Организация документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Организация документооборота и его характеристика. Пути совершенствования документооборота

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Он выполняет все функции системы коммуникации в учреждении. Его цель - обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.

Для оценки и анализа документооборота применяются качественные и количественные показатели.

Качественные показатели:

· используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);

· организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);

· особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).

Количественные показатели:

· объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц);

· удельный вес каждой группы документов в общем документообороте;

· плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;

· физический объем конкретного документа - размер его текста;

· продолжительность документооборота - скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота.

Для рационального документооборота следует руководствоваться следующими принципами:

Прямоточность предполагает, что перемещение документов должно осуществляться по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений

1. Непрерывность подразумевает непрерывную подачу документов на тот уровень, на котором по ним принимается решение.

2. Ритмичность означает равномерность движения потоков документов, подчинение его наиболее приемлемому ритму движения.

3. Параллельность предполагает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа - сократить время прохождения документа.

4. Пропорциональность подразумевает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов.

5. Самостоятельность и ответственность означают, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и других - необходимо исходить из функций организации и ее структурных подразделений, компетенции работников.

Среди методов совершенствования документооборота можно выделить две группы: сокращение объема документооборота и совершенствование технологии документооборота.

документооборот реквизит письмо международный

2. Каковы назначение и оформление реквизитов «Специальные почтовые отметки» и «Уведомление и конфиденциальности» в письме международного образца? Допускается ли в реквизите «Подпись» замена сокращений «И.О.», «Зам.» знаком «/» или предлогом «за»? Как оформляется реквизит «Гриф утверждения» в случае, когда организационные документы (уставы, положения, инструкции и др.) утверждают распорядительным документом?

Специальные почтовые отметки.

Письмо, посылаемое специальной почтой, может иметь указание под строкой с датой, например:

Уведомление о конфиденциальности

Данный реквизит означает, что письмо должен вскрыть адресат или доверенное лицо. Запись делается по датой или адресом, а также на конверте, например:

В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования», указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

В случае, когда организационные документы (уставы, положения, инструкции и др.) утверждают распорядительным документом, реквизит «Гриф утверждения» оформляется следующим образом: пишется слово УТВЕРЖДЕНО (прописными буквами без кавычек и пробелов), указываются вид распорядительного документа в именительном падеже, его номер и дата.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра информации

Республики Беларусь

25.06.2008 №22

3. Когда заводят личное дело на работника и какие документы оно включает? Автобиография, порядок оформления. Какие обязательные реквизиты должна содержать автобиография? Можно ли вместо автобиографии включать в личное дело резюме?

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения личного дела - 75 лет. Личные дела заводятся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

В личном деле документы группируются в такой последовательности:

· внутренняя опись документов личного дела;

· личный листок по учету кадров;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· автобиография;

· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

· заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа о приеме на работу.

При формировании личных дел отдельных категорий работников дополнительно включают такие документы, как:

· декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций);

· обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций);

· контракт (для государственных служащих), анкета;

· копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

· договор о материальной ответственности и др.

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики, списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении; копии приказов о переводе, увольнении, присвоении классов, разрядов и т.д.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

Автобиография - документ, содержащий краткое изложение этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.

Она составляется работником собственноручно, разборчиво в произвольной форме от первого лица без исправлений и помарок на листе бумаги формата А4.

В автобиографии обязательно указываются следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество (если изменялись, то указать прежние);

- дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т.д.);

- полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

- специальность по образованию;

- трудовая деятельность (периоды работы, места работы, должности, место работы в настоящее время, занимаемая должность);

- информация об общественной работе;

- отношение к воинской службе и воинское звание (когда и в качестве кого работник проходил службу);

- наличие правительственных и других наград;

- данные о семейном положении, совместно проживающих родственниках.

Автобиография подписывается составителем и датируется. Она не заверяется подписями должностных лиц и печатями.

По форме и содержанию резюме отчасти схоже с автобиографией, оно пишется в свободной форме.

Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. №2 не требуется составление резюме, а автобиография обязательна для включения в личное дело. В связи с этим, в личное дело вместо автобиографии не следует включать резюме.

Список источников

1 Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: утв. М-вом юстиции Респ. Беларусь 19.01.09. - 73 с.

2 Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха / под. ред. В.В. Паневчика. - Мн: БГЭУ, 2008. - 318 с.

3 Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: практикум / В.В. Паневчик, С.В. Некраха. 2-е изд. - Мн: БГЭУ, 2004. - 347 с.

4 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: СТБ 6.38-2004. - Введ. 01.07.2005. - Минск: Бел. гос. ин-т стандартизации и сертификации, 2005. - 15 с.

Размещено на Allbest.ru