Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1.Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Основные понятия при учете расчетов с подотчетными лицами

1.2 Нормативно - законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

1.3 Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы

2. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Коммунальщик»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

2.2 Документальное оформление и учет подотчетных сумм

2.3 Аналитический и синтетический учет

3. Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Актуальность выбранной темы в том, что ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Целью работы является: изучение организационных основ бухгалтерского учета, движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

- ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу;

- изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

- ознакомиться с нормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;

- на основании документального отражения расчетов с подотчетными лицами (ООО «Коммунальщик») проследить взаимосвязь теории с практикой.

учет расчет подотчетный командировочный расход

1. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Основные понятия при учете расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются штатные работники организации, а также работающие на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договору подряда, получающие авансом наличные денежные средства из кассы на административно-хозяйственные и командировочные расходы. Алексеева Г.И., Алавердова Т.П., Булатова З.Г. Бухгалтерский учет: учеб./ Г.И. Алексеева, Т.П. Алавердова, З.Г. Булатова [и др.]; под. ред. С.Р. Богомолец, - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Маркет ДС, 2010. - 752 с.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Кондраков Н.П. Самоучитель по бухгалтерскому учету. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, 2009. - 560 с.

Авансовый отчет - это отчет подотчетных лиц об использовании полученных сумм или самостоятельно израсходованных средств с обязательным приложением оправдательных документов.

Оправдательные документы - документы удостоверяющие (подтверждающие) факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы представляют собой первый этап учетной регистрации данных. Эти документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовые или товарные чеки, квитанции, накладные, приемные акты и др.) являются основанием для отражения фактов хозяйственной жизни в счетах аналитического и синтетического учета. Исполнители (материально ответственные лица) - кассиры, кладовщики, экспедиторы и другие - «оправдывают» свои действия этими документами. Захарьин В.Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение: учебное пособие/ В.Р.Захарьин. - М.: Налоговый вестник, 2008. - 308 с.

Приходный и расходный кассовые ордера - денежные документы, которыми оформляются кассовые операции по приему и по выдаче наличных денег предприятиями, организациями, учреждениями.

1.2 Нормативно-законодательное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими различный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ разработана четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни. http://fictionbook.ru/

Таблица 1 - Система регулирования бухгалтерского учета в России

Уровень	Документы	Органы, принимающие документы
I - законодательный	Федеральные законы, постановления, указы	Президент РФ Правительство РФ Федеральное Собрание
II - нормативный	Положения (стандарты) по бухгалтерскому учету	Министерство финансов РФ Центральный Банк РФ
III - методический	Нормативные акты (приказы, инструкции), методические указания	Министерство финансов РФ Федеральные органы исполнительной власти
IV - организационный (микроуровень)	Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения и т.п.)	Предприятия, консультационные фирмы

I уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном законе «О бухгалтерском учете». Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. № 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 27.07.2010г. № 209-ФЗ).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, налога на прибыль организаций, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая от 05.08.2000г. № 117-ФЗ (в ред. Федерального закона от 30.07.2010г. № 242-ФЗ).:

- глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств;

- глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет;

- глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли. Сергеева Т.Ю. Основные средства: Бухгалтерский и налоговый учет: учеб. пособие. - М.: Омега-Л, 2010. - 243 с.

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ (в ред. Федерального закона от 25.11.2009г. № 267-ФЗ).

II уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации определяет порядок при организации и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, а также при составлении и представления бухгалтерской отчетности. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07. 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г. № 26н).

Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999г. № 33н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 27.11.2006г. № 156н).

Для правильного отражения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, установлен единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н).

III уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации». Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247).

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчета при оплате наличными должен отвечать нормам Указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствии с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 тысяч рублей. Указание ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007г. № 1843-У (в ред. Указания ЦБР от 28.04.2008г. № 2003-У).

IV уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008 (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н).

Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами.

Утвержденный руководителем рабочий План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

1.3 Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н), для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н). По дебету счета указываются суммы, выданные под отчет или в возмещение израсходованных средств. По кредиту счета списываются подотчетные суммы, использованные на необходимые для предприятия цели и подтвержденные авансовыми отчетами, а также отражаются возвращенные неиспользованные подотчетные суммы. Молчанов С.С. Бухгалтерский учет за 14 дней. Экспресс-курс. - М.: Эксмо, 2009. - 480 с.

Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчетных лиц. Кредитовое сальдо показывает сумму невозмещенных средств израсходованных работниками на нужды предприятия.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Хозяйственно-операционные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся расходы:

- на хозяйственные нужды;

- на канцелярские нужды;

- на почтово-телеграфные нужды;

- на приобретение материалов и ГМС;

- на служебные командировки;

- на закупки сельхозпродукции;

- на прочие операционные нужды.

В соответствии с пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247) выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, указанные в учетной политике организации, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. http://www.garant.ru/

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет, от одного работника другому, запрещается.

Для осуществления контроля за расходованием подотчетных сумм, учет осуществляют по каждому работнику в ведомости или журнале-ордере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В учете выдача наличных денежных средств под отчет, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50, 51 - на выданную сумму, соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, следует учитывать лимиты, установленные Указанием ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007г. № 1843-У (в ред. Указания ЦБР от 28.04.2008г. № 2003-У). Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу установлен в размере 100 тысяч рублей.

Подотчетные лица, получившие наличные деньги по расходным кассовым ордерам, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, товарные чеки и другие оправдательные документы). Камышанов П.И. Бухгалтерская финансовая отчетность: составление и анализ: учебник для студентов/ П.И. Камышанов, А.П. Камышанов, - 7-е изд., перераб. и доп. - М.: Омега-Л, 2008. - 283 с.

В бухгалтерском учете организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 07, 08, 10, 11, 41 Кредит 71 - на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71 - на сумму произведённых работником, по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключенным договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчетных лиц - инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность. В этом случае используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет: учебник/ Н.Г. Сапожникова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2009. - 480 с.

В бухгалтерском учете организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

Дебет 60 Кредит 50 - выплачена сумма по счету подотчетному лицу поставщика (подрядчика) за полученные товары (выполненные работы, оказанные услуги).

При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен подотчетным лицом в кассу организации. Данная операция отражается так:

Дебет 50 Кредит 71 - возвращены в кассу организации остатки неиспользованных сумм подотчетного лица.

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по приобретенным ценностям, оплаченным подотчетными лицами.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками по истечении установленного срока в кассу организации, должны быть отнесены на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма невозвращенного аванса.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя, но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег, эта сумма удерживается из зарплаты работника. Сергеева Т.Ю. Основные средства: Бухгалтерский и налоговый учет: учеб. пособие. - М.: Омега-Л, 2010. - 243 с.

При выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника.

Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Если представлены два или больше исполнительных документов, то согласно статье 138 ТК РФ размер удержаний может быть увеличен до 50% . Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ (в ред. Федерального закона от 25.11.2009г. № 267-ФЗ).

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 - удержана задолженность по подотчетным суммам из заработной платы работника.

При погашении работником долга по подотчетной сумме после просрочки можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

Дебет 73 Кредит 94 - отнесена недостача за счет виновного лица, невозможная к взысканию из суммы оплаты труда работника.

По истечении срока исковой давности невозмещенный материальный ущерб списан на убытки:

Основные вышеизложенные проводки по учету подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы, приведены в Таблице 2.

Таблица 2 - Корреспонденция счетов по основным видам хозяйственно-операционных расходов

Содержание операций	Дебет	Кредит
Выданы под отчет денежные средства из кассы предприятия или банка	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса» или 51 «Расчетные счета»
Списаны расходы подотчетного лица, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, животных	07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме» 41 «Товары»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Списаны расходы подотчетного лица на сумму произведённых работником общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов	20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Произведена оплата подотчетному лицу поставщика (подрядчика) за полученные товары (выполненные работы, оказанные услуги)	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	50 «Касса»
Остаток неиспользованной суммы возвращен в кассу организации	50 «Касса»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Отражены невозвращенные в установленные сроки денежные средства	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Удержана задолженность по подотчетным суммам из заработной платы работника	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Отнесена недостача за счет виновного лица, невозможная к взысканию из суммы оплаты труда работника	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировочные расходы производится на основании расходного кассового ордера.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

Порядок направления работников в командировку изложен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном в постановлении Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки" от 13.10.2008г. № 749. Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008г. № 749 Ранее применяемая Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» действует только в части приложений 2 и 3 (журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки). Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

В соответствии с указанным постановлением направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения и по усмотрению руководства организации - приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Касьянова Г.Ю. Командировки: новые правила оформления и оплаты: учебное пособие/ Г.Ю. Касьянова; под. ред. Касьяновой Г.Ю. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: АБАК, 2009. - 120 с.

