Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Содержание

бухгалтерский учет подотчетный документация

Введение

1. Теоретическое и методологическое обоснование организации учета расчетов с подотчетными лицами

2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

2.1 Задачи учета

2.2 Первичный учет

2.3 Синтетический и аналитический учет

2.4 Отчетность

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости расчета командировочных расходов по территории Российской Федерации и за границу, административно-хозяйственных и представительских затрат, а также затрат на приобретение и оприходование материальных ценностей или оплат работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами.

В настоящее время тема работы весьма актуальна, так как у организации возникает периодическая потребность в приобретении товаров за наличный расчет, а также выдача наличных денег на командировочные расходы, операционные расходы, что вызывает необходимость ведения учет расчетов с подотчетными лицами.

В деятельности любой организации расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д..

В данной курсовой работе при рассмотрении организации расчетов с подотчетными лицами я хочу дать теоретическое и методологическое обоснование темы и обратить внимание на следующие вопросы:

- задачи учета,

- первичный учет,

- синтетический и аналитический учет,

- отчетность.

1. Теоретическое и методологическое обоснование учета расчетов с подотчетными лицами

Для выполнения различных хозяйственных и других поручений предприятия выдают наличные денежные суммы под отчет отдельным лицам. Работники, получившие эти средства, считаются подотчетными лицами.

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов, материалов. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы.

Тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Большинство публикаций на данную тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Статьи и публикации в периодической печати о закупке товарно-материальных ценностей - явление довольно-таки редкое.

При выдаче денежных средств организация обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается согласно нормативной документации;

- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

- выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

- цель командировки;

- кто направляется в командировку;

- место командировки;

- срок командировки;

- какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

- условия командировке за пределами России;

- порядок оформления командировки;

- порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

- покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

- осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

- подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по корой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

- участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

- другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

- для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

- наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

- командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

- фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

- днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

- перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

- организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

- по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Расчеты по командировке - казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит о командировочных расходах.

Многие бухгалтеры сталкиваются с тем, что налоговая инспекция отказывалась считать расходы организации командировками лишь потому, что поездка неправильно оформлена - не составлено командировочное удостоверение. В письме Минфина РФ от 06.12.2002 №16-00-16 /158 говорится, что если организация оформила командировку приказом, то вовсе необязательно выдавать ещё и командировочное удостоверение.

Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Согласно пункту 4 Инструкции 62, командировка не должна длиться более 40 дней, не считая времени, пока сотрудник находится в пути.

Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс, положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы.

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на:

- официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Множество периодической литературы посвящены различным ошибкам и проблемам, связанных с отражением расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете и отчетности.

Типичная бухгалтерская ошибка - списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без оприходования. Неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей грозит фирме штрафом от 5000 до 15 000 рублей в зависимости от того, в скольких налоговых периодах допускалось нарушение (ст. 120 НК РФ).

Неправильный учет командировочных: работнику возмещаются только расходы на проезд до места командировки и обратно. Расходы на пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. Но очень часто в авансовые отчеты включают расходы на проезд в автобусе или троллейбусе с приложением талонов. Кроме того, за счет суточных должны покрываться также затраты на пользование мини-баром, питание, стоимость конфет и печенья к чаю при обслуживании в гостиницах.

При командировках за границу часто встречается ошибка, когда работник тратит выданную под отчет валюту на иные цели, например на проведение платежей по внешнеэкономическим сделкам или покупку материальных ценностей. Налоговики будут трактовать эти затраты как использование валюты на личные нужды.

Обращаем внимание на то, что для правильного отражения расчетов с сотрудниками, отправленными в командировку, прежде всего нужно учитывать цель командировки. Ведь расходы на непроизводственные командировки (например, поездки, связанные с лечением сотрудников, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения) относятся к прочим и не учитываются при исчислении налога на прибыль.

