Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

по теме: Учет расчетов с подотчетными лицами

Введение

Актуальность данной темы состоит в том, что практически все предприятия, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности, других экономических и финансовых показателей вынуждены вести расчеты в налично-денежной форме. Зачастую это связано с тем, что в определенных ситуациях, например, при поездке сотрудника в командировку, тяжело и проблематично вести безналичные расчеты. Так приобретение билетов на транспортное средство проще осуществлять с использованием либо наличных средств, либо, что получает в последнее время значительное развитие, с использованием карточных систем оплаты. Поскольку же расчеты в таких (и аналогичных случаях) производятся за счет оборотных ресурсов собственников предприятия, то, в соответствии с общими правилами и требованиями бухгалтерского учета, они подлежат включению, как в общий свод бухгалтерского учета организации, так и в отдельные отчетные формы предприятия.

Целью написания курсовой работы является изучение решения данного вопроса на отдельно взятом предприятии - ООО «Продкомплект», работа которого связана как с выдачей подотчетных сумм в наличной форме, так и перечислением денежных сумм безналичным порядком на платежную карту сотрудников, порядок предоставления, утверждения и последующего проведения этого отчета по балансу организации.

Из поставленных целей вытекают и задачи, которые автор предполагает решить в курсовой работе, а именно: прежде всего, изложить материал, приведенных в законодательной и нормативной литературе, созданных на ее основе учебных руководствах и указаниях; сравнить, полученные бухгалтерские установки и правила с фактами и данными, имеющимися на изучаемом предприятии, дать им оценку, выявить возможные расхождения; в случае выявления расхождений определить существенность последних и разработать предложения о приведении выявленных, возможно, недостатков и упущений к правовой базе.

Методами решениями поставленных задач автор считает:

а). Подбор литературы. Прежде всего, это материалы, размещенные в информационно-правовой системе «Консультант Плюс» и аналогичных ей. При этом автор полагает основополагающем источником Приказ Министерства финансов РФ от 31.10.2000 №94н (с учетом последующих редакций) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению», а также приказов и писем Минфина РФ и Федеральной налоговой службы РФ по данному вопросу, включая вопросы возможного возникновения уплаты налога на доходы физических лиц, которые могут возникнуть в определенных случаях.

б). Вторым источником решения задачи является внутренняя литература самого предприятия - первичные бухгалтерские документы, созданные на их основе учетные регистры (оборотно-сальдовая ведомость, лицевые счета, главная книга), данные которых находят свое отражение в отчетных формах, например в балансе и отчете о движении денежных средств (ф. 4 к годовому отчету).

в). Сопоставление полученных данных. Только имея на руках всю полноту картины можно сделать верные и объективные выводы по полному перечню вопросов, входящих в курсовую работу.

Объектом, рассматриваемым в курсовой работе, являются обязательства, возникающие в процессе хозяйственной деятельности у ООО «Продкомплект». Следует отметить, что в силу режима счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный счет - сальдо по нему, а следовательно и обязательства, могут возникать как у сотрудников предприятия пред работодателем, в случае получения денежных средств для последующего их использования для кооперативных нужд, так и обязательства, возникающие у работодателем перед собственными сотрудниками: это бывает в том случае, если сотрудник оплачивает из личных средств приобретение каких-либо материальных средств (как вариант возникновение перерасхода по командировке), а затем предъявляет необходимый комплект документов работодателю.

Предметом курсовой работы является общество с ограниченной ответственностью «Продкомплект», расположенное в Санкт - Петербурге, занимающееся транзитной оптовой торговлей, находящееся на общем режиме налогообложения, попадающее под критерии малого предпринимательства, но в силу хозяйственных взаимосвязей, не может перейти на упрощенную систему бухгалтерского учета, но не обязанное проводить обязательный аудит.

1. Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Характеристика подотчетных сумм, порядок и задачи их учета

В соответствии с Федеральным Законом №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» «Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности» П.2 ст.1 «Бухгалтерский учет, его объекты и основные задачи» . «Подотчетные суммы являются денежными средствами предприятия, поступающими во временное распоряжение сотрудников предприятия, которые обязаны их использовать в соответствии с указаниями, данными руководством предприятия.

В литературе так определяют подотчетных лиц и подотчетные суммы: «Подотчётными лицами называются штатные работники хозяйствующего субъекта, получающие наличные деньги из кассы авансом для их использования в интересах организации. Расчёты с подотчётными лицами возникают, в основном:

· по командировочным расходам,

· по хозяйственным расходам

Подотчётные суммы могут выдаваться сотрудникам по приказу или распоряжению руководителя предприятия в определённых целях и на определённый срок. По факту использования подотчётной суммы по назначению, подотчётное лицо составляет первичный документ -- авансовый отчёт, к которому прикладывает документы, подтверждающие расход». Керимов В.Э. Бухгалтерский учёт. -- Москва: Эксмо, 2006. -- 688 с. -- ISBN 5-699-15092-7.

В зависимости от назначения и целей подотчетных сумм - командировочные расходы или расчеты по хозяйственным расходам различают порядок их выдачи и использования.

Так по командировочным расходам необходимо выяснить следующие моменты:

1. Срок командировки не может превышать срока, установленного в приказе руководителя организации.

