Організаційно-розпорядчі документи: склад та характеристика

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсова робота з дисципліни «Документознавство»

Організаційно-розпорядчі документи: склад та характеристика

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. Організаційні документи

1.1 Види організаційних документів

1.2 Вимоги до виготовлення організаційно-розпорядчих документів

1.3 Мова і стиль організаційно-розпорядчих документів

РОЗДІЛ 2. Розпорядчі документи: види, особливості, вимоги до підготовки

2.1 Види розпорядчих документів

2.2 Організовування тексту розпорядчих документів

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведені його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів в цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця.

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняють за функціональними призначеннями.

Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для оформлення процесів організаційного управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвладних їм організацій та установ.

Організаційна документація - це документи, що закріплюють функції, обов`язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами, інструкціями. Тому всі документи, які створені в певній організації - це обличчя фірми. Від того наскільки професійно виконана документація, буде залежати успіх даної фірми, а також те, чи зуміють керівники переконати співробітників, що саме вони є партнером, який їм необхідний.

Президент України видає укази та розпорядження; Верховна Рада України приймає закони, постанови, рішення; Кабінет Міністрів України, міністерства видають постанови і розпорядження, накази, висновки, укладають угоди. ОРД створюються різними установами, організаціями, підприємствами різних типів для закріплення функцій, обов`язків і прав керівних органів та осіб управління на певні строки. В окремих документах визначаються права та обов`язки організацій у сфері планування, фінансів, а також господарсько-розрахункової діяльності.

Мета курсової роботи - визначити роль організаційно-розпорядчої документації, вивчити процес складання та організації роботи з даними документами.

Об'єктом курсової роботи є низка організаційних та розпорядчих документів, зокрема правила, положення, інструкції, статут, наказ, розпорядження, рішення та ін.

Предмет курсової роботи - процес функціонування організаційно-розпорядчої документації в управлінському апараті.

У ході написання курсової роботи на тему: «Організаційно-розпорядчі документи: склад та характеристика» було використано багато різноманітних літературних джерел.

У навчальному посібнику Шевчук С.В. «Українське ділове мовлення» [18] детально розглянуто основні функції та особливості офіційно-ділового стилю. Наведено класифікацію ділових паперів та основні вимоги до тексту документів, що є важливим при складанні організаційно-розпорядчих документів.

Навчальний посібник Діденко А.Н. «Сучасне діловодство»,[4] матеріали якого також використані у даній роботі, присвячений складанню та оформленню службових документів у тому числі і організаційно - розпорядчої документації відповідно до чинних державних стандартів та інших нормативних документів. У посібнику наведені зразки оформлення ОРД , що не одноразово були використані при написанні курсової роботи.

Регламентує питання уніфікації ОРД - ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. [19] Стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

У навчальному посібнику Глущик С.В. «Сучасні ділові папери»,[2] була використана інформація про види, особливості та вимоги до складання розпорядчик документів. У посібнику наведено зразки документів, правила їх оформлення.

організаційний розпорядчий документ документація

РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ: ВИДИ, ОСОБЛИВОСТІ, ВИМОГИ ДО ПІДГОТОВКИ

1.1 Види організаційних документів

Органи управління міністерств, відомств, об'єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керується у своїй діяльності організаційно-правовими документами - положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов'язки і права органів на тривалі строки. Так, у положеннях про підприємство, об'єднання передбачуються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т. д.

Інструкція

Інструкція - правовий акт, створюваний органами управління, що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності установ, підприємств, їх структурних підрозділів, філій та служб, а також посадових осіб. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, організаціями і є нормативним актом, що регламентує різні питання. [18]

Існують посадові інструкції, інструкції з техніки безпеки, експлуатації різного устаткування та інші. Кожна з них набуває чинності з моменту затвердження її керівником установи або його ж наказом.

Інструкція оформляється на бланку або на чистих аркушах паперу й має такі реквізити: [2]

назва організації чи структурного підрозділу;

назва виду документа;

дата;

реєстраційний індекс (за класифікатором);

місце складання;

гриф затвердження;

заголовок до тексту;

текст;

підпис особи, відповідальної за її складання;

гриф погодження;

візи, відмітка про засвідчення копії;

відмітка про наявність документа в електронному вигляді.

Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об'єктів, осіб чи питань, на які поширюється її вимоги. Текст інструкції починається словом „Загальні положення ”, у якому викладено мету її видання, вказано межі поширення та порядок використання. Текст викладають у логічній послідовності, групують за розділами, до яких іноді входять підзаголовки, а також розбивають на параграфи. В тексті інструкції послуговуються словами „необхідно”, „повинен”, „зобов'язаний”, „забороняється”, „слід”.

Розділи об'ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти - арабськими.

Текст документа викладають від другої особи повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного

У комплексі організаційних підприємств (організацій, установ) особливу групу становлять посадові інструкції.

Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, що регламентує функції, обов'язки, права й відповідальність працівника під час діяльності на певній посаді. [2]

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов`язково погоджує її з юристом-консультантом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи).

У посадовій інструкції обов`язково мають бути такі розділи : [18]

1)Загальні положення

2) Функції.

3) Посадові обов`язки.

4) Права.

5) Відповідальність.

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

Положення

Положення - це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності, функції, права та обов'язки державних органів, установ та їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створені нових підприємств або установ. [18]

Положення поділяються на типові та індивідуальні, що створюються на основі типових. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні - створюються за вказівкою керівництва безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. [2]

Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Оригінали положень про структурні підрозділи, згруповані у справу, постійно зберігаються в організаційному відділі установи, організації, підприємства, а у підрозділах - лише копії.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ. Цьому передує процес вивчення різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і т. п.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках організації або на чистих аркушах паперу формату А4 відповідно до ДСТУ 4163-2003. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Положення містить такі реквізити:

назва організації чи структурного підрозділу,

назва виду документа,

дата,

реєстраційний індекс документа,

місце видання або складання документа,

гриф затвердження,

заголовок до тексту,

текст,

підпис,

гриф погодження,

візи,

печатка (у разі потреби),

відмітка про засвідчення копії,

відмітка про наявність документа в електронній формі.

Текст Положення про структурний підрозділ складається з таких розділів: [2]

Загальні положення.

Власність і кошти підприємства.

Виробничо - господарська діяльність.

Права та обов'язки підприємства або його підрозділів.

Структура управління.

Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємств.

У першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв'язки з іншими організаціями та підрозділами.

У другому-вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо- господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю продукції. В залежності від специфіки діяльності, може відображатися хід капітального виробництва, винахідництва і реалізації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.

Правила

До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки юридичних та фізичних осіб. [18]

Розрізняють правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатації залізничних колій і т.п.

Правила внутрішнього трудового розпорядку являють собою нормативні угоди і тому не повинні суперечити законодавству про працю.

За формою і змістом правила схожі з інструкціями, іноді їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів включається в інструкцію діловодства).

Реквізити правил такі: [1]

назва організації чи структурного підрозділу,

назва виду документа,

дата,

реєстраційний індекс документа,

місце складання,

гриф затвердження,

заголовок до тексту (входить до назви виду документа й містить короткий виклад змісту),

текст,

підпис,

гриф погодження,

візи,

відмітка про наявність документа в електронному вигляді.

Статут

Статут - це нормативно-правовий акт, з допомогою якого оформляється створення підприємства, організації, установи, будь-якої форми власності та визначається її структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами. [18]

Статут підприємства затверджується установою вищого рівня. Після затвердження повноважним органом Статут передається на реєстрацію до відповідних державних органів[для товариств з обмеженою відповідальністю (ТзОВ), приватних підприємств (ПП) і малих підприємств (МП) таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. [5]

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх). [5]

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби сюди слід вносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.Статути оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом. Усі аркуші зшиваються, прошнуровують і скріплюють печатками.

Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах. [18]

Статути господарських організацій мають свої особливості. Ними визначені порядок вступу в організацію, права та обов'язки її членів, органів управління, порядок виборів. Статут може складатися для конкретної господарської, кооперативної чи іншої організації, у такому випадку він називається індивідуальним. Статути розроблені для ряду однотипних установ, організацій, вважаються типовими.

У деяких галузях народного господарства, з огляду на їх особливе значення, для окремих категорій робітників і службовців трудовий розпорядок регулюється статутами про дисципліну.

