Аналитический учет поступления товаров в оптовой торговле

Размещено на http://www.allbest.ru/

Аналитический учет поступления товаров в оптовой торговле

1. Получение товаров автотранспортом

Поставщики отгружают в адрес оптовых организаций товары в соответствии с заключенными договорами, определяющими права и обязанности сторон. Основными реквизитами договора являются:

наименования сторон (поставщика и покупателя);

предмет договора (наименования и количество товаров);

имущественная ответственность сторон за невыполнение или ненадлежащее выполнение договора;

цены;

сроки поставки;

порядок расчетов;

тара и упаковка.

За невыполнение условий договоров предусматриваются штрафные санкции. Кроме того, с виновной стороны могут быть взысканы убытки в размере, не покрытом штрафом или неустойкой. Однако уплата штрафов и возмещение убытков не освобождает нарушителей договоров от их исполнения. В целях контроля за ходом заключения договоров их регистрируют в специальных журналах. Для учета выполнения на каждый договор может открываться карточка, в которую записывают основные условия договора, а затем на основании поступающих приходных документов делают отметки о его выполнении. Периодически проверяют итоги выполнения договоров и при их невыполнении предъявляют претензии поставщикам.

В целях сохранности поступающих товаров поставщик обязан обеспечить:

строгое соблюдение установленных правил упаковки, затаривания, маркировки и опломбирования отдельных тарных мест;

вложение в каждое тарное место документа (упаковочного ярлыка, кипной карты и т. д.), свидетельствующего о наименовании и количестве товаров, находящихся в данном тарном месте;

четкое и ясное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве товаров фактически отгружаемому, своевременную отсылку этих документов получателю;

строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, а также правил их погрузки и крепления и др.

Получатель обязан обеспечить:

Ш приемку товаров по количеству и качеству в установленные договором сроки;

Ш контроль за правильным их оприходованием материально ответственными лицами;

Ш условия, при которых соблюдалась бы сохранность и предотвращалась возможность образования недостач и хищений товаров.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки (на складе поставщика, от органов транспорта, на складе покупателя), характера приемки (по количеству, качеству и комплектности), наличия или отсутствия соответствующих сопроводительных документов и т. д.

Приемка товаров по весу-брутто, указанному на таре, или приемка по весу-нетто и количеству товарных единиц (в поврежденной таре) проводится в месте, где принимаются товары.

Порядок приемки товаров на складе поставщика. Товары на складе поставщика принимает, как правило, материально ответственное лицо организации-покупателя по доверенности, которая оформляется на бланках типовой формы, подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными, после чего на доверенности ставится печать. Доверенности регистрируются в бухгалтерии в специальном журнале, где проставляются:

Ш номер доверенности;

Ш дата ее выдачи;

Ш срок ее действия; должность, фамилия лица, кому выдана доверенность, его подпись;

Ш наименование поставщика и названия товаров, которые необходимо получить;

Ш отметка о получении товаров по данной доверенности (после их получения).

Если товары по выданной доверенности не будут получены, то она аннулируется. При этом бухгалтер погашает ее надписью «Не использована» и делает об этом отметку в журнале. Неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии.

Бланки доверенностей -- это документы строгой отчетности. Не допускается выдача незаполненных доверенностей. При получении (приемке) товаров от местных поставщиков можно вместо разовых доверенностей представлять им список работников (с образцами подписей), которым доверяется получать ТМЦ. В случае увольнения работника организация сообщает поставщику об аннулировании постоянной доверенности.

Доверенность при получении товаров предъявляется поставщику вместе с документами, удостоверяющими личность получателя. При приемке товаров проверяется соответствие их количества и качества данным сопроводительных документов. Приемка товаров проводится по весу-брутто и количеству мест, поставляемых в таре, а если товары не имеют тары, то их принимают по весу-нетто путем пересчета или взвешивания. Если товары принимаются по весу-брутто, то об этом делается надпись на сопроводительном документе и ставятся подписи материально ответственных лиц, получивших и сдавших товары.

Приемка товаров на станции железной дороги (пристани). Такую приемку проводит материально ответственное лицо организации-получателя (кладовщик, экспедитор или др.) при предъявлении доверенности (обычно постоянной), грузовой квитанции, паспорта. Оптовые организации в соответствии с действующими на транспорте правилами перевозки грузов обязаны проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности:

Ш наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, автофургоне и др.) или контейнере пломб отправителя или пункта отправления (станции, пристани, порта), исправность пломб, оттиски на них, состояние вагона, иных транспортных средств или контейнера, наличие защитной маркировки груза и исправность тары;

Ш соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе;

Ш соблюдение установленных правил перевозки, обеспечивающих предохранение грузов от повреждения и порчи (укладка груза, температурный режим, льдоснабжение и др.), сроков доставки.

Оптовые организации обязаны потребовать от органов транспорта выдачи груза по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на них правилами, действующими на транспорте, и другими нормативными актами. В случае получения от органов транспорта груза без проверки количества мест, веса и его состояния получатель обязан потребовать от органов транспорта отметки об этом на транспортном документе.

