Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ ОБ ИНФОРМАЦИИ

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА РАЗЛИЧНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

2.1 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.4 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА КУЛЬТУРНО-ИСТОРИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.5 СВОЙСТВА УНИФИЦИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Введение

Важнейшей стороной деятельности любого учреждения организации предприятия является документационное обеспечение. Документы являются основными носителями управленческой научной технической статистической и иной значимой информации. Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере.

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Роль информации в общественной жизни существенно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Наше общество становится открытым, а потому возросла потребность в достоверных, современных, полных, представленных в доступной для пользователя форме сведений. В результате законотворческой и регулирующей деятельности государства возросли требования к достоверности, своевременности и законности отчетно-статистической информации, вырабатываемой на уровне микро- и макроэкономических объектов. Информационное сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства -- главного потребителя самой разнообразной, в том числе финансово-экономической информации.

Целью работы является изучение информационных свойств документов в зависимости от их функций целевого назначения.

1. Общее понятие о документированной информации

Свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним "Остров сокровищ" Р.Л.Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т.е. документированную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - С. 199.

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию. Кузнецов А.Л. Компьютеризация и делопроизводство. - М. 1999. С. 79.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений. Илюшенко М.П. Свойства документной информации // Секретарское дело. 2004. №4. С. 18-22.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Некоторые авторы (Г.Г.Воробьёв) вообще полагают, что информация - это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации - её доступность, т.е. возможность получения потребителем. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на:

1) информацию, свободно распространяемую;

2) информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;

3) информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;

4) информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается. Федеральный закон об информации, информационных технологиях и о защите информации Российской Федерации 27 июля 2006 года N 149-ФЗ. - Статья 5.

Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы). Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

2. Информационные свойства различных видов документов

2.1 Информационные свойства управленческих документов

В управленческой деятельности документ выполняет особые функции, от которых зависят его свойства. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решений. Они могут свидетельствовать об исполнении решений, служить источником обобщений. В этой ипостаси документ выступает как инструмент управленческого труда. Это наиболее значительный массив документации.

Из многообразных средств управления -- организационных, экономических, социально-психологических -- только организационные в полной мере материализуются в документе.

Управление может быть эффективным лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей, информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, -- их оперативный характер. Особенно наглядно это выявляется в критических ситуациях, возникающих, например, на атомных электростанциях и иных подобных объектах.Делопроизводство / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.; «МЦФЭР», 2004. С. 34-37.

Требование оперативности дополняется требованием качества, то есть оптимальности решений и других управляющих воздействий, фиксируемых документом.

Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, они играют большую роль в информационном обеспечении управления. Уровень обработки определяется иерархией функций аппарата управления. На первом уровне производится сбор первичных данных, то есть информации о фактическом положении дел. На втором уровне первичные данные подвергаются группировке и обобщению. Этот процесс реализуется в сводках, отчетах. На третьем уровне выделяется информация, необходимая для принятия решения. Она фиксируется в документах, содержащих анализ и оценку, как положения дел, так и различных управляющих воздействий. На более высоких уровнях обработки информации подготавливаются варианты возможных решений. Окончательное решение принимается руководителем.

Информацию, обеспечивающую основную функцию управления -- регулирование, можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется главным образом на нижних уровнях управления. В процессе передачи ее "вверх", то есть при движении от нижних ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на высших уровнях управления.

Обычно исследователи классифицируют управленческие документы в соответствии с элементами государственного управления (прогнозирование, планирование, работа с информацией, принятие управленческих государственно-властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (общее руководство, планирование, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров и др.).

Документы, будучи тесно связанными со всеми формами управленческой деятельности, используются управленческим аппаратом в качестве способа и средства исполнения возложенных на него функций. Кроме того документирование служит средством укрепления законности контроля. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа// Делопроизвод-ство. - 2000. - № 1. - С. 23.

Управленческие документы отражают в специфической форме стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ предстоит нам прежде всего в регулятивной, нормативной роли -- как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации.

2.2 Информационные свойства правовых документов

В статье 3 Федерального закона об информации, информационных технологиях и о защите информации Российской Федерации к принципам правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации относят достоверность информации и своевременность ее предоставления. Федеральный закон об информации, информационных технологиях и о защите информации Российской Федерации 27 июля 2006 года N 149-ФЗ. - Статья 3.

Правовые документы создаются для фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существуют две категории документов, наделенных правовой функцией:

1) изначально обладающие ею;

2) приобретающие ее на время.

