Оформлення реквізитів на документах

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ НА ДОКУМЕНТАХ



1. Склад реквізитів документа

У термінологічному словнику слово «реквізит» подається як обов'язковий елемент офіційного документа.

Реквізит службового документа -- це інформація, яку зафіксовано в службовому документі для його ідентифікування, організування обліку і (або) надання йому юридичної сили.

Багаторічна практика і управлінська наука визначають уніфіковані правила оформлення документів, які виготовляють на бланках паперу стандартних форматів. реквізит документ заголовок резолюція

Правила оформлення документів закріплені в Примірній інструкції з діловодства, що затверджена відповідною постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року.

Оформляють реквізити відповідно до формуляра-зразка згідно із Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163 -- 2003».

Формуляр-зразок документа -- єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює галузь використання, формати, розміри, вимоги до побудови конкретної сітки та сукупність властивих їм реквізитів, розташованих у сталій послідовності.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів:

1) зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

2) зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

3) зображення нагород;

4) код організації;

5)код форми документа;

6) назва організації вищого рівня;

7) назва організації;

8) назва структурного підрозділу організації;

9) довідкові дані про організацію;

10) назва виду документа;

11) дата документа;

12) реєстраційний індекс документа;

13) посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14) місце складання або видання документа;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження документа;

18)резолюція;

19) заголовок до тексту документа;

20) відмітка про контроль;

21) текст документа;

22) відмітка про наявність додатків;

23) підпис;

24) гриф погодження документа;

25) візи документа;

26) відбиток печатки;

27) відмітка про засвідчення копії;

28) прізвище виконавця і номер його телефону;

29) відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30) відмітка про наявність документа в електронній формі;

31) відмітка про надходження документа до організації;

32) запис про державну реєстрацію.

Усі реквізити в одному документі бути не можуть, оскільки деякі з них взагалі не можуть бути використані. Наприклад, у службовому листі немає реквізитів «назва документа», «гриф затвердження»; в автобіографії немає реквізитів «адресат» чи «індекс документа» тощо.

Види реквізитів документа

Реквізити на документі можуть бути постійні та змінні.

Постійні реквізити наносять тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа.

Змінні реквізити наносяться на той чи інший документ під час його складання.

У процесі підготовки і оформлення документів обов'язкові реквізити можуть бути доповнені змінними, якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо.

Наприклад, нормативні акти міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, й підлягають державній реєстрації у Мін'юсті України, Мін'юсті Автономної Республіки Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції повинні мати реквізит «номер державної реєстрації».

Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на місці, відведеному для кутового штампа.

Кутове розміщення реквізитів більш доцільне, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «адресат», «резолюція», «затвердження», «гриф обмеження доступу до документа».

2. Складання заголовка документа

Заголовок документа -- це реквізити документа, що розміщуються у верхній його частині й можуть включати зображення герба чи емблеми організації, її повну назву як автора документа, довідкові дані: адресу, номери телефонів, факсу, розрахунковий рахунок у банку, коди тощо.

Форма заголовка, його дизайн, виконана в кольорі емблема (а іноді й девіз) -- «обличчя» установи. Ознайомлюючись з документом, отримувач, безумовно, насамперед буде цікавитись його змістом, але обов'язково зверне увагу й на заголовок, якому дасть свою оцінку, мовби «переносячи» його на діяльність самої установи.

Вдале розміщення компонентів заголовка, його оригінальна емблема, шрифт сприятливо впливають на партнерів, споживачів, конкурентів полегшують розв'язання можливих проблем з іншими органами.

Виготовляючи бланк документа, використовують сигніфікаційні (знакові) та комунікаційні реквізити заголовка (1--10), що фіксують ознаки приналежності та забезпечують включення документа до відповідної системи комунікацій.

Можливе також нанесення позначок для розміщення семантичних реквізитів: 11,12,13,14,16,19, 20, 21, що полегшують опрацювання інформації.

Розглянемо детальніше нанесення реквізитів заголовка.

Зображення Державного герба України (реквізит 1)

Проектуючи макет бланка, необхідно пам'ятати, що зображення Державного герба помішується на печатках органів державної влади і державного управління, грошових знаках та знаках поштової оплати, службових посвідченнях, штампах, бланках документів органів державної влади, інших державних органів, міністерств та відомств, а також підприємств, установ та організацій у передбачених законодавством випадках.

