Виды и правила составления управленческих документов, используемых в документировании деятельности организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Знакомство с учреждением, его структурой. Задачи, функции и структура учреждения

2. Изучение нормативно-методических документов организации, регламентирующих документирование ее деятельности. Правила составления и оформления документов

2.1 Организационные и нормативно-методические документы организации

2.2 Анализ бланков документов

2.3 Система документации организации. Особенности оформления документов

3. Особенности оформления документов

3.1 Особенности оформления распорядительных документов

3.2 Особенности оформления информационно-справочных документов

3.3 Особенности оформления организационных документов

3.2 Особенности оформления служебных писем

Заключение

Список литературы

Введение

Введение

Учебная практика является составной частью основной образовательной программы подготовки будущих специалистов. Учебная практика для студентов является важнейшим этапом в подготовке и аттестации и проводится в организациях различных форм собственности и видов осуществляемой деятельности. Учебная практика является этапом учебного процесса, к ней допускаются студенты, изучившие теоретический курс по специальности «Документоведение».

Прохождение учебной практики является важным элементом учебного процесса по подготовке специалиста. Во время её прохождения будущий специалист применяет полученные в процессе обучения знания, умения и навыки на практике.

Основной целью учебной практики является приобретение первых практических навыков работы по избранной специальности (составление и оформление различных видов управленческих документов, функционирующих в организации).

Достижению цели способствует решение следующих задач:

- знакомство с реальной практической работой организации, изучение и анализ его документации и документационного обеспечения управления;

- закрепление и углубление теоретических знаний, полученных при изучении курса «Документоведение»;

- проработка одного из теоретических вопросов, связанного с целями практики и деятельностью конкретного учреждения, на котором проводится практика;

- изучение состава видов управленческих документов, используемых в документировании деятельности конкретной организации, порядка и особенностей их составления.



1. Знакомство с учреждением, его структурой. Задачи, функции и структура учреждения

Открытое акционерное общество «Северо-Западный Телеком» - крупнейший оператор фиксированной связи на телекоммуникационном рынке Северо-Западного федерального округа России. СЗФО является одним из наиболее развитых как в экономическом, так и в телекоммуникационном отношении федеральных округов России: численность населения - 13,6 млн. человек, при этом 82% населения проживают в городах - это самый высокий показатель урбанизации среди федеральных округов. Уровень проникновения телекоммуникационных услуг в значительно выше среднероссийских: проникновение ШПД - 34%, а телефонная плотность - 39 ОТА на 100 жителей.

ОАО «Северо-Западный Телеком» предоставляет широкий выбор телекоммуникационных услуг, включая местную и внутризоновую телефонную связь, услуги передачи данных, доступа в Интернет, аренды каналов, IP-TV, ЦОВ и др., обеспечивает возможность доступа к услугам междугородной и международной телефонной связи операторов дальней связи на всей лицензионной территории. По итогам 2009 г. на телекоммуникационном рынке СЗФО ОАО «СЗТ» занимает 74% рынка в сегменте местной связи, 90% рынка в сегменте внутризоновой связи и порядка 47% рынка (с учетом дочерних компаний) в сегменте широкополосного доступа. ОАО «Северо-Западный Телеком» обслуживает более 4,5 млн. абонентов фиксированной связи, более 900 тыс. пользователей услуг широкополосного доступа в Интернет, а также таксофонную сеть, охватывающую все самые удаленные и малонаселенные пункты Северо-Запада. Цифровизация местной сети приближается к 70%. Компания обладает мощной транспортной инфраструктурой, объединяющей в единую сеть все регионы Северо-Запада:

общая протяженность телефонных линий ОАО «СЗТ» превышает 200 тыс. км, из которых почти 30 тыс. км - это современные, волоконно-оптические линии связи.

Обыкновенные и привилегированные акции ОАО «СЗТ» обращаются на крупнейших российских фондовых биржах - ФБ «ММВБ» и ФБ «РТС». Обществом реализована программа выпуска АДР первого уровня на обыкновенные акции, которые обращаются на внебиржевом рынке США, Франкфуртской и Берлинской фондовых биржах. Банк-депозитарий - J.P. Morgan. Главной целью Общества является предоставление всех видов телекоммуникационных услуг населению и организациям Северо-запада России во взаимодействии с местными и федеральными органами власти, применяя современные технологии, используя труд квалифицированных сотрудников, сохраняя лидирующие позиции среди операторов связи. ОАО «СЗТ» является одной из крупнейших телекоммуникационных компаний России и предоставляет следующие виды телекоммуникационных и дополнительных услуг на территории Северо-западного федерального округа:

- услуги местной и внутризоновой связи

- услуги доступа к сети Интернет

- услуги сети передачи данных

- услуги по построению VPN-сетей

- услуги интеллектуальной сети связи

- услуги организации аудио - видео-конференц связи

- услуги кабельного телевидения

- справочно-информационные услуги

- услуги IP-TV

- услуги по предоставлению в аренду физических каналов и трактов связи

- услуги доступа к услугам междугородной (международной) телефонной связи операторов дальней связи

Головной офис ОАО «СЗТ» в Мурманской области находится по адресу: 183038, г. Мурманск, ул. Ленинградская 27, Телефон 118

2. Изучение нормативно-методических документов организации, регламентирующих документирование ее деятельности. Правила составления и оформления документов.

