Правила работы с документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Общая характеристика и история предприятия

2. Цель создания и предмет деятельности предприятия

3. Организационные документы предприятия

4. Оформление дел

5. Документооборот

6. Организационная структура предприятия

7. Работа и должностные обязанности офис-менеджера

Заключение

Введение

Для учебного процесса практика является необходимой частью. Во время её прохождения студент получает углубление и закрепление теоретических знаний и профессиональных навыков, полученных в процессе обучения, на основе изучения практических ситуаций, которые играют определяющую роль в профессиональной деятельности любого специалиста. Во время практики студент должен:

- приобрести навыки практической реализации теоретических знаний при решении задач документирования в управленческой деятельности;

- изучить по месту практики организационную структуру базового предприятия, структуру своего подразделения, организацию рабочего места;

- изучить используемые информационные технологии и вычислительную технику в организации процесса документооборота;

- научиться оформлять документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- изучить методы и приобрести навыки работы с управленческой и технической документацией.

С 16 марта 2011 года по 12 апреля 2011 года я проходила производственную (учебную) практику в ООО «Баренц» и временно исполняла обязанности офис-менеджера.

1. Общая характеристика и история предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Баренц», создано на основании решения единственного учредителя Бленнова Игоря Геннадьевича 27 апреля 2004 года, зарегистрировано ИФНС по г. Северодвинску 11 мая 2004 года (Приложение № 1) за основным государственным регистрационным номером 1042901003530. Является коммерческим предприятием, действующим на основании Устава и осуществляет деятельность по строительству, модернизации, переоборудованию и ремонту судов, а так же, изготовлению металлоконструкций.

Фирменное наименование Предприятия на русском языке: полное - Общество с ограниченной ответственностью «Баренц», сокращённое - ООО «Баренц».

Предприятие является юридическим лицом, имеет полное фирменное наименование, содержащее указание на организационно-правовую форму, самостоятельный баланс, расчётный и депозитный счета в банке, круглую печать со своим полным фирменным наименованием на русском языке и указанием на место его нахождения, иные реквизиты, зарегистрированные в установленном порядке и необходимые для финансово-хозяйственной деятельности.

Юридический адрес: г. Северодвинск, пр. Труда д.30 кв.37

Адрес офиса: 164520 г. Северодвинск, ул. Республиканская д.22а

В период с марта 2006 г. по сентябрь 2007 г. ООО «Баренц» построило для ООО «Эко-Флот-Сервис» (г. Москва) 2 судна комплексного обслуживания флота «Эко-Сервис» и «Аквас» с получением на них свидетельств о годности к плаванию рег.№224804, 224806. Строительство производилось в соответствии с руководством №Р.003-2003 с использованием элементов эксплуатировавшихся судов.

С мая 2006 г. по настоящее время ООО «Баренц» является постоянным подрядчиком ОАО «ЦС «Звездочка».

ООО «Баренц» принимало участие в ремонте ДЭПЛ «Синдувиджай» для ВМС Индии, с сентября 2006 г. занимается строительством СПБУ «Арктическая», с марта 2007 г. принимает участие в утилизации АПЛ на площадях ОАО «ЦС «Звездочка».

25 декабря 2006 г. ООО «Баренц» получена лицензия Б279647 за №414 на осуществление работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

Предприятие имеет свидетельство о признании Российским Речным Регистром (до 21.12.09 г.).

С мая 2009 ООО «Баренц» является постоянным подрядчиком ОАО «СПО «Арктика».

На предприятии работают только высококвалифицированные специалисты со стажем работы более 5 лет. Более 80 % персонала имеют высшее образование по судостроительным специальностям.

На предприятии используется весь перечень офисного оборудования: принтеры, ксероксы, факсы, компьютеры, функционирование которых подкреплено соответствующим лицензионным программным обеспечением: Windows XP, Microsoft Office 2003, 1С: Бухгалтерия, 1С: Предприятие Консультант плюс. Доступ в интернет осуществляется посредством выделенной линии.

2. Цель создания и предмет деятельности предприятия

Целями деятельности предприятия является расширение рынка услуг, а также получение прибыли.

Предприятие вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещённые законом. Предметами деятельности предприятия являются:

- строительство и ремонт судов;

- предоставление услуг по ремонту и техническому обслуживанию, переделка и разрезка на металлолом судов, плавучих платформ и конструкций;

- строительство спортивных и туристических судов;

- монтаж металлических конструкций.

3. Организационные документы предприятия

На предприятии ООО «Баренц», где я проходила практику я ознакомилась с организационно-распорядительной документацией организации, а также с ГОСТами на оформление её, составила докладную записку, сопроводительное письмо и письмо о наказании работника за нарушение ПБ.