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 12.05.2008г. № 03-03-06/2-47, при направлении работника в командировку должны быть оформлены:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и № Т-9а;

- командировочное удостоверение по форме № Т-10;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а. http://www.garant.ru/

Командировка оформляется приказом руководителя организации, с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета работников, убывающих в командировки», в котором работники, отбывающие в командировку, должны свой подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя организации. Касьянова Г.Ю. Командировки: новые правила оформления и оплаты: учебное пособие/ Г.Ю. Касьянова; под. ред. Касьяновой Г.Ю. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: АБАК, 2009. - 120 с.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а после 0.00 часов и позднее - последующие сутки. ²⁶

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае оговаривается в приказе о командировании работника, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. ²⁶

При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

- по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильном транспортом общего пользования (кроме такси);

- по найму жилого помещения;

- по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

- по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

- по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);

- по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами;

- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя. Богаченко В.М. Бухгалтерский учет: учебник/ В.М.Богаченко, Н.А. Кириллова. - Изд. 13-е, перераб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 461, [1] с. - (Среднее профессиональное образование).

Подпунктом 12 п.1 статьи 264 НК РФ установлен полный перечень командировочных расходов, принимаемых в целях налогообложения.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются в издержки производства в фактически произведенном размере.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций - 100 рублей за каждый день нахождения в командировке по России. При направлении сотрудника бюджетной организации в командировку за границу из России размер суточных зависит от страны поездки. Касьянова Г.Ю. Командировки: новые правила оформления и оплаты: учебное пособие/ Г.Ю. Касьянова; под. ред. Касьяновой Г.Ю. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: АБАК, 2009. - 120 с.

В главе 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, командировочные расходы включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией в фактически произведенном размере, т.е. в пределах сумм, установленных и прописанных в учетной политике организации. http://www.consultant.ru/

В главе 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ установлено, что в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. ²⁹

По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

К документам, подтверждающих достоверность произведенных расходов относятся: документы о найме жилого помещения (включая бронирование гостиничных номеров), фактических расходах по проезду и др.

После утверждения отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.

Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов:

Дебет 26, 44 Кредит 71 - сумма суточных;

Дебет 26, 44 Кредит 71 - сумма расходов на проезд;

Дебет 26, 44 Кредит 71 - сумма расходов на проживания без НДС;

Дебет 70 Кредит 68 - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неизрасходованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру. Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме:

Дебет 50 Кредит 71 - на остаток неизрасходованной суммы.

В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке:

Дебет 70 Кредит 71 - на сумму удержания долга из заработной платы подотчетного лица.

Нередко подотчетные лица используют банковские корпоративные карты для оплаты командировочных расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке:

Дебет 55 Кредит 51, 52 - переведены денежные средства на специальный карточный счет.

Дебет 71 Кредит 55 - учтена сумма средств на карточке, выданная работнику для оплаты командировочных расходов.

Направление работника в командировку за пределы Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств.

При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила:

- затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации;

- командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу Центрального Банка РФ на дату их выплаты;

- суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте. Касьянова Г.Ю. Командировки: новые правила оформления и оплаты: учебное пособие/ Г.Ю. Касьянова; под. ред. Касьяновой Г.Ю. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: АБАК, 2009. - 120 с.

Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Центрального Банка РФ покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов, используя счет 52 «Валютные счета» для этих целей.

Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71.

При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу Центрального Банка РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.

На счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБ РФ на день выдачи, отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм - по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная - на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная - на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71). Муравицкая Н.К. Бухгалтерский учет: учебник/ Н.К. Муравицкая, Г.И. Лукьяненко. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2009. - 576 с.

2.УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «КОММУНАЛЬЩИК»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

ООО «Коммунальщик»учреждено в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О приватизации государственного и муниципального имущества» от 21 декабря 2001 года № 178-ФЗ, Федеральным законом Российской Федерации «об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ с изменениями и дополнениями, распоряжением администрации района ООО «Коммунальщик» осуществляет следующие основные виды деятельности:

- механизированная и ручная уборка проезжей части улиц, проездов, мостов, тротуаров;

- вывоз мусора и снега с проезжей части дорог, тротуаров;

- изготовление песчано - соляной смеси;

- предоставление автоуслуг;

Кроме того, ООО «Коммунальщик» осуществляет обширный комплекс работ по обращениям службы заказчика, а именно: проведение ямочного ремонта дорог, текущий ремонт остановочных павильонов и установка мусорных урн, ремонт трассового ограждения и т.д.

Юридический адрес Общества: Республика Башкортостан, Альшеевский р-н, с. Раевский, ул. Трактовая, 2.

