Основы документоведения

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Документ. Значение документа. Виды документов

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ - это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Виды документов:

1. Организационно-распорядительная документация.

2. Справочно-информационная документация.

3. Документы по личному составу.

2. Классификация документов

По форме: индивидуальные, типовые, трафаретные

По содержанию: простые, сложные

По происхождению: служебные, личные, входящие

По адресату: входящие, исходящие, внутренние.

По способу изготовления: рукописные, машинописные, графические и фото-фоно-кинодокументы, типографские, электронные.

По степени достоверности: оригинал, копия, выписки, дубликат, черновик.

По срокам исполнения: срочные и несрочные.

По степени гласности: несекретные и секретные (документы для служебного пользования (ДСП), совершенно секретные (СС совершенно секретные), коммерческая тайна (КТ).

По срокам хранения: постоянного и временного (до 10 лет и свыше 10 лет).

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

3. Законодательное регулирование ДОУ

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

1. ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации»:

- закрепил обязательность документирования инф-и,

- установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.),

- установил обязательность предоставления информации гос. органам.

2. ФЗ «О бухгалтерском учете» определил правила ведения фин. доку-ции, учета всех хоз. операций и закрепил правила оформления всех первичных документов.

3. ФЗ «О языках народов Российской Федерации» определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

4. ФЗ «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» определил процедуру создания, реорганизации и ликвидации предприятий, различных форм собственности и состав док-в, а также правила их оформления, отражающих данные вопросы.

5. Правовой акт «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке.

6. Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации».

7. Гражданский кодекс РФ. В нем определены правовые основы докум-ния деят. юр. лица.

4. Нормативно-методическое регулирование ДОУ

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В ней разработана система положений, определяет основные правила работы с документами в организациях. Система состоит из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части:

- определяются основные задачи и функции,

- правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации,

- примерная структура службы ДОУ;

- порядок подготовки и оформления документов;

- все этапы работы с док-ми (доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов).

Система основана на базе современных текстовых редакторов, автомат-го документооборота, баз данных и автомат-го хранения и использования документов.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она включает общий порядок подготовки и оформления документов и особенности распоряд. док-ции (приказ, указания, инструкции). В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. Инстр. предназначена для министерств и ведомств, но могут воспользоваться организаций любых форм собственности.

3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Стандарт распространяется на ОРД, относящиеся к Унифицированной системе, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. используемые в деятельности:

- фед. орг. гос. власти, орг. гос. власти суб. РФ, включая суб. РФ, имеющие на ряду с рус. яз. в качестве гос. нац-ый яз., орг. местного самоупр.;

- предпр., орг-ций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы ведомственных архивов. Подробно раскрывается работа с док-ми в архиве, а также детально освещены делопр-ые вопросы (требования к номен. дел, их виды, порядок их составления, организация экспертизы ценности док-в в дел-ве, подготовка дел к передаче в архив, передача в архив.

Кроме перечисленных норм. актов сущ. и др. положения и инстр., регламентирующие работу с определ. док-ми (инстр. о порядке ведения тр. кн. на предп-ях, ФЗ о бух. учете и т.д.)

5. Основной состав реквизитов документов. ГОСТ Р 6.30-2006

01. Государственный герб Российской Федерации

02. герб субъекта Российской Федерации

03. эмблема организации или товарный знак

04. код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

05. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается налоговыми органами).

06. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

07. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

08. наименование организации

09. справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и номер счета в банке).

10. наименование вида документа

11. дата документа

12. регистрационный номер документа

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. место составления или издания документа

16. гриф утверждения документа

17. резолюция

18. заголовок к тексту

19. отметка о контроле

20. текст документа

21. отметка о наличии приложения

22. подпись

23. гриф согласования документа

24. визы согласования документа

25. оттиск печати

26. отметка о заверении копии

27. отметка об исполнителе

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29. отметка о поступлении документа в организацию

30. идентификатор электронной копии документа

6. Состав и назначение организационных документов

Деятельность всех орг-ций фиксируется в различных док-х. Для того, чтобы предпр. начало свою деят-ть необходимо создать целый пакет док-в. - организационные док-ты, т.к. преследуют цель орг-ть дятельность орг-ции.