Статут повинен місти такі основні реквізити:

гриф затвердження керівної організації або органу управління;

найменування виду документа;

заголовок;

текст.

Текст Статуту має такі основні розділи:

Загальні положення.

Мета та предмет діяльності установи.

Юридичний статус установи.

Органи управління.

Трудовий колектив.

Майно Установи.

Фонди установи.

Облік та фінансова звітність.

Розподіл прибутків та відшкодування збитків.

Зовнішньоекономічна діяльність.

Реорганізація та припинення діяльності установи.

Зміни та доповнення до Статуту.

Проект Статуту зазвичай готує юридична служба, а не служба діловодства.

1.2 Вимоги до виготовлення організаційних документів

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.

При документуванні управлінської діяльності органами державної податкової служби України організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).

Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів.

Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів:

1 - Державний герб України;

2 - емблема підприємства, організації, установи;

3 - зображення нагород;

4 - код підприємства, організації, установи;

5 - код форми документа;

6 - назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

7 - назва підприємства, установи, організації;

8 - назва структурного підрозділу;

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс (вихідний номер документа);

13 - посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 - місце складання чи видання;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатку;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - печатка;

27 - позначка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - відмітка про перенесення даних на машинний носій;

31 - відмітка про надходження.

32-запис про державну реєстрацію.

1.3 Мова і стиль організаційно - розпорядчих документів

Складання службових документів - важкий і складний процес, який займає багато часу. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.

У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, зв'язків. При підготовці документів слід пам'ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку.

У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художнії стиль включає прозовий і поетичний, а суспільно-публіцистичний стиль - газетно - журнальний та літературно - критичний. Обов'язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.

Офіційно-діловий стиль - це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні.

Офіційно-діловий стиль має специфічні властивості на відміну від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови.

Особливості офіційно-ділового стилю:

- нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб'єктивізму, надмірної емоційності;

- точність, однозначність і зрозумілість формулювань;

- лаконічність, стислість;

- уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;

- використання термінів, спеціальних слів.

Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:

- якомога точніше й повніше подати інформацію;

- досягти найбільшого впливу на адресата;

- сформулювати позитивне враження про авторів документа.

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам'ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.

Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права.

У наші дні одним із сильних засобів впливу на мову мас є друковане слово. Із книг і журналів читачі черпають не тільки спеціальні знання, а й приклади правильного і образного викладу думок. Однак, дуже часто трапляються відхилення від літературних норм. Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими.

Правила скорочень у текстах документів

У документах системи ОРД застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ДСТУ.

Скорочення виправдані, оскільки вони скорочують час на складання тексту, зменшується його обсяг та виготовлення документа. Прийнято розрізняти скорочення кількох типів:

Буквені (ініціальні) скорочення (абревіатури), які утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: ДУМ, ЛТЕК, МВС і т. д. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери.

Складно скорочені слова змішаного утворення складаються з абревіатур та усічених слів. Пишуться вони по-різному, наприклад: ВНДІ вугілля, райвно та інші.

Складно скорочені слова складного типу наприклад, колгосп, радгосп, теплохід, Ростсільмаш, Гловморшлях і так далі.

Окремі частково скорочені слова, що складаються з частини основ і повного слова, відрізняються певними особливостями у розшифровці, у категорії роду, відмінювані, наприклад, завкадрами, зам директора, голов пошта і так далі.

Умовні графічні скорочення на позначення посади, географічних понять, відрізки часу, кількісні визначення, назви міст, сіл, селищ, областей, районів, вулиць, проспектів.

Особливість графічних скорочень у тому, що вони не виправляються усною мовою. Після такого скорочення обов'язково ставиться крапка, наприклад: м.(місто), с.(село), обл., р-н і т. п. Графічне скорочення завжди пишеться малими літерами.

В ОРД не скорочуються реквізити “заголовок”, “автор документа”, “підпис”.

РОЗДІЛ 2. РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Складання розпорядчих документів (РД) - досить складний процес, у чкому можна виділити такі стадії: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, його погодження та засвідчення. [5]

Основна функція розпорядчих документів -- регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб'єкта управління (керівного органу) до об'єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Документи розпорядчої діяльності поділяють на накази, вказівки, ухвали, розпорядження тощо.