Коло підвідомчих установ, котрі можуть наносити Державний герб України на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (відомство). Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавної форми власності забороняється.

Відтворювати надпис «Україна» під зображенням Державного герба України дозволяється тільки на бланках організацій, яким надано статус національних закладів.

Всі гербові бланки підлягають особливому обліку. На їх звороті типографським способом проставляється порядковий номер, а за необхідності і серія цих номерів. Облік гербових бланків ведеться окремо за видами бланків у реєстраційно-обліковій формі, їх зберігають у шафах, які замикаються й опечатуються.

Знищення гербових бланків здійснюється за актом з поміткою в звітно-реєстраційній формі.

Зображення емблеми організації або товарного знака (обслуговування) (реквізит 2)

Емблема організації -- це символічне графічне зображення, що розкриває напрямок її діяльності. Емблема організації полегшує пошук документа, але не замінює її найменування.

Як емблему організації можна використовувати товарні знаки або знаки обслуговування, які можуть бути у вигляді малюнка, абревіатури, слів або ж бути буквенно-графічними.

Емблему організації не відтворюють, якщо є зображення Державного герба України або герба Автономної республіки Крим.

На бланках документів недержавних підприємств, установ та організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, тобто на тому місці, де на бланках державних організацій розміщують зображення Державного герба України.

Зображення нагород (реквізит 3)

Застосовується цей реквізит замість внесення назв орденів у найменування установи, поліпшує вигляд документа, зменшує обсяг заголовка. За наявності зображення Державного герба України зображення нагород розміщується під ним.

Якщо згідно з нормативно-правовим актом назву нагороди включено до назви організації, то розміщувати на бланку зображення цієї нагороди вже не потрібно.

Код організації (реквізит 4)

Зазначений реквізит указується в разі потреби згідно з відповідним класифікатором -- єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Державний реєстр -- це автоматизована система збирання, накопичення та обробки даних про підприємства та організації всіх форм власності.

Розроблено і створено Державний реєстр з метою: забезпечення єдиних принципів ідентифікації суб'єктів господарської діяльності та їх державного обліку в межах інформаційного простору України; забезпечення державних органів інформацією про суб'єкти господарської діяльності.

До Державного реєстру включаються дані про суб'єкти господарської діяльності: фізичні та юридичні особи, а також їх філії, відділення, представництва, інші відокремлені підрозділи.

На бланках уніфікованих форм документів (фінансових, планових, звітно-статистичних тощо) код за ЄДРПОУ наносять у спеціально відведених для цього місцях.

Код форми документа (реквізит 5)

Код форми документа визначає належність конкретного документа до певного класу та підкласу уніфікованих форм документів (УФД) й разом з реквізитом 04 «Код організації» є однією з головних пошукових ознак.

Проставляється цей реквізит згідно з ДК010-98 «Державний класифікатор управлінської документації», який є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) являє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями.

ДКУД містить 15 класів, починаючи з організаційно-розпорядчої і закінчуючи словниково-довідниковою документацією, а саме:

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна документація (код 10);

10) цінова документація (код 13);

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (к15);

12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14) документація з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21);

Необхідність фіксування коду форми документа організація чи підприємство вирішують окремо для кожного виду документа.

Найменування автора (реквізити 6, 7, 8)

Реквізити, що визначають автора службового документа, розміщуються в такій послідовності, щоб чітко була окреслена підпорядкованість. Спочатку зазначається назва вищої організації або засновника (міністерство, корпорація, відомство), нижче -- повна назва установи, організації чи дочірнього підприємства, ще нижче, якщо є потреба,-- назва структурного підрозділу організації.

Назва організації вищого рівня (реквізит 6) може зазначатися скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення -- повністю.

Довідкові дані про організацію (реквізит 9)

Реквізит містить поштову і телеграфну адреси, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, Е-таі1, адреса сайту, номер рахунка в банку, дані про ліцензії тощо.

Розміщується реквізит тільки на бланках для листів і слугує для інформації про відправника -- одноосібного чи колективного створювача тексту документа.

