История кадровой работы в России и за рубежом

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СООБЩЕНИЯ

«Социальные технологии и право»

По дисциплине «История кадровой работы в России и за рубежом»

Выполнил: Студент заочного

Отделения Акмалдинова И.И.

Принял: старший преподаватель

Межевич Л.М.

Самара 2012

1. Делопроизводство и кадровая служба в СССР в 30-е годы

В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Начинался процесс формирования теории делопроизводства, который связан с именами Ф. Русанова, Н. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

Главная особенность делопроизводства XIX - начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу.

Были изданы правовые акты, регламентировавшие порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления законов в силу; оформление официальных документов; порядок использования печатей.

Становление советского государственного аппарата, несмотря на трудности гражданской войны, сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства.

К сожалению, свое влияние на состав и содержание архивных документов оказывают и Субъективные причины. Нехватка помещений для хранения, рост объема современной документации, сверхплановый прием на хранение в связи с многочисленными реорганизациями госаппарата в последние годы, отсутствие какой-либо техники вынуждают архивистов проводить прием документов, не всегда соблюдая необходимые требования.

Еще одной стороной взаимодействия двух научных дисциплин, источниковедения и архивоведения, в области изучения делопроизводственных документов является решение эвристических задач. Успешный поиск необходимых источников, полное представление о составе и содержании, степени сохранности имеющихся в фонде документов невозможны без научно-справочного аппарата: путеводителей и справочников, различных каталогов по фондам архивов, описей и указателей к конкретным фондам. В свою очередь, научный уровень справочного аппарата в немалой степени обусловлен разработанностью источниковедческих аспектов архивных документов, уровнем источниковедческой подготовки работников архивной службы.

Ряд исследований посвящен изучению функционирования архивной службы в условиях административно-командной системы и влиянию этих условий на дошедший до потомков комплекс архивных документов. На первый план выдвигается изучение достоверности и полноты информации, содержащейся в делопроизводственных документах. Информационная диктатура ведомств, необоснованное засекречивание документов, их массовое уничтожение в 30--40-е годы, расхождение цифровых показателей в архивных документах и официальных публикациях плановой и статистической документации -- таков неполный перечень особенностей документальной базы отечественной истории, которые еще предстоит изучить источниковедению.

Значительный вклад в источниковедческое и историческое освоение информационного потенциала делопроизводственных источников вносят научные публикации документов. Как правило, подготовка фундаментальных издании сопровождается выходом в свет источниковедческих работ, отражающих конкретные наблюдения участников. В ходе подготовки сборников документов проводится фронтальное изучение широкого круга фондов, что дает богатый материал для анализа различных видов документов, исследования информационных и иерархических связей между ними, выявления пробелов в источниковой базе. Важную роль в создании целостной исторической картины играют комментарии к публикуемым документам, основанные на широком круге источников.

Использование разнообразных методик при публикации текста делопроизводственных документов в видовых сборниках основано на особенностях их формы и характере содержащейся в них информации, видовые публикации раскрывают информационное богатство всего архивного фонда и облегчают историку работу с документами. Так, по мнению Л.Е. Шепелева, «решение некоторых исследовательских задач широкого плана вообще невозможно без предварительной подготовки публикаций». К сожалению, среди части историков существует нигилистическое отношение к документальным публикациям, независимо от их типа и уровня подготовки. Сам факт обнародования документа либо автоматически исключает его из поля зрения таких исследователей, либо при использовании документа приводится архивная легенда. В данном случае перед нами не что иное, как отсутствие должной профессиональной подготовки и научной культуры.

Некоторые аспекты формы и содержания делопроизводственных документов изучаются и другими научными дисциплинами: лингвистикой, информатикой, сфрагистикой и т. д., но документы не являются их главным объектом.

Развитие источниковедческих исследований делопроизводственной документации советского общества проходило в русле общеисторического процесса, отражая как сильные, так и слабые стороны становления историографии отечественной истории.

Слом старой государственной машины и строительство нового аппарата выдвинули на одно из главных мест проблему организации эффективной системы функционирования государственного аппарата. Решать ее приходилось на ходу, в условиях саботажа служащих-профессионалов, учитывая отсутствие какого-либо управленческого опыта, а зачастую и низкую грамотность сотрудников советских» учреждений.