2. Если по условиям командировки работник имеет возможность ежедневно, по окончании служебных обязанностей возвращаться домой, то оплата суточных и найма жилого помещения не производится.

3. Не могут направляться в командировки лица, работающие по договорам подряда в организации.

4. Командировка оформляется приказом руководителя предприятия (формы №Т-9 или №Т-9а) на основании, которого выписывается командировочное удостоверение (формы №Т-10) и составляется отчет о выполнении командировочного задания (ф. №Т-10а).

5. Выбытие и прибытие командированного работника оформляется путем соответствующей отметки в командировочном удостоверении с обязательным указанием даты выбытия и прибытия сотрудника, а также приложением печати отправляющей и принимающей стороны.

6. Не позднее трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник обязан представить на утверждение руководителю авансовый отчет с приложением первичных (оправдательных) документов по использованию денежных сумм и надлежаще оформленного командировочного удостоверения.

Принимаются к учету (в случае необходимости возмещаются работнику) следующие понесенные расходы:

1. Бронирование и наем жилого помещения.

2. Проезд на всех видах транспорта (кроме такси) - водном, воздушном,

железнодорожном, автомобильном.

3. Обязательное страхование пассажиров, сборы за предварительное

бронирование билетов и предварительную их оплату, проезд в аэропорт, провоз багажа, пользование в поездах постельным бельем.

4. Суточные, включая сутки отъезда и сутки приезда по установленным нормам. В том случае, если командировка осуществляется в страны ближнего или дальнего зарубежья, возмещение производится в порядке, определенным Правительством РФ и Министерством финансов РФ отдельно для каждой страны пребывания Регулируется рядом нормативных документов. Например, Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 г. №812 (для организаций, финансируемых из федерального бюджета), или Приказ Минфина от 12.07.2006 г. №92н (для других предприятий) . Предприятие имеет право увеличить сумму возмещения по командировке, но такое возмещение производится за счет чистой прибыли (прибыли, остающейся в распоряжении предприятия) с включением в налогооблагаемую базу по налогу на доходы физических лиц.

В некоторых случаях хозяйственные условия требуют проведения расчетов наличными средствами в магазинах, например, при приобретении канцтоваров или комплектующих изделий мелкого ассортимента, других предприятиях, к таким можно отнести предприятия связи - почта при отправке заказных писем, приемные пункты платежей операторов мобильной связи и т.п. Часто такого рода операции производтся путем возмещения понесенных затрат.

В таком случае необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. Определить цель, срок и сумму на который выдаются подотчетные средства. Эти данные, как правило указываются в заявлении на выдачу средств под отчет.

2. Не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока на который выдан аванс, получить от подотчетного лица авансовый отчет.

3. Не выдавать подотчетному лицу денежные средства до момента окончательного расчета по ранее полученным подотчетным суммам.

4. Подотчетные лица не могут передавать друг другу полученные денежные средства.

Обязательной составной частью к Приказу об учетной политики является список лиц, которые имеют право получать подотчетные средства на операционные и административно-хозяйственные расходы. С ними должны быть заключены договора о полной материальной ответственности.

Каждая выдача подотчетных средств должна сопровождаться заявлением подотчетного лица с указанием вышеприведенных данных (как минимум срок и назначение). При перерасходе средств так же должно составляться соответствующее заявление. Се заявления визируются разрешительной подписью руководителя предприятия либо лиц надлежащим образом на это уполномоченных (как правило, заместителей).

Задачей учета подотчетных сумм является, прежде всего, контроль целевого их использования. Не должно допускаться, чтобы средства, выдаваемые на командировочные расходы, использовались на приобретение канцтоваров или наоборот.

1.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский аспект учета расчетов с подотчетными лицами должен рассматриваться с точки зрения вариантов получения денежных средств под отчет, а так же окончательного расчета подотчетных лиц по полученным средствам. Вторая часть вопроса состоит в порядке учета полученных (приобретенных) материальных ресурсов (если имело место приобретение ценностей в пользу предприятия) и понесенных затрат (в случае командировочных расходов, либо оплаты услуг в пользу работодателя).

Как говорилось выше, получение средств под отчет возможно двумя путями:

· за счет снятия наличных средств с расчетного счета предприятия в кассу организации (как вариант формирование остатка кассы предприятия за счет операционной деятельности - в этом случае должен быть установлен лимит кассы и получено разрешение обслуживающего банка на его использование)

· перечисление средств с расчетного счета непосредственно на карту платежной системы сотрудника. В некоторых случаях это бывает не просто быстрее, а единственно возможным вариантом (например, если сотрудник по независящим от него причинам задержался в командировке).

Таким образом, формирование полученных средств под отчет формируются следующими бухгалтерскими записями: Бухгалтерские операции по выдаче средств под отчет

Таблица 1

№ п./п.	Наименование операции	Номера счетов
		Дт	Кт
1.	Получение средств из банка для выдачи под отчет	50	51
2.	В случае формирования остатка за счет операционной деятельности организации	50	62
3.	Выдача денежных средств под отчет из кассы	71	50
4.	Перечисление денежных средств под отчет на карту платежной системы	71	51
5.	В случае получения под отчет валютных средств, например, при командировке за границу	50	52
6.	Выдача валюты под отчет	71	50
7.	При перечислении средств на мультивалютную карту сотрудника с валютного счета при командировке за границу	71	52
8.	Если у предприятия имеются специальные счета, например, для финансирования капитального строительства, то получение средств может осуществляться в пределах сметы с этих счетов. Через кассу	50	55
8а.	Непосредственно со спецсчета на платежную карту сотрудника	71	55

В результате на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» формируется активный остаток показывающий задолженность сотрудника перед работодателем.