Среди таких док-в особое место занимают уставы, учредительный договор, положения, инструкции, штатное расписание.

Устав - свод правил, регул-щих деят. орг-ций и предпр., их взаимоотн. Др. с др., права и обязанности в отношении с гос-вом, определяется структура орг-ции, функции. Подлежат обязательной регистрации в администрации. Устав относ. к разряду сложных док-в, т.к. текст содержит разделы, подразделы, пункты. Многолистовой док-т. осн. реквизит - текст, к-й содержит след. моменты: основ. полож., цели и виды деятельности, стр. деление орг-ции, фин. деят., порядок ликвидации или реорган-ции.

Учредит. дог-р - это дог-р, в к-м стороны обязуются создать юр. лицо и определяют порядок совместной деят. по его созданию, условия передачи ему своего имущ-ва и участия в его деят. В д-ре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деят-тью юр. лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Д-р содержит след. свед.: осн. полож., цель и предмет деят-ти, уст. капитал общ-ва, порядок покрытия убытков, орг. упр-ния общ-вом, пр. и обяз. акционеров, ответс. учред. Учред. Дог-р юр. лица заключается его учред-ми. 4 Уч. дог-р вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Положение - прав. Акт, определ. порядок формир-ния задачи, обяз-ти, права, ответ-ть и организацию работы орг-ции в целом и ее структ. подразд-ий.

Положения бывают 2 видов: типовое (об орг-ции в целом) и индивидуальное (о структ. подразд.)

В полож. рас. след. вопросы: задачи и фун-ции предпр., режим работы, долж. и числен. состав, требов. к раб-кам, их пр. и обяз. и др.

Док-т явл. сложным, т.к. имеет слож. струк-ру.

Должн. инструкции - ОРД длительного срока дейст., в к-м определены научно-тех., технологич., фин. стороны деят-ти стр. подразд. или долж. лица.

Инстр. Можно разделить на 2 осн. гр.: инстр. о порядке выполн. к-н. процесса и инстр., разъясн. фук-ии, права, обяз. долж. лица.

В инстр. отражены: общ полож. (обл. деят-ти, квалиф. требов., подчин-е, назнач. на долж., отстран. от нее). долж. обяз-ти, права раб-ка, ответ-ть.

Подпис. тот кто составл., утвержд - рук-тель, раб-к должен быть ознаком с инстр.

Штатное расписание - закрепляет долж. и числен. Составорг-ции, указывает фонд з/п.

7. Состав и назначение справочно-информационных документов

Док-ты, к-е содержат инф. о фактич. положении дел в орг-ции. Служат основанием для принятия решений и издания РД. СИД носят вспомогат. Хар-р по отношению к ОРД и не явл. обязат. для исполнения. Инф-ция, к-ю содержат СИД м.б. принята к сведению, а м. побуждать к дейст. К СИД относ. различ. виды док-в, к-е состовл. болш-во в массиве управл. док-ции.

К СИД относятся: акты, протоколы, записки (докладные, служебные, объяснит.), справки, письма, телеграммы, телефонограммы. Для многих видов СИД примен. бланки, трафаретные формы.

Акт - док-т, составленный неск-ми лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акты отличаются по своему назначению и содержанию: сдачи-приемки; обследования (состояния техники безопасности, результатов деятельности); испытаний (образцов); передачи (структурного подразделения из одной организации в другую); нарушения установленных правил; ревизии, инвентаризации; ликвидации организации и т.д. Акты составляются коллегиально. Акт составляется на основе черновых записей, к-е ведутся во время работы комиссии.

Протокол - док-т, сод-щий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях коллегиальных органов.

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо.