На полученный от железной дороги товар экспедитор выписывает накладную на отправку на склад автомобильным транспортом через агента-водителя. В случае обнаружения недостачи товаров при их приемке на складе от агента составляется акт. Если товары от органов транспорта принимает кладовщик (заведующий складом), являющийся материально ответственным лицом, то он расписывается в получении товаров в сопроводительных документах, либо составляется акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1), который применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Этот акт составляется также при приемке товаров на складах оптовой организации членами приемочной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

В случае поступления товаров без сопроводительных документов поставщика их принимает комиссия, уполномоченная на это руководителем организации, которая составляет акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4). Акт составляется при участии материально ответственного лица в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица, третий направляется поставщику с просьбой срочно выслать необходимые документы. Кроме того, комиссия составляет в трех экземплярах акт об оприходовании тары, неуказанной в счете поставщика (форма № ТОРГ-5), который применяется для оформления приемки и оприходования тары, а также упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров, в том случае, когда они не показываются отдельно в счете поставщика и их стоимость включена в цену товара.

При поступлении без согласия покупателя товаров, не предусмотренных в договоре, либо при отсутствии договорных отношений товары принимают на ответственное хранение, о чем сообщают поставщику. Такие товары учитывают за балансом на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». В установленные покупателем сроки поставщик должен распорядиться принятыми на ответственное хранение товарами. Если поставщик в этот срок не распорядится товарами, покупатель вправе реализовать их или возвратить поставщику. Необходимые расходы, понесенные покупателем в связи с принятием товаров на ответственное хранение, их реализацией и возвратом продавцу, подлежат возмещению поставщиком. Вырученное от реализации товаров передается поставщику за вычетом причитающегося покупателю. На складе оптовых организаций товары принимаются при доставке поставщиком по весу-брутто и количеству мест, а при необходимости -- и по весу-нетто и количеству товарных единиц в каждом тарном месте. Оптовые организации, переотправляющие товары в таре или упаковке первоначального отправителя (изготовителя), должны проводить приемку товаров по количеству и качеству внутри тарных мест лишь в случаях, предусмотренных договорами, а также при несоответствии фактического веса-брутто весу-брутто, указанному в сопроводительных документах, либо при наличии поврежденной, открытой или немаркированной тары, а также при наличии признаков порчи (течи, боя и проч.). Порядок приемки товаров на оптовых складах и сроки ее проведения уста­навливаются в договорах на поставку. Приемка товаров по количеству проводится по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и др.) отправителя (изготовителя), удостоверяющим количество товаров, а приемка товаров по качеству и комплектности -- по сопроводительным документам, удостоверяющим их качество и комплектность (технический паспорт, сертификат и т. д.).

В бухгалтерском учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным и полным оприходованием товаров со стороны материально ответственных лиц согласно документам поставщиков. Поставщики при отгрузке товаров в адрес оптовых организаций выписывают документы: коммерческие (товарные), транспортные и страховые, платежно-банковские (расчетные).

Коммерческие (товарные) документы дают количественную, качественную и стоимостную характеристики товаров. К документам, характеризующим количество товара, относятся счет-фактура, спецификация, товарный ярлык, упаковочный ярлык, товарная накладная, приходный групповой отвес, товарно-транспортная накладная, кипная карта, отвесы и т. д. Документами, характеризующими качество товара, являются удостоверения качества, технические паспорта, сертификаты, справки о результатах лабораторных анализов и др. Все организации обязаны составлять счета-фактуры, вести журнал учета счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам.

Счет-фактура составляется поставщиком на имя покупателя и дает право на зачет (возмещение) НДС покупателям после оприходования товара. Счет-фактура -- это документ, служащий основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению. В счете-фактуре должны быть указаны:

Ш порядковый номер и дата выписки;

Ш наименования, адреса продавца и покупателя;

Ш наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя;

Ш номер платежно-расчетного документа -- в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

Ш наименования поставляемых товаров;

Ш цена за единицу без учета налога;

Ш стоимость товаров без учета и с учетом налога;

Ш налоговая ставка и сумма налога и др.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на это в соответствии с приказом по организации, и заверяется печатью организации.

Спецификация (форма № ТОРГ-10) применяется, если отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и пр. Она выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом: один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, другой передается в бухгалтерию. В спецификации фиксируется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса; масса тары отражается отдельно. Тара, отпущенная с товаром по этой спецификации, указывается на оборотной стороне бланка. Упакованный товар передается экспедиции, агенту (экспедитору, водителю) по количеству мест или массе-брутто иод расписку на бланке спецификации. Спецификация обычно дополняет счет- фактуру.

Товарный ярлык (форма № ТОРГ-11) применяется для учета ТМЦ в местах хранения товаров. Он заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка, хранится вместе с товаром по его местонахождению.

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) составляется в двух экземплярах: один остается у поставщика, другой передается покупателю.