В установленный срок он подлежит погашению в основном за счет предоставления авансового отчета (его состав, формы документов и контировки будут рассмотрены ниже).

При закрытии авансового отчета могут возникать ситуации, когда по ряду причин, авансовый отчет не в полной сумме, а получен перерасход подотчетных средств или остается их излишек.

К экстраординарным ситуациям следует отнести недостачу по авансовому отчету сотрудника в материальном или денежном выражении.

Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г № 94н) рекомендует следующий порядок расчетов по перерасходу (недостаче) денежных средств по подотчетным суммам.

Бухгалтерские операции по возврату подотчетных сумм по счетам учета денежных средств.

Таблица 2

№ п./п.	Наименование операции	Номера счетов
		Дт	Кт
1.	При получении перерасхода по подотчетным суммам	71	50
2.	Остаток средств вносится в кассу организации	50	71
3.	Внесение остатка средств из кассы на расчетный счет предприятия	51	50
4.	Внесение валюты на валютный счет предприятия	52	50
5.	Возврат на специальный счет	55	50
6.	В том случае, если сотрудник самостоятельно внес остаток средств на расчетный счет и приложил к авансовому отчету подтверждающий документ	51	71
7.	То же, что в п. 6 на валютный счет	52	71
8.	То же, что в п.6 на специальный счет	55	71
9.	В случае невнесения денежных средств сотрудником (в не зависимости от оснований)	94	71
10.	В случае возможности впоследствии удержать задолженность сотрудника из его зарплаты	70	94
11.	В случае невозможности удержать денежные средства из зарплаты сотрудника	73	94

Перед характеристикой бухгалтерских операций по оформлению авансового отчета необходимо отметить требования к составлению самого авансового отчета (ф.№АО-1).

Обязательными реквизитами этого документа являются:

· указание в нем количества документов, которое должно соответствовать числу записей на обороте. Количество листов обычно превышает количество документов.

· должна быть подпись бухгалтера, которая подтверждает правомерность принятия к учету израсходованных сумм и елевое использование выданных средств. Кроме того должна быть подпись главного бухгалтера, разрешающего выдачу перерасхода денежных средств или прием остатка ранее выданных сумм.

· отражено состояние расчетов с подотчетным лицом по ранее выданным суммам. Грубым нарушением порядка ведения кассовых операций является выдача аванса при непогашенной предыдущей задолженности. Целесообразно делать эти отметки ранее остальных.

· отсутствие подписи руководителя, утверждающего авансовый отчет, делает документ недействительным.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций Утверждено Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 года №40 организация вправе выдавать под отчет наличные денежные средства без каких-либо ограничений. Однако при этом каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом сторонней организации не должен превышать установленных пределов расчетов наличными денежными средствами В настоящее время действует Указание Банка России от 20.07.2007 г. №2003-У в соответствии с которым максимально допустимый размер расчетов определен в 100000 рублей..

Еще одним важным вопросом, связанным с ведением расчетов с подотчетными лицами являются доверенности, выдаваемые организацией своим сотрудником на получение материальных ценностей. Вопрос достаточно существенный и тонкий.

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н, утвердившим методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. Определено, что для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдается доверенность и соответствующие документы.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленным действующим законодательством.

В соответствии с общими правилами при отсутствии нормативных документов, исчерпывающе регулирующих отдельные вопросы хозяйственной деятельности, продолжают действовать нормы хозяйственного права, принятые ранее и официально не отмененные. При этом принятые ранее документы применяются в части не противоречащим вновь принятым законодательным актам.

В отношении к доверенностям это означает, что при работе с ними следует, по-прежнему, руководствоваться (до принятия новых подзаконных актов) распоряжением СНК СССР от 19 мая 1944 года №10894-Р «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей» и инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» Далее Инструкция №17

При этом Постановление Президиума ВАС РФ от 13 августа 1996 года №1792/96 разъяснено, что с момента введения в действие части первой ГК РФ (с 1 января 1995 года) доверенности от имени юридического лица должны оформляться в порядке, установленном п.5 ст. 185 ГК РФ. Таким образом, на практике данная ситуация разъяснена в том, что доверенности, оформленные с отклонением от требований Инструкции №17, но не противоречащие нормам ст.185 ГК РФ, не могут считаться недействительными и любое обращение в арбитражные органы на этом основании является бесперспективным. Однако практическое значение требования Инструкции №17 имеют, поскольку они выработаны с учетом принципов целесообразности и применительно к конкретной цели - получению материально-производственных запасов.

Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года №71а утверждены две формы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ф. №М-2 и ф№М-2а) отличающиеся наличием или отсутствием корешка к ним. У формы №М-2а корешок отсутствует, выдаваемые доверенности регистрируются в специальном журнале.

В остальном последовательность записей в этих формах осуществляется следующим образом:

- номер доверенности;

- дата ее выдачи;

- срок действия доверенности, по общему правилу (за исключением постоянно действующих) 10 дней;

- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

- расписка в получении доверенности;

- наименование поставщика;

- номер и дата наряда (или заменяющего наряд документа) или извещения;

- номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения.