Принципиально новыми требованиями, которым должны были отвечать документы советского госаппарата, по сравнению с дореволюционными, являлись краткость, отражение существенных вопросов, гласность и периодичность отчетных документов, наличие документов-приложений, оформление всех элементов формуляра.

Делопроизводственная документация советского периода возникла не на пустом месте. Формуляры большинства документов без изменений вошли в практику послереволюционного времени. Изменялись приоритету среди разновидностей, социальная окраска и направленность, характер информации, заключенной в традиционных формулярах.

Сначала возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. появляются приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказный судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие - «старые», «средней руки», «молодим».

Ответственность за все делопроизводство возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения. Дьяк проставлял на документе пометку, после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбивал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект естественного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки «чернил» в проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, края означали ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавали документу юридическую силу. Документ обретал ее после «прописи» дьяка, после чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (конспекта).

От верховой власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы, приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями. Из местных учреждений в приказы послали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

Существовали системы документации, в которые фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета.

Наличие определенных правил составление и оформление документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых книг», включавшие образцы некоторых видов документов.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов, составляются описи документов.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказным служилым людям.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

документооборот учреждений и методы его оптимизации;

способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;

контроль исполнения документов;

хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй -- намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;

количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;

контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции.

Разработанные составителями «Правил» признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В «Правилах» последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения «Правил», их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации -- таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.

В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репрессируются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных заказах власти науке -- в частности, усилия были направлены на «закрепощение» правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета советских граждан.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Значительное сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в деятельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

делопроизводство архивный документ

2. Секретари благополучия в Англии и их задача

Должность секретаря существовала в Великобритании на протяжении более ста лет. Сначала в его обязанности входило в основном обеспечение надлежащего проведения собраний - заседаний совета директоров или собраний акционеров. Значение роли корпоративного секретаря с точки зрения корпоративного управления впервые официально отметил один из ведущих британских бизнесменов сэр Адриан Кэдбери, которому после серии корпоративных скандалов было поручено подготовить отчет <Финансовые аспекты корпоративного управления>. Опубликованный в 1992 г. отчет стал первым из огромного количества кодексов корпоративного управления, которые в настоящее время существуют со всех странах мира.

В <Отчете Кэдбери> за секретарем компании признавалась роль советника при совете директоров. С момента подготовки этого отчета роль благополучного секретаря значительно возросла.

Вот для примера два пункта должностной инструкции благополучного секретаря в США.

1. <Дает трактовку законодательных и нормативных актов, касающихся существования компании, для обеспечения выполнения всех законодательно установленных требований и устранения возможности наложения штрафов, приостановки торговли ценными бумагами компании и создания препятствий для корпорации или ее очевидных представителей.

2. Служит примером цельной личности, этичного ведения бизнеса и правовой практики, необходимым для обеспечения желаемого эталона поведения для всех сотрудников компании>.

Это очень широкий круг полномочий, включающий трактовку и соблюдение законов и сохранение цельности личности, но даже он не дает всей полноты картины. Точно так же, как расширились масштабы понятия <благополучное управление> и усилилось внимание к нему, так заметнее стала роль секретаря. Она возросла настолько, что Институт дипломированных секретарей и администраторов недавно подготовил типовые должностные инструкции, задача которых - помочь компаниям понять, чего же они должны ожидать от своих секретарей, и помочь секретарям объяснить компаниям содержание своих функций.

Обязанности благополучного секретаря можно разделить на пять категорий:

1. Работа с нормативной базой. Секретарю необходимо постоянно и внимательно следить за всеми изменениями в законодательной и нормативной базе и в сфере управления, которые могут повлиять на деятельность компании. По результатам ознакомления с ними он должен принимать надлежащие меры, позволяющие компании выполнять необходимые требования.

2. Работа с советом директоров. Выполнение компанией необходимых требований обеспечивается в том числе и за счет предоставления совету директоров полной информации обо всех изменениях в законодательной и нормативной базе и в сфере корпоративного управления, при этом совет директоров должен учитывать их при принятии решений. Особенно важно обеспечить такое положение дел, когда при принятии важных хозяйственных решений совет директоров руководствуется интересами акционеров.