Приходный групповой отвес (форма № ТОРГ-17) составляется в трех экземплярах работниками организации-получателя: первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй -- весовщику железной дороги, водного транспорта или лицу, сопровождающему груз, третий остается у материально ответственного лица. В приходном групповом отвесе в обязательном порядке указывается, в каком состоянии прибыл товар, груз. Данные о состоянии товаров под­тверждаются подписями представителя транспортной организации (поставщика) и грузополучателя (покупателя). В случае необходимости предъявления поставщику претензии приходные групповые отвесы составляют в четырех экземплярах.

Упаковочный ярлык (форма № ТОРГ-9) используется при упаковке товара. Он выписывается в трех экземплярах на каждое отдельное место (ящик, тюк и т. д.), подписывается материально ответственными лицами и упаковщиком. Первый экземпляр вкладывается вместе с товаром в ящик (тюк), второй с указанием массы каждого места прилагается к счету-фактуре (если товар не подлежит сертификации), третий остается на складе.

При доставке товаров автомобильным транспортом применяется товарно-транспортная накладная, которая может быть выписана в четырех или пяти экземплярах. Один экземпляр остается у поставщика, другой предназначен покупателю, третий используется в качестве пропуска на вывоз товаров от поставщика и передается в бюро пропусков, четвертый и пятый сдают автотранспортной организации для расчетов за транспорт и как приложение к путевому листу.

Сертификат качества удостоверяет качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям договора. В сертификате качества дается характеристика товара либо подтверждается соответствие определенным стандартам или техническим условиям.

Техническая документация (паспорта, схемы, инструкции и т. д.) представляется при поставке товаров длительного пользования. К документам, удостоверяющим качество товара, относятся также протоколы испытаний, справки лабораторного анализа и т. п.

Транспортные документы обычно выписывает грузоперевозчик, они удостоверяют, что товар принят им к перевозке. В зависимости от того, каким видом транспорта перевозятся товары, транспортные документы подразделяются следующим образом: железнодорожная накладная, коносамент, товарно-транспортная накладная (путевые листы, автодорожная накладная), коммерческий акт, экспедиторская накладная и др.

Виды платежно-банковских (расчетных) документов зависят от форм расчетов, установленных в договоре между поставщиком и покупателем. Расчетный документ представляет собой оформление на бумажном носителе, а в установленных случаях -- электронного платежного документа:

распоряжения плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета на счет получателя средств;

распоряжения получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

При безналичных расчетах допускается использование платежных поручений, аккредитивов, чеков, инкассо, а также иных форм, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Платежное поручение представляет собой поручение организации обслуживающему банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет получателя. Платежное поручение принимается от плательщика к исполнению только при наличии средств на его счете.

В платежном поручении указываются:

Ш его номер, дата составления, вид платежа, плательщик, его идентификационный номер (ИНН), местонахождение, расчетный счет, банк плательщика, его код;

Ш наименование получателя, его реквизиты (ИНН), банк получателя, его код;

Ш сумма прописью и цифрами;

Ш дата получения товара, оказания услуги;

Ш назначение платежа, наименование товара, выполненных работ, оказанных услуг, номера и суммы товарных документов;

Ш вид операции, срок платежа и его очередность, проведено банком, подписи клиента, место печати, отметки банка и др.

Что касается чека, то в качестве плательщика по нему может быть указан только банк, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков. В чеке должны быть:

Ш наименование «чек», включенное в текст документа;

Ш поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;

Ш наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

Ш наименование валюты платежа;

Ш дата и место составления чека;

Ш подпись лица, выписавшего чек,-- чекодателя.

Отсутствие в документе хотя бы одного из указанных реквизитов лишает его силы чека. Чек, не содержащий указания места его составления, рассматривается как подписанный в местонахождении чекодателя. Форма чека и порядок его заполнения определяются законом и установленными в соответствии с ним нормативными актами Банка России.

Аккредитив представляет собой поручение банка покупателя банку поставщика производить оплату счетов этого поставщика за отгруженный товар на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя. При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель либо дать полномочие другому банку (исполняющему банку) произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель. Для исполнения аккредитива получатель средств представляет в исполняющий банк документы, подтверждающие выполнение всех условий аккредитива. При нарушении хотя бы одного из этих условий исполнение аккредитива не производится.

Инкассовое поручение выписывается получателем денежных средств (поставщиком), который направляет инкассовое поручение в обслуживающий банк для получения платежа от плательщика.

Платежное требование -- расчетный документ, содержащий требование получателя средств плательщику об уплате определенной суммы через банк.

Платежное требование-поручение представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгрузочных документов стоимость поставленных по договору товаров, выполненных работ, оказанных услуг.

К расчетным документам относится также вексель -- разновидность безусловного абстрактного денежного обязательства, составленного по установленной законом форме, дающего бесспорное право требовать уплаты обозначенной в векселе суммы по истечении срока, на который он выписан. Векселя могут быть простыми и переводными.