2.1 Види розпорядчих документів

Наказ

Наказ - це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компентенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи. [1]

Накази бувають кадрові та з основної діяльності.

Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються. [5]

Накази з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильні і всебічне вирішення питання. [1]

Даний документ набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїх обов'язків. [5]

У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники підприємств, але і інші державні органи, діяльність яких грунтується на принципі єдиноначальності. У відповідності до законодавства накази видають міністри керівники центральних галузевих відомств, начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробничих об'єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини пов'язані з певною галуззю господарства, культури чи управління. [5]

Формуляр наказу має такі основні реквізити:

назва виду документа;

місце видання;

номер;

індекс за класифікатором та номенклатурою справ;

дату підписання;

заголовок;

текст;

підпис керівника.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій - містяться приписи з посиланням на виконавців та терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі.

Розпорядження

Це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян. [5]

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.

Розпорядження видаються від імені виконкому і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.

Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв'язувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив голові чи його заступнику, а також пов'язані з внутрішньою організацією роботи виконкому.

Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств. [20]

Рішення

Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухваляється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами. [2]

За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування.

Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах. До проекту рішення додається довідка, що обгрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.

Представлені проекти повинні бути завізовані виконавцями і заінтересованими організаціями із зазначенням дати. Заперечення за проектом оформляється у письмовому вигляді і додаються до нього. Обов'язковою повинна бути віза юрисконсульта виконкому, який перевіряє відповідність проекту до діючого законодавства. Погоджені проекти правових актів заздалегідь передають до протокольної частини. Рішення ухвалюють відкритим голосуванням членів виконкому за більшістю голосів. Після засідання виконкому, якщо виявляється, що деякі пункти рішення потребують редагування, створюються на чолі із заступником голови, котра протягом двох днів допрацьовує документ. Підписують рішення голова і секретар виконкому місцевої Ради народних депутатів і з цього моменту вони набувають чинності. Не пізніше ніж через три дні після підписання їх надсилають виконавцям.

У рішенні вказується коло осіб на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов'язані контролювати виконання документа.

Розглянутий розпорядчий документ містить такі основні реквізити:

Зображення державного герба.

Назву місцевої ради народних депутатів або його виконкому.

Зазначення місця видання.

Найменування виду документа.

Дата або дату і номер.

Заголовок.

Текси рішення.

Підписи голови і секретаря виконкому.

Печатка.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглянутого питання містить перелік заходів із зазначенням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконання рішення.

Постанова

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.

Текст постанови як правило, складається з двох частин - констатуючої та ухвалюючої. Перша мітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В ухвалюючій частині наводяться перелік запропонованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.

Проекти постанови не рідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщо виникають розбіжності до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівниками установ які складають проект.

2.2 Організовування тексту розпорядчих документів

Чіткість організації текстової частини виявляється на всіх рівнях. Показовим у розпорядчих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово виокремлені, логічно розмежовані, вони характеризуються певною автономністю від тексту загалом.

Вступ спрямовує думку реципієнта, дає обґрунтування пропонованих дій, вказує на те, що спричинило виникнення повідомлення, одначе основної інформації не розкриває.

Структура вступу:

анотація -- перелік проблем, викладених в основному тексті;

прагматичність -- опис цільової установки наказу;

концептуальність -- деякі теоретичні і методологічні та інші положення, покладені в основу документа;

енциклопедичність -- опис робіт, що передували цій роботі, -- на змістовому рівні виявляється у висвітленні трьох ключових аспектів констатуючої частини: підстави, мети, причини видання наказу.

Обґрунтуванням дій може виступати: посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий тощо) із зазначенням назви документа, автора, дати, номера, заголовка до тексту; формулювання мети і завдань, що потребують вирішення підприємством; опис фактів або подій, що стали причиною видання.

Одночасна наявність усіх названих вище ознак -- підстави, мети, причини видання наказу -- у вступі не обов'язкова. Для розпорядчих документів підстава може містити посилання на нормативно-правові або організаційні документи: закони, постанови, розпорядження уряду, накази, директивні вказівки вищих органів, положення, правила, інструкції тощо.

