Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления

ГОСТ Р 6.30-2003. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: 1.расположению реквизитов,2.по автору документа, 3.виду документа..

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу). Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов.

Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа( например, пиказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Существуют бланки на двух языках.В оранизациях субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком, свой собственный язык субъекта. Такие реквизиты как «наименование орг-ии», «справочные данные об орг-ии» печатают на двух языках на русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации-автора документа наименования структурного подразделения. Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации или крупного структурного подразделения, обладающих правом подписи. При этом наименование должности размещается ниже наименования организации ( или структурного подразделения)-автора.Для оформления писем используются бланки для писем, включающие в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, номер справочного телефона, номер факса и, по усмотрению организации, номер счета в банке. В бланке предусмотрены места (в виде ограничительных отметок) для проставления номера и даты составленного письма, номера и даты входящего письма, заголовка к тексту и адресата. На бланке для писем слово «письмо» не указывается, также нельзя писать коммерческое предложение.

18. Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных

Предназначение орг. докум.- организация системы и процессов управл., наиболее рацион. раздел. кооперация труда между подразд. и работников. Это: 1) комплекс учред. докум. (заверяются внеш. орг.): заявление в Регистрац. палату, учредит. договор, положение об орг. 2) комплекс взаимосвяз. докум., регламент. текущую деят. и орг. работы труд. коллектива. Эти докум. разрабат. В орг. и утвержд. его рук-вом: штат. распис., положение о стр. подразд., правила внут. труд. распорядка, должн. инструкции, др. Любой орг. докум. содержит положения, которые обязательны для исполнения. Они реализуют нормы админ. права и явл. прав. осн. деят. орг. Они действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью явл. то, что в них можно вносить измен. и дополн. Это учред. докум. учред. договор, устав или положение. Учред. договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Учред. договор- договор в котором стороны (учредители) обязуются создать юр. лицо. Они опред. порядок совм. деят. по его созд. условия передачи ему своего имущ. и участия в его деят. В договоре опред. условия и порядок распред. м\у участ. прибыли и убытков, управл. деят. юр. лица, выхода учредителей из его состава. Устав прав. акт, опред. порядок образован., компетенцию, структуру, функции, задачи, права орг. Он регулирует деят. орг. независимо от формы соб-ти и сферы их деят. Положение об орг. - прав. акт, устанав. осн. правила деят. Орг., их стр. подразд., и нижестоящих (подведом) орг. Это свод правил, регулир. опред. направ. деят. Назначение распоряд. докум. - регулир. деят., позвол. органу управл. обеспеч. реализ. поставл.задач, получать макс. эффект от деят. орг. В них фиксируют решения, направл.: 1.на совершенств. орг. структ., 2.на совершенств. характера, содерж., средств и способов осущ. осн. деят., 3.на обеспеч. труд., матер.средствами. С точки зрения сферы своего действия делятся на: 1.прав. акты, действ. на фед. уровне; 2.прав. акты на уровне субъектов РФ 3. прав. акты, дейст. в рамках отд. орг.4. прав. акты, дейст. в пределах отрасли; С точки зрения порядка ПРна: 1.издаваемые в усл. коллег-ти; 2.издаваемые в усл. единолич. ПР. Это: Приказ - прав. акт, издав. рук-лем орг., действ. на основе единолич. ПР, в целях разреш. осн. и оператив. задач. Решение - прав. акт, приним. коллегиал. и совещат. органами в целях разреш. наиболее важн. вопросов. Указание -- прав. акт, издав. единолично рук-лем или его зам. по вопросам инф.-метод. характера, связ. с орг. испол-я приказов, инструкций, поручений. Оформл-ся по ГОСТ Р 6.302003 «Унифицир. системы документации. Система орг.-распоряд. документации. Требования к оформл. докум.», а подготовка осущ. в соотв. с Типовой инструкцией по делопроизв. в фед. органах исп. власти (2005 год). Оформл. заключается в проставлен. в строго опред. местах бланка или стандартного листа необход. набора реквизитов. Назначение инф.-справ. докум.- передача от одного адресата другому, фиксация каких-либо сведений. Это: Протокол- докум., фиксир. ход обсужд. вопросов, порядок ПР на собраниях, заседаниях. Он отражает деят. по совмест. ПР коллег. органом или группой работников. От прот-лов заседаний, создав. в управл. деят., следует отлич. протоколы следств. органов (санитарн. инспектора, дорожно-транспорт. происш.). Акт -- это докум., составл. группой лиц (не менее 2 чел.) для подтверждения установл. фактов, событий, действий. Они составл. при ревизиях и обследованиях, инвентаризации и имеют много разновидн.: приема-передачи, списания материалов, ликвидации орг., проведения испытаний. Письмо - обобщен. название разл. по содерж. докум., пересыл. по почте, курьером, электр. почтой. Виды: инструкцион., директивные, гарантийные, инф., письма-извещения, письма-напоминания, оферта, письма-просьбы, рекламные, письма-запросы, письма-приглашения. Справка - это докум., содерж. описание фактов, событий основной деят. или подтвержд. сведений биограф. и служеб. характера. Бывают служеб. (внут. и внеш.) и личн. характера. Справки служеб. характера (внеш.) предост. в др. орг. по запросу. Внут. справки составл. для представл. рук-лю или в коллег. орган и оформл. на чистом листе бумаги. Внеш. подпис. ру-ль или его зам., гл. бухгалт. Внут. подпис. составителем или рук-лем стр. подразд. Справки личн. характера служат для удостовер. юр. фактов. Доклад. записка - докум., адресован. рук-лю, содерж. излож. вопроса с выводами и предлож. составителя. Это осн. вид докум., который исп. для док-ния внут. связей. Ее цель- инф. рук-во о ситуации, имевших место фактах и побудить к ПР. Внеш. доклад. записка оформл. на общем бланке и подпис. рук-лем. Внут. доклад. записка может быть написана от руки, но должна содерж. сведения об авторе. Она начин. с названия стр. подр., указ. вида докум. и даты его составл. Объяснит. записка - докум., составл. для поясн. отд. полож. выполн. работы. По структ. текста они отлич. от доклад. - не содерж. выводов и предлож.



19. Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры

Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации. Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот. Критерии рациональности организации работы с документами:1.максимальное сокращение инстанций прохождения документов;2.наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;3.уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;4.уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства. Документооборот - непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. (включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов).

К качественным характеристикам документооборота относятся:1.характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);2.маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);3.периодичность (стадии документооборота);4.направленность движения.

Главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо:1.максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным);2.исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов.3.максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота. Помимо собственно объема документооборота, могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т.е. количество документов, проходящих черех подразделение за единицу времени. Объем документооборота - один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Учет документооборота позволяет:1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;5.рассчитать численность службы делопроизводства



20.Анализ структуры документооборота

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению: горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например центральный офис предприятия и дочерние предприятия). Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки -- это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.Входящий документопоток любой организации складывается из:1. документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты(указы, законы, распоряжения и т.д). 2. документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности (докладные записки, акты).3. документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации (оферты, различные письма и т.д).4. обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и направляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации положения, уставы, учредительные договоры, и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

21. Общие принципы организации документооборота и их закрепление в нормативных и методических документах

Документооборот -- сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:

- Централизация операций по приему и отправке документов.

- Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.

- Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем).

- Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.

- Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

- Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

- Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений.

- Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом.

- Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.

- Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

22.Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами

Входящие док-ты - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

Входящие документы образуют три направления движения:

1)руководству организации, 2)руководству структурных подразделений, 3)непосредственно специалистам.

Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:

организовать учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную обработку, координировать движение документов.

Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:

1. Прием. Проверка правильности доставки.

2. Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие.

3. Контроль почты: проверка правильности адресования; проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля; проверка комплектности и сохранности вложений.

4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа о получении документа.

5. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

6. Сортировка документов по адресам.

Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Движение документов задается резолюцией руководителя.

Работа с входящими документами: 1)Прием документов, проверка правильности адресования, приложений 2) Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения) 3) Постановка входящего номера 4) Регистрация (Передача зарегистрированных документов заместителям директора, в структурные подразделения, исполнителям) 5) Передача руководителю 6) Рассмотрение руководителем 7) Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму 8) Передача исполнителю 9) Контроль исполнения 10) Исполнение 11)Подшивка в дело.

Внутренние док-ты- данные документы используются для организации работы предприятия.

Работа с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4) согласование проекта документа (при необходимости корректировка по результатам согласования);

5) представление документа на подпись (утверждение);

6) передача на регистрацию (при необходимости также на тиражирование);

7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело.