Простой вексель представляет собой письменный документ, содержащий простое и ничем не обусловленное обязательство (должника) уплатить определенную сумму денег в определенный срок и в определенном месте векселедержателю или по его приказу. В простом векселе указываются:

Ш наименование «вексель», включенное в текст и выраженное на языке, на котором этот документ составлен;

Ш простое и ничем не обусловленное обещание уплатить определенную сумму;

Ш срок платежа;

Ш место, в котором должен быть совершен платеж;

Ш наименование того, кому или приказу кого платеж должен быть совершен;

Ш дата и место составления векселя;

Ш подпись того, кто выдает документ (векселедателя).

Переводный вексель (тратта) представляет собой письменный документ, содержащий безусловный приказ векселедателя (трассанта) плательщику (трассату) уплатить определенную сумму денег в определенный срок и в определенном месте третьему лицу -- держателю векселя, т. е. получателю (ремитенту) или его приказу. В переводном векселе указываются:

Ш наименование «вексель», включенное в текст документа и выраженное на том языке, на котором этот документ составлен;

Ш простое и ничем не обусловленновпредложение уплатить определенную сумму;

Ш наименование того, кто должен платить (плательщика);

Ш срок платежа;

Ш место, в котором должен быть совершен платеж;

Ш наименование того, кому или приказу кого платеж должен быть совершен;

Ш дата и место составления векселя;

Ш подпись того, кто выдает вексель (векселедателя).

Вексель, в котором нет какого-либо из перечисленных реквизитов, не имеет силы, за исключением следующих случаев:

Ш при неуказании срока платежа по векселю он рассматривается как подлежащий оплате по предъявлении;

Ш при отсутствии особого указания место составления документа считается местом платежа и вместе с тем местом жительства векселедателя;

Ш при необозначении места составления векселя он признается подписанным в месте, обозначенном рядом с наименованием векселедателя.

В оптовых организациях могут применяться и другие товарные (коммерческие), транспортные и расчетные документы. Если договором порядок и форма расчетов не определены, то расчеты осуществляются платежными поручениями. Поступившие от поставщиков документы оптовая организация регистрирует в журнале учета счетов-фактур. Его используют для контроля за своевременным поступлением и оприходованием товаров материально ответственными лицами. Оптовая организация проверяет товарные и расчетные документы поставщиков с точки зрения соблюдения условий договора поставки (ассортимент, количество, правильность цен, качество, срок поставки, расходы по перевозке и др.), на наличие арифметических ошибок и т. д. Проверенные документы передают руководителю оптовой организации или уполномоченному им работнику для акцепта (согласия на плату поставщику за товар). Синтетический учет поступления товаров в оптовых организациях осуществляется на активном счете 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах», а тары -- на субсчете 3 «Тара под товаром и порожняя». Остаток товаров по этому счету отражается в разделе II «Оборотные активы» баланса по покупной стоимости (стоимости их приобретения). Поступающие товары и тару приходуют по дебету счета 41 «Товары» с кредитованием счетов учета расчетов. По­ступление товаров и тары можно отражать в учете с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в порядке, аналогичным порядку учета соответствующих операций с материалами. Однако торговые организации практически этот счет не применяют. Если в первичных документах, подтверждающих стоимость приобретенных товаров, сумма НДС отдельной строкой не выделена, то приобретенные товары приходуют по полной стоимости приобретения, включая НДС. Если организация-поставщик освобождена от уплаты НДС и по просьбе покупателя выставила ему счет-фактуру с выделенной в нем суммой НДС, а покупатель сумму налога возместил из бюджета, то поставщик-«льготник» уплачивает в бюджет ту сумму НДС, которую он указал в этих документах. На сумму поступившей от поставщиков тары выполняют бухгалтерскую запись: Д-т сч. 41 «Товары», субсчет 3 «Тара под товаром и порожняя» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Если при поступлении товаров в счет поставщика включены транспортные расходы, оплачиваемые за счет оптовой организации, то их сумму отражают проводкой: Д-т сч. 44 «Расходы на продажу» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Выявленные при приемке товаров претензии учитывают следующим образом. На сумму претензий, предъявленных поставщику (при предоплате) или транспортной организации, по покупной стоимости: Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На сумму НДС, относящуюся к сумме предъявленной претензии: Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», суб- счет2 «Расчеты по претензиям» К-тсч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». На сумму недостачи товаров но покупной стоимости: Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На сумму НДС, относящуюся к недостающим товарам: Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т сч.19 «Налог на добавленную стоимость но приобретенным ценностям». При списании недостачи товаров за счет материально ответственного лица сумма недостачи увеличивается на размер торговой надбавки: Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К-т сч. 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». При отнесении суммы недостачи товаров на виновных по покупной стоимости: Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При списании суммы недостачи за счет оптовой организации по покупной стоимости вместе с НДС: Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Излишки, выявленные при приемке товаров, приходуют в обычном порядке. Товары могут поступать на склад от разных лиц. Поступление товаров от подотчетных лиц: Д-т сч. 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах» К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Поступление товаров от учредителей: Д-т сч. 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах» К-т сч. 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал». Поступление товаров от структурных и других подразделений торговой организации: Д-т сч. 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах» К-т сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты». Товары могут поступать от других материально ответственных лиц (кладовщиков), при этом составляется проводка: Д-т сч. 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах» К-т сч. 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах». Внесение товаров в качестве средств целевого финансирования отражается в учете следующим образом: Д-т сч. 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах» К-т сч. 86 «Целевое финансирование». Если при инвентаризации товаров на складе обнаружены излишки, то выполняется бухгалтерская запись: Д-т сч. 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах» К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы». Поступившие от поставщиков товары оплачиваются им по безналичному или наличному (до 100 тыс. руб.) расчету. При этом составляют следующие проводки. При оплате с расчетного счета: Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т сч. 51 «Расчетные счета». При оплате наличными (до 100 тыс. руб.): Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т сч. 50 «Касса». При оплате чеками или аккредитивами: Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т сч. 55 «Специальные счета в банках». При зачете по товарообменным операциям: Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При оплате за счет полученного кредита или займа: Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». При погашении задолженности структурными подразделениями организации: Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К- г сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

