Виды документов и их классификация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Виды документов и их классификация

Предметом изучения делопроизводства является административная система документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

1) организационно-распорядительную (ОРД): положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы.

2) справочно-информационную: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты.

3) по личному составу: приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.

Общая схема классификации документов:

По видам: организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу.

По форме: индивидуальные, типовые, трафаретные.

По содержанию: простые, сложные.

По происхождению: официальные, личные.

По месту происхождения: внешние, внутренние.

По срокам хранения: постоянно, до 10 лет, свыше 10 лет.

По гласности: секретные (дсп, сов. секретно, конфиденциально), несекретные.

По средствам фиксации: рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы.

По стадиям: оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки, отпуск.

По срочности: срочные, несрочные.

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Текст устава состоит из разделов:

- общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);

- организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);

- регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

- финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

- инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);

- должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают:

- индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

- типовые - о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ - основной распорядительный документ.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);

- действие;

- срок.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действий и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п.

Указание - распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложений взысканий и т.д.).

Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

Акт - справочно-информационный документ.

Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытаний изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органах.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

Телеграмма - документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста - по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

Заключение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

Первоначально термин «делопроизводство» появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации.

документ должностной приказ устав

Список литературы

1. Т.М. Канина, «Формуляры организационно-распорядительных документов организации» методические указания, РГУПС, Ростов-на-Дону, 2004

2. В.В. Галахов, И.К. Корнеев, «Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; М. «Проспект», 2007

3. М.И. Басаков, «Делопроизводство: конспект лекций», Ростов-на-Дону, «Феникс», 2007

4. В.И. Андреева, «Делопроизводство: организация и ведение» учебно-практическое пособие для студентов вузов, М. «Кнорус», 2006

5. И.В. Мячина, А.Г. Колесник, Г.В. Ткачева, «Документационное обеспечение управления: практикум по организации работы офиса» учебное пособие для студентов образовательных учреждений профессионального образования, Ростов-на-Дону, «Феникс», 2007

6. О.И. Замыцкова, М.И. Басаков, «Делопроизводство: документационное обеспечение управления» учебник для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования, Ростов-на-Дону, «Феникс», 2008

7. И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, «Деловая переписка и образцы документов» учебно-практическое пособие, М. «Проспект», 2009

8. Т.В. Кузнецова, «Комментарии к нормативно-правовой базе современного документоведения и делопроизводства», РОСЖЕЛДОР, РГУПС, Ростов-на-Дону, 2005

Размещено на Allbest.ru