Организационно-распорядительные документы на предприятии:

- устав - правовой акт, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

- штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

- протоколы - составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

- приказы - оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) - это приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, о командировании, присвоении разрядов, вынесении взысканий и поощрении работников.

- положения о структурных подразделениях - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения.

- должностные инструкции - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

ГОСТ Р 6-30.9 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) - приказы, распоряжения, постановления, решении, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Документы, как правило, оформляется на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный…

Согласно ГОСТ Р 6-30.97 оформление реквизитов документов следующее:

1. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:

-на бланках и печатях

-на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти

-на бланках иных органов исполнительной власти

2. ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

Изображение герба субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации в соответствии с нормативными актами.

Изображение герба города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируются нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

3. ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещён Государственный Герб Российской Федерации.

4. КОД ОРГАНИЗАЦИИ.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

5. ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОРГН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА.

Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ОГРН).

6. ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЁТ.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт ( ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговым органами.

7. КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименование и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации ( УСД ).

8. НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ.

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращённое или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

9. СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации ( номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.)

10. НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

11. ДАТА ДОКУМЕНТА.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 1 апреля 2011 года, а в остальных случаях - цифровой способ, например: 01.04.2011. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.04.01. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.

12. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА.

Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в информационный массив организации и находится под её контролем и ответственностью. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер - это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.

14. МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления и включают в себя только общепринятые сокращения.

15. АДРЕСАТ.

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Минюст России

Управление юстиции

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ООО «Баренц» И.Г. Бленнов

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например: Администрации районов Архангельской области.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например: Администрации районов Архангельской области.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например: Северодвинский техникум управления информационных технологий ул. Комсомольская, д. 34 г. Северодвинск, 164507

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:

Антоновой Т.Л. ул. Южная, д.153, кВ 10,г. Северодвинск, Архангельской обл., 164500

16. ГРИФ УТВЕРЖЕНИЯ ДОКУМЕНТА.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Баренц» Личная подпись И.Г. Бленнов 21.03.2011

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А, Ы, О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания акционеров от 05.03.20111 №2

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. РЕЗОЛЮЦИЯ.

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Ивановой О.Б.

Соколовой А.А.

Прошу подготовить проект

акционеров от 05.03.2011 №2

Личная подпись

04.02.2011

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ.

«Заголовок к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

Приказ о создании экспертной комиссии,

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция главного специалиста.

К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.

19. ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ.

Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. ТЕКСТ ДОКУМЕНТА.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

-от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»)

-от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»)

-от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»)

21. ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №1

к приказу директора школы №1

от 06.02.2011 № 12

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.

22. ПОДПИСЬ.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов

Главный бухгалтер Личная подпись И.А. Зайцев

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директор

ОАО «Медтехника» ОАО «Юкон»

Личная подпись Ю.А.Соколов Личная подпись А.А.Пашин

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись А.А. Крылов

Члены комиссии Личная подпись И.И. Орлова

Личная подпись А.Н. Михайлов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

23. ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА.

«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор Департамента здравоохранения

Личная подпись А.Н.Светлов

24. ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА.

Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.А.Иванов

09.03.2011

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.А. Иванов

09.03.2011

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

25. ПЕЧАТЬ.

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

26. ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись П.И. Лаврова

05.03.2011

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ.

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров 79 34 25

28. ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлен факс от 01.02.2011 № 18

В дело № 01-08

Личная подпись

01.02.2011

29. ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

30. ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Схемы расположения реквизитов документов

1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

2 - Расположение реквизитов границы зон на формате А4 продольного бланка

4. Оформление дел

Дела формируются в организации, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

- при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы и документы к ним формируются в разные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела в организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи архивного учреждения.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации (фондообразователя); наименование структурного подразделения; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации

- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется черными чернилами только после включения этих дел в описи.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

5. Документооборот

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения образует документооборот общества. Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и внутренних документов.

ДОКУМЕНТОРБОРОТ:

- первичная обработка поступивших документов

- предварительное рассмотрение документов

- регистрация

- рассмотрение документов руководством

- направление на исполнение

- контроль исполнения

ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ.

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ.

Работник должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

РЕГИСТРАЦИЯ.

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная - система, при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная - система, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная - система, при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

входящие документы

исходящие документы

внутренние документы

коммерческие контракты

документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

01 - индекс структурного подразделения

05 - номер дела по номенклатуре

134 - порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ.

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся работником в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

НАПРАВЛЕНИЕ НА ИСПОЛНЕНИЕ.

