Организация первичного учёта на предприятиях, анализ его состояния и пути совершенствования на примере деятельности Государственного учреждения здравоохранения "Волгоградский областной кожно-венерологический диспансер"

Приходный кассовый ордер (Код формы 0310001)

Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Расходный кассовый ордер (Код формы 0310002)

Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (Код формы 0504143)

Применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 3000 рублей до 20000 рублей.

Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание производится при полной изношенности предметов, с указанием причины списания. Акт оформляется в двух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (Код формы 0504210)

Применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 3000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3 - 12).

Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 3000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

Акт о списании материальных запасов (Код формы 0504230)

Применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения.

Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения.

Расчетно-платежная ведомость (Код формы 0504401)

Применяется для отражения начисления заработной платы и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет; удержанных из заработной платы налогов и других сумм.

Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.

Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ.

Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордером. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе "Сумма к выдаче" против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".

В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи". После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму выданной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

В централизованных бухгалтериях расчетно-платежная ведомость составляется раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.

Платежная ведомость (Код формы 0504403)

Применяется в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате, при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, т.е. в межрасчетный период. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца.

Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости.

Карточка-справка (Код формы 0504417)

Применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника, в которой, помимо общих сведений о нем, ежемесячно отражаются по всем источникам суммы начисленной заработной платы по видам, удержанных суммах по видам, сумма к выдаче. Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости.

В необходимых случаях Карточка-справка может использоваться для получения сведений о суммах выплаченного гонорара по каждому получателю.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (Код формы 0504421)

Табель применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы.

Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).

Табель открывается ежемесячно за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

В табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. (в ред. Приказа Минфина РФ от 30.12.2009 N 152н)

В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых - работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой - условное обозначение отклонений, а знаменатель - ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.

При формировании табеля календарные дни месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения заполняются прочерком. (абзац введен Приказом Минфина РФ от 30.12.2009 N 152н)

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам "Сумма" (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления Расчетно-платежной ведомости.

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (Код формы 0504425)

Применяется для расчета среднего заработка для определения сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством.

Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняется на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска.

В заголовочной части записки-расчета заполняются все необходимые реквизиты. Далее указывается, за какой период предоставляется отпуск, и в каком периоде времени он будет предоставлен.

В таблице "Количество расчетных дней" следует указать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.

Таблица "Заработная плата по месяцам" заполняется на основании Карточки-справки. Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев (например, оплата за время обучения на курсах повышения квалификации). Сумма годового заработка и количество фактически отработанных дней за год из графы "Всего за год" переносится на страницу 2 код строки 04 "Итого за расчетные месяцы" в соответствующие графы.

В таблице для расчета начисленной заработной платы строки 01, 02, 03 заполняются, когда расчетный период составляет 3 месяца. Количество отработанных дней и сумма начисленной заработной платы в данном расчетном периоде заполняется на основании Карточки-справки с учетом положений, установленных законодательством о труде.

Показатели "Дни" и "Сумма" по строке 04 равны сумме показателей по строкам 01, 02, 03 соответствующих граф.

Показатель "Средний заработок месячный" по строке 05 определяется путем деления суммы по строке 04 "Итого за расчетные месяцы" на 12 месяцев или на 3 месяца (в зависимости от продолжительности расчетного периода).

Показатель "Средний дневной заработок" по строке 06 определяется путем деления суммы по строке 04 на количество дней по строке 04 соответствующих граф.

Сумма за отпуск за текущий месяц по строке 07 и за будущий месяц по строке 08 определяется путем умножения среднего дневного заработка, указанного в строке 06 графы 12 на количество дней отпуска, приходящихся соответственно на текущий и будущий месяцы.

Сумма по строке 09 "Итого за отпуск" должна быть равна сумме строк 07 и 08.

По строке 10 "Заработная плата за текущий месяц" отражается заработная плата за фактически отработанное время в текущем месяце до наступления отпуска на основании карточки-справки ф. 0504417.

