Первичное наблюдение в бухгалтерском учете

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Документы как источник первичной информации

2. Классификация документов

3. Организация документооборота

4. Инвентаризация и ее место в первичном учете

Заключение

Используемая литература

Введение

Для того чтобы эффективно управлять деятельностью предприятия, принимать правильные и своевременные решения по ходу и реализации хозяйственной деятельности, надо иметь достаточный объем информации, и в первую очередь учетной информации. Эта информация о фактическом состоянии и результатах хозяйственной деятельности в процессе хозяйственного учета, под которым понимается количественное отражение и качественная характеристика всех фактов хозяйственной деятельности.

Одной из основных стадий (звеньев) метода бухгалтерского учета является первая стадия - стадия регистрации, часто называемая наблюдением. Основная цель наблюдения - убедиться в том, что объект учета или изменения в его составе, объеме, качестве и т.д. действительно имели место. Наблюдение в бухгалтерском учете ведется за теми объектами, которые составляют его предмет - основными средствами, материалами, средствами в процессе производства, денежными средствами, источниками собственных средств, задолженностью и т.д. На этой стадии начинается бухгалтерский учет происходящих изменений в стоимости объектов бухгалтерского учета под воздействием хозяйственных процессов путем отражения факта совершения хозяйственной операции и фиксирования изменений в стоимости объекта учета. Для этого в бухгалтерском учете применяют два особых приема - документация и инвентаризация. Строгая и полная документальность - необходимое условие ведения бухгалтерского учета.

1. Документы как источник первичной информации

первичное наблюдение бухгалтерский учет документ

Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. Все финансово-хозяйственные операции должны быть оформлены на основании должным образом составленных оправдательных документов. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля. Она используется для организации сплошного и непрерывного учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними. При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности.

Первичный документ - оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет. Документ - основа и начало учетных записей, средство при помощи которого осуществляются финансово-хозяйственная деятельность, оперативное руководство и управление организацией.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют также контрольное значение, так как дают возможность предупреждать случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. Они являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий, анализа результатов работы организации.

Все документы имеют реквизиты (от латинского reguisitum - нужное, требуемое), т.е. показатели, характеризующие хозяйственную операцию. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за эту операцию, и др. К дополнительным реквизитам относятся: адрес и телефон организации, указание сторон, участвующих в совершении данной операции, и др.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение при совершенствовании учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к их составлению, систематизирует учет, устраняет произвольные и устаревшие формы, способствует рациональной организации учета. К таким документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования, лимитно-заборные карты, счета-фактуры и др.

Стандартизация документов - установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

К заполнению документов предъявляются такие требования, как своевременность, достоверность, способ заполнения, исправление ошибочных записей.

Своевременность - документы должны составляться, как правило, в момент совершения операции или непосредственно по окончании операции.

Достоверность - в документах должны быть заполнены все реквизиты, которые отражают достоверные данные.

Способ заполнения - пастой шариковых ручек, автоматизированным путем и т.д. Он должен быть заполнен четко, без помарок, свободные строки - прочерчиваются. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Исправление ошибочных записей - в учетные документы можно вносить исправления (кроме кассовых, банковских и др.) корректурным способом, т.е. зачеркивается одной чертой неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено», ставится дата исправления, что подтверждается подписью лиц, подписавших данный документ.

Таким образом, документация применяется для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета, которым необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. Документация обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля. При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности.

2. Классификация документов

Для правильного применения документов необходима их разносторонняя характеристика, т.е. классификация:

Распорядительные - содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Например, платежное поручение банку на перечисление задолженности по налоговым платежам.

Оправдательные - подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Например, счета которые подтверждают произведенные расходы.

Документы бухгалтерского оформления - составляются работниками бухгалтерии: справки, расчеты и др.

Комбинированные документы - одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных, бухгалтерского оформления: приходные, расходные кассовые ордера и др.

Первичные - составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию в момент ее совершения: акт на списание основных средств и др.

Сводные - оформляются на основании ранее составленных первичных документов: отчеты кассира и др.

Разовые - применяются лишь однажды для отражения операций или нескольких одновременно совершаемых операций: расчетная, расчетно-платежная ведомости и др.

Накопительные - составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения: лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада организации и др.

Внутренние - составляются для отражения внутренних операций в организациях: накладная на внутреннее перемещение материалов и др. Внешние - заполняются вне пределов данной организации и поступают уже в заполненном виде.

Первичные документы для придания им юридической силы имеют ряд обязательных показателей:

- наименование документа (формы), код формы;

- дата составления;

- наименование организации;

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

В зависимости от технологии обработки в документ могут быть внесены дополнительные показатели:

· Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов, если реквизиты не заполнены, делается прочерк. Записи в документах делаются средствами, обеспечивающими сохранность записей длительное время.

· Если в тексте или цифрах документа допущена ошибка, делается исправительная запись и заверяется подписью уполномоченного лица. В кассовых документах исправления не допускаются.

· Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме - устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей; арифметическую проверку - правильность подсчетов; по существу - устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке: проводят таксировку, группировку, контировку .

Таксировка - денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и др.

Группировка - подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы;

Контировка - определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.После проведения контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учета, а документы сдаются в архив.

Существуют требования к хранению документов: документы должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

Дела из архива выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РБ.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в архив утверждены Инструкцией Главного архивного управления, в которой указано, какие документы должны сдаваться в архив, а какие по истечении срока уничтожаться в организации. Квартальные балансовые отчеты хранятся 5 лет; главные книги и журналы, акты ревизий 5 лет; годовые балансы -10 лет; лицевые счета работников - 75 лет.