2 вида протоколов: полный (содержит запись всех выступлений на заседании) и краткий (только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления).

Справка - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Справки бывают 2 видов: внешние справки состав. для представ. в другую (вышестоящую) орг-цию, внутренние справки - для представ. рук-ву орг-ции или на рассмотрение коллег. орг. Внешние справки оформ. на общем бланке орг-ции - аналогично внешним докладным запискам.

Виды писем:

Сопроводит. письмо - адресат информ-ся о направл. к нему писем, док-в или ТМЦ, указанные в списке. Текст начин. словами …направляем, возвращаем, представляем на утвержд. и тд.

Письмо-приглашение - приглашение на заседание, совещание и тд. Приглаш. м.б. адресовано орг-ции, гр. лиц, конкр. лицу. Речевые обороты: прглашаем Вас на…, просим принять участие в… и т.д.

Информационное письмо - адресату сообщаются сведения официального характера. Т.е. инф-ция м.б. принята к сведению, а получатель сам решает как реагировать на поступ. инф-цию.

Рекламное письмо - цель письма побудить адресата воспольз. предлож. усл. обязат. указыв. адрес и тел., д.б. адресовано конкр. орг-ции.

Письмо-подтверждение - служебное письмо, в к-м адресат подтверждает получение сведений, док-в или др. мат., подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Ключевая фраза - подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…).

Гарантийное письмо - адресату дают гарантии в оплате, выполненной работе или в оплате к-л услуг. текст д. заканчив. фразой - оплату гарантируем…

Подписывает гл. бухг. и рук. орг-ции.

Письмо-претензия - посыл. в адрес той орг-ции, к-я нарушила усл. вог-ра. Тексте указыв. требов. и претензии заявителя. Подписывают руковод. и бух.

8. Состав и назначение документов по кадровым вопросам

Док-ты отражают правовую, тр. и служебную деят. раб-в любой орг-ции.

К документации по личному составу относятся в частности: трудовые договоры; приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников); заявление, трудовые книжки; личные карточки формы №Т-2; личные дела. Большое кол-во кадр. Док-ции оформл. На бланках унифиц. форм. Вся кадр. Док-ция длит. Срока хран. (75 лет и более).

Трудовой договор - соглаш. между труд-ся и орг-ей, по к-му труд-ся обязуется выполнять работу по определенной спец-ти, квалификации или должности с подчинением внутреннему труд. распорядку. Орг-ция в свою очередь обязуется выплачивать труд-ся з/п и обеспечивать усл. труда, предусмотренные закон-вом о труде, кол. дог-м и согл. сторон.

2 вида: срочный (на определю срок) - для замены временноотсут. раб-ков, сезонные работы, ср. работы по предотвр. аварий и т.д. и бессрочный (неопред. срок). Док. отностися к разряду сложных., д.б. оформл. в соотв. с зак-вом. Осн. усл. дог-ра: квалификация, работа по проф., о должности, о месте работы, о сроке дейст. дог-ра, об усл. оплаты труда, об обяз. раб-ка и раб-ля. + доп. усл дог-ра: испыт. срок, совмещ. профес., о дополн. отпусках, о мат. отв-ти.

Заявление - док-т адресовный орг-ции или долж. лицу с просьбой о приеме на работу, переводе, предоставл. отп., увольнении.

Оформ. на формате Ф4, либо трафор. бланк, либо вручную. Должны быть указаны название орг-ции, фамилия рук-ля орг-ции, должность, о к-й просит заявитель, струк. подразделение и усл. приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции рук-ля. Заявление подписывается и датируется.

Приказ по личному составу - док-т, регулирующий труд. правоотношения раб-в с адм. орг-ций. Приказами по ЛС оформ. прием на работу, перевод, командирование, предост. отпуска, увольнение, поощрение, взыскание и т.д. Особен. оформл.: номер пр. пишут с буквой К (№25-К); приказ всегда имеет заголовок по «Личному составу»; приказ м.б. посв. 1 вопр.; каждый п. приказа д.б. обоснован тр. дог-ром.; Ф.И.О. раб-ка пишется полностью.