Показатели по графе 12 "Всего" определяются путем суммирования граф 4, 7, 10 по каждой строке (01 - 11).

В таблице для расчета "Удержано из заработной платы" сумма налога на доходы (графы 3 - 5) определяется путем умножения суммы со страницы 2 по строке 11 "Всего начислено" за минусом установленных налоговых вычетов на ставку налога отдельно по каждому виду источника.

Показатели разделов "Другие удержания" и "Выплаченная заработная плата" (графы 6 - 10) заполняются на основании Карточки-справки.

Сумма по графе 11 "Всего" равна сумме граф 3 - 10.

Сумма к выплате определяется как разность графы 12 по строке 11 на странице 2 "Всего начислено" и графы 11 по строке 01 на странице 3 "Удержания".

Сумма к выплате оформляется бухгалтерской записью по дебету и по кредиту соответствующих счетов.

Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (Код формы 0504501)

Ведомость применяется при выдаче денег из кассы подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров.

Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Квитанция (Код формы 0504510)

Квитанция является типовой формой бланка строгой отчетности и применяется для оформления приема наличных денежных средств уполномоченными учреждением в установленном законодательством порядке лицами от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. В случае приема наличных денежных средств уполномоченное лицо ежедневно сдает в кассу учреждения полученные денежные средства при реестре сдачи документов с приложением копий квитанций.

Кассовая книга (Код формы 0504514)

Применяется для учета движения наличных денежных средств, в рублях и иностранной валюте, а также денежных документов. При этом поступление и выбытие наличной иностранной валюты (по видам валют) и денежных документов ведется на отдельных листах кассовой книги.

Листы кассовой книги, содержащие данные о движении денежных документов, должны содержать штамп (отметку) "Фондовый".

(абзац введен Приказом Минфина РФ от 03.07.2009 N 69н)

Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов строки "в том числе на заработную плату" и "Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня" не заполняются.

(абзац введен Приказом Минфина РФ от 03.07.2009 N 69н)

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег, денежных документов по каждому кассовому приходному и расходному ордеру (фондовому кассовому и расходному ордеру).

Кассовая книга должна быть прошнурована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера.

При автоматизированном способе ведения кассовых операций должно быть обеспечено соблюдение установленных правил ведения кассовой книги.

Извещение (Код формы 0504805)

(в ред. Приказа Минфина РФ от 03.07.2009 N 69н)

Используется при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передаче имущества и (или) обязательств между учреждениями, в том числе в порядке централизованного снабжения.

Извещение формируется в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждого учреждения, участвующего в приемке-передаче имущества и (или) обязательства.

Учреждение, получившее Извещение с прилагаемыми к нему документами, подтверждающими факт приемки-передачи имущества и (или) обязательства (актами о приеме-передаче, описями, реестрами, оправдательными документами поставщиков по централизованному снабжению, актами на недостачу и порчу ценностей или некомплектности предметов, выявленных при принятии ценностей, и т.п.), заполняет Извещение и направляет его второй экземпляр стороне, участвующей в расчетах.

Заполненное в полном объеме Извещение принимается к учету с отражением соответствующих бухгалтерских записей в регистрах бюджетного учета.

Акт о списании бланков строгой отчетности (Код формы 0504816)

Применяется для списания бланков строгой отчетности. Форма применяется также для списания испорченных бланков строгой отчетности (в том числе трудовых книжек и вкладышей к ним). Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения на основании ведомости расхождений по результатам инвентаризации.

Уведомление о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнованиях) (Код формы 0504822)

Уведомление применяется для доведения до главных распорядителей, распорядителей, получателей бюджетных средств, главных администраторов, администраторов источников финансирования дефицита бюджета утвержденных на финансовый год бюджетных ассигнований и (или) лимитов бюджетных обязательств, а также их изменений. Уведомление составляется в порядке исполнения бюджета по расходам и источникам финансирования дефицита бюджета, утвержденного согласно бюджетному законодательству Российской Федерации финансовым органом соответствующего бюджета.

