Инвентаризация товаров и тары на предприятиях розничной торговли

Карточка N 18

Организация ООО «Предприятие Турист»

Склад N 1 Материально ответственное лицо: Метлинова А.В.

Наименование товара Лыжи деревянные Единица измерения пара

Номенклатурный номер 91490419Цена 650руб. 00 коп.

Дата	№ Документа	Приход	Расход	Остаток
		количество	сумма	количество	сумма	количество	сумма
	Итого за декабрь	25	16250	19	12350	6	3900
08.12.03	Накладная № 435 ООО Н.Вятский лыжн.комбинат	----	---	15	9750	7	4550
20.12.03	Накладная №00633 ЧП Емельянов А.П.	40	26000	7	4550	15	9750
	Итого за декабрь	40	26000	22	14300	24	15600

Карточка № 19

Организация ООО «Предприятие Турист»

Склад N 1 Материально ответственное лицо: Метлинова А.В.

Наименование товара Лыжи полупластиковые Единица измерения пара

Номенклатурный номер 91623487Цена 1450руб. 00 коп.

Дата	№ Документа	Приход	Расход	Остаток
		количество	сумма	количество	сумма	количество	сумма
03.12.03	Накладная№ 00456 ИП Кириллов А.А.	10	14500	10	14500	---	---
22.12.03	Накладная № 335 ООО Товары д/спорта	20	29000	---	---	20	29000
	Итого за декабрь	30	43500	10	14500	20	29000

Для сверки с бухгалтером материально ответственное лицо выводит по карточкам обороты и остатки товара в рублях и составляет следующую справку за декабрь:

Карточка	Остаток на начало месяца	Приход	Расход	Остаток на конец месяца
18	3900	26000	14300	15600
19	----- 3900	43500	14500	29000
Итого		69500	28800	44600

Бухгалтер на ООО «Предприятие Турист» составляет за декабрь оборотную ведомость по балансовому счету 41 "Товары". Данные оборотной ведомости сверяются со справкой материально ответственного лица. При совпадении оборотов и остатка бухгалтер делает пометку в карточках, что остатки по состоянию на 30 декабря сверены.

Счет 41 «Товары»

	Дебет	Кредит
Начальное сальдо	3900	----
Обороты в корреспонденции 60 Со счетами 90	69500	28800
Оборот за месяц	69500	28800
Конечное сальдо	44600	----

Если бухгалтерский учет ведется компьютерным способом, то аналогичные карточки складского учета формируются и в бухгалтерском учете. Поэтому сверка складского учета с бухгалтерским учетом заключается в том, чтобы сверить остатки по картотеке складского учета с "компьютерными" карточками.

Сортовой способ ведения бухгалтерского учета

При сортовом способе учет ведется в карточках количественно- стоимостного учета по форме № ТОРГ - 28 (открываются на каждый сорт, артикул, наименование товара и т. д.), в которых записывается приход, расход и остаток товаров (тары) в количественном и стоимостном выражении на основании первичных документов, представляемых в бухгалтерию материально-ответственными лицами: актов приемки, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и других документов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги оборотов за месяц, определяют остатки и составляют оборотную ведомость, при этом переносятся месячные итоги по приходу, расходу товара и остатки на конец месяца из карточек. Итоговая строка оборотной ведомости (по сумме) должна быть тождественна оборотам и сальдо синтетического счета 41 «Товары» (по каждому складу в отдельности).

С помощью оборотной ведомости сверяют данные бухгалтерского и складского учета, что подтверждается актом сверки или подписями бухгалтера и материально ответственного лица на оборотной ведомости.

Сальдовый способ бухгалтерского учета

При сальдовом (оперативно-бухгалтерском) способе учета материально - ответственные лица заносят в базу данных записи или ведут карточки количественно-сортового учета. Бухгалтерия же аналитический учет товаров ведет по группам. Не реже одного раза в неделю бухгалтер на складе проводит сплошную проверку записей в карточках складского учета (товарных книгах). При этом сопоставляются записи, сделанные материально-ответственными лицами в карточках, с данными приходно-расходных документов, представленных в бухгалтерию в качестве приложения к реестру или товарному отчету. Правильность определения остатка товара на день проверки бухгалтер подтверждает проставлением даты проверки и своей подписью в карточках.