Порядок та форма запису відомостей про поштову, телеграфну та електронну адреси організації мають відповідати поштовим «Правилам надання послуг поштового зв'язку»

Якщо організацію зареєстровано за однією адресою, а розташована вона за іншою, то у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації. В окремих випадках дозволяється зазначати на бланку дві адреси -- фактичну та юридичну.

Друкують реквізит «Додаткові дані про організацію» розміром 9 пунктів шрифту нижче від реквізиту «Назва організації», або під реквізитом «Назва структурного підрозділу».

Визначення назви виду документа

Назва виду документа (реквізит 10)

Визначається цей реквізит як назва сукупності документів, що виконують однорідні функції (наказ, рішення, протокол тощо). Це один із обов'язкових реквізитів, що сприяє вивченню документа.

Назва виду документа (відсутня тільки на службових листах) дає перше уявлення про нього та його призначення, оскільки визначені управлінські рішення повинні оформлюватися відповідними уніфікованими формами документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

Друкують назву виду документа нижче від реквізиту «Назва організації».

Вищезазначені реквізити (1--10) можуть бути надруковані в межах відведеної формуляр-зразком площі одним із двох способів:

¦ центрованим (початок і кінець кожного рядка рівновіддалені від меж площі (поздовжнє розміщення реквізитів);

¦ прапоровим (кожен рядок реквізиту починається від лівої межі площі формуляра (кутове розміщення реквізитів).

На бланках спільних підприємств реквізити заголовка можуть друкуватися двома мовами, наприклад -- українською і англійською. При цьому, реквізити заголовка, надруковані українською мовою, розміщуються зліва.

Датування та індексування документів

Датування службових документів Дата документа (реквізит 11)

Дата документа -- цей реквізит є обов'язковим елементом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Тому кожен, хто складає, виконує, затверджує чи підписує будь-який діловий папір, повинен привчитися проставляти дату.

Датою документа може стати день його створення і (або) підписання, погодження затвердження, прийняття, видання або реєстрації. А саме:

¦ датою листа або наказу є день їх підписання;

¦ датою звіту, плану чи інструкції -- день їх затвердження;

¦ датою установчого договору -- дата його затвердження;

¦ датою протоколу чи акта -- час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.

Датою документа, що приймається колегіальним органом (рішення, ухвала тощо), є дата його прийняття. Датою вступу в силу розпорядчого документа -- день його одержання адресатом, якщо документом не обумовлено інший термін. Для службового листа основною датою є дата реєстрації в книзі вихідних документів.

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (погодження, прийняття, затвердження тощо), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша дата. Документи, які підлягають державній реєстрації у Мін'юсті України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації.

Дати підписання, затвердження ділових паперів, а також ті, що є в тексті, переважно оформлюються цифровим способом. При цьому день місяця і місяць позначаються двома парами арабських цифр. Щоб не виникло подвійного тлумачення в розшифруванні дати документа, цифрове позначення року (з 2000 до 2033 р.) повинне складатись з чотирьох цифр.

До початку нового століття елементи дати в службових документах позначались трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 17червня 1951 року можна було писати: 17.06.51.

Новим національним стандартом ДСТУ 4163 -- 2003 дозволено також оформляти дату у послідовності: рік, місяць, число.

Наприклад:

26 січня 2009року можна записати: 2009.01.26.

Зазначений спосіб використовується у службовому листуванні з іноземними партнерами, оскільки відповідає міжнародній системі датування документів (180 8601:2000 «Елементи даних і формати для обміну інформацією. Представлення дат і часу»).

Якщо порядковий номер місяця або числа місяця складається з однієї цифри, то перед нею необхідно проставляти нуль.

Наприклад:

9 січня 2010року слід писати: 09.01.2010.

Словесно-цифровий спосіб оформлення дати (скажімо, «21 березня 2009 р.») може вживатися у нормативно-правових актах та в документах, що містять відомості фінансового характеру.

Так посилання у тексті на правовий акт або інший документ, зазвичай, оформляється таким чином:

Лист № 201 від 17грудня 2008 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові позначки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, позначки про виконання документа та направлення його до справи тощо).

Проставляється дата підписання документа в його лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису, без відступу від межі лівого берега. На документах, які спільно видають дві або більше організацій, має бути зазначена лише одна дата.