Корешки доверенностей прошиваются в хронологическом порядке и хранятся в организации не менее пяти лет (при условии проведения ревизии или аудиторской проверки за соответствующий период). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утверждено Росархивом 06октября 2000 года) При наличии надлежаще оформленных корешков доверенностей журнал по их учету может не вестись.

Инструкция №17 рекомендует использовать бланки доверенностей предварительно сброшюрованных в книжку (по 50 или 100 листов). В данной книжке до её использования должны быть пронумерованы все листы путем проставления в графе «Доверенность № » порядкового номера. После брошюровки книжки делается заверительная надпись «В настоящей книжке пронумеровано…листов». Количество листов проставляется прописью.

Форма №М-2а применяется организациями, у которых получение ценностей носит массовый характер. Так, доверенность в порядке плановых платежей, может быть выписана организацией на месяц. Выдача этих доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале. Форма журнала не имеет унифицированного характера и не утверждена соответствующим постановлением Госкомстата РФ. Связи с этим организациям рекомендуется руководствоваться п.6 Инструкции №17. В данном журнале должны быть все те реквизиты, которые указываются в корешке ф.№М-2.

Всеми этими требованиями и положениями необходимо руководствоваться бухгалтеру, принимающему авансовый отчет у подотчетного лица, в том числе проставить отметку о выполнении поручения в корешках доверенностей (журнале выданных доверенностей).

Приступая к рассмотрению бухгалтерских операций, связанных с оформлением документов по авансовым отчетам подотчетных лиц, необходимо отметить, что они могут относиться ко всем разделам баланса.

Так, подотчетные лица могут приобретать основные средства, оплачивать внеобротные активы - приобретать комплектующие и другие материалы для строительства. Приобретать материалы для производства, упаковочные материалы, тару; оплачивать налоги, пени и штрафы администратору бюджета и внебюджетных органов; оплачивать затраты, как прямые, так и косвенные, предприятия.

Поэтому, безусловно, невозможно расписать все контировки, которые могут относиться к авансовому отчету, но попробуем остановиться на некоторых из них.

При этом считается априори, что все первичные документы имеют форму и содержание, соответствующее бухгалтерским правилам, в том числе документами подтверждающими оприходование на склад и иному внутреннему перемещению.

Бухгалтерские операции по учету подотчетных сумм по материальным счетам.

Таблица 3

№ п./п.	Наименование операции	Номера счетов
		Дт	Кт
В части внеоборотных активов
1.	Оприходовано оборудование и увеличена его стоимость за счет косвенных затрат (транспортных и иных)	07	71
2.	Оплачены строительно-монтажные работы или услуги, проводимые хозяйственным способом	08-3	71
3.	Оплачены затраты на приобретение объектов основных средств, в том числе их доставка и доведение их до пригодного в использованию состояния	08-4	71
4.	Приобретение объектов нематериальных активов, включая их транспортировку и доводку	08-5	71
5.	Оплачены НИОКР, услуги по ним и командировочные расходы	08-8	71
В части материалов и затрат на производство
6.	Оприходовано на склад материалы для основного, вспомогательного производства и управлением организацией. В том числе, если это предусмотрено учетной политикой, затраты на транспортировку и доставку (увеличена стоимость материалов)	10	71
7.	Если это предусмотрено учетной политикой, отражено приобретение материалов и с их заготовкой, а также покупных изделий	15	71
8.	Отражены услуги, приобретение материалов, командировочные расходы для нужд основного производства	20	71
9.	Отражены услуги, приобретение материалов, командировочные расходы для нужд вспомогательного производства	23	71
10.	Отражены услуги, приобретение материалов, командировочные расходы в части общепроизводственных затрат	25	71
11.	Отражены услуги, приобретение материалов, командировочные расходы в части общехозяйственных затрат	26	71
12.	Отражена оплата услуг наличными деньгами по исправлению производственного брака	28	71
13.	Отражены услуги, приобретение материалов, командировочные расходы для нужд обслуживающих производств и хозяйств	29	71
В части приобретения товаров и расходов на продажу
14.	Оприходованы организациями торговли товары, оплаченные наличными средствами, для перепродажи	41	71
15.	Оприходованы организациями общественного питания продукты питания и прочие товары	41	71
16.	Оприходованы организациями сферы материального производства покупные изделия, стоимость которых не включается в себестоимость продукции	41	71
17.	Оплачены предприятиями торговли представительские и рекламные услуги; услуги по затариванию и упаковке продукции	44	71
18.	Оплачены наличными деньгами комиссионные сборы	44	71
19.	Оплачены наличными деньгами прочие расходы, относимые к расходам на продажу	44	71
20.	Приняты к чету командировочные расходы работников торговли	44	71
21.	Отнесена стоимость работ и услуг, оплаченных наличными денежными средствами, на расходы, связанные с отгрузкой и реализацией товаров (если применяется счет 45 «Товары отгруженные», а оплаченные расходы включены в отпускную цену)	45	71
В части прочих хозяйственных операций
22.	Оприходованы, оплаченные за наличный расчет почтовые марки, марки госпошлины, билеты и прочие денежные документы	50	71
23.	Оплачены наличными денежными средствами налоги пени штрафы администратору бюджета	68	71
24.	Отражена выплата заработной платы в структурных подразделениях заработной платы через «раздатчиков»	70	71
25.	Отражены, оплаченные наличными денежными средствами расходы по обязательному и добровольному страхованию имущества	76	71
26.	Оплачены наличными денежными средствами взаиморасчеты в группе взаимосвязанных организаций	76	71
27.	Оплачены наличными денежными средствами проценты за предоставленные займы	91	71
28.	Оплачены наличными денежными средставми пени, штрафы, неустойки по договорам хозяйственного ведения	91	71
29.	Оплачены наличными денежными средствами другие расходы, относимые к внереализационным (оплата услуг банка, госпошлина по делам в судах иные расходы в результате чрезвычайных обстоятельств и затраты по ликвидации последствий чрезвычайных обстоятельств)	91	71
30.	Оплачены наличными денежными средствами расходы, относимые, согласно учетной политики организации, к расходам будущих периодов	97	71