(в ред. Приказа Минфина РФ от 30.12.2009 N 152н)

В заголовочной части уведомления указывается наименование финансового органа.

По строке "Кому" указывается наименование получателя уведомления.

В строке "Приложения" указываются наименования документов, являющихся приложениями к уведомлению о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований).

Заполнение строки "Специальные указания" осуществляется в случае необходимости. Например, при сокращении главному распорядителю бюджетных средств лимитов бюджетных обязательств по фактам нецелевого использования средств бюджета, установленным органами государственного финансового контроля, данному главному распорядителю бюджетных средств направляется уведомление на сумму заблокированных лимитов бюджетных обязательств с пометкой в строке "Специальные указания" "Блокировка лимитов бюджетных обязательств".

В графе 1 указываются коды бюджетной классификации Российской Федерации лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), которые должны быть идентичны кодам бюджетной классификации Российской Федерации бюджетных данных, утвержденных в установленном порядке главному распорядителю, распорядителю, получателю бюджетных средств, главному администратору (администратору) источников финансирования дефицита бюджета.

В графе 2 указываются объемы лимитов бюджетных обязательств (бюджетные ассигнования), утвержденные главному распорядителю (распорядителю), получателю, главному администратору (администратору) источников финансирования дефицита бюджета на текущий финансовый год с учетом изменений, утвержденных в установленном порядке по состоянию на дату формирования уведомления.

В графе 3 указывается текущее изменение (уменьшение или увеличение) лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований) относительно бюджетных данных, ранее доведенных главному распорядителю (распорядителю), получателю, главному администратору (администратору) источников финансирования дефицита бюджета.

В конце документа по графам 2 и 3 указываются итоговые объемы лимитов бюджетных обязательств (бюджетных обязательств).

Последняя страница уведомления подписывается руководителем (уполномоченным лицом) финансового органа (главным распорядителем, (распорядителем) бюджетных средств, главным администратором (администратором источников финансирования дефицита бюджета).

Первый экземпляр уведомления о лимитах бюджетных обязательств остается в финансовом органе (у отправителя уведомления), второй экземпляр направляется соответствующему получателю уведомления.

Каждая завершенная страница нумеруется по порядку.

При заполнении уведомления устанавливаются следующие контрольные соотношения:

суммы изменения лимитов бюджетных обязательств, указанные в графе 3, не могут быть больше лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), указанных в графе 2 в целом и по каждой отдельной строке.

Справка (Код формы 0504833)

Документ предназначен для отражения совершаемых при исполнении бюджета и кассовом обслуживании исполнения бюджета дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов.

Кроме того, на основании указанной Справки производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок в журнале операций или ином бухгалтерском документе. При этом исправления записываются соответствующей корреспонденцией по счетам бюджетного учета и делается ссылка на номер и дату исправляемого документа и (или) документа, являющегося основанием для внесения исправлений.

В целях отражения в бюджетном учете операций, отраженных в Справке (ф. 0504833), главным бухгалтером учреждения (руководителем структурного подразделения) заполняется "Отметка о принятии Справки к учету" с одновременным отражением бухгалтерских записей в соответствующих регистрах бюджетного учета.

(в ред. Приказа Минфина РФ от 03.07.2009 N 69н)

Акт о результатах инвентаризации (Код формы 0504835)

Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Основанием для составления Акта является Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

2.3 Первичные документы для налогового учёта

Множество первичных документов, так же как кирпичики, образуют фундамент здания, называемого бухгалтерский учет. На этом фундаменте строятся этажи, учетные регистры, т.е. сводные документы, в которых собираются все первичные документы и группируются определенным образом, и, наконец, это здание венчает крыша, т.е. отчетность предприятия, баланс и другие формы. Если неправильно, криво положить какой-либо кирпичик или совсем его не положить, то если вообще удастся построить это здание, то оно даст крен. Таким образом, к учету будут приниматься только правильно оформленные первичные документы. Только такие документы будут иметь юридическую силу.