Слід також зауважити, що дата підписання або затвердження документа повинна власноручно проставлятися посадовою особою, яка його підписала.

Реєстрування службових документів

Основна мета реєстрування -- засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів.

Факт створення або надходження документа фіксується проставлянням на ньому умовних позначень -- реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12)

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» -- це умовне позначення, що надається документу під час його реєстрації.

Список документів, що підлягають реєстрації, має бути в додатку до інструкції з діловодства організації чи установи, й мусить бути затверджений її керівником.

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» забезпечує юридичну силу документа. Він є одним із реквізитів, що дає змогу швидко розшукати потрібний документ.

Вихідний номер службового документа № 07--22/45 означає:

07 -- шифр підрозділу установи,

22 -- номер справи, в якій зберігається копія вихідного документа за номенклатурою для цього підрозділу,

45 -- номер документа за відповідним журналом реєстрації вихідних документів у межах одного року.

Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпорядчих документів організації, протоколів засідань колегіальних органів, актів комісій тощо є порядковий номер документа у межах календарного року.

У навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, зазвичай, протягом навчального року На початку кожного нового навчального року нумерація поновлюється.

Місце розташування реєстраційного індексу залежить від виду бланка та виду документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13)

Зазначений реквізит заповнюють лише в тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Реквізит має включати дату й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.

Слово рік або скорочення р на документі не проставляється.

Місце складання або видання документа (реквізит 14)

Місце складання або видання документа вказують у тому випадку, якщо його не можна визначити за реквізитами «Назва організації» та «Довідкові дані про організацію», наприклад:

Адресування та оформлення тексту документа

Адресування документа

Перед тим, як адресувати будь-який службовий документ, особливо якщо цей документ оформлено на бланку, слід уважно ознайомитися з правилами адресування документів юридичним та фізичним особам.

Адресат (реквізит 16)

Зазначений реквізит повинен містити сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням: організації чи її структурному підрозділу, посадовим особам, просто громадянам.

Максимально реквізит «адресат» може складатися з таких елементів:

¦ назва організації -- адресата (у називному відмінку);

¦ назва структурного підрозділу;

¦ назва посади одержувача;

¦ прізвище (у давальному відмінку) та ініціали одержувача;

¦ поштова адреса.

Кожен елемент реквізиту «адресат» -- назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса -- друкується з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо)..

Наприклад:

Стоматологічний центр «ДЕСНА»

Начальнику відділу кадрів Зв'ягінцевій Г.В.

Якщо документ адресовано установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їхні назви даються у називному відмінку, наприклад:

Адресуючи документ фізичній особі, спочатку зазначають у називному відмінку прізвище, ім'я, по-батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Приступаючи до складання тексту, насамперед необхідно визначити його мету, переконатись у відповідності змісту компетенції обраної установи, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення.

Заголовок до тексту документа (реквізит 19)

Цей реквізит є невід'ємною частиною тексту документа, що оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду і призначення (крім телеграм, телефонограм, повідомлень та відповідей на листи громадян).

Реквізит мусить відбивати головну ідею текст, його смисловий аспект.

Якщо в документі порушується кілька питань, заголовок формулюється узагальнено. Крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.

Мета створення заголовка -- прискорити процес опрацювання документа і його проходження через структурні підрозділи установи та службових осіб безпосередньо до виконавця.

Заголовок до тексту має бути лаконічним, точним, максимально повно розкривати зміст документа, граматично узгоджуватися з його назвою. Якщо останній складається на основі уніфікованої форми (наказ; постанова; протокол), постійна частина заголовка, що входить у назву форми документа, доповнюється інформацією, яка конкретизує його зміст.

Не прийнято розміщувати назви (заголовки) складових частин тексту в нижній частині аркуша, якщо під ними менше 5 рядків наступного тексту. В цьому випадку заголовок нової складової частини тексту документа краще починати на наступному аркуші.

Обмеження доступу до документа

Гриф обмеження доступу до документа (реквізит15)

Реквізит проставляється на документах, що містять інформацію особливого характеру для обмеженого кола осіб.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України «Про державну таємницю»

Доступ до інформації може обмежуватися її власником тільки згідно з законодавством.