Таким образом, форма документа определяется совокупностью показателей и их расположением в документе. Наименование показателей и их состав зависят от типа отражаемой хозяйственной операции. А также для хранения документов ведется регистрационный журнал архивных дел, которые выдают журналы из архива только по письменному распоряжению главного бухгалтера.

3. Организация документооборота

Документооборот - движение документов от момента их составления или поступления от других организаций, лиц до исполнения или отправки, передачи в архив или уничтожения. К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции.

Поэтому понятие документооборота включает в себя: график прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

- в документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;

- при приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;

- исправления в документах должны быть произведены корректурным способом и т.д.

При составлении графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц работящих с определенными документами. До их сведения доводятся правила оформления, сроки представления в бухгалтерию этих документов.

Таким образом, организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

4. Инвентаризация и ее место в первичном учете

Инвентаризация - способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Объектами инвентаризации являются не только имущество (материалы, основные средства, товары, нематериальные активы и др.), но и финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банка, займы и др.).

Инвентаризация - это способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления и уточнения.

Инвентаризация обязательно проводится перед составлением годового отчета, при смене материально ответственного лица, в случае установления порчи, фактов злоупотреблений, хищений и др. Для поведения инвентаризации каждой организацией создается постоянно действующая комиссия, которая в присутствии материально ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет инвентаризационные описи. Полученные результаты сравниваются с данными учета и составляется сличительная ведомость. Выявленные расхождения регулируются сразу же после окончания инвентаризации.

Инвентаризация бывает внешней и внутренней.

Внешняя проводится ревизионными комиссиями извне (налоговая инспекция и т.п.), а внутренняя - по распоряжению руководителя организации.

Так же в зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств различают четыре вида инвентаризации:

1. Частичная инвентаризация: охватывает 1 или несколько видов имущества;

2. Периодическая: проводится в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества;

3. Выборочная: проводится на отдельных участках производства;

4. Полная: проверка всех без исключения видов имущества и обязательств организация. Проводится в конце года перед составлением годовой отчетности, а также при полной документальной ревизии;

Инвентаризация может осуществляться:

1. перед составлением годового баланса;

2. при смене руководителя или главного бухгалтера;

3. При смене материально ответственного лица;

4. При переоценке ценностей;

5. при установлении факта недостачи, хищения;

6. При документальных ревизиях и прочих проверок;

7.в других случаях.

Ход проведения инвентаризации:

1. Установление причины инвентаризации;

2. Создается приказ руководителем, о проведении инвентаризации;

3. Создается комиссия из числа руководителей в организации с обязательным, включая в ее состав материально ответственное лицо;

4. Передача всех документов, имеющихся на руках у материально ответственного лица в бухгалтерию;

5. Опечатывается инвентаризированное имущество или помещение ;

6. Составляется расписка материально ответственным лицом;

7. Материальные ценности перемериваются и записываются в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (№ИНВ-3) по каждому наименованию с указанием цены и количества;

8. все члены комиссии подписывают опись и вместе с отчетом материального лица сдают в бухгалтерию;

9. Составляется сличительная ведомость, в которой указывается наличие материальных ценностей по данным бухгалтерского учета, фактическое сальдо из описей, окончательная величина недостачи или излишка;

10. Излишки приходуются по учетным ценам, недостачи взыскиваются с виновных лиц по розничным ценам, а при отсутствии виновных списываются на финансовые результаты.

Таким образом, инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица. Работа комиссии заключается в определении фактического наличия имущества. Итоги отражаются в инвентаризационных описях, которые подписываются председателем и членами комиссии и передается в бухгалтерию. В случае, если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения.

Заключение

Бухгалтерский учет является документальным учетом. Все его показатели основаны на документальном подтверждении данных, обеспечивающих достоверность и доказательность учета.

Основные требования к содержанию и форме первичных документов излагаются в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и других законодательных актах. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно в момент её окончания. В каждом конкретном случае устанавливается должностное лицо, в обязанности которого входит документирование операций, устанавливаются сроки сдачи документов в бухгалтерию. Форма первичного документа, порядок его заполнения, подписания и сдачи определяется в должностных инструкциях, разрабатываемых, как правило, под руководством главного бухгалтера.

Первичная документация играет важную роль в системе управления предприятия. Прежде всего, она является информационным фундаментом, основой бухгалтерского учета. Благодаря первичной документации

обеспечивается сплошное, непрерывное наблюдение и отражение в учете хода всей хозяйственной деятельности предприятия и его отдельных процессов - производства, снабжения, реализации. На основе этой, документально обоснованной информации можно контролировать исполнение отдельных управленческих решений и операций, наличие, движение, сохранность средств, соблюдение расчетной дисциплины и других вопросов.

Характеристика каждой хозяйственной операции в документе и возможность сохранить эту документацию в архиве в течение длительного времени создают условия не только для текущего, но и последующего контроля за деятельностью предприятия.

Литература

1. «Бухгалтерский учет в условиях нового типового плана счетов» Л.Н.

Филиппенко часть 2, г. Минск, 2004 г.

2.«Бухгалтерский учет и аудит в АПК» учебник Л.И. Стешиц

3.«Бухгалтерский учет», Н.И. Ладутько г. Минск, 2004 г .

4.«Бухгалтерский учет в промышленности». учебное пособие, Н.И.

Ладутько Минск, 2005 г .

5.«Бухгалтерский учет», издание 11-е, Н.С. Стражева, А.В. Стражев г.

Минск, 2005 г .

6.«Документооборот в бухгалтерском учете» Н.В. Пошерстник, Е.Б.

Пошерстник

7.«Теория бухгалтерского учета» М.А. Снитко

8.«Теория бухгалтерского учета» Е.А. Мизиковского

9.«Теория бухгалтерского учета» И.Н. Белый

Размещено на Allbest.ru