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются работником для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается работником на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Работник ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

документ печатание коммуникация устав

6. Организационная структура предприятия

Генеральный директор - руководитель организации, в обязанности директора входят представительские функции и функции и контроля за деятельностью своих подчинённых. Все сделки осуществляются директором.

Бухгалтер - выполняет работу по ведению бухгалтерского учёта имущества, обязательств и хозяйственных операций. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет приём и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учёта и подготавливает их к счётной обработке. Отражает на счетах бухгалтерского учёта операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

Офис-менеджер - настоящий хозяин офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными. В большинстве случаев именно офис-менеджер регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, следит за снабжением работников офиса всем необходимым, встречает посетителей, организовывает совещания. Необходимо уметь обращаться с офисной техникой телефоном, факсом, ксероксом, знать основы делопроизводства, компьютер на уровне пользователя, обладать чувством такта. Так как я временно исполняла обязанности офис-менеджера, далее я подробно изложу свои должностные обязанности.

Исполнительный директор - один из руководителей компании. Эта должность может быть аналогом директора или Генерального директора, а может отличаться от них несколько меньшими полномочиями, которые закрепляются в уставных или иных документах. В некоторых компаниях исполнительный директор может действовать параллельно с первым лицом компании, сосредотачиваясь на своих направлениях или задачах.

СТРУКТУРНАЯ СХЕМА ООО «БАРЕНЦ»

Инженер по ТБ и ПБ - Инструктаж сотрудников, ведение необходимой документации по технике безопасности и пожарной безопасности. Контроль соблюдения сотрудниками Компании правил ТБ и ПБ. Техническое обеспечение выполнения ПБ. Проведение комплекса мероприятий по ТБ и ПБ.

Инженер-технолог - это инженер, который занимается разработкой и организацией производственного процесса. В зависимости от направленности производства существует множество специализаций инженеров-технологов: специалисты по изготовлению оптики, текстильному производству, машиностроению и приборостроению, инженеры-технологи пищевого производства, химики-технологи, проектировщики.

Мастера производственных бригад - осуществляет руководство производственным участком, своевременно подготавливает производство, обеспечивает расстановку рабочих и бригад, проверяет качество выпускаемой продукции или выполняемых работ, осуществляет формирование бригад.

Производственные бригады - бригада представляет собой постоянный или временный коллектив рабочих, выполняющих общее производственное задание и несущих совместную ответственность за результаты своего труда. Члены бригады могут иметь как одинаковую, так и различные профессии. В зависимости от этого различают специализированные или комплексные бригады.

Все служащие предприятия в своей работе руководствуются трудовым договором, должностной инструкцией, штатным расписанием и приказами (распоряжением) директора предприятия.

7. Должностные обязанности и работа офис-менеджера

Во время прохождения учебной практики мне поручалось составление документов, регистрация входящих и исходящих документов. При работе я опиралась на помощь своего руководителя. В процессе прохождения практики я усовершенствовала свои компьютерные навыки: была ознакомлена с программами Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003, Microsoft Office Word 2003.

Офис-менеджер относится к категории специалистов. Основная задача офис-менеджера - ведение документооборота. Офис-менеджер подчиняется непосредственно директору.

Основные требования к офис-менеджеру:

Знание: основ действующего законодательства; сферы деятельности предприятия; положения, инструкции по ведению документооборота; структуру предприятия; стандарты оформления документов; правила печатания с использованием типовых норм; устава; правила внутреннего распорядка; методик обработки информации с использованием современных средств коммуникации и связи;

Личные характеристики: исполнительность, организованность, ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, презентабельная внешность, активность, не конфликтность, обучаемость, способность работать в команде.

Плюсы профессии:

Высокий спрос на рынке труда, навыки административно-хозяйственной деятельности, опыт работы с документами, возможность улучшить коммуникативные навыки.

Минусы профессии:

Утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения. Отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей. Некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

Должностные обязанности, права и ответственность офис-менеджера закрепляются в должностной инструкции, с которой я была ознакомлена. Далее мною была составлена должностная инструкция офис-менеджера данного предприятия.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им деятельности в определённой должности. Она составляется по каждой штатной должности предприятия, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности ).

Общие требования к оформлению и содержанию должностной инструкции:

Содержание документа формируется таким образом, что бы ясно, точно и кратко осветить ключевые вопросы деятельности работника - его функции, полномочия, ответственность, взаимоотношения и т.п. Структуру документа образуют следующие основные разделы (главы):

- Общие положения;

- Функции работника;

- Должностные полномочия (права и обязанности работника);

- Ответственность работника;

- Взаимоотношения работников.

Текст должностной инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст должностной инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.