2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

2.1 Задачи учета

Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1) своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2) документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3) контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

2.2 Первичный учет

Первичными документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются:

1. документы, которые составляются в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. Это приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы, которые командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Также, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· идентификационный номер (ИНН)

· заводской номер ККМ;

· порядковый номер чека;

· дата и время покупки;

· стоимость (цену) покупки;

· признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ "О бухгалтерском учёте" должен содержать следующие реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции

· измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте-фактуре должны быть указаны:

· порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

· наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

· идентификационный номер продавца (ИНН);

· наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

· идентификационный номер покупателя (ИНН);

· наименование товара (работы, услуги);

· стоимость (цена) товара (работ, услуг);

· налоговая ставка;

· сумма налога на добавленную стоимость;

· страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации (Приложение 7).

3. Итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

С 1 января 2002 года постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 года №55 введена в действие унифицированная форма первичной учетной документации №АО-1 "Авансовый отчет", которая применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

Рис 1. Схема первичной документации

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации. Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК РФ.

Ежемесячно итоги из журнала - ордера №7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

2.3 Синтетический и аналитический учет

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется самостоятельный синтетический счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами ". Он является активно-пасивным.

По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту -- расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым и кредитовым. Дебетовый остаток показывает дебиторскую задолженность работника перед организацией, а кредитовый -- кредиторскую задолженность организации перед работником.

Предприятия всех отраслей, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства в журнале-ордере № 7. В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей. Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется линейно-позиционным способом.

При отражении хозяйственных операций делаются бухгалтерские записи:

Содержание хозяйственной операции	Первичный документ	Д	К
Выданы подотчетному лицу денежные средства из кассы	РКО, служебная записка, приказ руководителя	71	50
Выданы подотчетному лицу денежные средства с расчетного счета в отделении банка	Банковская выписка, служебная записка, приказ руководителя	71	51
Приобретены за счет подотчетной суммы материалы (при отсутствии у подотчетного лица доверенности)	Авансовый отчет и оправдательные документы (квитанции, чеки)	10	71
Отражен "входящий" НДС (при отсутствии у подотчетного лица доверенности)	Авансовый отчет	19	71
"Входящий" НДС списан на расходы организации (при отсутствии у подотчетного лица доверенности)	Бухгалтерская справка	91	19
Приняты к учету материалы, приобретенные подотчетным лицом (при наличии у подотчетного лица доверенности)	Авансовый отчет и оправдательные документы (квитанции, чеки)	10	60
Отражен "входящий" НДС (при наличии у подотчетного лица доверенности)	Счет-фактура, приложенная к авансовому отчету	19	60
Принят к зачету "входящий" НДС (при наличии у подотчетного лица доверенности)	Счет-фактура	68	19
Неизрасходованные средства возвращены в кассу	ПКО, авансовый отчет	50	71
Списаны не возвращенные подотчетным лицом суммы на недостачи и потери от порчи ценностей	Приказ, бухгалтерская справка	94	71
Удержаны не возвращенные подотчетным лицом суммы из его заработной платы	Приказ, бухгалтерская справка	70	94
Сумма, не возвращенная подотчетным лицом, предъявлена к взысканию	Приказ, бухгалтерская справка	73	94
Списана на убытки сумма, которую невозможно взыскать с подотчетного лица	Приказ, бухгалтерская справка	99	94

2.4 Отчетность

Бухгалтерская отчетность -- это единая система данных об организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Она составляется на основе данных бухгалтерского учета. Бухгалтерская отчетность состоит из:

* Бухгалтерского баланса (форма № 1);

* Отчета о прибылях и убытках (форма № 2);

* Отчета об изменениях капитала (форма № 3);

* Отчета о движении денежных средств (форма № 4);

* Приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

* Пояснительной записки;

* Аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она подлежит обязательному аудиту. Представляемая бухгалтерская отчетность прилагается к сопроводительному письму организации, оформленному в установленном порядке и содержащему информацию о составе представляемой бухгалтерской отчетности.