То же самое можно сказать и о налоговом учете. В 25 Главе, которая говорит о налоговом учете, сказано, что налоговый учет основывается на первичных документах, сгруппированных в соответствии с требованиями, предъявляемыми Налоговым кодексом. Можно проиллюстрировать это на примере. Управление приобретает основное средство. В соответствии с ПБУ 6 амортизацию на это основное средство можно начислять только с первого числа месяца, следующего за месяцем, когда основное средство принято к учету. В соответствии с 259 статьей 25 Главы НК в налоговом учете амортизация начисляется только со следующего месяца после принятия основного средства в эксплуатацию. Когда приобретается основное средство, бухгалтерская проводка: Дебет 08 «Вложение во внеоборотные активы» субсч. «Приобретение основных средств». Кредит 60 «Расчеты с поставщиками». Эта проводка базируется на первичном документе «Накладная поставщика», а вот проводка принятия к учету, т.е.: Д01 К08 должна обосновываться первичным документом «Акт (накладная) приемки-передачи основного средства» (форма ОС-1). Значит, если на предприятии отсутствует такой документ, то необоснованно начисляется амортизация как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В соответствии со 172 статьей 21 Главы НК можно принять к вычету НДС, уплаченный поставщику основного средства, только после принятия на учет этого основного средства, а принятие на учет оформляется только актом ОС-1.

Другой пример - это счета-фактуры. 169 статья 21 Главы НК приводит обязательные реквизиты счета-фактуры, и в этой же статье говорится о том, что неправильное заполнение или не заполнение одного из обязательных реквизитов счета-фактуры является основанием для непринятия к вычету НДС, указанного в этом счете-фактуре.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов. В статье 252 Налогового кодекса написано, что расходами предприятия признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. В 120 статье НК говорится, что под грубым нарушением ведения бухгалтерского учета понимается отсутствие первичных документов. Штрафные санкции на предприятие предусмотрены следующие.

Если ошибка повторяется в течение одного отчетного периода, то 5 тыс., если более одного отчетного периода - 15 тыс. Если такая ошибка повлекла занижение налоговой базы, то штрафные санкции будут в размере 10% от суммы налога, но не менее 15 тыс. К примеру, Управление неправильно оформило акт приемки-сдачи работ. Эта сумма вынимается из себестоимости. Т.е. на нее будет корректировка. Штрафные санкции обеспечены. Еще существует 126 статья НК. В ней говорится, что за непредставление в указанный срок налогоплательщиком в налоговый орган документа предусматривает штрафные санкции за каждый не предоставленный документ. Т.е. если на момент налоговой проверки отсутствуют документы, которые потребовались - 50 руб. за каждый документ. Это штрафные санкции к предприятию. Помимо этого могут быть применены штрафные санкции и к должностным лицам. Если взять Закон «О бухгалтерском учете», то главный бухгалтер отвечает за ведение бухгалтерского учета согласно статье 7 этого Закона. В статье 15/11 КоАП говорится, что грубое нарушение правил бухгалтерского учета, составления бухгалтерской отчетности, а равно порядка срока хранения учетных документов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ (от 2 до 3 тыс. руб.). В административном кодексе под грубым нарушением правил бухгалтерского учета понимается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% или искажение любой статьи бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%. Также статья 15/6 КоАП говорит о том, что за непредставление документов или сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, на должностных лиц налагается штраф в размере от 3 до 5 МРОТ (от 300 до 500 руб.).

первичный учет организация регулирование совершенствование

2.4 Организация работы с документацией

Организация работы с документацией включат в себя комплекс мероприятий, обеспечивающих эффективную организацию:

документооборота предприятия;

хранения документов;

использования документации в текущей деятельности Управления инкассации.

Организация работы с документацией обеспечивает выполнение ряда функций, таких, как:

функция учёта документа, которая обеспечивается регистрацией первичных документов, т.е. записью учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправки или получения;

функция контроля исполнения документа;

функция поиска документации по запросам внутренних и внешних пользователей.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. 14, с.81.