Исходящие док-ты: большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Работа с исходящими документами: 1) Составление проекта исходящего документа 2) Проверка правильности оформления (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения) 3) Согласование документа 4) Подписание 5) Регистрация 6) Отправка документов 7) Подшивка второго экземпляра документа.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

24. Цель, задачи регистрации

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. http://www.termika.ru/dou/enc/razd3/od5.php - 1

Цели регистрации:

1) Обеспечение сохранности документов

2) Учет документов

3) Контроль за исполнением документов

4) Информационно-справочная работа по документам

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Документам в пределах календарного года присваиваются регистрационные номера - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

25. Виды и формы регистрации отдельных групп документов

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Выбор той или иной формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия - его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.

Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

В настоящее время существует три вида регистрационных форм: журналы, регистрационные карточки, автоматизированные системы.

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационный журнал. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

Журнальная форма регистрации наиболее надежна и рекомендуется:

- при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов,

- в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными),

- тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков,

- когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.

Недостаток карточной системы - потери карточек.

Форма карточки (РКК- регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, требуется 3 экземпляра карточек.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере.

В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных.

Данная система регистрации позволяет:

регистрировать документы на различных рабочих местах,

объединять сведения о документах в единой базе данных организации,

организовывать информационно-справочную работу с документами,

организовывать контроль за исполнением документов.

26. Процедура регистрации

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информационно-справочную систему сведений о документах. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.

При занесении показателей документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком.

Регистрационный номер позволяет получить сведения о поступлении и отправке документов, количественные данные для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести анализ причин роста или снижения количества документов. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям.

Регистрация является одной из самых трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются (письма, присланные в копии для сведения, телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков, проекты документов, поздравительные письма и телеграммы, приглашения , рекламные письма и т.д.). Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

27. Цель создания поисковых систем

Как известно одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этого банка данных обязана ответить на вопросы двух типов:

- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ).

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

28. Признаки, используемые для справочных картотек

Массив регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК: алфавитный; географический (региональный); корреспондентский; номинальный (по видам и разновидностям документов); предметно-вопросный (по заголовку, содержанию); структурный (по структуре организации, по отделам); хронологический (по дате) и т.д.

При расстановке РКК, как правило, удается активизировать несколько поисковых признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т.д.

Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (... 5, 4, 3, 2,1) порядок регистрационных номеров и дат.

Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.

29. Технология работы с традиционными картотеками

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. 2

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

- составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

- систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству.

30. Понятие контроля за исполнением документов и его цель

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Цель контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию деятельности по контролю исполнения документов в учреждении, является инструкция по ДОУ. Инструкция определяет технологию контроля исполнения документов, в том числе:

- кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов;

- формирование и использование (массива данных, необходимых для контроля);

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (РКК);

- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, проведение срока исполнения документов, снятие документа с контроля);

- работа с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминание о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов.

Обязательному контролю подлежат все документы, требующие исполнения, то есть принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа:

- поступившие из правительственных органов;

- постановления органов местной администрации;

- приказы руководства предприятия;

- служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;

- любые другие документы по особому указанию руководителя предприятия.

31.Сроковый контроль и контроль исполнения по существу

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Цель контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.

Различают 2 направления контрольной деятельности:

· контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос;

· контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет руководитель предприятия, структурного подразделения или специалист, занимающийся указанными проблемами. Руководители структурных подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.

Контроль сроков исполнения ОРД - важнейшая функция службы ДОУ, закрепленная инструкцией по ДОУ. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

32.Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле исполнения

Централизация или децентрализация ведения контрольных операций зависят от размера учреждения, организации предприятия, организации службы ДОУ, объема документооборота. В крупных организациях контроль за исполнением документов осуществляют специальные структурные подразделения или группы, входящие в состав службы ДОУ (инспекция по контролю, бюро контроля), или специально назначенные для этого сотрудники службы (инспектор по контролю). Кроме того, контроль должен вестись в структурных подразделениях секретарями или лицами, ответственными за делопроизводство.

В небольших организациях контроль за исполнением документов входит в обязанности секретариата или секретаря руководителя.

