Особенности составления и оформления документов по организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Изложите особенности составления и оформления по организации документов

документ распорядительный делопроизводство протокол

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Важнейшим носителем информации, т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека выступает документ. Документ определен как “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве”. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.

Связывая процесс управления с документированием, следует отметить, что он включает такие основные документируемые операции, как: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации; хранение и поиск информации.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Документами называются соответствующим образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которые оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется дело производством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.

Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы:

- организационные документы - устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;

- распорядительные документы - приказ, распоряжение, указание, инструкция;

- информационно-справочные документы - протокол, акт, письмо, док ладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.

Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

При создании документа на нескольких языках, реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную часть реквизита “Cсылка на индекс и дату входящего документа”, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты “ Наименование вида документа” и “Место составления или издания”.

Стандарты на формуляры - образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 “ УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов”.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр - образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводи мая формуляром - образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 “УСД” документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным на бором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.

В перечень реквизитов ОРД входят следующие.

1 Государственный герб.

2 Эмблема организации, учреждения, предприятия.

3 Изображение наград.

4 Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударст венному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5 Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).

6 Наименование министерства или ведомства.

7 Наименование учреждения, организации, предприятия.

8 Наименование структурного подразделения.

9 Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

10 Название вида документа.

11 Дата.

12 Индекс.

13 Ссылка на индекс и дату входящего документа.

14 Место составления или издания.

15 Гриф ограничения доступа к документу.

16 Адресат.

17 Гриф утверждения.

18 Резолюция.

19 Заголовок к тексту.

20 Отметка о контроле.

21 Текст.

22 Отметка о наличии приложения.

23 Подпись.

24 Гриф согласования.

25 Визы.

26 Печать.

27 Отметка о заверении копий.

28 Фамилия исполнителя и номер телефона.

29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

30 Отметка о переносе данных на машинный носитель.

31 Отметка о поступлении.

32 Предупредительный знак.

2. Опишите организационные формы делопроизводства

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.

При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации делопроизводства при меняется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Но наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной структурной части учреждения.

Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

3. Опишите средства организационной техники для составления и оформления текстовых документов

Минимальный набор оборудования рабочего места секретаря включает в себя: компьютер, телефонный аппарат или мини-АТС (может добавиться селектор), копировальный аппарат, степлер (сшиватель документов) и факс. Кроме того, на столе должны находиться: настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с обычными канцелярскими принадлежностями (ножницами, ножом для бумаг, ручками различных видов и цветов, карандашами, клеящими карандашами и др.) и блокнот для записей.

Особое значение должно придаваться оборудованию рабочего места оргтехникой, которая сокращает время и трудовые затраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. На столе, где расположен компьютер, или рядом с ним располагается принтер.

Принтер должен быть в пределах досягаемости секретаря. Это важно и из соображений конфиденциальности.

В современных офисах компьютер секретаря связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети организации, а в случае приема-передачи факсов и электрон ной почты необходимо иметь выход в Интернет.

Все служебные документы во время работы секретаря должны лежать определенным образом. Поступившие и необходимые постоянно должны находиться на так называемой рабочей плоскости стола, а используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах.

На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Информация должна быть четко систематизирована, чтобы секретарь в нужный момент мог быстро ее найти, определив по установленному в организации индексу, в каком ящике и папке находится нужный документ. Очень удобно, когда все дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, имеют яркую маркировку, различную по расцветке, и специальные отметки, номера дел по номенклатуре.

Секретарь должен иметь следующие справочники:

подробную карту города;

телефонный справочник с адресами и телефонами организаций;

справочник внутренних организаций;

справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников;

словарь русского и белорусского языков;

справочник адресов Интернета;

иностранные словари.

Вспомогательная зона оборудуется шкафами (лучше все го встроенными) для хранения дел, платяным шкафом и сейфом. Желательно для оформления интерьера приемной найти место живым растениям, которые являются природными очистителями воздуха в помещениях, снижают уровень шума (в офисах с постоянно работающими компьютерами).

4. Составьте и оформите протокол (общего собрания)

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КАМЕРОН»

ПРОТОКОЛ

15.11.2010 №16

г. Лида

общего собрания

Председатель - О.С. Петрова

Секретарь - П.В. Сидоров

Присутствовали: 7 человек (О.Л. Рыжова, А.С. Сидорова, Р.Л. Белова, А.Н. Новикова, И.А. Мисюкевич, О.Н. Осипович, Е.А. Радюк)

Повестка дня:

1. О рассмотрении номенклатуры дел Министерства образования Республики Беларусь.

Информация зав. общим отделом А.С. Сидоровой.

2. О подготовке документов к передаче на государственное хранение.

Информация зав. архивом Р.Л. Беловой.

1. СЛУШАЛИ:

Рыжова О.Л. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Сидорова А.С. - Информация о номенклатуре дел Министерства образования Республики Беларусь.

ПОСТАНОВИЛИ:

Рассмотреть номенклатуру дел Министерства образования Республики Беларусь

2. СЛУШАЛИ:

Осипович О.Н. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Белова Р.Л. - Информация о подготовке документов к передаче на государственное хранение.

ПОСТАНОВИЛИ:

Подготовить и передать документы на государственное хранение.

Председатель (подпись) О.С. Петрова

Секретарь (подпись) П.В. Сидоров

Вдело №03-01

(подпись)

16.11.2010

Список использованных источников