2.1 Организационные и нормативно-методические документы организации

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д.

Уставы - это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.

Текст устава состоит из разделов:

- общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);

- организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);

- регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

- финансово-материальная база (определение размеров основных оборотных средств, источники, порядок распоряжения средств и ценностями);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации и ответственность по делам государственной власти.

Уставы общественных организаций по делам организации.

Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).

Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Должностные инструкции

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

- инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

- должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

Положения бывают:

- индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

- типовые - о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет текст положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляют на утверждении руководителю предприятия.

Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.

Штатное расписание

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.

Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.

Положение о службе делопроизводства

Положение о службе делопроизводства ОАО «СЗТ» создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в соответствии с УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями».

Номенклатура дел

Порядок систематизации документов в ОАО «СЗТ» закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 «Основных правил работы архивов организаций».

2.2 Анализ бланков документов

Служебные документы составляются на бланках. Применяются два вида бланка документов, это формат А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Бланки изготавливаются на белой или светлой бумаге.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный ( по верхнему полю). Бланки с угловым расположением реквизитов лучше, так как экономно используется свободная площадь документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Для письма используется отдельный бланк.

Общий бланки содержат следующие реквизиты и их последовательность: герб или эмблемы располагаются над названием организации. Сведения об организации, а также место составления, дата и номер документа располагают одним из двух способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Общий бланк организации включает в себя эмблему, наименование организации, дату и место составления или издания документа.

Бланк письма включает в себя герб или эмблему, код организации, ОГРН юридического лица, код формы документа, наименование организации.

Если документы изготавливаются на двух и более страницах, вторую и следующие пронумеровывают. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

Эмблема организации помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляются по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Указывают:

- данные об организации: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты)

- наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

- датой документа, это дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события;

- регистрационный номер документа, это его порядкового номера, который дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте.

- ссылка на регистрационный номер и дату документа, это регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.

- место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления.

- адресата - организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

- отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется так: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

- «подпись» включает в себя: наименование должности лица, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

- согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.

- печать заверяет подпись должностного лица на документах, удостоверяет права лиц, фиксирует факты, связанные с финансовыми средствами и другое Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 2004. 45-47 с..

2.3 Система документации организации. Особенности оформления документов

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации в ОАО СЗ «Телеком», представлена:

| Вид документа |Разновидности документа |

|Инструкция |Инструкция по документационному обеспечению управления |

| |Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др. |

|Должностная инструкция |Должностная инструкция специалиста 2-й категории |

| |Должностная инструкция кассира и др. |

|Положение |Положение об отделе |

| |Положение о совете директоров и др. |

|Регламент |Регламент коллегии |

| |Регламент работы руководства и др. |

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации в ОАО СЗ «Телеком», представлена:

| Вид документа |Разновидности документа |

|План |План мероприятий по выполнению постановления… |

| |План социально-экономического развития коллектива организации |

| |План работы совета директоров |

| |Бизнес-план |

| |План работы отдела |

| |Индивидуальный план работы и др. |

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы в ОАО СЗ «Телеком», представлены:

| Вид документа |Разновидности документа |

|Приказ |Приказ о распределении обязанностей между руководством |

| |Приказ о создании филиала (отделения, представительства) |

| |Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции) |

| |Приказ о финансировании работ… |

| |Приказ о приеме на работу |

| |Приказ о командировании и др. |

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, - это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу - включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Система отчетной документации в ОАО СЗ «Телеком», представлена:

|Вид документа |Разновидности документа |

|Отчет |Отчет о научно-исследовательской работе |

| |Отчет о командировке |

| |Отчет о работе структурного подразделения |

| |Отчет о проведении рекламной кампании и др. |

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов - доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников.

Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др.

Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось.

Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Информационно-справочные документы в ОАО СЗ «Телеком», представлены:

|Вид документа |Разновидности документа |

|Акт |Акт ревизии |

| |Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности |

| |Акт приема-передачи дел |

| |Акт экспертизы и др. |

| | |

|Письмо |Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора |

| |Письмо (претензия) о нарушении условий договора |

| |Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара) |

| |Письмо (приглашение) об участии в выставке и др. |

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Система договорной документации в ОАО СЗ «Телеком», представлена:

|Вид документа |Разновидности документа |

|Договор |Договор купли-продажи |

| |Договор поставки |

| |Договор аренды (договор субаренды) |

| |Договор подряда (договор субподряда) |

| |Договор комиссии |

| |Договор перевозки и др. |



3. Особенности оформления документов

При оформлении документов в ОАО «СЗТ» соблюдаются правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов в ОАО «СЗТ» используют стандартные возможности текстового редактора Word, размер кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, ТimesNewRoman размером 12, 13, 14 через 1--2 интервала. Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги)* и реквизитам документа.

Унифицированных формы документов применяют бумагу форматов: А3 - 297 х 420мм, А4 - 210 х 297мм, А5 - 148 х 210мм, А6 - 150 х 148мм. Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5.

Все документы заверяются печатью организации.

- При заверении соответствия копии документа, подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

- отметка об исполнителе содержит информацию о исполнителе документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит в себя такие данные, как дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

- отметка о поступлении документа в организацию включает в себя очередной порядковый номер и дату поступления документа.

- идентификатором электронной копии документа служит отметка (колонтитул), которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во “Юридический колледж МГУ», 2004. -72-75 с..

3.1 Особенности оформления распорядительных документов

документирование бланк служебный письмо

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Схема подготовки распорядительных документов:

- всесторонне изучение вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

3.2 Особенности оформления информационно-справочных документов

Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2008. С. 55..

3.3 Особенности оформления организационных документов

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.



3.4 Особенности оформления служебных писем

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1, 5 или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут.

Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Реквизит «Адресат» оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

При направлении конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, Ф.И.О. - в дательном.

Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают наименование предприятия.

В реквизит «Адресат» может входить и почтовый адрес организации.

При отправлении письма частному лицу вначале пишут адрес, фамилию, инициалы (или имя, отчество полностью).

Элементы реквизита «Адресат» отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают остальные. Если документ, направляют более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.

Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например: просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа - «Организация сообщает…», от третьего лица множественного числа - «Педагогический коллектив и ученики школы приглашают…», от первого лица единственного лица - «Прошу…», от первого лица множественного числа - «Просим…».

Письмо оформляют в двух экземплярах (факс - в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело.

К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1, 5-2 интервала) пишут слово Приложение (от начального поля, с большой буквы).

Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия - 2-е положение табулятора или печатных 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

На входящих письмах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руководителя.

Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается то, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами «Адресат» и «Текст» или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, Ф.И.О.

Заключение

Учебная практика проходила в соответствии с программой и тематическим планом учебной практики. Мне практика помогла научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы в ОАО Северо-Западный «Телеком».

Я поняла, что на практике будет востребована основная часть знаний, полученных мной на занятиях. Я осознала, что в настоящий момент, время быстрого обновления законодательной базы, нельзя недооценивать значения электронных информационных систем, таких как правовая система «Гарант». Также большую помощь в решении поставленных задач оказала мировая сеть Интернет, в которой можно в настоящее время найти множество полезной информации в документооборота, а также, которая является средством деловой электронной переписки.

Из всей проделанной работы можно сделать объективно верный вывод о необходимости проведения впредь практических работ студентов. Данный метод подачи знаний отличается наглядностью и высокой степенью усвоения материала. Студент на практике получает определённые навыки работы и впитывает в себя опыт и знания уже в должной степени квалифицированных специалистов. Руководители практики направляют в нужное русло силы студентов-практикантов, указывают им наиболее благоприятные для получения новых знаний направления работы. В результате совместного труда руководителей практики от кафедры и организации значительно повышается степень образованности и качество знаний студента-практиканта. Во время работы в ОАО СЗ «Телеком» я приобрела определенный практический опыт в организации и управления делопроизводством и работы с документами, закрепила и углубила теоретические знания, полученные при обучении в академии, опыт работы по оформлению и заполнению различной документации, приобрела определенные навыки работы с нормативными и методическими материалами. Приобрела навыки для решения задач, связанных с эффективным использованием систем электронного документооборота.

Я считаю, что в целом учебная практика прошла успешно, и, что цели и задачи, поставленные перед выходом на учебную практику, достигнуты.

Cписок литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 2005. - 272 с.

2. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.- М., ИНФРА-М, 2004. - 36 с.

3. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы// Секретарское дело 2003. №2. С. 21-25.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 2002. - 194 с.

5. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 2004. - 285 с.

6. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2003. - 208 с.

7. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 271 с.

8. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 2-е, испр. и доп. - М.; ЗАО «Бизнес - школа», «Интел-Синтез», 2004. - 226 с.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО. Бизнес-школа. «Интел-Синтез», 2006. - 365 с.

10. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др.

Размещено на Allbest.ru