Документы относящиеся к первой категории обладают следующими свойствами: они устанавливают закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, они непременно влекут за собой юридические последствия. Сюда прежде всего относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, то есть все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и т.п.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями и организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции и т.д.), а также свидетельствующие о правоприменительной практике. Организация работы с документами: Учебник/ В.А.Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М. 1999. С. 113 Сюда же следует зачислить все договорные документы, то есть документы, фиксирующие договорные отношения.

К этой же группе можно условно отнести документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих правоотношения, но имеющие определенное "правовое значение" Это, например, удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения, пропуска, справки с места работы и с места жительства и т.д.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счетно-платежные требования на отпущенную продукцию и т.п.). Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы. М.,1995. - Сб. - С. 31.

В принципе каждый управленческий документ -- справка, акт, докладная записка -- имеет юридическое значение, так как он удостоверяет тот или иной факт, который может послужить основанием для издания правового акта. С другой стороны, создание таких документов, как расчеты, ведомости, технические карты, служащие основанием для совершения материально-технических действий в сфере управления, регулируется соответствующими правовыми актами.

Документы принадлежащие ко второй категории имеют свои особые свойства: они могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, такие документы, как сберегательная книжка или опись имущества, признаются в нотариате доказательством факта наличия наследственного имущества, на основании которого (наряду с другими доказательствами) выдается свидетельство о праве на наследство. Список научных трудов, сам по себе лишенный какого-либо юридического значения, играет существенную роль при зачислении на должность, присвоении ученого звания как доказательство пригодности к исследовательской и преподавательской работе.

Неправовая документация (плановая, отчетная, статистическая и др.) тесно связана с правовыми актами в тех случаях, когда она используется для принятия таких актов. Решение, выраженное правовым актом, как бы завершает на определенном этапе цикл документирования и в то же время дает толчок новому потоку документов, который обеспечивает выполнение данного решения и накопление информации для принятия новых правовых актов. Организация работы с документами: Учебник/ В.А.Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М. 1999. С. 128

Обязательным условием создания правового акта является соблюдение установленного порядка его издания и вступления в силу: документ издается компетентным правомочным органом управления, не противоречит закону, интересам государства и гражданина.

Важно заметить, что многие документы издаются лишь на основании правового акта. Так, оформление диплома об окончании учебного заведения проводится на основе приказа руководителя, основанием для выдачи справки о месте, должности и стаже работы является приказ о назначении на данную должность, основанием составления акта (например, о ревизии) является распорядительный документ.

Многие акты управления, формулирующие права и обязанности должностных лиц, правила поведения граждан, а также задачи и функции учреждений, предприятий и организаций, базируются на правовых нормах. Такими актами являются, например, должностные инструкции, приказы о распределении обязанностей, уставы и положения, регламентирующие организационную структуру и основные виды деятельности.

2.3 Информационные свойства учетных документов

Учетные документы дают количественную характеристику информации. Функция учета есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

Данные учета необходимы для доказательства истины. Учет имеет и правовой характер: закрепляется материальная ответственность конкретных лиц за полученные ценности.

В учетных документах отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов, например, сведения о численности населения, его занятости, движимом и недвижимом имуществе, о движении ценностей и денежных средств, нормах расходования материалов, о выполненных работах и расчетах за них и т.п. Организация работы с документами: Учебник/ В.А.Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М. 1999. С. 197.

Следует, однако, помнить, что учет -- необходимое условие не только нормального процесса общественного воспроизводства, планирования и управления экономикой, но и правильной политики в области демографии, экологии, урбанизации и во многих других сферах социальной жизни. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме весьма широкий спектр информации.

Основные виды учета -- статистический, бухгалтерский, оперативный -- находят отражение в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации и некоторых информационно-справочных документах.

Документированный учет особенно эффективен не тогда, когда приводятся (например, в отчете) абстрактные факты, а когда они сопоставляются с фактами предыдущей деятельности или с данными, предусмотренными в бюджете. Необходимо знать, как выглядит сегодняшняя цифра в сравнении со вчерашней или как фактические цифры выглядят в сравнении с плановыми.

Учетные документы рельефнее всего отражают стадии преобразования информации. При этом сводный документ составляется на основании документов первичных, индивидуальные показатели в нем становятся итоговыми.

Учетные документы в большинстве своем имеют систематизированные формы, то есть постоянную и заранее определенную структуру представления информации.

Рассмотрим подробнее бухгалтерские учетные документы. Типовые бухгалтерские документы делятся на межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств кассовые и платежные документы документы для расчета с подотчетными лицами. Отраслевые документы носят рекомендательный характер они применяются на участках учета труда и заработной платы учета материалов учета готовой продукции.