Личные карточки - осн. уч. док-т От.К. имеет унифиц. форму №Т-2.

Заводится на всех раб-в. Использ для анализа, состава и учета движ. кадров. Запол. в одном экз. после подпис. приказа о пр. на работу. Записи в ЛК завер. подписью раб-ка. имеет формат А3, сложен. попалам.

Личное дело - это сов-ть док-в, сод. необходимые сведения о раб-ке и его труд. стаже. Вначале в личное дело группируются док-ты, оформ. процесс приема на работу, а затем - все осн. док-ты, возник. в период труд. деят-ти раб-ка. На док-ты личного дела состав. внутр. опись.

Т.о., прием на работу сопровождается созданием след. важных док-в: заявления от раб-ка; труд. дог-ра; приказа о приеме на работу; личной карточки (форма №Т-2), личного дела (после издания приказа о приеме на работу).

9. Состав и назначение распорядительных документов

Распорядительные документы - это док-ты, в к-х фиксируются решения адм-ных и орг-ных вопросов деят-ти орг-ции. Эти док-ты регулируют и координируют деят-ть, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от орган.-правовой формы, рук-во любой орг-ции наделяется правом издавать распоряд. док-ты.

Процесс подготовки: 1) изучение упр. вопроса (изучение норм. и закон. актов, связ. с этим вопросом, сфор инф. по данному вопросу); 2) подготовка проекта расп. док-та (определение цели издания РД, форм-ка заголовка, работа над текстом, определ. испол-ля и срока испол-я); 3) согласование (с коллег. орг. или конкр. долж. л-ми); 4) подписание РД (право подписи у рук-ля орг-ци).

Виды РД определ. уровнем орг. упр-я или власти: 1) федер. орг. исп. вл. издают - постановления, решения, распоряжения, указы; 2) орг-ции - приказы, распоряжения, указания.

Приказ - пр. акт, издаваемый рук-лем орг-ции в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной орг-цией. Сущ. 2 вида: приказы по основной деятельности (издаются при реорганизации, ликвидации, утверждении и изменении струк. и штатов, в целях утвержд. и (или) введения в действие док-тов (положений, инструкций и др.), при необходимости регулирования вопросов фин-ния, мат.-техн-го обеспечения, научно-технич. политики, инф-го и док-ного обеспечения, соц. политики и др. (офор-ся на станд. листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов) приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников (для создания этих приказов должны испол-ся только униф-ные формы).

Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) (форм-ся цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты, послужившие причиной издания приказа) и распорядительной (содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения). распорядит. часть начин-ся со слов «Приказываю». Подписывает рук-ль.

Распоряжение - пр. акт, издаваемый рук-лем, главным образом, коллегиального органа гос-го управления в целях разрешения оперативных вопросов. Имеет огранич. срок действия и касается узкого круга орг-ций должностных лиц и граждан. Порядок составления и оформления распоряжений аналогичен приказу по осн. деят-ти орг-ции. Различия: распорядительная часть начин-ся со слова - «Обязываю»

Указание - пр. акт, издаваемый орг. гос-го упр-ния, преимущественно по вопросам инфор.-метод. хар-ра, а также по вопросам, связанным с орг-цией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих орг. управ. Ключ. словами м.б.: «Обязываю» или «Предлагаю».

10. Организация структуры службы ДОУ

Структура службы ДОУ зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с док-ми и м.б. представлена след-ми стр.-ми подраздел.: секретариат; экспедиция (обработка вх. и ис. корресп., конфид. док-тов, курьерская группа и т.д.); подразделение по рег-ции и учету док-в; подразделение по контролю испол. док-в; подразделение по работе с обращ. гр-н; подразделение по изготовлению док-в; отдел соверш-ния делоп-ва; копир.-множ. бюро; протокольная группа; редак-ная группа; приемная; архив.

