Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления

42. Формирование дел. Понятие и основные требования

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соотв. с НД и систематизация докум. внутри дела. Дело - совокупность докум. (в отдельных случаях - документ), относящ. к одному вопросу или участку деят., помещен. в отдельную обложку.

Правильное формир. дел: 1.способствует операт. поиску необх. докум.; 2.обеспечивает их сохранность; 3.устанавливает порядок в орг. делопр-ва. Нормы и правила формир. дел содержатся: в ГСДОУ; в Типовой инструкции по делопр-ву в фед. органах испол. власти; в Осн. правилах работы архивов орг.; во внут. докум. (инструкциях, положениях), которые учитывают специфику ДОУ. Формир. дел осущ. при централиз. форме ведения делопр-ва службой ДОУ, при децентрализ. форме службой ДОУ и стр. подразд. (лицами, ответственными за делопроизводство).не рекомендуется формир. и хранение дел исполнителями. Периодич. контроль за правильным формир. дел в стр. подразд. осущ. служба ДОУ в форме разъяснений и консультаций. Архив орг. оказывает метод. помощь при формир. дел. Работа по формир. дел состоит из операций: 1.распределение и раскладка исполненных докум. по делам в соотв. с НД и подшивка докум.; 2.расположение докум. внутри дела в опред. последоват; 3.оформление обложки дела; 4.подшивка документов. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. В процессе формир. дел проверяется правильность оформ. докум. - наличие и подлинность подписи должн. лиц, дат, регистрац. индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении. Требования к формир. дел сформулир-ные в Осн. правилах работы архивов орг.: 1. В дело помещаются докум, работа по которым завершена. 2. В дело помещаются докум, которые по своему содержанию соответ. заголовку дела. 3. Запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов (за исключением особо ценных) и подлежащие возврату. 4. Докум. пост. и врем. сроков хранения формир. в отдельные дела. Следовательно, приказы и распоряжения, годовые и квартальные отчеты формируются в отельных томах. 5. Докум, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело. 6. В дело включается один экземпляр документа. Исключение могут составлять только те копии док., которые имеют резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра. 7. Кажд. документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен. 8. В дело формируются документы одного года. Исключение: переходящ. дела, которые содержат документы по вопросам не решенным в течение одного года; судебные дела; личные дела; документы выборных органов и их пост. комиссий, депутатских групп; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезни. 9. В дело не должны подшиваться проекты, варианты документов. 10. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Более объемные дела неудобны в использовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.

43. Принципы систематизации документов внутри дела

Принципы систематизации документов:

1.Хронологический- все документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок.2.Предметно-вопросный: размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов.3.Нумерационный - группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию (протоколы, приказы).4.По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, акты, приказы.5.При алфавитной систематизации документы группируют по фамилиям их авторов, названиям организаций-корреспондентов, наименованиям административно-территориальных единиц.6.Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены. В основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.

Распорядительные документы формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Если, уставы, положения, инструкции, утверждены распорядительными документами, то являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела. Уставы предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Приказы по основной деятельности и личному составу группируют в отдельные дела. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии со сроками их хранения. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в пределах того года, к которому они относятся по содержании. Документы коллегий группируют в два дела: протоколы заседаний и принятые решения, документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений).Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам, документы к заседаниям формируют в соответствии с номером протокола, к которому они относятся. Документы, связанные с последовательностью делопроизводства (личные, арбитражные, персональные), формируются по принципу «досье», то есть отдельного дела. Внутри таких дел документы располагаются по хронологии, начиная с инициативного документа. Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления:1.внутренняя опись документов дела;2.заявление о приеме на работу;3.личный листок по учету кадров (или анкета);4.автобиография;5.копии документов об образовании;6.выписки приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;7.дополнение к личному листку по учету кадров;8.другие документы, относящиеся к данному лицу. Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы по заработной плате располагают по алфавиту фамилий и группируют в самостоятельные дела в пределах года. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению, исполнению формируют отдельно от обращений по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2008 г.» и составляют внутреннюю опись дела.

44. Понятие и организация экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда РФ учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда. Экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и доу; - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; - нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи. Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

45. Организация работы экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; - организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: 1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; 2) запись ЭД на машинные носители; 3) проверка качества записи; 4)описание ЭД; 5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу: 6) подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

46. Основные требования к оформлению дел

Оформление дел - это комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях.

Полное оформление дела включает: 1.подшивку (переплет) дела;2.нумерацию листов в деле; 3.составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;4.составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (для учета документов личных дел, дел о присуждении ученых степеней и званий);5.оформление обложки дела. Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. На обложке дела указывается :

· наименование организации (полное в именительном падеже, в скобках сокращенное название);

· наименование структурного подразделения, где оформилось дело;

· номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

· заголовок дела;

· год заведения, если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения;

· срок хранения переносится на обложку из номенклатуры дел.

Количество листов проставляется после завершения дела. Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, которая помещается в начале дела

Размещено на Allbest.ru