Реквизиты документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реквизиты документов. Реквизиты подписи. Реквизиты приказов по общим вопросам

Реквизиты документов - (лат. requisitum - необходимое) - совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы. К реквизитам бухгалтерского документа относятся: наименование, дата составления, название и адрес предприятия или организации, заполнявших документ, указание сторон, участвующих в хозяйственной операции, ее содержание и основание, денежные и натуральные измерители операции, подписи ответственных лиц. В зависимости от особенностей операций документы могут содержать и другие реквизиты. Важнейшими реквизитами расчетно-денежных и других банковских документов являются: характер и содержание операции, дата и сумма, наименование и номера счетов участников расчетов; название учреждений банков, где ведутся эти счета; подписи лиц, уполномоченных на подписание расчетно-денежных документов, оттиск печати. Для некоторых документов предусматриваются и другие реквизиты. Для векселей установлены следующие реквизиты: для переводного векселя - место и время выдачи; наименование плательщика (трассата); приказ трассату уплатить определенную сумму, срок платежа; место платежа; наименование лица, которому или по приказу которого должен быть произведен платеж; подпись векселедержателя. Простой вексель имеет в основном те же реквизиты, но поскольку по нему плательщиком является не трассат, а векселедержатель, последний сам принимает обязательство произвести платеж.

Все документы должны удостоверяться. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись - обязательный реквизит документа. Документ подписывается руководящим работником отдела или другим должностным лицом в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита “подпись” входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например: две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц. Если документ написан не на бланке, то в состав наименования должности в реквизит “подпись” включается наименование предприятия (организации). В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, например: “И. о.”, “Зам.”). Не допускается подписывать документы с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подготовке документа его составитель должен заранее знать, кто его будет подписывать. Основные реквизиты приказа: наименование предприятия и его под-ведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дата, индекс, заголовок, подпись, отметка о согласовании.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и директивной (распорядительной). В констатирующей части даются ссылки на директивные документы вышестоящих организаций, директивная часть начинается со слова “приказываю”. Каждый пункт приказа обязательно начинается с указания фамилии конкретного исполнителя в дательном падеже, затем следуют обозначение предписываемого действия (глагол в неопределенной форме) и срок исполнения.

Проекты приказов готовят ответственные должностные лица и визируют на первом экземпляре. Подписывает приказ и проставляет на нем дату руководитель предприятия, который может вносить поправки в подготовленный проект. При подготовке проекта приказа исполнитель определяет необходимость его рассылки, тираж, список структурных подразделений. Приказы по кадрам оформляют на специальных бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении дисциплинарного или административного взыскания. В приказах по кадрам констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по кадрам начинается глаголом, означающим действие: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ, УВОЛИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. В пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается работник. В приказе о предоставлении отпуска называют вид отпуска, количество предоставляемых дней и даты начала и окончания отпуска. В приказе об освобождении от занимаемой должности (увольнении) указывают причину в соответствии с законом, статью КЗоТ, на основании которой проводится увольнение.

Практическая часть

Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов. Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов.

1. Государственный герб РФ.

2. Герб субъекта Российской Федерации

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

4. Код организации

5. Основной государственный регистрационный номер предприятия (ОГРН) юридического лица

6. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

7. Код формы документа

8. Наименование организации

9. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

11. Дата документа

12. Регистрационный номер документа.

Для внутренних документов (например: распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах.

14. Место составления или издания документа

15. Сведения об адресате

16. Гриф утверждения документа Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

17. Резолюция Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6.

18. Заголовок к тексту

19. Отметка о постановке документа на контроль (на док-тах регулируемых делопроизводством)

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложений

22. Подпись

23. Гриф согласования

24. Визы согласования документа (на обороте последнего листа подлинника)

25. Оттиск печати организации

26. Отметка о заверении копии

27. Отметка об исполнителе (располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа)

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа на нижнем поле)

29. Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке.

30. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа.

ПРОТОКОЛ

заседания инвентаризационной комиссии «20» ноября 2011 г.

реквизит документ протокол

РАСПИСКА

в получении конденсаторов

г. Санкт-Петербург «25» сентября 2011 г.

Я, Соколова Марина Геннадиевна, зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Академическая, д. 35, кВ.118, паспорт: 45 05 №257137 УВД р-на Западное Дегунино САО г. Москвы являюсь заведующей складом ПО «Гарант» даю расписку в том, что получила на базе конденсаторы в количестве 5000 штук.

Соколова М.Г.

Размещено на Allbest.ru