В крупной орг-ции с большим объемом документооборота могут сущ-ть все перечисленные подразд., входящие в службу ДОУ. В орг-ях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких ф-ций в 1 подразд. или вместо структ. подразд. выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

Служба ДОУ в министерствах и ведомствах: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро); инспекция (руководителе ведомства); канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.); отдел писем (жалоб);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств; центральный архив;

Служба ДОУ на государственных предприятиях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб); секретариат; экспедиция; копировально-множительное бюро; архив.

11. Виды договоров. Структура договора

Договор - пр. многоф-ный док-т, к-й регулирует хоз-ные или иные взаимоотнош. субъектов экономич. деят-ти.

В качестве субъектов могут выступать физ. и юр. лица. Договор м.б. заключен между гражданином и орг-ей (трудовой, купли-продажи, аренды и т.д.); между гражданами; между организациями. При составлении руководствуются следующими актами: гр. кодекс РФ; тр. кодекс РФ; админ.; конституция РФ и др. законод-ми актами.

Виды: трудовой договор, договор аренды, купли продажи, поставки, подряда, займа, агентский, дарения, брачный, комиссии, учредительный, гражданско-правовой, кредитный, аренды автомобиля, социального найма, поручения, аренды квартиры, на оказание услуг, ренты, о сотрудничестве, о материальной ответственности, лизинга, строительного подряда, найма жилого помещения, возмездного оказания услуг, о намерениях, страхования, трудовой договор, о полной материальной ответственности, простого товарищества, авторский, о совместной деятельности.

Дог-р явл. Сложным документом, т.к. состоит из преамбулы и осн. части.

В преамбуле указывается: наим. орг-ций зак-щих. дог-р (или свед. о физ. л.); ссылка на учредит. док-ты; Ф.И.О. представителей договаривающихся сторон.

В осн. части дог-ра оговариваются: сведения об обяз-вах сторон; условия и формы расчета; отв-ть сторон; срок действия дог-ра.

Подписывают дог-р представители обеих сторон.

Датой дог-ра явл-ся дата его подписания.

Реквизиты договора: наз-е док-та (договор); заголовок (наз-е вида дог-ра); место составления; дата; текст: подписи сторон; печати обеих орг-ций.

12. Задачи и функции службы ДОУ

Основные задачи службы ДОУ:

1. обеспечение единого порядка работы с документами в орг-ции;

2. совершенствование форм и методов работы с док-ми.

Функции службы ДОУ:

1. разраб., внедрение, ведение табеля и альбома и альбома униф-ных форм док-в, к-е будут применю в данной орг-ции.

2. разработка бланков различных видов док-в.

3. обработка вх. и исх. док-в.

4. регистр. вход., исх. и внт. док-в.

5. осуществление спр.-инф. работы по док-м

6. своевр. рассмот. передача док-в рук-лю или др. долж. лицам.

7. контроль за правильностью оформ. док-в, пост-щих на подпись рук-лю.

8. осуществление контроля за исполнением док-в.

9. создание копий, размножений и тиражирования док-в.

10. составл. номен. дел. обеспеч. хранения дел и оперативного использ. док-в.

11. организация работы с обращениям граждан;

12. формир-е дел и контроль за формир-ем дел в струк. подраз-ях.

13. организация работы архива организации

14. повышение квалификации раб-в орг-ции и их консультирование по вопросам документирования и орг-ции работы с док-ми;

13. Основные правила организации документооборота на предприятии

реквизит документооборот организация

Орг-ция работы с документами - это обеспечение движения док-в в аппарате упр-ния, их исп-ния в справочных целях и хранения. Термин определяется гос. стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборот - движение док-в в орг-ции с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Сущ. 3 формы работы с док-ми:

1) централизованная (все техн. процессы обр-ки док-в в одном стр. под-нии - канцелярии или у секретаря). Харак-на для малых орг-ций. Явл-ся более рацион. формой орг-ции ДП, т.к.: снижает затраты на обработку док-в; позволяет изучить орг-цию труда раб-в, службы ДП; эффек. использ. орг. технику; достичь един-ва организ-го рук-ва ДОУ.