Согласно учетной политике ООО «Коммунальщик» бухгалтерский и налоговый учет на предприятии ведется бухгалтерией, в которой работает четыре человека: главный бухгалтер, старший бухгалтер, бухгалтер по заработной плате и бухгалтер-кассир.

Хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются типовыми первичными документами, которые утверждены законодательно.

2.2 Документальное оформление и учет подотчетных сумм

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Коммунальщик» подразделяются на три вида.

Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ о командировании (приложение А), служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое подписывается и утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

При выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Для ввода в информационную базу программы 1С: Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».

Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа.

В ней нужно указать:

- дату или интервал дат совершения расходов;

- выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;

- указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);

- сумму НДС;

- назначение расходов (кому, за что и по какому документу).

Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которые списываются затраты данного наименования.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета в ООО «Коммунальщик» хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ООО «Коммунальщик» Т.В. Федоровой на основании Приказа №1 руководителя О.М. Габидуллина от 03.01.2010г., по расходному кассовому ордеру № 01 от 10.01.2010г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4 000,00 рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2010г. у Т.В. Федоровой нет.

Т.В. Федорова представила в бухгалтерию авансовый отчет № 01 от 11.01.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек № 07 от 10.01.2010г. и кассовый чек магазина розничной торговли «Эльдорадо» на радиотелефон «Panasonic KX-TG6511» по цене 1 620,00 руб. - 1шт.; на общую сумму 1 620,00 руб.;

2) накладная № 11 от 10.01.2010г. и счет-фактура № 11 от 10.01.2010г. организации ООО «Форте» на электронные калькуляторы «Citizen SDC-760» - по цене 350,00 руб. - 2шт.; на общую сумму 700,00 руб., в т. ч. сумма НДС - 106,78 руб.;

3) квитанция к приходному кассовому ордеру № 08 от 10.01.2010г. ООО «Форте» на сумму 700,00 руб., полученных от Т.В. Федоровой;

4) договор купли-продажи № 02 от 10.01.2010г. и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем В.И. Сулеймановым на приобретение кресел «Buro VICI» по цене 850,00 руб. - 3шт.; на общую сумму 2 550,00 руб.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон «Panasonic KX-TG6511» - 1шт.; калькулятор «Citizen SDC-760» - 2шт.; кресло «Buro VICI» - 3шт.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Р.Р. Нагаева, правильность оформления подтвердила главный бухгалтер М.А. Раянова, утвердил отчет директор О.М. Габидуллин 11.01.2010г.

Перерасход подотчетных сумм выдан Т.В. Федоровой по расходному кассовому ордеру № 02 от 11.01.2010г.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 3).

Таблица 3 - Журнал регистрации хозяйственных операций на приобретение инвентаря для офиса организации

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
1	2	3	4	5
Выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса под отчет Т.В. Федоровой	71	50	4 000,00	Расходный кассовый ордер № 01 от 10.01.2010г.
1) Приобретен 1 радиотелефон в розничной торговли и оприходован на склад 2) Приобретены 2 калькулятора в организации «Форте» и оприходованы на склад (без НДС) 3) НДС (счет-фактура № 11 от 10.01.2010г.) 4) Приобретены 3 кресла у предпринимателя В.И. Сулейманова и оприходованы на склад Итого:	10 10 19 10	71 71 71 71	1 620,00 593,22 106,78 2 550,00 4870,00	Авансовый отчет № 01 от 11.01.2010г. Федоровой Т.В.
Выдан перерасход подотчетных сумм Т.В. Федоровой	71	50	870	Расходный кассовый ордер № 02 от 11.01.2010г.

На основании счета-фактуры № 11 от 10.01.2010г. ООО «Форте» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров:

Дебет 68 Кредит 19 - 106,78 руб.

2.3 Аналитический и синтетический учет

В ООО «Коммунальщик» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 8.1».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте». В 2009 и 2010 гг. данный субсчет не использовался, так сотрудники не были направлены в командировки за рубеж.

Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

Таблица 3 - Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет	Кредит
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

В ООО «Коммунальщик» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10,41,08,07 Кредит 71 - оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

Дебет 20,25,26 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.

Дебет 91-2 Кредит 71 - затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Дебет 28 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 - произведен налоговый вычет.

Дебет 44 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70 Кредит 94 - удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника.

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

Используемая программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

На основании разнесенных расходных кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов - на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

Для вывода данной ведомости необходимо выбрать пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.