Секретарь служит <совестью компании>, выступая по отношению к совету директоров в роли еще одного <спрашивающего>, который опирается на опыт и знание практических аспектов управленческой деятельности, в том числе знание законов, налогообложения и финансов коммерческой организации.

Формирование совета директоров представляет собой область, которой в последнее время уделяется повышенное внимание и в которой корпоративный секретарь играет важнейшую роль. Вначале нужно убедиться, что совет директоров ввел в действие порядок определения уровня знаний и опыта, необходимых для членов совета. При назначении нового директора именно корпоративный секретарь определяет, а затем применяет процедуру введения в должность. В современных условиях члену совета директоров недостаточно только получить экземпляр устава, учредительных документов, последний годовой отчет и несколько протоколов заседаний совета. Ему необходимо иметь информацию о существующих в компании стратегиях, порядке работы совета директоров, краткое изложение важных договоров, основные показатели работы компании, сведения об основных клиентах, подразделениях компании на местах и целый ряд других сведений. Задача заключается не в том, чтобы <обрушить> на нового директора весь объем информации, а в определении приоритетов и в постепенном предоставлении сведений в течение обоснованного срока.

Продолжая разговор о становлении и развитии совета директоров, следует отметить, что у совета имеются требования к обучению как всего состава в какой-либо новой для него области, так и отдельных директоров. Корпоративный секретарь помогает председателю совета определить потребности в обучении (это очень щекотливый вопрос, когда дело касается некоторых членов совета), затем обеспечивает организацию обучения. Наконец, нужно дать оценку работы совета директоров - еще один щекотливый вопрос, но и этот аспект все больше становится нормой, особенно после опубликования последнего отчета о корпоративном управлении в Великобритании (<Отчета Хиггса>), в центре внимания которого находится оценка работы совета директоров. Секретарь должен представить все эти вопросы на рассмотрение председателя совета директоров, затем организовать проведение оценки, желательно, независимой.

При необходимости получить информацию о компании отдельные члены совета директоров обращаются к секретарю. Это касается не только неисполнительных директоров, которые быстро поняли необходимость иметь базовую информацию, но и исполнительных директоров: им могут потребоваться сведения о подразделении или аспекте работы компании, о которых у них нет конкретных знаний. Кроме того, корпоративный секретарь выступает в качестве доверенного лица совета директоров, его председателя, неисполнительных и исполнительных директоров и играет решающую роль в управлении сложными межличностными вопросами в совете, например выхода директоров из состава совета.

Секретарь должен обеспечить бесперебойную работу совета директоров и его комитетов, помогая председателю совета формировать повестку дня заседаний, подготовить необходимые документы и представить их членам совета, информировать членов совета по процедурным вопросам и обеспечить выполнение процедур, распространить принятые советом решения и проследить за их выполнением. В сущности, корпоративный секретарь становится контролером в сфере управления, обеспечивая соответствие всей документации совета установленным требованиям (законодательству, нормативным актам, добросовестной практике), внедрение советом регламента своей деятельности и, что очень важно, поступление информации членам совета директоров в нужном объеме.

3. Работа с инвесторами. Когда инвесторам необходима информация по вопросам корпоративного управления и практики работы совета директоров, они обращаются за ней к секретарю. Многие компании убедились в том, что весь комплекс вопросов отношений с инвесторами целесообразно включить в обязанности секретаря. О проведении собраний акционеров будет рассказано чуть позже.

4. Отчетность. Конечно, компании могут считать представление отчетности <внешнему миру> всего лишь вопросом соблюдения требований регулирующих органов. Это действительно означает соблюдение (в Великобритании) требований <Сводного кодекса>, <Правил листинга>, представления отчетов регистратору компаний, а также соблюдение других требований в конкретных областях хозяйственной деятельности. Разумеется, соблюдение этих требований, за которое корпоративный секретарь несет ответственность, принципиально важно. Однако важно и то, что секретарю необходимо обеспечить понимание членами совета директоров, а также компанией в целом причин введения этих правил. Только при достижении такого понимания секретарь может обеспечить, например, предотвращение обнародования недостоверной информации о финансовом положении компании или умолчания о значимых фактах, равно как и надлежащее уведомление об операциях директоров с акциями компании.