Анализ документооборота первичной учётной документации позволяет уточнить формулировку и выделить отдельные стадии оборота первичной учётной документации. Таким образом, документооборот первичной учётной документации представляет собой взаимосвязанные процессы:

создания первичных документов;

поступления первичных документов;

принятия к учёту первичных документов и обработки (накопления и систематизирования в учётных регистрах);

передачи в архив.

Порядок движения документов и их состав вторичны в областном управлении инкассации по отношению к её целям, задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников. Но это не означает, что организация документооборота не должна поддаваться самостоятельному регулированию и нормированию. Действующие нормативные акты и пособия, в том числе «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), рекомендуют закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, где должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

1. Создание документа. Это регламентированный процесс записи (фиксации) информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Создание документов в Управлении осуществляется по определённым правилам установленными нормативными актами и выработанными традицией. Документы создаются с помощью компьютерной техники, но некоторые бланки типовой формы заполняются вручную. Так, к примеру, акт на списание материальных ценностей со склада в случае их повреждения создаётся в ручную или на компьютере. Акт о приёме-передаче основных средств (ф. № ОС-1), как и многие другие документы создаётся и частично заполняется на компьютере, а некоторые реквизиты заполняются от руки.

Документы могут поступать от других предприятий. В этом случае они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, имеют отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе - дату записи в учётный регистр, а в условиях автоматизированного учёта - оттиск штампа лица, ответственного за их обработку. Примером таких документов могут служить различные накладные, товарные накладные от предприятий при приобретении у них материальных ценностей.

2. Принятие документов к учёту и обработка первичных документов.

Данный элемент документооборота обеспечивает выполнение одной из важнейших функций все системы организации первичного учёта - функцию учёта документа. Фиксирование первичного учётного документа представляет запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания или получения документа. Например, авансовые отчёты сдаются бухгалтеру, который проверяет наличие необходимых реквизитов и заносит все данные в компьютер. Документы в Управлении обрабатываются ежедневно и по мере их создания.

Это один из самых важных сегментов в системе документооборота, так как именно на данной стадии происходят проверка первичной документации, сортировка и определения места, которое документ должен занять в системе учёта. Именно на этом этапе документы разделяются на «первичную учётную документацию» и «первичную оперативную документацию» в зависимости от информации, которую документ в себе несёт. Кроме того, на этом этапе отсеиваются документы, оформленные с нарушением установленных правил и требующие замены или дооформления. Немаловажно отметить, что именно эта составляющая системы первичного учёта очень тесно переплетается с системами бухгалтерского, финансового и управленческого учёта, можно даже сказать, что в какой-то степени она плавно перетекает из одной системы в другую.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в Управлении, так и поступающие от других организаций.

В управлении инкассации соблюдены следующие принципы:

1. Принцип достаточности оснований для регистрации первичных документов. То есть, каждый зарегистрированный носитель информации отражает реально совершённые и, что самое важное, разрешённые экономические действия.

2. Принцип полноты регистрации первичных документов. На предприятии обеспечена такая организация регистрации носителей информации, при которой все первичные документы, отвечающие требованию достаточности оснований, вводятся и обрабатываются.

3. Принцип точности регистрации и обработки первичных документов. Соблюдение этого принципа обеспечивает:

правильную интерпретацию сущности хозяйственной операции, отражённой в первичном документе;

точный количественный и качественный перенос данного документа в систему учёта. Например, в управлении инкассации при обработке требований со склада происходит точный перенос количества списанных материальных ценностей и правильное составление бухгалтерских проводок.

4. Принцип своевременности регистрации и обработки первичных документов. Это требование установлено на законодательном уровне. Законом «О бухгалтерском учёте» в качестве основного правила бухгалтерского учёта определена необходимость своевременной регистрации всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учёта без каких-либо пропусков или изъятий. Так, например, в Управлении, документы поступления и списания материальных ценностей со склада регистрируются и обрабатываются ежедневно, а документы списания спецодежды ежемесячно.