При оприходовании поступивших товаров производится зачет НДС составлением бухгалтерской записи: Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам» К-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Если при расчетах с поставщиками товаров используются товарные (коммерческие) векселя, то операции поступления товаров могут отражаться сразу по кредиту счета60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Векселя выданные» либо бухгалтерской записью: Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Векселя выданные». Товарные (коммерческие) векселя -- это такие, при которых выдача, принятие к платежу или индоссирование осуществляются в погашение обязательств, возникших в ходе исполнения договоров поставки, купли-продажи, подряда и прочих сделок торгово-производственного характера. Однако оплата поступивших товаров возможна и финансовыми векселями, учитываемыми на счете 58 «Финансовые вложения». На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Векселя выданные» числится сумма, на которую выписан вексель. При его погашении составляются такие же проводки, как и при оплате поставщикам поступивших от них товаров. Аналитический учет на субсчете «Векселя выданные» ведут по векселям, срок оплаты которых не наступил, и просроченным. Бухгалтерский контроль за своевременным оприходованием и оплатой товаров проводят в регистрах бухгалтерского учета путем сопоставления суммы, уплаченной поставщику (на основании расчетных документов), и суммы товаров, оприходованных материально ответственными лицами (на основании товарных документов). Эти суммы сравнивают по каждому поставщику и каждой партии поступивших товаров в журнале-ордере (машинофамме) по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», который ведут позици­онным линейным способом. Данный регистр открывают на каждый месяц. Записи в него начального сальдо переносят из такого же регистра за предыдущий месяц. После отражения в журнале-ордере за месяц сумм оприходованных товаров и уплаченных поставщикам денежных средств определяют конечное сальдо счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по каждой партии поставляемых товаров. При этом построение аналитического учета должно обеспечить получение необходимых данных по поставщикам:

Ш об акцептованных и других расчетных документах, срок оплаты которых не наступил;

Ш о не оплаченных в срок расчетных документах;

Ш о неотфактурованных поставках;

Ш о выданных авансах;

Ш о выданных векселях, срок оплаты которых не наступил;

Ш о просроченных оплатой векселях;

Ш о векселях по полученному коммерческому кредиту и др.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, осуществляется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно. Аналитический учет товаров в оптовых организациях ведут по материально ответственным лицам, наименованиям товаров по количеству, цене (покупной) и сумме.

2. Учет продажи населению товаров в кредит

Для привлечения большего числа покупателей торговые организации используют разные инструменты: проводят различного рода рекламные акции, предоставляют покупателям скидки. Одним из таких инструментов является продажа товаров населению в кредит. На страницах нашего журнала тема продажи в кредит уже поднималась. Сегодня мы поговорим о том, какие документы должны быть оформлены, если кредит выдается без участия банка.

При продаже товаров в кредит торговой организацией могут использоваться два варианта расчетов. Первый и наиболее распространенный - продажа товаров с привлечением банков. Для этого торговая организация заключает одновременно два договора: один - с банком, а второй - с покупателем. Привлекательность данного варианта в том, что торговая организация получает деньги за товар сразу (часть от покупателя - первоначальный взнос, а оставшуюся часть - от банка, с которым в дальнейшем покупатель самостоятельно будет вести расчеты за предоставленный кредит). При таком способе кредитования у торговой организации оборотные средства не извлекаются из обращения, а также не возникает рисков, связанных с неоплатой товаров. За услуги банка торговая организация выплачивает вознаграждение.

Второй вариант - заключение с покупателем договора купли-продажи на условиях отсрочки либо рассрочки платежа (без участия банка). Такой способ кредитования в настоящее время менее распространен.