Контроль исполнения включает в себя:

Ш постановку документа на контроль (занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в учетные формы),

Ш проверку своевременного доведения документа до исполнителя,

Ш регулирование хода исполнения документов;

Ш установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям,

Ш извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения,

Ш фиксация промежуточных результатов исполнения,

Ш информирование руководителя о результатах контроля,

Ш снятие документа с контроля по указанию руководителя,

Ш учет и обобщение результатов контроля (подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине).

33. Построение контрольной картотеки

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека. Документы регистрируются в журналах и на регистрационно-контрольных карточках (далее - РКК). При журнальной регистрации на контролируемые документы дополнительно заводится РКК.

Первый экземпляр контрольной карточки остается в службе ДОУ или у лица, ответственного за контроль, второй - передается исполнителю вместе с документом.

Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), карточки по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.

Контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие числу дней месяца, дополнительные ячейки предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель -- это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-- 3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю -- в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в нем или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

35.Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов делятся на:

типовые, устанавливаемые законодательством (сроки исполнения обращений граждан), нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, вышестоящей организацией или коллегиальным органом (срок обычно указывается в документах); типовые сроки исполнения писем предприятий, актов приемки, телеграмм приведены в приложении к ГСДОУ;

индивидуальные устанавливаются резолюцией руководителя, текстом документа (в приказах), внутренней инструкцией организации (при решении периодически повторяющихся вопросов).

Перечни документов со сроками исполнения, составляемые на предприятии, могут являться приложением к инструкции по ДОУ или самостоятельным документом, подписанным руководителем службы ДОУ и утвержденным руководителем предприятия. Руководитель имеет право изменить типовой срок исполнения документа, если этого требует конкретная управленческая операция. При невозможности установления точного срока исполнения устанавливают условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях:

· поступивших от других организаций - с момента поступления,

· отправленных (исходящих) и внутренних - с даты их подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: «… исполнить до 12.12.2007» или «… исполнить к 12.12.2007».

Изменение сроков исполнения проводится: типовых - введением нового нормативного акта, индивидуальных- руководителем, который их установил. Контроль ведется с момента постановки документа на контроль.

Продлевать срок исполнения документа нужно в письменной или устной форме не менее чем за 23 дня до истечения срока исполнения документа, если выясняется невозможность соблюдения установленного срока исполнения. При продлении срока исполнения в регистрационной системе делают соответствующую отметку. Перенос срока исполнения задним числом не допускается. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется отметка «Контроль». Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа, то есть после выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документального подтверждения факта исполнения. Результат исполнения (например, направлен комплект документов, подписан договор, отправлено письмо) записывается в регистрационную карточку.



37. Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих. Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются: общее количество документов на исполнении; количество исполненных документов в срок (%); количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%); причины задержек исполнения документов. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

39.Понятие номенклатуры дел

В каждой организации документы должны храниться в установленном порядке. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Нормативные требования к систематизации документов в современном ДОУ закреплены в следующих нормативных документах:

· Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

· Государственная система документационного обеспечения управления. 1991.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 2005.

· Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125_ФЗ от 22 октября 2004.

· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. 2000 .

· Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел /Росархив; ВНИИДАД; В этих документах:1.содержится определение номенклатуры дел;2.устанавливаются виды номенклатур дел;3.порядок их составления и оформления;4.порядок проведения экспертизы ценности документов;5.определение сроков хранения после завершения исполнения. Кроме того, при разработке номенклатуры дел следует руководствоваться:1.уставом (положением) организации;2.положениями о структурных подразделениях;3.штатным расписанием;4.положениями об отдельных видах деятельности (о коммерческой тайне).5. номенклатурой дел за прошлый год;6. ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения 7.. описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, актами о выделении документов и дел на уничтожение; и др.

40. Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначение

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для: классификации документов и группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, установления порядка формирования дел, определения сроков хранения дел, составления описей дел при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив, учета дел в делопроизводстве, а в архиве для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно), построения различных картотек, справочников и указателей, является основой для составления актов на уничтожение дел, имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Основные правила работы архивов организаций определяют виды номенклатур дел:

· типовая номенклатура является нормативным документом. Она составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, единую индексацию этих дел (например, Министерство образования и науки РФ разрабатывает типовую номенклатуру для учебных заведений);

· примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру, с указанием индексов, и носит рекомендательный характер;

· индивидуальная номенклатура является систематизированным перечнем конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или структурного подразделения, конкретизированных с учетом специфики этой организации. В нее переносятся без изменений сроки хранения, предусмотренные типовой и примерной номенклатурой дел. Состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Подписывает руководитель структурного подраздеения, согласовывает с руководителем архивного подразделения предприятия.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ, ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.