Таким образом, при рассмотрении таблиц 1 - 3 можно определить, что выдача подотчетных сумм совершается по дебету сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденцией со счетами учета денежных средств (так же как и возмещение перерасходованных сумм).

Списание задолженности подотчетных сумм осуществляться по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств, либо материальных счетов в зависимости от содержания и состава авансового отчета.

2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Продкомплект»

2.1 Экономическая характеристика ООО «Продкомплект»

Общество с ограниченной ответственностью «Продкомплект» создано группой физических лиц во втором полугодии 2008 года.

Основной целью общества является транзитная оптовая торговля продуктами питания. Покупая у крупных поставщиков, предприятие реализует товар более мелким оптовым покупателям.

Режим налогообложения - общий. Главным образом в связи с тем, что крупные оптовики - контрагенты являются плательщиками налога на добавленную стоимость и должны осуществлять расчеты с использованием этого налога.

В состав отчетности предприятия входят:

- в квартальную отчетность - баланс по ф.1 и отчет о прибылях и убытках; налоговые декларации по всем уплачиваемым налогам.

- в годовую отчетность - все формы, предусмотренные Приказом Минфина России от 02 июля 2010 года №66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

Под обязательный аудит предприятие не попадает. Внутренний контроль осуществляется главным бухгалтером организации.

В штате бухгалтерии 2 человека (вместе с главным бухгалтером).

В обязанности главного бухгалтера входят составление отчетности, контроль операций, проводимыми по балансу, визирование документов, которые предусмотрены в соответствии с действующим законодательством.

Функции второго бухгалтера определяются в составлении первичных учетных документов по кассе, расчетному счету, составление накладных и счетов-фактур, получение от контрагентов накладных и счетов-фактур, ведение кассовой книги, книги покупок и продаж, первичная проверка авансовых отчетов и расчетов с подотчетными лицами, начисление заработной платы и первоначальное начислений платежей во внебюджетные фонды.

Среднесписочная численность сотрудников составляет 26 человек (с учетом обособленных подразделений).

Предприятие имеет в аренде склады на территории Ленинградской области, но так же занимается и перевозкой продукции, рассчитываясь за перевозку товаров как безналичным, так и наличным порядком.

Кроме того предприятие привлекает займы и товарные кредиты, реализуя продукцию до ее оплаты поставщикам. В связи с этим несет определенные финансовые издержки в части уплаты процентов по указанным видам займов, в том числе и по путем расчетов с физическими лицами, занимающимися производством продукции в качестве фермеров.

Основные показатели, характеризующие деятельность ООО «Продкомплект» по форме 2 «Отчет о прибылях и убытках» (Приложение 1 -2)

Таблица 4 Показатели ф. 2 ООО «Продкомплект»

№ п./п.	Наименование по форме 2	Код строки по ф.2	2009 год	2010 год	Изменения
					Абсолютные величины	%
1.	Выручка	2110	654234	879419	225185	134,42
2.	Себестоимость продаж	2120	579241	782521	203280	135,09
3.	Валовая прибыль	2100	74993	96898	21905	129,21
4.	Коммерческие расходы	2210	35741	43214	7473	120,91
5.	Управленческие расходы	2220	15211	21320	6109	140,16
6.	Прибыль от продаж	2200	24041	32364	8323	134,62
7.	Проценты к уплате	2330	8543	9842	1299	115,21
8.	Прочие доходы	2340	65423	78521	13098	120,02
9.	Прочие расходы	2350	78614	95213	16599	121,11
10.	Прибыль до налогообложения	2300	2307	5830	3523	252,71
11.	Текущий налог на прибыль	2410	461	1166	705	252,93
12.	Чистая прибыль	2400	1846	4664	2818	252,65

Из имеющихся данных видно, что по всем показателям «Отчета о прибылях и убытках» (баланс, к сожалению, не разрешили предоставлять) предприятие получило за 2010 год прирост к показателям 2009 года. При этом себестоимость реализованных товаров приросла несколько больше, чем выручка, то есть увеличился затратный элемент. Увеличился и налог на прибыль за счет прироста прибыли к налогообложению более, чем в 2 раза.

Большую часть затрат предприятие формирует за счет средств, выдаваемых под отчет как из кассы, так и напрямую с расчетного счета (оборотно-сальдовые ведомости по счету 71 приведены в разделе 2.2).