На первое число месяца и на день инвентаризации на основании проверенных карточек складского учета составляют сальдовые ведомости по складам и материально ответственным лицам с подсчетом в них промежуточных итогов по товарным группам.

В сальдовой книге записывают остатки по каждому товару и количественном выражении по наименованиям на основе регистров складского учета с указанием цены. Затем определяют общую стоимость товаров. Общий итог по сальдовой ведомости сверяют с товарным отчетом склада и с сальдо счета 41 «Товары».

Партионный способ бухгалтерского учета

Партионный учет товаров в бухгалтерии применяется в том случае, если товар на складе хранится по партиям. Порядок занесения записей в базу данных или в партионные карты такой же, как и на складах, только учет ведется не в количественном, а в количественно-суммовом выражении.

В бухгалтерии на каждую партию открывается отдельная карточка. Данные бухгалтерского учета сверяются с товарными отчетами материально ответственных лиц и с партионными картами склада. Расхождения, выявленные при сверке, фиксируют в акте. На начало месяца итоговые данные из партионных карт заносят в оборотную ведомость, которые целесообразно составлять не по отдельным наименованиям и сортам товара, а по отдельной партии в целом с указанием ее номера и суммы. Итог ведомости должен совпадать с данными синтетического счета 41 «Товары».

По мере реализации партий товара бухгалтер без проведения инвентаризации выявляет результаты по партиям (недостачи или излишки товаров). По недостающим товарам рассчитывают и списывают естественную убыль по нормам (при их наличии), засчитывают пересортицы товаров, обнаруженные внутри партии (пересортицы товаров в разных партиях засчитывать запрещается), выявляют окончательные результаты и отражают их на счетах. Недостачи, превышающие установленные нормативы, подлежат взысканию с виновных лиц. Излишки приходуются в доход предприятия.

Порядок контроля за полным поступлением и правильным оприходованием тары на ООО «Предприятие Турист» в основном такой же, что и товаров. Одновременно с проверкой цен на товары определяется правильность цен на тару. Приемка поступившей тары осуществляется на основании товарно-транспортных накладных и других сопроводительных документов.

Тара поступает на предприятие в основном вместе с товарами от поставщиков и приходутся на основании сопроводительных документов. Учет тары ведется обычно по ценам приобретения. Тару, не указанную отдельно в документе поставщика и не подлежащую оплате, приходуют на основании акта по цене возможной реализации.

Стоимость тары, отпущенной вместе с товаром, указывается в товарно-транспортной накладной отдельной строкой. Отпуск товара без тары оформляется отдельными товарно-транспортными накладными или другими расходными документами.

Тару учитывают в местах ее хранения. При этом материально ответственные лица ведут учет тары по количеству, наименованиям, ценам в товарной книге или в карточках, записи в которые производятся на основании первичных документов на поступление и выбытие товара. Все документы на поступление и выбытие тары должно сдаваться в бухгалтерию с товарными отчетами или сопроводительными реестрами документов. В товарных отчетах стоимость поступившей и выбывшей тары указывается по каждому документу в специальной графе.

Аналитический учет тары ведется материально ответственным лицом по наименованию, количеству и стоимости тары.

Сделанные выводы показали, что аналитический учет на ООО «Предприятие Турист» необходим для получения информации, сгруппированной тем или иным образом.

Глава 2.Инвентаризация товаров и тары в розничной торговле

2.1 Общие правила проведения инвентаризации товаров и тары

С общими правилами проведения инвентаризации можно познакомиться в инструкции № 39. Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. Изданный приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Формы приказа о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22) Приказ (постановление, распоряжение) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии, который отражен в приложении 3.

Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Журнала учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N 23) утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. N 88 (с последующими дополнениями и изменениями), приведен в приложение 4.

Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии:

- постоянно действующая, в организационно-контрольные функции, которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период. В течение года - в межинвентаризационный период - в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки:

- рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

На ООО «Предприятие Турист» создана рабочая инвентаризационная комиссия на весь отчетный год согласно приказа директора

Разовые комиссии - в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерии, экономисты, инженеры и т.д., способные квалифицированно разобраться с сущностью инвентаризируемого имущества, а при необходимости - представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Участие аудиторов в инвентаризациях является специфической российской особенностью ²² Временных правил аудиторской деятельности в РФ, утвержденных Указом Президента РФ от 22 декабря 1993г. N 2263, п.13.. Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Существенное правило для всех инвентаризаций: отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

В проведении инвентаризации обязательно участвуют материально ответственные лица. Как правило, для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В том случае, если объем работ велик, и одной комиссии с ним не справиться, то создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

n осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

n заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

n соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

n созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

n оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

n существует ли контроль за порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

n хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

n назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений магазина. В это время в торговом зале члены бригады материально ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания. Подготовка товаров к пересчету производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Все товары должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены в определенном порядке, удобном для подсчета их количества. Товары, хранящиеся в штабелях, следует располагать так, чтобы к ним был доступ для проверки содержимого в каждом затаренном месте. Нераспакованные товары, находящиеся в таре, распаковывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (коробок, ящиков и т.д.) без тщательной проверки их содержимого. Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выборку в случаях, когда распаковка товаров, находящихся в неповрежденной таре поставщика, может вызвать понижение его качества. В этом случае количество и качество нераспакованных товаров определяют по трафарету (по массе брутто) на таре с выборочной проверкой ряда товарных мест.

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения.

Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно рассортировать и разложить материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы. Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

n опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;

n проверяет весы, мерную тару;

n получает от материально ответственных лиц отчет со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расписку.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества. Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

Согласно Закону о бухгалтерском учете, если на предприятии отсутствует материально-ответственное лицо, то им является руководитель предприятия.

Подготовительные мероприятия к проведению инвентаризации заключаются еще и в разработке внутренних нормативных документов - правил, инструкций, распоряжений и т.п., регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации. В указанных внутренних организационно-распорядительных документах целесообразно отразить конкретную методику проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности данной организации, соответствующие описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных объектов, порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами организации:

- поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и др., порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий, типовые формы необходимых первичных учетных документов (не предусмотренные соответствующим постановлением Госкомстата России) для оформления результатов инвентаризации, разработанные и утвержденные организацией самостоятельно.

Образец

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально-ответственное (ые) лицо (а):

____________________ ________________

(должность) (подпись)

____________________ ________________

(должность) (подпись)

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "___" (дата)", что является для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, то желательно, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль за поступлением и выбытием материальных ценностей во время проведения инвентаризации. В тех случаях, когда можно остановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению - члена комиссии) делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации.

В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Действующей практикой на ООО «Предприятие Турист» время для проведения инвентаризации выбирается с учетом меньших потерь для предприятия: с 18 до 24 часов.

В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Как показывает аудиторская практика работы с клиентами, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки. Инвентаризация относится к процедурам внутреннего контроля.

Проведение описи имущества и обязательств начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица.

Кассир на дату объявления инвентаризации кассы в присутствии членов инвентаризационной комиссии должен составить отчет о кассовых операциях за последний день, вывести остаток денег по кассовой книге, эти данные отражены в приложении 5.

С кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных сумм в кассе не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть Акта инвентаризации наличных денежных средств по форме N ИНВ-15. Отчет подписывается главным бухгалтером организации. Форма N ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков /чековых книжек и других), находящихся в кассе организации. Пример (образец) заполнения акта инвентаризации денежных средств показан в приложении 6.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Проверяются также бланки и документы строгой отчетности (абонементные книжки, билеты, талоны, книжки дипломов и др.). При этом остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными кассовой книги.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, талоны на горюче-смазочные материалы, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Предъявленные кассиром почтовые марки и марки государственной пошлины принимаются по номинальной стоимости.

Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данной организации, во внимание не принимаются. Денежные средства, не принадлежащие организации, в кассе хранить запрещено. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится (одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе) по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. В акте необходимо указать название, серию, номер, номинальную и фактическую стоимость, срок гашения и общую сумму.

Кассир несет полную материальную ответственность за ценности, находящиеся в кассе, и за правильность оформления документов (отчет кассира, приходные и расходные ордера).

Перед проведением инвентаризации при наличии нескольких касс они опечатываются, чтобы прекратить возможность доступа к ним. Это делается с целью предотвращения возможности покрытия недостачи денег в одной кассе за счет денежной наличности из других касс.

После этих процедур проводится пересчет денег и других ценностей, находящихся в кассе. Деньги и ценности пересчитываются дважды - сначала кассиром, затем бухгалтером или другим членом инвентаризационной комиссии.

Так, при проведении инвентаризации в ООО «Предприятие Турист», инвентаризацией установлено наличных денежных средств в сумме 6096 рублей 06 копеек; наличие чековой книжки за № 877642-877667. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Во время инвентаризации в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы и социально-трудовых льгот.

Выплаты по частично оплаченным платежным ведомостям комиссия принимает к зачету, о чем делается отметка в Акте инвентаризации наличных денежных средств.

После пересчета денег и других ценностей полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге. На ООО «Предприятие Турист» на момент проведения инвентаризации материально ответственным лицом составляется товарный отчет, который отражен в приложении 7.

Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают в присутствии материально-ответственных лиц имущество и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом (особенно при обязательной ежегодной инвентаризации), то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в очень немногих случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих материальных ценностях по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товарно-материальных ценностей.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей.

При проведении инвентаризации товаров, данные которой отражаются в приложении 8, одновременно инвентаризируются и остатки тары (порожней и под товарами).

При осуществлении инвентаризации тары необходимо иметь в виду, что учет операций по движению тары отражается на разных балансовых счетах.

Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма N ТОРГ-5), применяется для оформления приемки и оприходования тары, а также упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщика, и их стоимость включена в цену товара. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй - остается у материально ответственного лица.

При проведении инвентаризации данные о наличии тары заносятся в описи по видам (картонная, ящичная, и др.), целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, неповрежденная, требующая ремонта и т.д.) с указанием наименования тары, прейскурантного номера, признаков, определяющих ее назначение и качественное состояние.

На тару составляется отдельная инвентаризационная опись, которая приведена приложении 9.

В ООО «Предприятие Турист» поступление товара в таре поставщика всегда указывает в товарно-транспортной накладной наличие тары отдельной строкой, указывая при этом: наименование тары, ее количество, цена за единицу и общая сумма.

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи и ответственных за это лиц.

Инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами. Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. N 88:

- Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3);

- Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5);

- Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15);

Указанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами.

Все инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера и другой оргтехники. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3) применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственного (ых) лица (лиц).

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

В каждой инвентаризационной описи указывают наименования инвентаризируемых товаров, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число наименований материальных ценностей и их количество. При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка инвентаризируемого вида имущества и обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета. Ошибки исправляются во всех экземплярах описей: неправильные записи зачеркиваются и над ними проставляются правильные цифры. Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываются ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки. На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация товаров проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, то принявший имущество расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На анализируемом объекте инвентаризация в 2003 году проводилась дважды:

n 1 октября 2003года;

n 20 декабря 2003 года в связи со сменой материально ответственного лица.

Затем производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость.

Если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения от учетных данных, то в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества, по такому имуществу составляются сличительные ведомости по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года N 88:

- Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно материальных ценностей - форма N ИНВ-19.