Требование понимать причины введения правил имеет большое значение при подготовке годового отчета. В Великобритании годовой отчет должен учитывать множество моментов в соответствии с правилами, которые не регламентируют содержание, а, скорее, предлагают общее описание желаемого результата, а именно дают акционерам представление о состоянии дел компании по широкому кругу аспектов (число которых непрерывно растет). Беря на себя руководство подготовкой годового отчета, секретарь должен следовать этим правилам с учетом конкретных обстоятельств конкретной компании, чтобы в результате получился содержательный документ, а не просто набор повторяемых из года в год деклараций-штампов.

5.Собрания. Как уже упоминалось, при организации заседаний совета директоров в обязанности секретаря входит подготовка программы и регламента работы совета. Кроме того, секретарь, разумеется, отвечает за то, чтобы члены совета директоров были надлежащим образом проинформированы о заседаниях, знали соответствующий регламент их ведения, а также несет ответственность за надлежащее ведение протоколов. Все это относится к заседаниям не только совета директоров, но и его комитетов. Это может показаться рутиной, однако отсутствие должной организации вызывает серьезное сомнение в том, действительно ли компания управляется эффективно и в рамках установленных требований.

Значительно больших усилий требует организация и проведение общих собраний акционеров. Именно секретарь рекомендует включить в повестку дня общих собраний вопросы, которые необходимо вынести на рассмотрение акционеров; предлагает формулировку этих вопросов; определяет, кто должен обеспечить уведомление акционеров о проведении собрания, своевременную подготовку всей соответствующей документации и наличие надежных систем регистрации, подсчета и учета голосов акционеров. Именно он держит в своих руках все нити организации собрания и устанавливает регламент, обеспечивающий акционерам возможность задать вопросы и выразить свое мнение.

Подводя итоги, можно сказать, что общая ответственность за управление компании лежит на совете директоров, однако практические вопросы, связанные с работой механизма управления, решаются непосредственно секретарем компании.

Исходя из этого, можно назвать те качества, которые требуются благополучному секретарю для успешной работы: это дипломатичность, цельность, уверенность в себе и упорство. Дипломатичность нужна для решения <неприятных> вопросов; цельность принципиально важна для того, чтобы у секретаря на первом плане были интересы компании, а не отдельного человека; уверенность в себе необходима для работы с директорами, которые в ряде случаев могут занимать резко непримиримую позицию, а упорство - в тех случаях, когда рекомендации секретаря с первого раза не принимаются. Большинством из этих качеств обладает паук (хорошая аналогия!), который медленно, но упорно плетет себе паутину, заделывая в ней прорехи, или начинает новую паутину, если что-то идет не так, как запланировано.

Признавая важность функций секретаря компании в ее управлении, нельзя также не признать, что секретарь является служащим компании и, следовательно, получает от нее средства к существованию. Возникает понятное опасение: если секретарь дает нежелательные рекомендации, то он может потерять работу, а компания будет по-прежнему пренебрегать практикой управления.

Для выполнения своих функций секретарь должен иметь полномочия, закрепленные в двух источниках:

1. Защита секретаря на основании признания его роли, что закреплено в нормативной базе и образцовой практике.

2. Защита его прав в тех случаях, когда компания стремится отстранить его от должности.

Обратимся сначала к законодательству. В соответствии с действующим в Великобритании <Законом о компаниях> секретарь рассматривается как сотрудник компании. Закон предусматривает наличие этой должности во всех компаниях, а в государственных компаниях секретарь по закону является <лицом, обладающим, по мнению компании, необходимыми знаниями и опытом для выполнения функций секретаря компании>. Им может стать лицо, имеющее диплом секретаря, юриста или бухгалтера. Очевидно, что законодательно зафиксированное требование - один из важнейших доводов в вопросе о положении секретаря. Вместе с тем у Института дипломированных секретарей и администраторов вызывает озабоченность тот факт, что в Великобритании уделяется недостаточное внимание необходимости назначать на этот пост человека, обладающего должными знаниями и опытом. Нелогично назначать секретарем зарегистрированной на бирже компании адвоката, который занимался уголовными делами.