Итак, кредит выдает сам магазин. Операции по продаже товаров физическим лицам в кредит оформляются с применением специальных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. Это требование установлено п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Для оформления покупки в кредит покупатель должен представить справку с места работы (учебы) о среднемесячной заработной плате за последние три календарных месяца, включая натуроплату (стипендия, пенсия). Указанная справка составляется в одном экземпляре по специальной форме N КР-1 "Справка для покупки товаров в кредит". В случае если покупатель является неработающим пенсионером, справку выдает администрация органа, назначившего пенсию. В Указаниях по применению форм первичной учетной документации, утвержденных вышеназванным Постановлением, отмечено, что данные справки не выдаются студентам, учащимся, а также лицам, проработавшим в организации менее 6 месяцев (кроме лиц, принятых на работу в порядке перевода, военнослужащих, уволенных в запас, лиц, направленных на работу по окончании учебных заведений, а также аспирантов, которым указанные справки могут быть выданы через месяц после их поступления на работу (учебу)). В случае если удержания по исполнительным документам работника составляют 50% заработной платы (стипендии, пенсии), справка по форме N КР-1 также не выдается. Указанная справка действительна в течение 15 дней с момента выдачи. Руководители и главные бухгалтеры организаций несут персональную ответственность за нарушение установленного порядка хранения, выдачи и учета справок для покупки товаров в кредит. Справки по форме N КР-1 подлежат хранению и учету наравне с документами строгой отчетности.

Если торговой организацией одобрена выдача кредита, покупателю предлагается заполнить поручение-обязательство (обязательство) по форме N КР-2 (при заполнении указанной формы покупателю целесообразно представить образец для заполнения). В поручении по форме N КР-2 отражаются данные о покупателе, товаре (наименование, стоимость), размере первоначального взноса, сроке предоставляемого кредита. По сути дела, физическое лицо, заполнившее этот документ, обязуется выплатить организации торговли сумму предоставленного кредита либо поручает организации-работодателю удерживать из его заработной платы определенную сумму и перечислять ее торговой организации, осуществившей продажу товара. Указанный бланк заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр поручения-обязательства организацией торговли пересылается в организацию, где работает покупатель, а пенсионеру и покупателю, осуществляющим погашение кредита путем внесения наличных денег в кассу или перечисления денежных средств в порядке безналичных расчетов, выдается на руки. Второй экземпляр документа остается в организации торговли. Для учета поручений-обязательств (обязательств) в торговой организации используется ведомость-опись по форме N КР-3. Ведомость ежедневно передается в бухгалтерию организации торговли с приложенными и зарегистрированными в ней поручениями-обязательствами. Указанная ведомость подписывается покупателями, заведующим отделом (секцией), старшим бухгалтером (бухгалтером). Товар, приобретенный покупателем в кредит, выдается торговой организацией на основании распоряжения по форме N КР-4. Покупатель ставит свою подпись в распоряжении с указанием своих паспортных данных, подтверждая тем самым, что товар получен.

Для учета поступления денежных сумм в уплату кредита используется форма N КР-5 "Ведомость учета поступления денег в расчетную кассу от покупателей в погашение задолженности за товары, проданные в кредит". Данная форма применяется в организациях торговли для учета поступления сумм денег в расчетную кассу организации. По мнению автора, в указанной форме должны отражаться все поступления денежных средств независимо от способа поступления: внесение наличных в кассу, перечисление денежных средств физическим лицом через банк либо перечисление от организации, в которой работает покупатель. Если работник увольняется до того, как он погасил кредит, бухгалтер организации-работодателя удерживает из его заработной платы неуплаченную часть кредита. А в случае, если денежной суммы, начисленной при увольнении, недостаточно для погашения кредита, поручение-обязательство (обязательство) следует вернуть в организацию торговли. В свою очередь, работник бухгалтерии торговой организации регистрирует возвращенные поручения-обязательства в реестре (форма N КР-6) с целью их учета и организации дальнейшего расчета с покупателем.

Бухгалтер предприятия, в котором работает (работал) покупатель, ведет учет сумм удержаний из заработной платы работников за товары, приобретенные в кредит, в справке о состоянии расчетов по форме N КР-7. Данная справка составляется ежемесячно.

При продаже товаров в кредит заполняются унифицированные формы первичных документов. В их заполнении задействованы многие: покупатели (физические лица), работники торговой организации, бухгалтеры организации-работодателя, а в случае, если покупатель является пенсионером, - работник администрации органа, назначившего пенсию. Добавим, что с момента передачи товара покупателю и до его оплаты товар, проданный в кредит, признается находящимся в залоге у продавца для обеспечения исполнения покупателем его обязанности по оплате товара (п. 5 ст. 488 ГК РФ). Таким образом, для торговой организации правильно оформленные документы - это гарантия того, что в случае невозврата покупателем сумм предоставленного кредита удастся отстоять право на товар в суде.

3. Учет товарных потерь, отражение в учете

Говоря о торговле, нельзя обойти стороной вопросы, связанные с товарными потерями. В данной отрасли народного хозяйства, величина таких потерь достаточно высока. Товарные потери возникают на всех стадиях обращения товаров: при транспортировке, хранении и реализации. Вопросы, связанные с товарными потерями для торговых организаций, являются очень важными. Различают нормируемые и ненормируемые товарные потери.