Применяются для отражения результатов инвентаризации активов, товарно-материальных ценностей и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные) составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем бухгалтерия вносит полученные сведения в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

Сличительные ведомости составляют только по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются выявленные отклонения, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. При этом инвентаризационная ведомость сверяется со сличительной ведомостью. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

На ООО «Предприятие Турист» в результате инвентаризации выявлены отклонения по шести наименованиям товара по одной штуке по каждому на общую сумму 9 рублей 82 копейки, после чего оформлена сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей в приложение 10.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так и вручную.

2.2 Порядок проведения инвентаризации

Механизм проведения инвентаризации имущества определен в Методических указаниях N 49. Это основной регулирующий документ при проведении инвентаризации, которым должны руководствоваться организации всех форм собственности в той его части, в которой содержащиеся в нем правила не противоречат пп.1-3 ст.12 "Инвентаризация имущества и обязательств" Закона о бухгалтерском учете.

Согласно данным Методическим указаниям инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения. Как правило, любая инвентаризация состоит из следующих этапов:

1)подготовительные мероприятия - издание приказа по форме N ИНВ-22 проведение инвентаризации; назначение инвентаризационной комиссии, определение сроков проведения и видов инвентаризируемого имущества, разработка внутренних инструкций, получение расписок от материально ответственных лиц, определение остатков имущества и обязательств по учетным данным и т.п;

2)собственно натуральная (вещественная) и документальная проверка -

выявление, взвешивание, обмеривание, таксировка, подсчет материально-производственных запасов, использование данных о существующих оценках имущества и обязательств, оформление актов инвентаризации и инвентаризационных описей;

3)сравнительно-аналитические мероприятия - проверка и сопоставление данных инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета; выявление расхождений, составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений учетных оценок от текущих; подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации;

4)заключительные мероприятия - оформление ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме N ИНВ-26; внесение бухгалтерских записей в учетные регистры по результатам инвентаризации; издание приказа руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении к административной ответственности виновных лиц. Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и по каждому материально ответственному лицу, у которого находится имущество.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Если товарно-материальные ценности хранятся на нескольких складах, то желательно, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно.

Кроме инвентаризаций перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и в других обязательных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в течение года по распоряжению руководителя организации должны проводиться периодические инвентаризации.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проверка обязательна:

n перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (инвентаризируется все имущество, за исключением того, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Аудиторские фирмы и аудиторы под угрозой потери репутации и лишения лицензии на право занятия профессиональной деятельностью не должны подтверждать достоверность бухгалтерской отчетности организации, которая не провела инвентаризацию в этом случае;

n при смене материально ответственных лиц. Вновь назначенное материально ответственное лицо автоматически принимает на себя ответственность за вверяемые ему ценности в объеме, указанном в бухгалтерском учете, не подтвержденном данными инвентаризации;

n при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

При не проведении инвентаризации ответственность за недостающие ценности несет материально ответственное лицо;

n в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. При не проведении инвентаризации ответственность за недостающие ценности несет материально ответственное лицо;

n при реорганизации или ликвидации организации. При не проведении инвентаризации в этом случае сделка будет признана ничтожной;

n в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из их, зависят от руководителя, планирующего контрольные мероприятия, кроме случаев проведения обязательной инвентаризации, и устанавливаются, как отмечалось выше, в приказе по учетной политике на следующий отчетный год.

Рекомендуется следующая частота проведения инвентаризаций по видам имущества:

n инвентаризацию материально-производственных запасов проводить не менее одного раза в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

n инвентаризацию сырья и материалов - ежемесячно;

n инвентаризацию товаров и материалов в пути и товаров, отгруженных не менее двух раз в год;

n инвентаризацию денежных средств в пути - ежемесячно;

n инвентаризацию денежных средств, денежных документов и ценностей - не менее одного раза в месяц.

Комиссия при обязательном участии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товаров и тары по каждому месту хранения ценностей в отдельности. Товары, находящиеся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, проверяют и оформляют описями-актами отдельно, после чего вход в помещение пломбируют и комиссия переходит в следующее помещение.