Погодження та засвідчення документів

Внутрішнє та зовнішнє погодження документа

Проекти підготовлених документів перед їх засвідченням у деяких випадкав погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.

Розрізнюють дві форми погодження документів -- внутрішнє (з підрозділами та службовими особами) і зовнішнє (з підвідомчими та сторонніми організаціями). Внутрішнім погодженням проекту документа є візування.

Віза документа (реквізит 25)

Візи документа вказують на згоду або незгоду зацікавлених посадових осіб організації -- автора документа з його змістом. Складається реквізит з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує, і дати візування, наприклад:

Начальник техвідділу заводу

В. В. Марченко

(підпис)

12.12.2009

Установа мусить мати перелік документів із зазначенням осіб, які візують кожний із них. Такий перелік доцільно подавати в додатку до інструкції з діловодства. Складає його начальник канцелярії разом з юрисконсультом, з наступним погодженням з керівниками структурних підрозділів чи відповідальними виконавцями і затвердженням керівником установи. До переліку необхідно включати документи, візування яких передбачають нормативні чи інші акти, вказівки керівництва тощо.

Гриф погодження документа (реквізит 24)

Зазначений реквізит фіксує згоду іншої організації, структурного підрозділу або посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.

В установах, де є юридичні служби, документи до підпису керівником погоджуються з юрисконсультом. Документ погоджується також із заступником керівника установи, який контролює питання, що відображені в документі.

Засвідчення документів

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення відбитка печатки.

Підпис (реквізит 23)

Це обов'язковий реквізит службового документа, що розміщується під його текстом або відміткою про наявність додатків.

Президент корпорації «Фаворит»П. В. Харченко

(підпис)

Назву посади у реквізиті «Підпис» завжди друкують без відступу від межі лівого берега. Слід також звернути увагу на те, у реквізитах документів дозволяється зазначати лише один ініціал, який відповідає першій літері імені посадової особи.

У навчальних закладах та науково-дослідних установах прийнято вказувати наукові ступені та вчені звання тих, хто підписує документи.

Наприклад: Завідувач кафедри філософії,

доктор філософських наук, професорА. А. Герасимчук

(підпис)

Не допускається підписування документів з прийменником «за» або проставленням похилої риски перед назвою посади.

Гриф затвердження документа (реквізит 17)

Затвердження документа надає певний нормативний або правовий характер змісту документа. Затвердження документа -- це набуття ним чинності після підписання. Воно санкціонує поширення його дії на певне коло установ, посадових осіб і громадян.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор хлібокомбінату «Десна»

П. А. Харченко

(підпис) 12.04.2008

При цьому дату затвердження, як і підпис, власноруч має право проставляти лише та особа, яку зазначено у грифі затвердження.

або:

Документи, що підлягають затвердженню, отримують юридичну силу лише з моменту їх затвердження. Перелік документів організації, що підлягають затвердженню, має бути наведений в інструкції з діловодства. Зазвичай він включає такі види документів, як статут (положення про організацію), структуру та штатну чисельність, штатний розпис і зміни до нього, переліки, інструкції, правила тощо.

У затверджені документи не можна вносити будь-які виправлення або доповнення без дозволу особи, яка їх затвердила.

Відбиток печатки (реквізит 26)

Відбиток печатки завіряє підпис відповідальної особи на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами (трудові книжки, титульні списки тощо). Крім того, відбиток печатки проставляється на статутах (положеннях) організацій, штатних розписах, договорах, посвідченнях, дорученнях тощо.

Порядок виготовлення, зберігання і обліку гербової печатки та користування нею визначають законодавчі акти та інструкції МВС України.

Печатки із зображенням Державного герба України не можуть використовуватися суб'єктами підприємницької діяльності недержавного сектора.

Проста печатка може бути різною за формою: кругла, квадратна чи трикутна. Вона відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.

Проставлення відміток на документах

Відмітки на документах показують стадії їх проходження і виконання.

Відмітка про надійдення документа до організації (реквізит 31)

Відмітка про надійнення (реєстрацію) документа проставляється на нижньому березі першого аркуша документа праворуч і містить такі елементи:

¦ скорочену назву організації одержувача документа (або її абревіатуру),

¦ реєстраційний індекс документа,

¦ дату надходження документа.