Нормируемые потери - это потери, образующиеся в результате усушки, утруски, раскрошки, разлива и тому подобному, то есть так называемая естественная убыль товаров: уменьшение веса или объема товаров происходит вследствие изменения их физико-химических качеств.

Ненормируемые потери: это потери от боя, брака и порчи товаров, а также потери по недостачам, растратам и хищениям. Данные потери образуются вследствие уменьшения массы товаров сверх норм естественной убыли, понижения качества по сравнению со стандартами, веса и объема товаров, а также их порчи из-за неправильных условий хранения, халатности должностных лиц. Наличие в торговых организациях таких потерь является результатом бесхозяйственности, запущенности в учете, поэтому такие потери не нормируются, а считаются сверхнормативными. К сверхнормативным относятся и потери вследствие стихийных бедствий, а именно: не компенсируемых убытков от пожаров, наводнений, всякого рода аварий и тому подобного, убытков от хищений, виновники которых по решению суда не установлены. Товарные потери выявляются проверкой наличия товаров путем инвентаризации. Выявленные отклонения в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и Законом о бухгалтерском учете должны регулироваться следующим образом:

Ш убыль товаров в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на расходы торговой организации (издержки обращения);

Ш потери сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц;

Если виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовые результаты через счет 91 «Прочие доходы и расходы», предварительно собираясь по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Исключение составляют недостачи и потери от порчи ценностей, выявленные при приемке товаров от поставщиков и транспортных организаций, а также потери от стихийных бедствий. В первом случае претензии предъявляются к поставщикам и транспортным организациям, во втором случае - недостачи признаются чрезвычайными расходами и отражаются непосредственно на счете 99 «Прибыли и убытки».

Нормируемые потери учитываются при выведении окончательных результатов инвентаризации и только в том случае, если будет выявлена реальная недостача ТМЦ.

При натурально-стоимостном учете результаты инвентаризации отражают по каждому наименованию и артикулу товаров отдельно в сличительной ведомости, выявляя тем самым отклонения фактических остатков товаров от учетных.

4. Учет товарных потерь вследствие естественной убыли

В результате естественных физико-химических процессов, таких, как выветривание, усушка, распыление, крошение, вымораживание, утечка, разлив (при перекачке и отпуске жидких товаров) и так далее, масса товара во время хранения может измениться. Кроме того, товар может испортиться в процессе транспортировки или разгрузки по причине его естественной ломкости, нежности (фрукты) или других свойств. Принято считать, что перечисленные процессы приводят к естественной убыли товаров. И для этих процессов государственными органами устанавливаются нормы естественной убыли, в пределах которых организация может списывать недостачу на издержки производства или обращения и учитывать при налогообложении (конечно, если эти нормы есть).

Нормы естественной убыли товаров различаются в зависимости от параметров хранения: климатической зоны, условий и срока хранения. К условиям хранения относятся качество упаковки, температурный режим, качество помещений.

Как мы уже отметили, списание выявленных недостач товаров в пределах норм естественной убыли в бухгалтерском учете производится на издержки обращения. Таким образом, нормы естественной убыли играют в торговых организациях огромную роль, однако нужно сказать, что именно в такой отрасли народного хозяйства, как торговля, этот вопрос остается неурегулированным.

Другой вопрос, что учесть такие нормы нельзя в налоговом учете, так как, вступившая в силу глава 25 НК РФ, подпунктом 2 пункта 7 статьи 254 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) к материальным расходам для целей налогообложения приравнивает потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Мало того, что налоговое законодательство предусматривает возможность списания только на основании норм, утвержденных Правительством Российской Федерации, так и еще и запрещает списание норм, образующихся при реализации.

В связи с такой ситуацией, видимо организации торговли вряд ли будут учитывать в бухгалтерском учете недостачу товаров в пределах норм естественной убыли, списывая ее на издержки, ведь это неизменно приведет к разрыву между данными бухгалтерского и налогового учета, так как в налоговом учете такую недостачу все равно придется считать сверхнормативной.

Тем же организациям, которые решать учитывать такие недостачи в бухгалтерском учете, необходимо помнить о том, что нормы естественной убыли являются предельными, то есть, представляют собой максимальную величину потерь, которую можно учесть при определении финансовых результатов. Если же в результате инвентаризации выявлена меньшая величина, чем норма, то на издержки относится именно фактическая величина потерь.

Нужно ли по недостачам товаров в пределах норм естественной убыли восстанавливать сумму «входного» НДС, если ранее сумма налога была принята к вычету. Налоговые органы весьма категоричны: НДС необходимо восстановить, так как данные товары не участвуют в налогооблагаемых операциях, то есть у налогоплательщика не выполняются требования пункта 2 статьи 171 НК РФ.