Инвентаризация товаров проходит в порядке расположения ценностей путем их обязательного пересчета, перевешивания, перемеривания. При явной не целесообразности перевешивания или пересчета товаров, находящихся в неповрежденных и пронумерованых кипах, ящиках бочках, допускается внесение этих товаров в описи по спецификации или маркировки, имеющейся на таре. В описи это должно быть оговорено. Причем не менее 10 таких товаров, за исключением тех, которые при распаковке могут испортиться, должно быть подвергнуто обязательной выборочной проверки. При этом если в результате такой проверки будут установлены расхождения со спецификацией или маркировкой, то комиссия обязана полностью вскрыть все места и проверить товар.

Вносить в описи данные об остатках товаров без проверки их наличия (по данным учета или со слов ответственного лица) запрещается. При подготовке большого количества весовых товаров отвесы фиксируют в специальных ведомостях или книгах. После подсчета и сверки итогов с ответственным за ценности лицом данные о качестве товара вносят в инвентаризационную опись.

Для ускорения проведения инвентаризации товаров на складах и заполнения инвентаризационных описей с помощью компьютеров целесообразно ярлыки (кипные карты) и штрих - коды. В ярлыках с помощью штрих - кодов указывают наименование товара, единицу измерения, артикул, размер, рост, сорт и другие признаки, цену и количество товара. Ярлыки помещают на видном месте или прикрепляют к кипе. Информация с них считывается в компьютер автоматически с помощью специальных оптических читающих устройств (сканеров).

Члены комиссии проверяют правильность наименования и количества товаров, указанных в ярлыках, после чего в них проставляют регистрационный (порядковый) номер. Ярлыки подписывают работник, подобравший товар, материально ответственное лицо и председатель комиссии. Сведения о них заносят в инвентаризационную опись. Ярлыки, партионные и кипные карты хранят до выведения окончательных результатов инвентаризации, а затем уничтожают.

2.3. Документальное оформление инвентаризационных материалов

Перечень форм первичной учетной документации применяемой при инвентаризации товаров и тары приведен в таблице 2.

Таблица 2

Перечень форм первичной учетной документации применяемой при инвентаризации товаров и тары.

По учету результатов инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей
ИНВ-3 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
ИНВ-5 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей,принятых на ответственное хранение
ИНВ-15Акт инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-19Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
ИНВ-22Приказ (постановление, распоряжение) о проведение инвентаризации
ИНВ-23Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации
ИНВ-24Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей
ИНВ-25Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций
ИНВ-26 Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационную опись товаров, материалов и тары составляют обычно в двух, а при приеме - передачи - в трех экземплярах. Заполняют опись либо вручную чернилами или шариковой ручкой, либо на компьютере. На каждой странице описи указывают общее количество натуральных единиц (шт., кг., м., и т. п.). Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускаются пропуски не заполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо.

В случае смены материально ответственного лица в описи расписываются работник, принявший ценности, и работник, сдавший их.

Товары, поступившие во время инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии членов комиссии и приходуют после инвентаризации. Эти ценности оформляются отдельной описью «Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В данной описи указывают поставщика, дату и номер приходного документа, на котором делается отметка «После инвентаризации» с ссылкой на дату описи.

При длительном проведении инвентаризации на складе с письменного разрешения руководителя товары со склада могут быть отпущены в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оформлены отдельной описью «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходном документе делают соответствующую отметку.

Товары, находящиеся на складе на ответственном хранении (не принадлежащие предприятию или поступившие на предприятие без сопроводительных документов), инвентаризируют вместе с собственными и оформляют отдельной описью по форме № ИНВ -5. Опись составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании фактических данных, подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственным (ыми) лицом (лицами).

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного (ых) лица (лиц).

2.4 Определение результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации в 5-10-дневный срок должны быть определены в бухгалтерии предприятия после проверки документов, цен, а также таксировки описей по каждому наименованию товаров и тары в количественно-суммовом выражении. Для этого сопоставляют данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товара и тары по описи. На ценности, по которым выявлены расхождения, составляют сличительную ведомость, в ней указываются наименование товара, номенклатурный номер, количество и стоимость по учетным ценам, недостача или излишек. Такая же сличительная ведомость составляется и по таре.