5. Принцип определенности регистрации и накопления первичных документов. Каждому первичному документу соответствует строго определённое место в конкретном учётном регистре. Соблюдение этого принципа позволяет:

быстро установить отсутствующие документы;

выявить нетипичную или разовую хозяйственную операцию.

6. Принцип однократного ввода. При соблюдении выше перечисленных принципов, это принцип соблюдается автоматически. В частности, следование принципу определённости регистрации документов в значительной степени облегчает поиск так называемой «ошибки двойного ввода», ибо все первичные документы, отражающие одинаковые хозяйственные операции, зарегистрированы в одном учетном регистре. Обеспечение принципов полноты регистрации и своевременности регистрации первичных документов практически не допускает ситуации, когда первичный документ не находит отражения в учетном регистре.

3. Передача документов в архив. Это завершающая стадия документооборота. В соответствии со ст. 17 Закона «О бухгалтерском учёте» Управление обязано хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта в течение сроков, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения учётных документов, регистров бухгалтерского учёта несёт руководитель организации.

Документооборот первичной учётной документации регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя предприятия. Работу по его исполнению регламентирует главный бухгалтер.

В Тверском областном управлении инкассации наблюдается отсутствие графика документооборота. Но я считаю, что необходим график, который предусматривал бы оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учётной работы на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учёта, повышению уровня автоматизации и механизации учётных работ. Примерно график документооборота может выглядеть следующим образом: см. Приложение 7.

Точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

Хранение документов - совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Для этого элемента первичного учёта наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело» 29, с. 36.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, расположенных в определённой последовательности, с указанием сроков их хранения.

Дело - совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

1. Экспертиза ценности документов - важный этап при организации хранения документов. Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Большая часть документов несёт информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой документы теряют своё назначение. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, т.к. для этого потребовались бы большие помещения, оборудование, штаты специальных работников, да и найти нужный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов «с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков хранения» ( ГОСТ 16.487 - 83. - С.7).

2. Систематизация документов. Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от методов их классификации. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел, которая является классификационным справочником. Номенклатура дел закрепляет классификацию исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел, служит основным учётным документом в делопроизводстве.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая - устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве, единую индексацию этих дел и является нормативным документом; примерная - устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер; конкретная - устанавливает состав дел организации.

Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях. Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов. В номенклатуру дел включаются все документы предприятия, составляемые в Управлении и поступившие в него из других организаций.

3. Хранение документов в оперативной деятельности. Оперативное хранение - хранение документации в структурных подразделениях организации. Оперативное хранение подразделяется на хранение в процессе исполнения и хранения исполненных документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнении» и т.д.

Оформление дел начинают после уточнения сроков хранения документов. На дела с истёкшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в основных правилах работы ведомственных архивов. (Основные правила работы ведомственных архивов. - М.: Главархив СССР, 1988. - С.173).

Кассовые документы, авансовые отчёты, выписки банка с относящимися к ним документам подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов хранятся не переплетёнными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Использование документации в текущей деятельности организации - одна из конечных задач, ради которых у Управления инкассации создаётся система первичного учёта. Цель данного элемента организации работы с документами - повышение эффективности и качества принимаемых управленческих решений с помощью качественной и правильно организованной системы документации и её оборота.

Использование документации в текущей деятельности можно условно разделить на следующие компоненты:

организация информационно-поисковых систем;

контроль исполнения документов;

работа исполнителей с документами.

Основа построения поисковых систем - регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в документе.

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения направления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учёта и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчётные, финансовые, бухгалтерские и другие.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - ключевая функция управления. Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль исполнения включает несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в системе управления, устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и индивидуальными. Для первичной учётной документации определяются типовые сроки исполнения, т.к. эти документы ограничены рамками отчётного периода. Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий. На самом документе в правом нижнем углу проставляется отметка, подтверждающая исполнение и подписанная ответственным лицом.

