленную сединами голову обрушилась слава. 2)В эти годы наблюдается буйный рост нашей кинематографии. 3)Он установил столько мировых рекордов, что их помнят только отъявленные любители спортивной статистики. 4)Выпас собак запрещается. 5)Склад закрывается на санитарный день ввиду прихода тараканов. 6)Запрещено размещать хозяйственные и промышленные мусорные свалки. 7)Продается пожилой дом. 8)Лекция для бездетных родителей переносится на четверг. 9)Студенты нашей группы добились ухудшения дисциплины и успеваемости в этом полугодии. 10)За последние годы правительственные организации усилили внимание развитию сотрудничества в области выработки мер для защиты биосферы от загрязнения.

1)Еще в далекой юности он начал писать песни и только теперь на его убеленную сединой голову обрушилась слава. 2)В эти годы наблюдался буйный рост нашей кинематографии. 3)Он установил столько мировых рекордов, но их помнят только отъявленные любители спортивной статистики. 4)Выгул собак запрещается. 5)Склад закрывается на санитарный день по причине травли тараканов. 6)Здесь запрещено размещать хозяйственные и промышленные мусорные свалки. 7)Продается жилой дом. 8)Лекция для будущих родителей переносится на четверг. 9)У студентов нашей группы ухудшилась дисциплина и успеваемость в этом полугодии. 10)За последние годы правительственные организации усилили внимание развитию сотрудничества в области выработки мер защиты биосферы от загрязнения.

Размещено на Allbest.ru