Распорядительные документы бухгалтерского учета содержат информацию необходимую для разрешения на совершение какой-либо хозяйственной операции. Исполнительные - информацию об исполнении распоряжения. Комбинированные документы бухгалтерского учета содержат в себе свойства распорядительных и исполнительных документов.

2.4 Информационные свойства культурно-исторических документов

Культурно-исторические документы необходимы для закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления и предназначенный для реализации определенной общественной потребности.

Культура включает в себя ценностные ориентации, образ мысли (менталитет), знания, традиции, обычаи, ритуалы, навыки, моральные нормы, способы поведения. Все это запечатлевает документ, за которым стоит не только человек, создавший его, но и общество, представителем которого он является. Поэтому документы в их совокупности (а зачастую и отдельный документ) отражают восприятие как отдельным человеком, так и обществом своего времени, их отношение к другим людям, к миру, к природе, к жизни и смерти, к духовной реальности. Можно сказать, что сам по себе документ -- это часть культурного наследия, основанного на определенной системе ценностей, определенном видении мира, характерном для человека того или иного общества.

Культурную функцию наиболее эффективно выполняет крупный комплекс документов (например, научная, научно-техническая, произведения искусства). Именно в таком комплексе находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества, моральные критерии и эстетические процессы на определенном этапе социальной эволюции. Именно так можно проследить изменение культурных традиций, ценностных ориентации, образцов деятельности, обычаев, ритуалов, норм поведения.

Специфические свойства культурно-исторических документов проявляются в том что они фиксируют и закрепляют системы ценностей, традиции, научные знания, нравственные ориентиры, эстетические нормы, образцы поведения и деятельности, навыки и ритуалы, выработанные обществом на протяжении истории. В определенном аспекте документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих ценностных ориентации, знаний, норм, навыков, образцов и т.д., а само документирование -- как процесс закрепления, концентрации и трансляции культуры.Организация работы с документами: Учебник/ В.А.Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М. 1999. С. 237.

Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой и прежде всего источниковедением и дипломатикой, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не только лишь, когда он поступил на постоянное хранение, ибо любой документ, обладая той или иной совокупностью функций, может дать ценную информацию о различных сторонах деятельности общества или отдельного человека в данный исторический момент. Качество документа как источника информации для историка, исследующего ту или иную проблему, будет определяться актуальностью этой информации, ее конкретностью и точностью, новизной, полнотой, юридической, политической, культурной значимостью документа.

2.5 Свойства унифицированных документов

Развитие систем автоматизированной обработки информации, предусматривающих обмен информацией потребовало унификации и стандартизации всей документации. Унификация документации включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.

В состав унифицированной системы документации (УСД) входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унифицированные документы имеют следующие свойства: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.

Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы (формы № ОС-1 и др.). Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам в данной отрасли. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - 7-ое издание., Киев.-«Знания», 2006. - 179с

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

· наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

· характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

· наименование документа;

· зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной типографским способом впечатано название признака, в другой -- от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки. Кузнецов А.Л. Компьютеризация и делопроизводство. - М. 1999. - С. 297.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

На предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки какой-либо экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также выясняется возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых первичных документов, т.е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с экономистами-пользователями.

Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности: * уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;

* выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке и распределяются по трем зонам; постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков; переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков; количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления. - М. 2000. - С. 89.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа.

Изложенные требования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки. При проектировании банковских первичных документов в основном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицированной системе документации. Некоторые расчетно-платежные документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон что обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации

Заключение

информация документ унифицированный

В обществе документы являются основными носителями управленческой научной технической статистической и иной социально значимой информации. Они фиксируют отображают сохраняют и накопляют информацию дают возможность ее передачи во времени и в пространстве. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации специфических для каждого типа документов что придает им юридическую силу. Полноценные официальные документы обладают следующими информационными свойствами: достоверностью доказательностью бесспорностью содержащейся в них информации.

Информационные свойства документа зависят от того какую функцию несет документ: информационную, социальную, политическую, коммуникативную, управленческую, правовую, учетную, культурную, функцию исторического источника и др. Управленческие документы должны обладать новой актуальной опережающей информацией; их главное свойство - оперативный характер. Правовые документы устанавливают закрепляют изменяют правовые нормы свидетельствуют о правоприменительной практике их главное свойство в том что содержащаяся в них информация имеет юридические последствия может быть использована как доказательство в суде органах следствия и прокуратуры нотариате и др. Основное свойство учетных документов в том что информация в них имеет количественную характеристику необходимую для установления истины. Культурно-исторические документы несут в себе информацию необходимую для закрепления и передачи культурной традиции отражения уровня научного и технического развития общества научного и художественного творчества моральные критерии и эстетические процессы.

Размещено на Allbest.ru