Наиболее рациональным в настоящее время является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведётся на персональных компьютерах. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определённый срок.

Работа исполнителей с документами. Руководители структурных подразделений Управления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. В отношении первичных учётных документов работа исполнителей обеспечивает:

своевременную регистрацию (принятие к учёту) документа;

проверку документов по форме и существу;

передачу документов на дооформления (при необходимости);

тиражирование (при необходимости) документов;

оперативную обработку документов (качественное исполнение документа);

сохранность документа и предотвращения несанкционированного доступа к ним;

предоставление вышестоящему руководству информации об исполнении документа, а также всей необходимой информации, касающейся обработанных и принятых на исполнение документов.

В результате рассмотрения практических основ первичного учёта можно сделать следующие выводы:

В управлении инкассации содержится большое количество различных первичных документов: по учёту основных средств, по учёту материалов, по учёту труда и его оплаты, а также по учёту денежных средств, которые составляют систему первичного учёта на предприятии.

Большинство документов содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом РФ. Следует отметить, что на предприятии есть документы, составленные в произвольной форме, которые не соответствуют требованиям законодательства.

В 25 Главе говорится, что налоговый учет основывается на первичных документах, сгруппированных в соответствии с требованиями, предъявляемыми Налоговым кодексом. Законодательством также предусмотрены штрафные санкции за отсутствие или неправильное оформление первичных документов.

4. Организация работы с документами в Управлении - самая важная составляющая системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение документооборота, использование документации в текущей деятельности Управления инкассации и хранение документов. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

Глава 3. Аудит первичного учёта

3.1 Значение и необходимость аудита первичного учёта

Вопросы реорганизации и модернизации действующих на предприятии систем первичного, а далее - управленческого и финансового учёта в настоящее время более чем актуальны. Поэтому с подобными вопросами всё чаще обращаются к специалистам, среди которых лидирующие позиции занимают именно аудиторские компании. Востребованность такого рода консалтинга позволяет говорить о целесообразности выделения аудита первичного учёта в самостоятельную услугу.

Не менее важным представляется использование аудита системы первичного учёта в качестве значимой составляющей обязательного аудита, поскольку:

первичный учёт является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния первичного учёта на 70-80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учёта и систему внутреннего контроля на предприятии;

в процессе проведения аудита первичного учёта в конкретных числовых показателях определяются объёмы первичной учётной документации, уровень автоматизации их создания и обработки, что позволяет оценить масштабы и характер предстоящей проверки;

выявляются наиболее слабые участки учёта, что влияет на состав и содержание процедур при проведении аудиторской проверки;

исследование качеств аудиторских доказательств в значительной степени является страховкой для аудитора, проверяющего конкретный раздел учёта. Аудитор определённо будет знать о том, с каких позиций ему подходить к предоставляемой подтверждающей документации по каждому разделу учёта и какой объём выборки достаточен при аудите конкретного участка 22, с.71.

Необходимым условием обеспечения высокого качества оказываемых услуг при проведении аудита первичного учёта (собственно, как и любого другого объекта аудита) является разработка научно обоснованной методики его организации. Данная проблема тем более актуальна, что до настоящего времени отсутствует достаточная научно-практическая база по предмету исследования, теоретически не обобщены вопросы организации и не определены методические подходы к проведению аудита первичного учёта.

В силу этих причин целесообразно разработать методику проведения аудита системы организации первичного учёта на предприятиях аудит СОПУ представляется одной из значимых составляющих процесса анализа и оценки системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля в ходе аудита и ставится в один ряд с такими мероприятиями, как изучение учётной политики и основных принципов ведения бухгалтерского учёта.