41. Методика составления номенклатуры дел

Разработка НД включает в себя: определение круга докум. для включ. в Н; составление заголовков; разработку порядка формир. дел; опред. сроков хранения дел; создание сист. индексации и установл. индексов дел; оформл. и удостоверение НД. Она может быть построена в соотв. с утвержд. орг. структ. орг. (разделами Н будут наимен. стр. подразд.) либо в соотв. с производств. (функц.) схемой (разделы-. наимен. управл. функций, направл. деят. орг., которые располагаются в порядке их значимости.). Первым разделом НД должна быть служба ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия), т.к. именно там созд. и хранятся докум., фиксир. орг.-распоряд. деят. При разработке НД нужно изучить состав, содержание и кол-во докум. в орг.. В НД должны быть включ. все дела и докум., которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деят. орг. и ее стр. подразд. В НД включаются (отдельн. разделами): -дела временно действ. органов, -незаконч. делопроизв. дела, -дела орг., правопреемником которой явл. данная орг., -все справочные картотеки и журналы к докум., электр. докум., базы данных. Н может дополняться делами, которые не были в нее включены при составл., для этого в конце разделов Н предусматр. резервные номера. НД орг. и стр. подразд. составл. по унифицир. формам, которые закреплены в Осн. правилах работы архивов орг. Н. состоит из граф: индекс дела, заголовок дела, кол-во дел, сроки хранения, и примечание. Индекс дела состоит из № стр. подразд. (направл. деят.) орг. и порядк. № заголовка дела в пределах данного раздела. Индексация должна быть постоян. и повторяться из года в год. Наимен. заголовков дел располаг. по степени их важности и во взаимосвязи, в след. последоват.: -орг. документация, относящ. к деят. орг. в целом (устав, учред. договор, штатное распис.) или к деят. стр. подр., если составляется его НД (положение об отделе и должн. инструкции); -положения об отдельных видах деят. (положение о коммерч. тайне, о маркетинг. деят.); -орг.-распоряд. документация вышестоящ. органов; -распоряд. документация самой орг.; -планов. документация (вначале годовые, затем - кварталь. и месячные);-отчетная докум.; -докум., относящ. к выполнению вопросов осн. деят. (доклад. записки, справки, переписка); -докум., относящ. к проверкам (ревизиям) выполнения осн. деят.; -докум., относящ. к учетно-справочн. работе с докум. В пределах кажд. группы дела располаг. по срокам хранения: сначала дела пост. хранения, затем врем. свыше 10 лет и врем. до 10 лет хранения включ-но. Сроки хранения дела указываются по перечню (типовому, ведомствен.), а при его отсутствии - по типовой или примерной НД. Если в НД включают заголовки дел, которых нет в действ. перечнях, то сроки хранения устанавлив. экспертно-провероч. комиссией соотв. архивного учреждения по представл. архива и ЦЭК (ЭК) орг. Заголовки дел, содерж. переписку, располаг. в послед-ти: -переписка с вышестоящими органами власти и управл.; -переписка с несоподчин. орг.; -переписка с подведом. орг. Заголовки дел, заведенных по географ. и по корреспондент. признакам, вносятся в НД по алфавиту географ. названий или корреспондентов. Заголовок дела состоит из: названия вида дела (переписка, журнал) или разновидности докум. (протоколы, приказы), автора докум., краткого содерж., названия адресата; названия местности, с которым связано содерж.; даты (период), к которым относится содерж. докум. дела; указания копийности докум. Графа «Количество дел» заполняется по оконч. года, когда уже известно, сколько томов дела сформировалось (кол-во листов в деле не должно превышать 250). В графе «Примечание» в течение года проставл.: сведения о названиях перечней докум., использ-ных при опред. сроков хранения дел, отметки о заведении дел, сведения о переходящ. делах, сведения о выделении дел к уничтож., сведения об утрате, о передаче дел в др. орг., о передаче дел в ведомств. архив, сведения о сотрудниках, ответ. за докум. и формир. дел в стр. подразд., вид носителя и место его хранения при группировке электр. докум.