Если эти товары изначально приобретались налогоплательщиком для дальнейшей реализации, следовательно, он правомерно применил право на вычет. Обязанность по восстановлению налога у налогоплательщика (при условии ранее примененного вычета) возникает только в случаях, перечисленных в пункте 2 статьи 170 НК РФ:

«1) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации (а также передаче, выполнению, оказанию для собственных нужд) товаров (работ, услуг), не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения);

2) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), местом реализации которых не признается территория Российской Федерации;

3) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, лицами, не являющимися налогоплательщиками в соответствии с настоящей главой либо освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика по исчислению и уплате налога;

4) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, для производства и (или) реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг) в соответствии с пунктом 2 статьи 146 настоящего Кодекса».

Как видим, выбытие товаров в результате потерь, к перечисленным операциям не относится. Нет такого требования и в других статьях главы 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ, следовательно, налоговое законодательство не обязывает налогоплательщика восстанавливать сумму «входного» налога.

Глава 25 прямо устанавливает, что нормы естественной убыли должны быть установлены именно Правительством Российской Федерации. Хотя порядок утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в соответствии со статьей 254 НК РФ был утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 ноября 2002 года №814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей», причем пунктом 5 этого Постановления федеральным органам исполнительной власти предложено было утвердить эти нормы до 1 января 2003 года, до сих пор нормы естественной убыли, так и не приняты. Исходя из этого, можно утверждать, что в целях налогообложения, в настоящее время любые недостачи при транспортировке и хранении ТМЦ считаются сверхнормативными.

5. Товарные потери при транспортировке

Сумма товарных потерь вследствие естественной убыли при перевозках определяется исходя из массы товаров (нетто), принятых для перевозки, и нормы естественной убыли. Естественная убыль не начисляется на товары, принимаемые и отпускаемые без перевеса по массе отправителя, без вскрытия тары, по товарам, реализованным транзитом, по штучным товарам и товарам, списанным в результате боя, лома, порчи. Как правило, товарные потери при перевозках возникают при доставке от поставщика к организации - покупателю. И хотя, мы уже немного касались данной темы, рассматривая вопросы учета поступления товаров организацию торговли, напомним некоторые моменты. Потери при перевозках вследствие естественной убыли списываются по цене, установленной договором купли-продажи, то есть по цене приобретения. При этом в учете это отражается следующим образом:

Дебет Кредит

94 60 Отражена недостача в пределах норм

44 94 Недостача в пределах норм списывается на транспортно-заготовительные расходы

Недостача, выявленная при приемке товаров (сверх норм естественной убыли) оформляется соответствующим актом.

Недостача товаров сверх норм естественной убыли выставляется поставщику в виде претензии, в которой выдвигаются требования на возмещение самой недостачи и, если договором поставки были предусмотрены штрафные санкции, предъявляются требования и по их уплате. В бухгалтерском учете выставление претензии поставщику отражается следующим образом:

Дебет Кредит

76-2 60 Отражена недостача сверх норм

76-2 91-2 Признана поставщиком сумма штрафных санкций в соответствии с договором

Если поставщик не признает сумму штрафных санкций, то торговая организация - покупатель, вправе обратиться в арбитраж, и тогда на основании вынесенного судебным органом решения, бухгалтер торговой организации либо начисляет штрафные санкции, либо нет. Суммы полученных штрафных санкций будут представлять собой у организации-покупателя внереализационными доход.

При оплате поставщиком суммы недостачи и штрафных санкций составляется следующая бухгалтерская запись:

Дебет Кредит

51 76-2 Получены от поставщика денежные средства

Если судебные инстанции отказывают во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций, тогда сумма недостачи, первоначально учтенная на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Штрафные санкции (штрафы, пени, иные санкции, связанные с нарушением договорных обязательств, а также суммы возмещения ущерба) в соответствии со статьей 250 НК РФ признаются внереализационными доходами. В связи с этим необходимо несколько слов сказать и о налоге на добавленную стоимость по таким штрафным санкциям. Будет ли при их получении, у организации - покупателя, возникать НДС?

НДС с суммы штрафных санкций возникает в тех случаях, когда речь идет о штрафах, связанных с оплатой реализованных товаров (работ, услуг). В такой ситуации на основании положений пункта 2 статьи 153 и статьи 162 НК РФ, НДС возникает.

Мы же рассматриваем вариант получения штрафных санкций при выставлении претензии поставщику, в случае, если штрафные санкции за нарушение договорных обязательств, предусмотрены договором поставки.

Согласно статье 330 Гражданского кодекса Российской Федерации:

«Неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения. По требованию об уплате неустойки кредитор не обязан доказывать причинение ему убытков». Данные штрафные санкции никак не связаны с оплатой реализованных товаров. Они выступают способом исполнения обязательств. А если сумма штрафа не связана с оплатой реализованных товаров, то у организации - покупателя нет оснований для начисления НДС, так как в указанных статьях НК РФ (153 и 162) речь идет о суммах штрафных санкций, связанных с оплатой товаров (работ, услуг). Таким образом, сумма штрафа, полученная от поставщика, не включается организацией торговли в налогооблагаемую базу по НДС.