2.2 Ведение учета расчетов с подотчетными лицами

При изучении операций учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Продкомплект» использовались заявления на выдачу подотчетных сумм, авансовые отчеты подотчетных лиц, приказы по предприятию, договора о полной материальной ответственности, оборотно-сальдовые ведомости, главная книга.

Предприятие имеет два расчетных счета, связанных с офисом путем использования системы «Банк - Клиент». Валютных счетов у ООО «Продкомплект» нет.

Общий порядок расчетов с подотчетными лицами на предприятии реализован следующим образом:

- в момент возникновения необходимости осуществления расчетов наличными денежными средствами, подотчетное лицо пишет заявление на выдачу средств, которое визируется руководителем организации;

- при получении завизированного заявления, бухгалтерия определяет возможность выдачи наличных из кассы либо перечисляет безналичным путем с одного из расчетных счетов. В связи с длительностью банковского пробега подотчетное лицо получает указанные средства не ранее следующего рабочего дня;

- на заявлении, форма которого утверждена приказом руководителя предприятия и входит составной частью в приказ об учетной политики (Приложение №3) бухгалтерией и кассиром заполняются все необходимые реквизиты. Данное заявление подшивается в зависимости от способа получения наличных денежных средств - либо к расходному кассовому ордеру в случае выдачи наличных средств из кассы, либо к платежному поручению в случае перечисления средств через расчетный счет;

- в установленный и согласованный срок подотчетное лицо сдает авансовый отчет и все приложения к нему. В том случае, если приобретенные ценности подлежат оприходованию на склад, составляется соответствующий документ принятия материалов и товаров кладовщиком. Предприятие часто использует расчеты с подотчетными лицами для покупки ценных бумаг эмитентов - третьих лиц у физических лиц. В этом случае составляются акты приема - передачи ценных бумаг. Обслуживающий банк, при проверке кассовой дисциплины рекомендовал не проводить подобного рода операции, отнеся их к разряду сомнительных, что нашло свое отражение в оборотно-сальдовых ведомостях за 2009 год.

По результатам обработки авансовых отчетов за месяц они формируются в папку с приложением к ней журнала - ордера, получаемого в программном продукте «1С: бухгалтерия» версии 7.7, из этой же программы получают оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 и поквартально главную книгу с разбивкой по балансовым счетам.

Оборотно-сальдовые ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» приведены в приложении 4 - 5.

Анализируя приведенные оборотно-сальдовые ведомости, можно заметить прежде всего, что работа с подотчетными суммами требует усилиннего контроля со стороны как самого предприятия, так и уполномоченных органов.

Например, после проведения проверки кассовой дисциплины у ООО «Продкомплект» прекратились операции с подотчетными суммами, связанные со счетом 58 «Финансовые вложения». Более того, значительно снизилась выдача сумм под отчет, что видно из таблицы 5.

Таблица 5 Структура выдачи подотчетных средств ООО «Продкомплект» в 2009 - 2010 году.

Наименование показателя	Данные	Структура %
	2009 год	2010 год	2009 год	2010 год
Выдано из кассы предприятия	2455470	310791	36	71
Выдано с расчетного счета предприятия	4391163	127150	64	29
Итого выдано	6846633	437941	100,0	100,0

Таким образом, проведенная проверка кассовой дисциплины дала предприятию возможность переосмыслить порядок работы, как с наличными средствами, так и безналичным оборотом: если ранее предприятие в основном выдавало денежные средства под отчет непосредственно с расчетного счета (64% от общей суммы подотчетных средств), то в 2010 году этот показатель снизился до 29% от общего оборота. Следует при этом отметить, что положительным фактом является закрытие расчетов с подотчетными лицами на каждое 1-е число месяца, без переходящего сальдо.

Анализ использования подотчетных средств представлен в таблице 6.

Таблица 6 Структура использования подотчетных средств в ООО «Продкомплект» в 2009 - 2010 гг.

Наименование показателя	Данные	Структура %
	2009 год	2010 год	2009 год	2010 год
Материалы	130834	131656	1,9	30,1
Общехозяйственные расходы	11100	72537	0,2	16,6
Товары	30321	65610	0,4	15,0
Финансовые вложения	6120000	0	89,4	0,0
Касса	192522	94612	2,8	21,6
Расчеты с бюджетом	89900	4530	1,3	1,0
Выдача зарплаты	254400	53000	3,7	12,1
Внереализационные расходы	17556	15996	0,3	3,6
ИТОГО	6846633	437941	100,0	100,0

Таким образом, за счет полной ликвидации главной статьи, отвлекающей ресурсы - «Финансовые вложения» в 2010 году полностью изменилась структура средств, приобретаемых за наличный расчет Расходы на командировки учтены в «Общехозяйственных расходах».

При установлении более прозрачной деятельности, структура расчетов стала выглядеть более четко: почти половину ценностей, приобретаемых организацией занимает покупка материалов и товаров для перепродажи; снизился уровень расчетов с бюджетом наличными денежными средствами, что гораздо правильнее делать с расчетного счета - расчеты с бюджетом наличными средствами говорит, прежде всего, о то, что у предприятия проблема с безналичными оборотными средствами и, соответственно, определенные проблемы с ликвидностью. Чуть меньше четверти оборота по счету 71 составляет внесение средств в кассу. Одна из причин этого будет рассмотрена в следующей главе.