Тексти розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) підприємств, які діють на засадах одноосібності ухвалення рішень керівником, мають бути організовані від першої особи у формі однини («НАКАЗУЮ:» -- в наказах; «ПРОПОНУЮ:» «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:» -- в розпорядженнях, вказівках). Ключовим словом постанови як нормативно-правового акта є: «ПОСТАНОВЛЯЄ:» (Верховна Рада), рішення -- «ВИРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

ВИСНОВКИ

Після здобуття Україною незалежності, постала необхідність утвердження її на міжнародній арені, а отже й закріплення української мови, як державної. Нагальною потребою сьогодення є зміцнення статусу української мови у діловому спілкуванні, оскільки, писемне спілкування в ділових відносинах між організаціями, а також в державному, суспільному та політичному житті переходить на українську мову. Це стосується діловодства, офіційних документів, актів державної влади й управління, а отже всіх видів документації. Саме офіційно-діловий стиль задовольняє потреби членів суспільства у діловій сфері.

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи на тривалий час закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов'язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів організації. Ці документи, разом із нормативно-правовими, розпорядчими, довідково-інформаційними документами створюються безпосередньо на підприємствах, установах, організаціях та фірмах і стосуються питань їх загальної діяльності.

До організаційних документів відносяться: статути, положення, інструкції та правила. Будь-яка установа, підприємство чи організація діє відповідно до статуту, а у своїй діяльності керується положеннями, інструкціями та правилами.

До розпорядчих документів відносяться: накази, розпорядження, рішення,постанови та ін.

Будь-яка установа, підприємство чи організація діє відповідно до статуту, а у своїй діяльності керується положеннями, інструкціями та правилами.

Аналізуючи ці документи, можна встановити, що інструкція та положення є правовими актами, статут є нормативно-правовим актом, який визначає створення установ, а розпорядження - це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посібник для вищ. та серед. спец. навч. закладів / С.В. Глущик, О.В. Дник, С.В. Шевчук - 3-тє від., переробл. і допов. - К.: А.С.К., 2000.-400с.

Головач А.С. Зразки оформлення документів для підприємств та громадян.- Донецьк: Сталкер, 1997.- 352с.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. пос.-3-те вид.-К.:Либідь, 2001.-384с.

Ділова українська мова: Навч. посібник / О.Д. Горбул, Л.У. Галузинська, Г.І. Ситнік, С.Я. Яременко: За ред. О.Д.Горбула.-К.: Знання, 2000. - 226с.

ДСТУ 2732 - 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.- К.: Держстандарт України, 1994. - 33с.

ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. - 3-тє вид., доповнене - Х.: Торсінг, 2003. - 448 с.

Коваль А.П. Ділове спілкування: Навч. посібник - К.: Либідь , 1992.- 280с.

Крічок О.Г., Корбутин В.І., Процюк В.К., Дубич К.В. Документування у менеджменті: Підручник.-К.: Центр навч. літератури, 2003.-216с.

Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Фимен Н.Р. Делопризводство и техническая документация.-М.: Бизнес-школа,1995.-125с.

Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності. Навчальний посібник.- К.: УААУ, 1997.- 68с.

Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою.-К.: Техніка, 1992.- 400с.

Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. Підручник.-К.: МАУП, 1997.- 344с.

Плотницька І.М. Ділова українська мова у сфері державного управління: Навч.посіб.- К.: УАДУ, 2000.-192с.

Погиба Л.Т., Трибіниченко Т.О., Болан М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник.-К.: Либідь, 2002.-240с.

Рабинович П.А. Кореспонденція і діловодство.-К.: Вища школа, 1978.

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів/ С.П. Бибик, І.Л. Ленько, Л.О.Пустовій, Г.М.Сюта.-К.: Довіра, 1999.- 507с.

Фельзер А.Б., Миссерман М.Р. Делопроизводство: Справ. Пос.-3-е изд., перераб.-К.: Висш. Шк., 1988.-320с.

Шевчук С.В., Українське ділове мовлення: Навч. посібник. - 3-тє вид., переробл. і допов. - К.:Вища шк., 2004. - 302с.

Размещено на Allbest.ru