2) децентрализованная (испол. В тех орг-ях, в к-х управленч. аппарат террит. Разобщен - сеть филиалов.) В каждом таком струк. подр. Образуется своя служба ДОУ. Недостатки: затраты на орг. технику; большой штат сотрудников службы ДОУ; увелич. Маршрут движения док-в; сниж-ся эффект-ть обработки док-в. Преим-ва: каждое стр. подр-ние может сущест-ть автономно; более эффк-я зацита инф-ции.

3) смешанная (самая распр-я. Часть операций происходит у секретаря, т.е. центр-но, а др. операции в струк. подр-ях, т.е. децентр-но.)

Этапы документооборота:

1) прием и первичная обработка поступающих в орг-цию док-в; 2) предварительное рассмотрение док-в службой ДОУ; 3) регистрация док-в;

4) орг-ция движения док-в внутри орг-ции (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов); 5) обработка исполненных и отправляемых док-в.

В к-й орг-ции можно выделить след-е потоки док-в:

1) поток вх. док-ции; 2) потоки вн. док-ции; 3) поток исх. док-ции.

14. Организация работы с поступающими документами

Вход. док-ты поступают в орг-цию след. путями:

1) почтой (почтальон, исполь. почт. ящика, абон. ящика на почт. отделениии);

2) доставка курьером; 3) по телефону (телефонограмма); 4) факсимильная связь; 5) электронная почта.

Вх. док-ты м.б. на: 1) бумажные носители; 2) диски, дискеты, флешки.

Независимо от носителя вх. док-т должен иметь упаковку: 1) конверт; 2) почтовая упаковка; 3) разновидности папок.

Правила приема:

1) Проверить правильность доставки. На почтовых отправлениях проверять адрес, а при факсим. передаче - уточнить, что инф-я именно для вас. Ошибочно отпр-ную корресп. отправить обратно.

2) Проверить целостность упаковки, сохранить печати. проверить также целостность вложения, согласно описи или сопроводительному письму.

3) При поступлении дискеты обрабатывается только сопроводит. письмо, а дискета передается по назначению, в упаковке.

4) Конверты и др. упаковки уничтожаются, если не нужны дата на почтовом штемпеле, обратный адрес. Если данные нужны - конверт подшивается вместе с док-м.

5) Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются, а предаются по назначению. В нек-х орг-цях не подлежат регистрации.

6) Все поступившие док-ты подлежат учету. Для этого на док-те проставляется вход № и дата поступления (рекв. 29), а все данные о док-те заносятся в регистр-ную форму.

7) После первич. Обр-ки док-ты фиксируются, т.е. раскладываются по ячейкам или папкам. Затем доводятся до сведения исполнителей.

15. Организация работы с отправляемыми документами

Док-ты, отправляемые орг-цией, проходят: сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка док-в почтой осущ-ся обычно централизованно экспедицией или сотрудниками службы ДОУ.

Правила отправки док-в:

1) Док-ты, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

2) Перед упаковкой проверяется правильность оформления док-в, наличие приложений, соответствие кол-ва экз-в кол-ву адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные док-ты подлежат возврату исполнителю на доработку.

3) На заказную корреспонденцию составляется опись, в кот-й сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.

4) Док-ты, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

5) Отправка док-в на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей тех. требованиям и сохранности носителей и записанной на них инф-ции. Ответс-ть за упаковку док-в должен нести создатель док-та совместно со службой ДОУ. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная док-ция к док-м на машинных носителях, док-м, в к-х не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. 6

6) С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, элект. док-в.

