Виды номенклатуры дел. Методика разработки
Делопроизводство - система правил и технологий работы с документами. Понятие номенклатуры дел и ее роль при построении информационно-поисковой системы. Требования к составлению и утверждению номенклатуры, порядок заполнения формы и сроки хранения дел.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 28.01.2012 |
| Размер файла | 19,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
17
Размещено на http://www.allbest.ru/
Виды номенклатуры дел. Методика разработки
ВВЕДЕНИЕ
Выбранная мной тема контрольной работы «Виды номенклатуры дел. Методика разработки», является актуальной, так как документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Цель контрольной работы - изучение формирования номенклатуры дел на предприятиях, методика разработки.
Задачи контрольной работы:
1. Дать общую характеристику номенклатуры дел.
2. Рассмотреть виды номенклатуры дел.
3. Изучить требования к составлению и утверждению номенклатуры.
4. Проанализировать требования к заполнению формы номенклатуры дел.
5. Установить сроки хранения дел.
При написании контрольной работы основной материал по составлению номенклатуры дел был взят из статьи Кузнецова И.Н. где более подробно дана общая характеристика номенклатуры дел, определение, а также перечень документов где изложены основные положения по составлению номенклатуры дел. В статье Пшенко А.В. наиболее ярко и подробно рассмотрены виды номенклатуры дел. Румынина Л.А. рассматривает этапы составления номенклатуры дел. А также обращает наше внимание на то что, при составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов. В статье Бобылевой М.П. установлены сроки хранения дел. Где говорится о том, что сроки хранения - одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ВИДЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
1.1 Общая характеристика номенклатуры дел
делопроизводство номенклатура дело
В деятельности любой организации оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.
После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".
Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре - это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Основных правилах работы ведомственных архивов и Государственной системе документационного обеспечения управления Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М. - 2004. - С. 56-58..
1.2 Виды номенклатуры дел
Номенклатура дел бывает трех видов - типовая, примерная и конкретная.
Типовая номенклатура дел - устанавливает типовой состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел - устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве. Пшенко, А.В. Делопроизводство / А.В. Пшенко. - М. - 2004. - С. 40-45.
ГЛАВА 2. ТРЕБОВАНИЕ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
2.1 Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Одним из первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования закрепленные в нормативных документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. - М. - 2004. - С. 54-57..
Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме Приложение на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения).
Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.
Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй - используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый - в государственном архиве.
При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации, (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.
В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет. Шатина, Н.В. Составление номенклатуры дел / Н.В. Шатина // Секретарское дело. - 2007. - № 1. - С. 19-23.
2.2 Заголовки и их составление в номенклатуре дел
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры дел.
В номенклатуру дел включаются:
- заголовки дел документов, составляемые в данной организации;
- заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;
- заголовки дел документов общественных организаций, подразделений действующих на общественных началах;
- заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП";
- дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;
- заголовки дел, не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).
В номенклатуру дел заголовки печатных изданий не включаются.
Основные требования к содержанию заголовка:
- четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, "Приказы ректора университета по основной деятельности");
- заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;
- избегать неконкретных формулировок (например "разные документы", "общая переписка").
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название организации или структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела. Басаков, М.И., Замыцкова, О.И. Делопроизводство / М.И. Басаков, О.И Замыцкова. - Ростов-на-Дону. - 2004. - С. 105-107.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.
Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Понятие "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия) (Например " Протоколы собраний акционеров предприятия").
Термин "документы" употребляется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле.
Например "Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)".
Термин "документ" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например "Документы к протоколам заседания ученого".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например "Годовой бухгалтерский отчет ООО "СИБТЕХИНВЕСТ" за 2010 год".
При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.
В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она ведется. При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:
если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например "Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам";
если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например "Переписка об организации региональной научно-практической конференции " Юридическое образование в России"";
если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например "Переписка с Министерством образования Российской Федерации по учебным вопросам".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например "Переписка с главами администраций районов по социальным вопросам". Мосягина, О.В., Емышева, Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел / О.В. Мосягина, Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 2006. - № 4. - С. 34-40.