Проводя анализ представленной сравнительной диаграммы (без «Финансовых вложений» 2009 года), можно сделать вывод, что только затраты на материалы и внереализационные расходы остались на одинаковом уровне в течение двух лет.

Затраты на общехозяйственные расходы и приобретение товаров для перепродажи возросли.

В остальных случаях - касса, расчеты с бюджетом и выдача заработной платы - обороты сократились. Необходимо отметить, что данные виды бухгалтерских записей являются не совсем характерными для счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

3. Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Продкомплект»

Вопрос, вплотную примыкающий к учету подотчетных сумм, является вопросом лимита остатка кассы.

В предыдущем разделе было выяснено, что обороты по кредиту счета 71 ООО «Продкомплект» затрагивают счет 50 «Касса» это объясняется двумя причинами:

1. Возврат неиспользованных денежных средств от подотчетного лица.

2. Искусственное уменьшение остатка кассы с целью избежания превышения лимита.

Ситуация во втором случае складывается следующим образом. Для каждого юридического лица обслуживающий его банк, устанавливает лимит остатка кассы. Суммы, превышающие этот лимит, юридическое лицо обязано хранить в банке. Если ни в один из банков не подано заявление установлении лимита, лимит считается нулевым.

У ООО «Продкомплект» установлен лимит кассы в 2009 году - 15000 рублей, в 2010 году - 25000 рублей. Однако и при таком лимите часто происходит его превышение на конец рабочего дня. С целью уменьшения остатка кассы денежные средства списываются на подотчетное лицо, которое, может быть, и не получает их реально.

Следует отметить, что превышение остатка кассы одно из самых распространенных нарушений Кассовой дисциплины, влекущее определенные санкции.

В соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ при обнаружении банком, проверяющим кассовую дисциплину превышение остатка кассы, на должностных лиц накладывается штраф от 4000 до 5000 рублей, а на юридическое лицо от 40000 до 50000 рублей.

В случае невыполнения банками своих обязанностей по проверке кассовой дисциплины, в силу статьи 15.2 КоАП РФ на должностное лицо банка накладывается штраф от 2000 до 3000 рублей. Необходимо заметить, что банки только ищут нарушения и сообщают о них в налоговые органы, которые накладывают штрафы на организации (ст.23.5 КоАП РФ).

Причина превышения лимита могут быть самыми разными: сотрудник вернулся из командировки и сдал излишек средств в кассу предприятия, аналогично, если сотрудник не смог выполнить задание по подотчетным средствам, например, не смог найти те материальные ценности, которые от него требовалось. командировочный подотчетный сумма расход

Некоторые проверяющие рассматривают остаток кассы совместно с суммами, выданными под отчет, т.е. к сальдо счета 50 «Касса» арифметически присоединяют сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». С такой позицией не согласны арбитражные суды, указывая, что для квалификации правонарушения в кассе наличных денег сверх установленных лимитов остатка кассы фактом, имеющим юридическое значение является наличие либо отсутствие в кассе наличных денежных средств в сумме, превышающей лимит остатка кассы (например, постановление ФАС Западносибирского округа от 8 мая 2007 года №Ф04-2665/2007 (33983-А27-23), Поволжского округа от 21 сентября 2006 года №А49-2434/06-147ОП/28).

Следующим вопросом, связанным с уходом от превышения остатка кассы - надо ли в таких случаях составлять авансовый отчет и возможно ли совершить данные операции только при помощи расходных и приходных ордеров.

Так ООО «Продкомплект» не составляет авансовый отчет в случае полного возврата в кассу неиспользованной суммы. Логика здесь такая: авансовый отчет это документ подтверждающий расходование денежных средств. Поскольку расхода как такового не было, то и оформлять нечего. Существуют прецеденты поддерживающие мнение налогоплательщиков. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 года №А56-33543/04 сказано, что не составлять авансовый отчет в связи с возвращение в кассу полной суммы правомерно.

В другом решении арбитры посчитали, что если компания не составляет авансовые отчеты, то она нарушает порядок выдачи наличных, а не порядок ведения кассовых операций - за это штраф не предусмотрен (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 года №Ф03-4472/2010).

Необходимо отметить, что спорным вопросом является и содержание заявления ф.№0408020 в соответствии с которым устанавливаются расходы, которые может производить из кассы организация.

Существует судебная практика, рассматривающая правомерность нецелевого использования денежных средств из кассы (не перечисленных в заявлении на установление лимита кассы). Так, по мнению ряда арбитражных судов, налоговики не вправе оштрафовать налогоплательщика за несоблюдение порядка хранения денежных средств, выразившееся в их расходовании на цели не разрешенные банком. Нецелевое расходование не образует состава правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ, так как не является хранением денег (постановления ФАС Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24, ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007).

С другой стороны существует практика, согласно которой расходование средств на цели несогласованные с обслуживающим банком равносильно превышению лимита остатка касса, потому подлежит наложению штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ (постановления ФАС Поволжского округа от 21 апреля 2009 г. № А57-23412/2008, ФАС Центрального округа от 29 августа 2008 г. № А09-1519/08-20).

Изложенный выше момент является, очевидно, одним из краеугольных аспектов - четкое сбалансирование остатка денежных средств, грамотное и четкое уменьшение остатка кассы за счет выдачи под отчет, могущее повлечь штрафы с целью отсутствие претензий фискальных органов.