16. Служебные отметки на входящей корреспонденции

На всех вх. док-х д.б. проставлена:

1) Отметка о поступлении док-та в организацию (рек. 29), к-я состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы док-та в виде штампа или от руки. При проставлении отметки о поступлении док-та в орг-цию необходимо учитывать следующие моменты: 1) если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;

2) если к письму прилагается док-т(ы), то дублируют отметку на первом листе прилож.; 3) если до-т подлежит центр-му хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе док-та в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка: «Подлежит возврату в службу ДОУ»; 4) если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения; 6) если док-т явл-ся повторным, то при его получении устанавливается по инф.-поисковой системе местонахождение ранее присланного док-та по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении док-в в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка док-в должна осущ-ся в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении док-в в нерабочее время.

2) Резолюция документа (рек. 17) - реквизит, состоящий из надписи на док-те, сделанной должн. л-м и содержащей принятое им решение. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование рук-ля привлечь их к исполнению док-та. Резолюция пишется от руки рук-лем на подлиннике док-та на свободном от текста месте.-

Форм-ки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистр. номера и даты док-та, к к-му резолюция относится На документе не должно быть более 4 резолюций.

3) Отметка о контроле (рек. 19) - реквизит док-та, свидет-щий о постановке док-та на контроль. Отметку о контроле за исполнением док-та обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что док-т поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегист-ные док-ты, требующие исполнения. Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа

4) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (рек. 28) - реквизит док-та, сод-щий сведения о хар-ре исполнения док-та и месте его хранения в архиве учр-ния. Отметка об исполнении док-та и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер док-та, свид-го о его исполнении, или при отсутствии такого док-та краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в к-м будет храниться док-т.

17. Служебные отметки на исходящей документации

1) Отметка о контроле (рек. 19) - реквизит док-та, свидет-щий о постановке док-та на контроль. Отметку о контроле за исполнением док-та обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что док-т поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегист-ные док-ты, требующие исполнения. Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа

2) Отметка о наличии приложения (рек. 21) - реквизит док-та, содержащий сведения о док-х, дополняющий основной док-т.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: «Приложение: на 5 л. в 2 экз». Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

В приложении к распоряд-му док-ту (постановления, приказаи т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распоряд-го док-та, его даты и регист-го номера.

3) Отметка о заверении копии - реквизит док-та, придающий юр. силу копии док-та. При заверении соответствия копии док-та подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров Левченко Т.С. Левченко

05.05.2005

Допускается копию док-та заверять печатью, определяемой по усмотрению орг-ции. При рассылке док-в, имеющих нормат. правовой характер (приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экз. рассылаемых док-в следует заверять печатью орг-ции или печатью стр. подр-ния. Копии док-в заверяются рук-м орг-ции или упол-ми им должн. л-ми.

4) Отметка об исполнителе (рек. 27) - реквизит док-та, содержащий сведения о непосредственном составителе док-та.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

В.А. Жуков

924 45 67

18. Общие правила регистрации документов

Регистрация док-та - это запись учетных данных о док-те по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

учет документов (в конце года по регист-ным формам можно подсчитать объем докум-та, обесп. сохранности); контроль за их исполнением (отслеживание хода и фиксация факт-го исполн. вх., исх. и вн. док-в, имеющих достаточно важное значение; результаты исполнения, доведения этих сведений до рук-ва; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины); справочную-инф. работу по документам (т.к. в регист-ной форме указ-ся поряд. №, дата, дата регистр., отметка в к-е дело напр. док-т, что позволяет в любое время найти нужный док-т).

Значение регистрации - придание док-ту юр. силу.

Задача регистрации - снятие с док-та реквизитов и занесение их в определ. форму.

Правила регистрации:

1) Рег-ции подлежат все док-ты, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распо-ные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бух-, фин- и др.), как создаваемые и используемые внутри орг-ции, так и направляемые в др. орг-ции. приним. и регист-ся док-ты, полученные любым способом (почта, факс, курьер).

2) Не подлежат регистрации: док-ты, к-е получены для сведения и не требуют ответа (рекл. Изд., приглаш., программы заседаний ит. д.)