2.3 Требования к заполнению формы номенклатуры дел
Составляют номенклатуру по форме, установленной Основными правилами работы ведомственных архивов. Номенклатура содержит в себе пять граф: индекс дела; заголовок дела (тома, части); количество дел (томов, частей); срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню; примечание.
Графа первая - "Индекс дела". Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
Например: 06-02
06 - индекс факультета (структурное подразделение университета)
02 - Приказы ректора университета по основной деятельности. (Копии).
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).
Графа вторая - "Заголовок дела (тома, частей)". В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Графа третья - "Количество дел (томов, частей)". Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей).
Графа четвертая - "Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню". Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят "до минования надобности" (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или "до замены новыми" (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка "ЭК", которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.
Графа пятая - "Примечание". Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. - М. - 2004. - С. 87-92.
2.4 Установление сроков хранения дел
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения - одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:
"Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
«Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы»;
«Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы».
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы.
Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять 15 лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой.
Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2009 году, исчисляется с 1 января 2010 года. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева - М. -2004. - С. 97-102.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Номенклатура дел -- это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой -- обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Басаков, М.И., Замыцкова, О.И. Делопроизводство. Издательство Феникс. - Ростов-на-Дону. - 2004.
2. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. Издательство МЭИ. - М. - 2004.
3. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. Издательский дом Дашков и К. - М. - 2004.
4. Мосягина, О.В., Емышева, Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело. - 2006. - № 4.
5. Пшенко, А.В. Делопроизводство. Издательство Юрайт-Издат. - М. - 2004.
6. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления. Издательство Академия. - М. - 2004.
7. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело. - 2007. - № 1.
Размещено на Allbest
Подобные документы
Сущность делопроизводства и документирования. Нормативная база для разработки должностных инструкций. Организация и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Понятие номенклатуры дел. Образцы правильного оформления документов.
контрольная работа [65,1 K], добавлен 01.03.2009Теоретические аспекты номенклатуры дел: ее сущность, содержание и функциональное назначение. Особенности оформления сроков хранения дел. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел. Формирование и хранение дел.
дипломная работа [192,7 K], добавлен 15.02.2010Общие требования к номенклатуре дел. Классификационная схема номенклатуры дел при формировании справочной картотеки на исполненные документы. Виды номенклатуры дел. Унифицированная форма текста. Правила составления и оформления номенклатуры дел.
презентация [136,7 K], добавлен 13.03.2010Понятие номенклатура дел. Ее основные функции, типы и принципы построения. Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве. Сроки составления номенклатуры и основания для ее составления. Требования при формировании дел.
реферат [33,3 K], добавлен 21.10.2013Требования к организации документационного обеспечения управления ООО "КРАВТ". Порядок работы с входящими и исходящими документами. Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов. Составление номенклатуры дел; передача их в архив.
курсовая работа [46,1 K], добавлен 09.09.2014Понятие и особенности организации службы делопроизводства, что такое организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению эмблемы организации. Характеристика документооборота, номенклатуры дел. Экспертиза ценности и классификация документов.
контрольная работа [188,4 K], добавлен 03.04.2010Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.
контрольная работа [31,4 K], добавлен 27.07.2008Документы, определяющие организацию делопроизводства в салоне красоты. Порядок работы с входящими и исходящими документами. Составление номенклатуры дел. Общее описание программы "1С:Предприятие 7.7+Салон красоты", преимущества и сервисные возможности.
дипломная работа [144,5 K], добавлен 01.04.2013Разработка рекомендаций по организации делопроизводства в общеобразовательном учреждении, методы документирования управленческой деятельности. Оформление и порядок составления официальных документов. Этапы составления номенклатуры и формирования дел.
контрольная работа [27,0 K], добавлен 24.10.2009Делопроизводство как отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. Характеристика видов официальных документов: информационно-справочные, личные, финансовые. Анализ системы отчетной документации.
курсовая работа [69,8 K], добавлен 09.03.2013