При проведении инвентаризации 20 декабря 2003 года товара, тары и денежных средств в ООО «Предприятие Турист» выявлена недостача только по товару, что отражено в сличительной ведомости №2 от 21 декабря 2003 года. По таре и денежным средствам расхождений нет.

Также выявлен брак на сумму 5911 рублей: 28 пар лыж и 1 пара лыжных ботинок. Причина брака - форсмажорные обстоятельства (затопление отопительной системы).

Потери, вызванные чрезвычайными обстоятельствами, относятся к некомпенсируемым потерям. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету балансового счета 99 "Прибыли и убытки" субсчет «Чрезвычайные расходы».

Включить в состав убытков указанные товарные потери можно при наличии заключения компетентных органов о признании происшедшего события чрезвычайным.

На основании проведенной инвентаризации и осмотра испорченного товара был составлен акт по форме ТОРГ-15. Магазин получил справку из коммунальной службы города о факте аварии. Руководитель принял решение о списании испорченного товара за счет чрезвычайных расходов.

Магазин «Турист» ведет учет товаров по продажным ценам:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41-2 «Товары в розничной торговле» - списан испорченный товар;

Дебет 42 «Торговая надбавка » Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана торговая надбавка по испорченному товару;

Дебет 99 «Прибыль и убыток» субсчет "Чрезвычайные расходы" Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана стоимость испорченного товара в покупных ценах.

По недостаче материально ответственные лица (Метлинова А.В. и бригада продавцов) дали письменные объяснения, которые вместе со сличительной ведомостью рассматриваются постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией и руководителем предприятия.

Руководитель предприятия принимает решение по возмещению недостачи за счет материально ответственных лиц путем внесения виновными лицами суммы в размере 9 рублей 82 копейки в кассу предприятия, следующим образом:

Арефьева И.Н.-1рубль9копеек;

Арсеньева И.А.-1рубль9копеек;

Большакова Е.И.-1рубль 9копеек;

Виклова Н.А.-1рубль9копеек;

Кузьмина Г.А.-1рубль9копеек;

Лапшова Т.А.-1рубль9копеек;

Метлинова А.В.-1рубль 10копеек;

Минеева Н.М.-1рубль 9копеек;

Туровская М.А.-1рубль 9копеек.

Это решение оформляется на оборотной стороне сличительной ведомости.

По недостачам, излишкам, пересортицам товаров (тары) материально ответственные лица дают письменные объяснения, которые вместе со сличительной ведомостью рассматриваются постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией и руководителем предприятия.

Комиссия устанавливает характер недостач (излишков) и способ их устранения, возможность зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли (при наличии их норм). Недостачи товаров при наличии норм естественной убыли в их пределах списываются за счет доходов предприятия (например, на продажу), при их отсутствии за счет предприятия; излишки приходуют в доход. Суммовые разницы, возникшие при зачете пересортиц от завышения цен, подлежат возвращению покупателям, а если установить их невозможно, то приходуются в доход предприятия. Суммовые разницы от занижения цена товары при отпуск и выявленные при инвентаризации недостачи товаров и потери от порчи ценностей подлежат взысканию с виновных лиц или, в случае отсутствия таковых лиц, относят на издержки обращения.

2.5 Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» предназначен для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных ценностей, выявленных в процессе хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета расходов на продажу или виновных лиц.

Результаты инвентаризации товаров и тары отражаются на счетах бухгалтерского учета записями указанными в таблицах 3, 4.

Если в ходе инвентаризации были выявлены ошибки при отражении операций на счетах бухгалтерского учета, в результате которых неправильно определена налоговая база при исчислении налогов и сборов, то необходимо внести изменения в налоговые расчеты, уплатить недостающие суммы налогов и пени за просрочку.