Дополнительные моменты расчетов с подотчетными лицами являются:

· избежание практики по сомнительным операциям;

· целевое использование денежных средств;

· более широкое применение безналичных расчетов, особенно в тех моментах, где использование безналичных средств наиболее соответствует экономическому содержанию операции;

· отсутствие фактов выдачи под отчет средств до завершения расчетов по предыдущему авансу.

На практике ООО «Продкомплект» зачастую к бухгалтерскому учету принимаются первичные документы, составленные с нарушением требований законодательства: используются произвольные формы документов, допускаются подчистки и помарки, а то и вовсе отсутствуют документы.

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 N 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно -- распорядительным документом организации.

При этом, согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится следующим образом:

· зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;

· рядом с зачеркнутой делается верная запись;

· рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на … (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;

· лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…» и ставит дату исправления;

· документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления;

· лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Далее приведены примеры допущенных ошибок в заполнении первичных учетных документов.

Пример 1

Завскладом (материально ответственное лицо) выписал требование-накладную на получение со склада 1200 килограммов продуктов для реализации. Начальник производства, подписывая требование-накладную, распорядился получить 1500 килограммов данного товара.

Для исправления допущенной ошибки завскладом зачеркнуть надпись «1200», поставить «1500» и рядом написать «исправлено на 1500». Под исправительной записью проставляется дата исправления.

Исправительная запись заверяется подписью начальника производства с указанием его должности и фамилии и И дополнительно еще одним руководителем. Подпись под исправительной записью должны поставить и другие лица, которые будут подписывать этот документ (начальник отдела снабжения, кладовщик склада).

Таким образом, если исправление делается на начальном этапе составления документа, то его лучше не исправлять, а составить заново. Если ошибка не будет исправлена должным образом, то сотрудник отдела материально-технического снабжения может утверждать, что им был разрешен отпуск только 1200 килограммов товара, а кладовщик централизованного склада -- напротив, что при поступлении требования-накладной на склад эта запись была зачеркнута и он совершенно правомерно отпустил 1500 килограммов. Хотя, если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься кладовщиком во внимание (то есть кладовщик не должен отпускать по такому требованию-накладной более 1200 кг.).

При этом важно фактически отпущенное количество товара поэтому при документальной проверке наличие исправлений в графе «Затребовано» не создаст каких-либо разногласий с проверяющими органами.

Пример 2

Кладовщик цеха выписал требование-накладную на получение с централизованного склада 20 кг гвоздей. Еще до отпуска гвоздей он поставил в графе «Отпущено» цифру 20 и расписался. При фактическом отпуске гвоздей оказалось, что на складе осталось только 17 кг, которые и были переданы в цех.

Для исправления допущенной ошибки при оформлении требования-накладной кладовщик должен зачеркнуть запись «20», поставить «17» и рядом написать «исправлено на 17». Под исправительной записью проставляется дата исправления. Исправительная запись заверяется подписями кладовщика склада с указанием его должности и фамилии и кладовщика цеха.

Если исправление фактического количества отпущенных гвоздей не будет заверено надлежащим образом, то впоследствии кладовщик централизованного склада может утверждать, что им отпущено 20 кг (а не 17 кг).

При документальной проверке налоговый инспектор может не принять исправление и посчитать, что со склада было отпущено 20 кг, что чревато негативными последствиями (например, возникновением споров по возможности зачета НДС, если материалы были отпущены на непроизводственные нужды, поиском сокрытой выручки, если материалы были проданы на сторону, и т. п.).

Не исключено, что организации придется отстаивать свою позицию в суде, используя в данном случае в качестве подтверждения фактического количества отпущенных материалов другие документы и объяснения кладовщиков.

Пример 3

Типичной ошибкой при заполнении авансового отчета отсутствие сведений по строкам «Остаток (перерасход) предыдущего аванса», и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету.

Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно, если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.

Пример 4

Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере каких-либо записей. Этого делать нельзя ни в коем случае. Такое нарушение пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации может привести к тому, что документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.

Пример 5

Часто при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам делается такая ошибка, как не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию рекомендуется бухгалтеру также поставить свою подпись под исправительной записью. Предложение это необычное, и на первый взгляд рекомендуемое действие может показаться излишним. Однако отсутствие подписи бухгалтера под исправительными записями допускает возможность внесения в документ исправлений уже после отражения данной хозяйственной операции в регистрах бухгалтерского учета и сдачи документов в архив. Тогда о сделанных без вашего ведома исправлениях в документе вы можете узнать в самый неподходящий момент (например, при проведении документальной проверки налоговыми органами). Но доказать, что исправления были ли внесены задним числом, можно будет только при помощи специальной экспертизы (которая, к сожалению, позволяет определить не точную дату внесения записи, а лишь период в несколько месяцев, когда она была сделана).

Вместе с тем бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции. Документы, оформленные ненадлежащим образом (в том числе имеющие неоговоренные исправления), бухгалтер не должен принимать к исполнению. В зависимости от обстоятельств он должен либо изъять ненадлежащим образом оформленный документ (если имеются основания подозревать факты подлога или иных злоупотреблений) и поставить в известность об этом руководство предприятия, либо предложить ответственным за совершение хозяйственной операции должностным лицам дооформить его в установленном порядке.