В <Сводный кодекс> (приложение к <Правилам листинга>, разработанным на основании <Отчета Кэдбери>) недавно включен раздел <Образцовая практика>. Предлагаемая уточненная редакция Кодекса уже включена в недавно изданный <Отчет Хиггса>. В этом Кодексе более прочно закрепляется положение секретаря: он отчитывается перед советом директоров по всем вопросам управления компании, определены конкретные требования к секретарю и указано, что вопрос о назначении секретаря и его отстранении от должности решается всем составом совета директоров. Это последнее положение - важный механизм защиты секретаря, однако возможно его дальнейшее укрепление посредством включения данного требования в <Правила листинга> либо в законодательство.

Институт внес еще одно предложение о дополнительной защиты секретаря законодательством Великобритании: в случае его отстранения от должности секретарь должен быть законодательно наделен правом обращения к акционерам на общем собрании (аналогичное право дано аудиторам). Секретарь должен по меньшей мере иметь право обратиться в комитет по назначениям и (или) в комитет по аудиту в случае добровольного или иного прекращения работы в данной должности.

Кроме механизмов защиты, большую помощь оказывает принадлежность к профессиональным объединениям в тех случаях, когда компания пренебрегает рекомендациями секретаря. Институт дипломированных секретарей и администраторов поддерживает своих членов и оказывает им содействие. Он не только предоставляет материалы, помогающие секретарям быть в курсе последних событий, но - и это очень важно - дает советы в тех случаях, когда секретарь сталкивается с трудностями, стараясь убедить компанию соблюдать требования законодательства.

Вместе с тем при рассмотрении механизмов защиты очень важно убедиться, что они не наносят вреда тому доверию, которое должно установиться между секретарем, председателем совета директоров, каждым директором и всеми членами совета в целом.

Возвращаясь к вопросу о том, чем подкрепляется аворитет секретаря, в качестве второго важного элемента следует назвать общее признание его роли деловым сообществом и инвесторами. Сегодня эту роль очень хорошо понимают в Великобритании, хотя, конечно, это не останавливает некоторые недобросовестные советы директоров, которые стараются игнорировать нежелательные (для них) рекомендации.

В Великобритании должность секретаря открытых акционерных компаний должны занимать дипломированные секретари, юристы или бухгалтеры. Только обучение в Институте дипломированных секретарей и администраторов разработано конкретно для секретарей.

Институт представляет собой профессиональный орган, присваивающий квалификацию дипломированного секретаря и оказывающий им поддержку. Он насчитывает 47 тыс. членов и 26 тыс. слушателей примерно в 70 странах мира. За более чем сто лет своего существования институт сыграл важнейшую роль в определении статуса секретаря, накопил глубокие знания и обширный опыт в вопросах деятельности компаний не только в развитых, но и в развивающихся странах.

Высшая степень квалификации секретарей Великобритании - членство в Институте дипломированных секретарей и администраторов. Для этого требуется такая же подготовка на уровне аспирантуры, как для юристов и бухгалтеров. Лица, имеющие дипломы в области ведения бизнеса, сдают четыре экзамена продолжительностью по три часа каждый: по управлению, администрированию, практике работы секретаря и по финансам. Дополнительные экзамены должны сдавать кандидаты с дипломами университета не по профильным предметам. После сдачи экзаменов обучающиеся должны в течение трех лет проработать на соответствующей должности, и только затем они получают право стать действительными членами Института. При этом они подчиняются строгому кодексу поведения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

За последние несколько лет в области управления достигнуты огромные успехи. В Великобритании значимость секретаря получила широкое признание, однако для дальнейшего развития необходимо закрепить это признание в официальных документах.

Накопив опыт работы во многих странах мира, Институт дипломированных секретарей и администраторов в состоянии предложить как профессиональные сертификаты, так соответствующую международным стандартам профессиональную подготовка секретарей для возрастающего числа секретарей российских компаний.

Список использованной литературы

1. .Анисимов В.М. Кадровая служба и управление персоналом организации: практическое пособие кадровика. М.2003.

2. Валентейчик А.Г. Менеджмент. Самара. 2005.

3. История делопроизводства в России (до 1917). М.2007.

4. Кротова Н.С. История мирового менеджмента. М.2002.

5. .Сулемов В.А. Государственная кадровая политика в современной России. М.2006.

Размещено на Allbest.ru