При составлении бухгалтерской отчетности должны соблюдаться следующие общие требования:

1)полнота: в бухгалтерскую отчетность должны включаться показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении;

2)существенность: организация может отражать отдельные показатели дополнительной строкой, если они существенны (существенность -- 5%и выше от общего итога показателя данных)и если нераскрытие данного показателя может повлиять на экономическое решения пользователей, принимаемые на основе отчетной информации;

3)нейтральность,

4)достоверность: сведения, приводимые в отчетности, должны быть обоснованы и подтверждены результатами инвентаризации и заключением независимой аудиторской фирмы;

5)своевременность: представление отчетности в соответствующие инстанции в установленные сроки;

6)доступность: отчетность должна быть доступна всем заинтересованным пользователям бухгалтерской отчетности;

7)тождественность: равенство данных синтетического и аналитического учета;

8)сопоставимость отчетных данных с данными за период, предшествующий отчетному;

9)публичность: опубликование финансовой отчетности в газетах, журналах, буклетах и других печатных изданиях, доступных пользователям бухгалтерской отчетности.

При составлении и представлении бухгалтерской отчетности следует руководствоваться Законом "О бухгалтерском учете "; Положением по бухгалтерскому учете (ПБУ 4/99)"Бухгалтерская отчетность организации " и другими стандартами; Планом счетов бухгалтерского учета, Приказом Минфина "О формах бухгалтерской отчетности и указания о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности " от 22 июля 2003 г. № 67н.

Как уже известно в журнале ордере №7 собираются суммы по авансовым отчетам. Ежемесячно итоги из этого журнала-ордера переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой.

Общее требование к ведению учета - это соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и всех аналитических счетов, открытых к данному счету. Выполнение данного требования реализуется на практике при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц, и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников. Затем данные из Главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую - по строке 628.

Отражение расчетов с подотчетными лицами в Отчете о финансовых результатах зависит от вида расходов, к которым относятся затраты, связанные с расчетами с подотчетными лицами: общепроизводственные расходы, с отнесением на себестоимость реализованной продукции, управленческие расходы (стр. 040 формы №2 раздела I "Финансовые результаты"), административные расходы, расходы на сбыт(030), прочие операционные затраты (стр. 090). В разделе II "Элементы операционных затрат" затраты, связанные с расчетами с подотчетными лицами найдут отражение в строке 270 "Прочие операционные затраты".

Также выданные подотчетные суммы заносятся в форму №4 Отчет о движении денежных средств по строке 160.

Заключение

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Поэтому практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой учета расчетов с подотчетными лицами.

Для правильного учета расчетов с подотчетными лицами необходимо:

соблюдать законодательство, требования к бухгалтерскому учету,

вести своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы,

соблюдать документальную обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат,

контролировать экономичное и рациональное использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

В результате правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Список использованной литературы

1. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2003.-№4.-с.72-78

2. Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет. - М.: "Юнити", 2002, 587с.

3. Богаченко В.М., Кирилова Н.А., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет. Учебное пособие .- Ростов на Дону : Феникс, 2004.-576с.

4. Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет.-2000.-№4.-с.3-9

5. Глинистый В.Д. Ответы на вопросы // Налоговый вестник.-2003.-№6.-с.112-118

6. Гущина И.Э. Бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов организации.// Новое в бухгалтерском учете и отчетности.-2003.-№23.-с.39-46

7. Курилова О. Расчеты с подотчетными лицами // Журнал "Московский бухгалтер",издательство "Бератор-Пресс"

8. Лытнева Н.А., Малявкина Л.И., Федорова Т.В. Бухгалтерский учет. М.: Форум: Инфра-М, 2006. - 496 с.

9. Соколова Е.С., Бухгалтерская (финансовая) отчетность /

10. Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М ., 2004 - 83 с.

11. Тимофеева Т.В. Деньги "под отчет"// Бухгалтерская газета от 06.10.2007 г.

12. Ф.Н. Филина журнал Расчеты с персоналом торговой фирмы// Российский бухгалтер от 24.01.07

Размещено на Allbest.ru