3) Док-т м.б. зарегистрирован только один раз. Регист-я происходит централизованно у секретаря или в спец. стр. подр-нии. Повторная регистр. затрудняет дальнейшую работу с док-м.

4) Каждый док-т получает свой регист-ный номер. Вх. док-т получает новый номер, к-й соотв-ет порядковому № для вх.

5) для различных видов док-в ведутся раздельные регист-е формы с самост. Регстр-ей. Вх. регистр. отдельно от ис., а внутр. Регист-ся оп видам: приказы, договоры, протоколы, акты.

Полная рег-ция осущ-ся поэтапно: 1) регст. № и дата; 2) наз-е док-та; 3) содержание; 4) кому передан на исполнение.

После исп-я док-та в регист. форму заносят результат исполнения. В последнюю очередь вносят сведения о № дела, в к-м будет хранится док-т.

19. Формы регистрации документов

Сущ-ет 3 формы рег-ции док-в:

1) Журнальная. Удобна для рег-ции небольшого кол-ва док-в. Прим-ют также для рег-ции конф-ных док-в, док-в и бланков строгой отчетности, а также для рег-ции заявл. гр-н.

Недостатки: рег-ть в журнале может только 1 чел., поэт. рег-ция большого кол-ва док-в занимает много времени; затрудняет справоч. работу с док-ми; затрудняет передачу данных о док-те в стр. подр-ния; затрудняет проведение срокового контроля за исполнением док-в.

2) Карточная. Основана на применении регистрационно - контрольной карточки. Используют готовые типографские РКК или изготовленные самостоятельно. РКК представляет собой трафорет с заранее внесенными данными, к-е нужны для рег-ции док-в.

Недостатки: занимает много места при хранении; заполняется вручную.

Преимущества: рег-цией с помощью РКК однов-но могут заниматься несколько чел.-к; карточки можно систематизировать по различным признакам; позволяет 1 экз. РКК поместить в сроковую картотеку, что упрощает проведение срокового контроля.

3) Автоматизированная. Использование комп. Программы в основе, к-й лежит использование формы ручной РКК.

Преимущества: упрощает процесс орг-ции контроля исполнения док-в; на основе базы данных легко ведется спр-инф. работа; если в орг-ции существует локальная сеть, то рег-ция док-в может произ-ся на разных рабочих местах.

Недостатки: работа ПК зависит от электроэнергии, если будет сбой, регит-ция док-в невозможна; если поток док-в большой, а регист-ет 1 чел. - сильно влияет на затраты времени.

20. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших ф-ций упр-я, целью к-й явл-ся содействие своевременному и качественному исполнению док-в, обеспечение получения аналитической инф-ции, необходимой для оценки деят-ти струк. подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения (осуществляет рук-ль (орг-ции или струк. подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос);

контроль за сроками исполнения задания (осущ-ся в крупной орг-ции подразделением или группой контроля, входящей в службу ДОУ. Контроль за сроками исполнения док-в включает в себя несколько последовательных этапов: постановку докув на контроль; проверку своевременности доведения докв до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие док-в с контроля;

учет и обобщение результатов контроля исполнения док-в.

Сроковый контроль делится на подвиды:

1) текущий - ежедневная подготовка сведений о док-х срок исполнения, к-х истекает сегодня. Текущий контроль осущ-т секретарь ежедневно в начале раб. дня. Осущ-ся это при помощи сроковой картотеки или регистр. формы, в к-й указан срок исполнения док-в.

2) предупредительный - осущ-ся также ежед-но, но при этом составл-ся сводки и предупр-ся исполнители по док-м срок исполнения, к-х закан-ся черз 3-4 дня. Этот вид контроля позволяет либо перенести сроки, либо заменить исполнителя.

3) итоговый контроль - проводится ежемесячно, представляет собой аналит-е обобщение документооборота и тр. дисц. в орг-ции.

Размещено на Allbest.ru