Методика проведения аудита первичного учёта позволяет решить ряд научных и практических задач 27, с.94

проанализировать и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учёта на предприятии и обосновать её оптимальную структуру и задачи;

выявить влияние факторов, прямо или косвенно воздействующих на организацию первичного учёта;

сформулировать основные принципы исследования состояния первичного учёта на предприятии, соблюдение которых позволит обоснованно оценивать внутрихозяйственный риск, риск средств контроля, а также риск необнаружения существенных нарушений при аудите СОПУ;

раскрыть необходимость и целесообразность предварительного аудита системы организации первичного учёта с выявлением в процессе аудита сбоев и нарушений в этой системе на основе аналитических процедур;

систематизировать типичные ошибки и нарушения, обнаруженные в ходе аудита первичного учёта, и предложить рекомендации по их устранению.

При аудите первичного учёта необходимо изучить и проанализировать законодательные акты и нормативные документы, регулирующие аудиторскую деятельность и определяющих правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Надо отметить, что в настоящее время отсутствует системный подход к проведению аудита СОПУ. Теория российского аудита ограничивается анализом документооборота и правильность оформления первичных учётных документов. При этом графики документооборота (а точнее их наличие) подвергаются проверке на этапе аудита учётной политики (и прочих общих вопросов), а проверка контроля за их соблюдением и правильностью оформления первичных документов - в ходе проведения аналитических процедур по разделам бухгалтерского учёта. В результате аудит системы организации первичного учёта носит «лоскутный» характер, тогда как комплексная проверка этой системы могла бы принести гораздо больше пользы как на этапе планирования аудита, так и в ходе проведения аудиторских проверок и оказания сопутствующих аудиту услуг. Ведь помимо отсутствия графиков документооборота, их несоблюдения и неправильно оформленных документов в системе первичного учёта существует целый ряд факторов, способных оказать негативное влияние на достоверность учёта и отчётности.

Таким образом, как верно заметил Е.М. Гутцайт 19, с.24, информация выходящая из системы первичного учёта, «а не только бухгалтерская отчётность, может быть в той или иной степени недостоверной, поэтому при наличии общественной потребности естественно и её подвергнуть независимой проверке. И сделать это, по большому счёту кроме аудиторов некому».

3.2 Разработка плана и программы проверки первичного учёта

Перед составлением этого плана необходимо убедиться в том, что все существенные моменты, касающиеся организации системы первичного учёта на предприятии носят официальный характер, т.е. закреплены в соответствующей внутренней распорядительной документации Управления.

Основными моментами, которые должны быть регламентированы внутренней нормативной базой Управления, являются:

правила документооборота и технология обработки учётной информации;

формы первичной учётной документации, применяемой для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учётных документов;

перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов;

порядок организации хранения документов и архивной службы.

Перед началом проведения аудиторских процедур необходимо наглядно убедиться в фактическом наличии соответствующих внутренних нормативных документов, а также в том, должным ли образом они составлены и соответствуют ли потребности предприятия в данного рода документах.

Таким образом, перед составлением общего плана аудита должна быть аккумулирована следующая информация:

участки учёта, на которых вероятно отсутствие первичных учётных документов;

участки учёта, не контролируемые главным бухгалтером или иным лицом, ответственным за контроль над совершением хозяйственных операций на этом участке;

участки учёта с наиболее многочисленным объёмом первичной учётной документации;

участки учёта со средним и высоким уровнем риска контроля;

участки учёта, где не используются унифицированные первичные учётные документы;

участки учёта (в первую очередь - учёт кассовых операций и учёт операций, связанных с движением всех ТМЦ на предприятии), на которых на исполнителей документально не возложена материальная ответственность;

участки учёта, где первичные учётные документы создаются и первично обрабатываются вручную;

участки учёта, где присутствует высокий риск сбоев и нарушений на стадии первичного сбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих учёту;

участки учёта, на первичную документацию которых не составлены графики документооборота;

участки учёта, для первичной документации которых не определены правила и сроки хранения;

круг договоров, контрактов и соглашений, не контролируемых главным бухгалтером;

отсутствующие на предприятии нормативные документы, относящиеся к внутренней нормативной базе клиента, регламентирующей организацию системы первичного учёта.