Исходящие документы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РК

Колледж КазГЮУ г. Актобе

Контрольная работа

по дисциплине «Делопроизводство»

Тема:

Исходящие документы

2011 г.

План:

Введение

1. Порядок регистрации исходящих документов

2. Примеры исходящих документов

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Исходящими документами называются официальные документы, отправляемые из организации.

Этапами обработки исходящих документов являются:

* Составление проекта документа исполнителем

* Проверка правильности оформления проекта документа

* Подписание документа руководителем (либо утверждение)

* Регистрация документа

* Отправка документа адресату

* Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело (наряд).

1. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы составляются в 2-х экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

2. Проверка правильности исходящего документа осуществляется секретарем или работником службы делопроизводства.

3. Подготовленный проект документа предоставляется на подпись руководителю организации.

4. После подписания руководителем документ передается в отдел делопроизводства для регистрации и отправки.

Порядок работы с исходящей корреспонденцией состоит из следующих операций:

* проверка наличия всех элементов почтового адреса - фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи;

* проверка соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства;

* проверка наличия указанных в документах приложений и подписей.

* на письмах с несколькими адресами проверка наличия отметок, сделанных исполнителем, напротив наименования того адресата, которому направляется данный экземпляр письма;

* регистрация поступивших на отправку документов.

* сортировка, адресование и вложение в конверты, взвешивания, маркирования и проставление стоимости отправления, составление описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи их в отделение связи.

Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу или электронной почтой. Корреспонденция, отправляемая по почте, классифицируется на простую и заказную.

Заказными бандеролями направляются дела и материалы, а исковые материалы и исполнительные документы заказными письмами либо направляются курьерами. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судом в заказных письмах с уведомлением о вручении (форма № 119).

Учитывая большой объем исходящей корреспонденции в судах общей юрисдикции, с целью установления принадлежности названного уведомления к конкретному делу на бланке уведомления о вручении размещается необходимая судам дополнительная информация в виде номера дела, даты и времени его рассмотрения.

Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. Указанный бланк уведомления подлежит возврату отправителю после получения письма адресатом.

На лицевой стороне заказных писем и бандеролей делаются отметки «судебное», «судебная повестка с уведомлением», «определение с уведомлением», «решение с уведомлением», «постановление с уведомлением» и т.д.

На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляются описи в двух экземплярах. Опись составляется отдельно на письма и на бандероли. В каждой описи регистрируется не более 35 отправлений. Один экземпляр описи сдается на почтовое отделение, второй - с соответствующей отметкой почтового отделения подшивается в хронологическом порядке в наряд.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. При регистрации простой корреспонденции, по журналу, номер присваивается в рамках одного года- с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1.

исходящий документ реквизит регистрация

1. Порядок регистрации исходящих документов

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или журнале регистрации исходящих документов.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например №5-14. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего документа, который переносится из регистрационной формы, например №5-14/346.

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6-15/345 (6 - индекс бухгалтерии, 15 - номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 - индекс отдела кадров, 14 - номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа).

Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывается название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него.

2. Примеры исходящих документов

Пример оформления исходящего документа-ответа

Эмблема ТАВАРЫСТВА З АБМЕЖАВАНАЙ АДКАЗНАСЦЮ «ПУБЛIЦЫСТ»

(ТАА «Публiцыст»)

вул. Крапоткiна, 57, 220002, г. Мiнск

тэл./факс (017) 268 66 17

Р.р. 3041223650078у ААТ «Белiнвестбанк»

г. Мiнска, код 739

14.07.2006 № 1-18/57 ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ПУБЛИЦИСТ» (ООО «Публицист»)

ул. Кропоткина, 57, 220002, г.Минск

тел./факс (017) 268 66 17

Р.с. 3041223650078 в ОАО «Белинвестбанк» г. Минска, код 739

На № 4-9/131 ад 04.07.2006

Директору ОДО «Книжный дом»

Брегеру Г.М.

ул. Я. Коласа, 34

220113, г. Минск-13

Об участии в международной книжной выставке

Уважаемый Герман Максимович!

Благодарим Вас за приглашение принять участие в международной книжной выставке, организуемой Вашей фирмой. ООО «Публицист» готово представить на выставку ряд изданий, получивших высокую оценку экспертов некоторых белорусских и российских научных учреждений и вузов.

Ждем Ваших предложений об условиях и порядке проведения выставки.

Приложение: 1. Заявка на участие в выставке на 1 л. в 1 экз.

2. Перечень изданий ООО «Публицист» для экспонирования на выставке на 3 л. в 2 экз.

С уважением, директор ООО В.Л. Перович

Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки на исходящий документ (заполненные графы выделены курсивом)

12.07.2006

Сроки сполнения

Название документа

ОДО «Книжный дом» Автор (корреспондент)

07.07.2006 № 57/1-18

Дата и индекс поступления

04.07.2006 № 4-9/131

Дата и индекс документа

О проведении международной книжной выставки

Краткое содержание

Чалому В.Н. Оформить заявку и подготовить перечень изданий общества для участия в выставке к 12.07.2006

Резолюция или кому направлен документ

Подготовлен ответ Исх. № 1-18/57 от 14.07.2006 Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

Расписка исполнителя в получении документа

Контрольные отметки

Фонд №

Опись №

Дело №

Как видно, порядковый регистрационный номер входящего документа-запроса (57) и порядковый регистрационный номер исходящего документа-ответа (57) совпадают.

После исполнения входящего документа-запроса на нем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Пример

В дело 1-18.

Подготовлен ответ.

Исх. № 1-18/57 от 14.07.2006

Подпись Чалый

14.07.2006 ООО «Публицист»

07.07.2006

№ 57/1-18

Аналогичным образом «Отметка об исполнении» заполняется в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов.

Если же исходящий документ является инициативным, то он в любом случае будет зарегистрирован на отдельной РКК. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и исходящие документы-ответы, однако в этом случае на них потребуется заполнять дополнительные экземпляры РКК. В этом случае регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера исходящего документа. Так, в указанном примере ответного документа порядковый номер ответа будет уже не 57, а например, 101. Соответственно и индекс исходящего документа будет не 1-18/57, а 1-18/101.

В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) графа «Отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответа не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «В дело» с добавлением индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК и помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов.

Пример

При журнальной форме регистрации порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и никак не связанным с порядковым номером поступления.

После регистрации 1-й экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту по назначению, а его копия (так называемый «отпуск») подшивается в соответствующее дело. Вместе с копией исходящего документа в это дело включается документ-запрос (если исходящий документ являлся ответным) или документ-ответ (если исходящий документ являлся инициативным и требовал письменного ответа).

Размещено на Allbest.ru