Служебное письмо

Размещено на http://www.allbest.ru/

Профессиональный лицей №8

Письменная экзаменационная работа

Тема: Служебное письмо

Руководитель работы:

г. Ишим

ПЛАН

Введение

1 Служебное письмо

2 Правила оформления писем

3 Виды писем

Заключение

Литература

ВВЕДЕНИЕ

Служебная переписка занимает, как правило, большое место в общем, объеме обрабатываемой в организации управленческой документации. Переписка играет роль своеобразной визовой карточки данной организации, показывая ее статус, влияя на ее имидж, демонстрируя уровень культуры управленческого труда. В связи с этим в служебных письмах особое внимание уделяется вопросам этики и специфики делового стиля переписки. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

По содержанию и назначению письма могут быть: инициативные, информационные, сопроводительные, гарантийные, письма-приглашения, письма - извещения, письма - подтверждения, письма - напоминание, письма - ответы и др.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщение, просьбы, напоминание, предложения.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной.

В письмах - запросах, предприятие просит разъяснить какой - либо факт или действие и побуждает фирму (или государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

1 СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщение чего-нибудь, уведомление о чем-нибудь.

Служебные письма принимаются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекают разнообразие содержание писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, рекомендации, предложения, заключения, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующем звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документ оборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общение (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текс служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке в учреждении получателя (прежде всего регистрация, контроль, оформление в дело), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения. Поэтому если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить один документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь могут быть сделаны ссылки на решение вышестоящих органов, явившимся основанием составление письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложение текста письма и начать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например: «Выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».

Главная цель служебного письма побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью, краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

В ГОСТе Р. 6.30.97 указано: «В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «Прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваше предложения», «тщательно изучив Ваше замечания». Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах при обоснование действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена», «В порядке исключения», «В связи», «В соответствии» и т.п.

Причины принятие решений так же формируется с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «принимая во внимание» и т.д.

2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЕМ

Так же письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименование учреждения автора, оно уже имеется на самом бланке.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопросы «О чем», указать адресат, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответственные.

Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма - ответа.

3 ВИДЫ ПИСЕМ

По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей.

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например: Направляем вам на рецензирование рукопись «Программы курса» «Организация информационного обеспечения управления». Программа предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации «Менеджмент» или «Организация управления». Отзыв просим прислать до 12 сентября 2003 года.

Приложение: 24 л. в 1экз.

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Письма-приглашения - предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

В них раскрываются характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Например: 11-13 марта 2003 года Финансовая академия при Правительстве Российской Федерации проводят международный симпозиум «Автоматизированные системы тестирования и их роль в учебном процессе». Для участия в симпозиуме необходимо перечислить 8000 тыс. руб. за каждого участника на расчетный счет №2563456752156321498752 в Финансист - банке и выслать копию платежного поручения со списком участников в наш адрес до 25.02.2003 г.

Первый проректор Д.И.Фурманов

Информационное письмо - сообщает адресату, о каком - либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность, каких - либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например: ЗАО «бизнес - школа» «Интел - синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: 129-9261

Письмо - извещение по своему стилю близко к письмам - приглашениям и информационным письмам. Составляются для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинаются со словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие - либо факты. Например: Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.02 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2003 года. Точные даты отправки и номера партии будут сообщены дополнительно.

Письмо - подтверждение содержит сообщение о получении, какого - либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой - либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Например: Подтверждаем долевое участие в строительстве административного здания в 2000-2001 гг. в сумме 800 тыс. долл. США

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем - напоминаний.

Письмо - напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнение, какого - либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом №01-27/64 от 02.06.02 истек от 01.09.02

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (место работы, проведение исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Например: Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл - сервером.

Оплата гарантируется со счета №256 в Мосбизнесбанке.

Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера) на них предоставляется печать.

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких - либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Например:

Для планируемого увеличения выпечки хлебобулочных изделий для жителей муниципального округа «Ясенево» с 1 до 5 тонн в сутки и расширения ассортимента необходимо большее помещение площадью не менее 300 кв. м.

Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.

Письмо - ответы по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Например:

На №07-4/25 от 28.02.03

О качестве продукции

Предлагаемая Вам магнитная лента, выпускаемая заводом, прошла сертификацию в Государственном сертификационном центре и признана соответствующей всем требованиям.

Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. Копия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

служебный письмо документация

Сегодня все более очевидным становится тот факт, что понятия «конкурентоспособность» в рыночной экономике неразрывно связано с таким понятием, как «компетентность» и «профессионализм». Профессионализм секретаря предполагает языковую компетентность. Навыки владения популярными жанрами устной и деловой письменной речи входит в число профессиональных важнейших навыков. Умение вести разные по целям и по формам деловые переговоры, составить текст официального делового письма и служебного письма, написать презентационную речь, рекламное письмо определяет эффективность работы секретаря и фирмы в целом.

Таким образом, составление служебного письма - всегда акт речевого творчества каким бы письмо не было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научится писать служебные письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому искусству.

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: Учебное пособие - М.: АНО ЗШ МИФИ, 2000 - 480 с.

2. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. - М.: Дело, 1996. - 192 с.

3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 3-е, Испр. - м: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-синтез», специальный выпуск журнала «Секретарское дело», 1999. - 288 с.

4. Стенюков М.В. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО: - М.: «ПРИОР», 1996. - 192 с.

АО «Старт» Директору

Ул. Новая, 28, Москва, 115218 Выставочного центра

Тел: 218-215 «Экспо-Бизнес»

Факс:(095) 218-215 Ю.В. Страхову

Р/сч 256395423256982563 ул. Вострякова, 118

12.02.2003 №25/08-15 Москва, 110020

Уважаемый Юрий Викторович!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного центра, опубликованным в №5 «Экономической газеты» от 15.01.03 направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции центра.

Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

Приложение: на 3 л. в 2-х экз.

Директор О.Н. Некрасов

ОАО «ПОЛЯНКА+» Конфиденциально

113225, Москва Экз. №1

Ордынка, 34 Директору ЗАО «ХРАСТ»

р/с 0235467 в Конверсбанке г-ну Траубе А.Г.

тел. 236-01-19 123100, Москва

факс (095) 236-15-19 Краснопресненская, 12

07.01.03 №1-3/21 Климову В.Р.

Согласовать ассортимент с

На №2-3-14 от28.12.02 заказчиком, отправить

Партию ТНП №9 21.01.03

Траубе 15.01.03

О возобновлении поставок ТНП

Уважаемый Альфред Генрихович!

Сообщаем Вам, что оплата партии ТНП №8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем от 27.12.02 №245. Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.

Приложение: на 1 л.

С уважением,

Исполнительный директор И.И. Антонов

PS. Мы готовы принять представителей Вашей Фирмы и забронировали 2 номера в пансионате «Рублево» с 05.02.03 по 17.02.03.

Составлен в двух экз.:

Экз. №1 - в адрес

Экз. №2 - в деле 1-3

В дело 2-3

Отправлена партия №9 21.01.03

Климов В.Р. Климов 22.01.03

Размещено на Allbest.ru