Позначка про надходження робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа).

Наприклад:

ЄУФІМБ Вх.№ 285 від 15.08.2009

Дата реєстрації є початком відрахування терміна виконання отриманого документа. Якщо документ надійшов у неробочий час, датою реєстрації є наступний день.

Відмітка про контроль (реквізит 20)

Ця відмітка означає, що документ взято контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк.

Резолюція (реквізит 18)

Резолюція -- це напис на документі, зроблений керівником установи чи її підрозділу, що містить вказівки щодо виконання документа.

Складається резолюція з таких елементів:

¦ прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку,

¦ зміст доручення,

¦ термін виконання,

¦ підпис керівника,

¦ дата написання.

Коли доручення дається одній посадовій особі, то можна це зробити так:

Малишевському С. Ю.

Прошу підготувати відповідь до

26 вересня 2009 року.

Розшифрування підпису

(підпис)

09.19.2009

Коли доручення дається кільком посадовим особам, то головним виконавцем вважається особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.

Наприклад:

Соколову А. В., Назаренко Г. М.,

Тимошенко 3. Д.

Прошу підготувати проект договору оренди приміщення до 03. 10. 2009

Розшифрування підпису

(підпис)

10.01.2009

На документі не повинно бути більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.

Резолюції типу «Прошу зайти до мене» або «Прошу переговорити» не несуть нової інформації, тому вживати їх недоцільно.

Текст резолюції може формулюватися таким чином: «Підготувати відповідь до...», «Вжити заходів щодо...», «Розглянути і доповісти в десятиденний термін», «Негайно підготуйте відповідь», «Обговорити на засіданні» тощо.

Якщо термін виконання документа є типовим чи він вказаний у тексті самого документа і, відповідно, не треба його вказувати в резолюції.

Зазначений реквізит свідчить про те, що робота над документом закінчена. Робиться ця відмітка від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа ліворуч.

Відмітка про наявність документа в електроній формі (реквізит 30)

Реквізит містить ім'я файла, код оператора та інші пошукові файли, які встановлює організація.

Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28)

Реквізит містить прізвище безпосереднього виконавця та номер його робочого телефону. Проставляється на лицьовому або зворотному боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Ця позначка робиться тільки на вихідних документах-довід- ках, висновках, листах тощо. Наявність реквізиту передбачає звернення до виконавця у разі необхідності уточнень або роз'яснень щодо змісту документа, тож бажано, крім прізвища і номера телефону, вказувати ім'я та по батькові виконавця. Ця сприятиме встановленню контакту. Наприклад:

Оніщенко Павло Тел. 555-03-15

Для документів з обмеженим доступом вказуються й адреси направлення всіх примірників, наприклад:.

прим. 1 -- за адресою; прим. 2 -- у відділ кадрів; прим. З -- в канцелярію.

Кількість примірників визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю.

Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27)

Часто доводиться засвідчувати відповідність копії документа оригіналу. Позначка про засвідчення копії розміщується нижче від реквізиту «Підпис документа».

Відповідно до ДСТУ вона складається з запису «Згідно з оригіналом», посади (звання) особи, яка завірила копію, особистого підпису, його розшифрування та дати завірення. Наприклад:

Згідно з оригіналом: Начальник відділу управління персоналом

Ю. І. Ткаченко

(підпис) 12.08.2008

Якщо копія розпорядчого чи інструктивного документа пересилається до сторонньої організації чи видається на руки, то, крім підпису, проставляють відбиток печатки організації.

Копії іінших вихідних документів можна засвідчувати печаткою з назвою служби діловодства (відділу кадрів) організації.

Відмітка про наявність додатків (реквізит 22)

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.

Знак № перед цифровим позначенням додатку не ставиться.

Запис про державну реєстрацію (реквізит 32)

Цей реквізит ставлять у Міністерстві юстиції на нормативно- правові документи, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади»

Повністю оформлений запис має такий вигляд:

ЗАРЕЄСТРОВАНО у Міністерстві юстиції України «15» серпня 2008 року за № 01/22 Керівник реєструвального фонду

Розшифрування підпису

(підпис)

Размещено на Allbest.ru