Анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО "Комплектпром"

Размещено на http://www.allbest.ru/

АНАЛИЗ И АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «КОМПЛЕКТПРОМ»

СОДЕРЖАНИЕ

1 Анализ расчетов с подотчетными лицами

2 Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

1 АНАЛИЗ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Для анализа уровня, состава и структуры подотчетных сумм, рассмотрим дебиторскую и кредиторскую задолженность ООО «Комплектпром» за 2008-2010 г. В качестве источников информации для проведения анализа использованы данные бухгалтерского баланса и оборотно-сальдовых ведомостей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Состав и структура основных видов подотчетных сумм, используемых в процессе хозяйственной деятельности ООО «Комплектпром» приведены в таблице 11 и на рисунке 7.

Таблица 11 - Состав основных видов подотчетных сумм ООО «Комплектпром» в 2008-2010 гг. (в тысячах рублей )

Из приведенных в таблице 11 и на рисунке 7 данных можно сделать следующие выводы. Больше всего израсходовано подотчетных сумм в 2010 году - 2909,3 тыс. руб. Это больше на 2019,70 тыс. руб. чем в 2008 году и больше на 2038,80 тыс. руб. чем в 2009 году.

За исследуемый период (2009-2010 годы) в ООО «Комплектпром» не расходовались наличные деньги на представительские расходы.

Самый большой удельный вес в общем перечне подотчетных сумм составляют командировочные расходы. Так, в 2008 году на эти цели было выдано из кассы наличных денег в сумме 605,82 тыс. руб. (68,10%).

Рисунок 7 - Структура видов подотчетных сумм ООО «Комплектпром»

расчет подотчетный лицо

Разразившийся экономический кризис в стране значительно сократил в 2009 году деловую активность многих предприятий, в том числе и ООО «Комплектпром». За этот год сократилось число договоров на предоставление дорожно-транспортных услуг, уменьшилось количество командировок; соответственно и суммы подотчетных денег на эти цели уменьшились на 134,01 тыс. руб. и составили 471,81 тыс. руб. (37,1% от общей суммы подотчетных денег за этот период).

Хозяйственные расходы за исследуемые три года постоянно увеличивались в связи с удорожанием цен на предметы бытовой химии и запасных частей для автотранспорта. Так, если в 2008 году на приобретение запчастей, материальных ценностей было израсходовано 210,84 тыс. руб. (16,6%), то в 2010 году эта сумма увеличилась на 350,48 тыс. руб. и составила уже 738,96 тыс. руб., хотя в процентном отношении увеличилась всего лишь на 1,7%.

Оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств за наличный расчет также увеличивалась на протяжении трех исследуемых лет. Самые большие расходы на эти цели были произведены в 2010 году - 328,75 тыс. руб. (11,3%),что на 255,80 тыс. руб. больше чем в 2008 году, так как постоянно производилась заправка картриджей для компьютеров, мелкий ремонт автотранспорта.

Используя аналитические данные, проведем оценку подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц (таблица 12).

Таблица 12 - Состав и структура дебиторской задолженности подотчетных лиц ООО «Комплектпром» (в тысячах рублей)

Данные таблицы 12 свидетельствуют о том, что в 2008-2009 гг. вся дебиторская задолженность подотчетных лиц числилась за одним сотрудником - директором ООО «Комплектпром». По итогам 2010 года она увеличилась до 1003 тыс. руб., из которых 751,9 тыс. руб. (75%) числилась за директором; 183,3 тыс. руб. (18,3%) за менеджером; оставшиеся 6,70% распределились между остальными сотрудниками.

Данные оборотно-сальдовых ведомостей по расчетам с подотчетными лицами позволили проанализировать и кредиторскую задолженность перед подотчетными лицами. Результаты представлены в таблице 13.

Таблица 13 - Структура кредиторской задолженности перед подотчетными лицами ООО «Комплектпром» (в тысячах рублей)

Данные, представленные в таблице 9, свидетельствуют о росте задолженности ООО «Комплектпром» перед подотчетными лицами на 525,30 тыс. руб. в 2010 году по отношению к 2008 году. В 2008 году задолженность предприятия перед одним подотчетным лицом составила 200 руб., которая по итогам 2009 года погашена. В 2009 году задолженность перед сотрудниками организации по подотчетным суммам выросла до 57,6 тыс. руб. и распределилась между тремя сотрудниками. В 2010 году задолженность предприятия увеличилась до 525, 5 тыс. руб., при этом увеличилось и число сотрудников - кредиторов с 3 до 22 человек. Наибольшие суммы задолженности в размере 113,90 тыс. руб. (21,67%) возникли перед Богдановым А.В.; 89,2 тыс. руб. (16,97%) - Бунятовым А.Н.; 55,30 тыс. руб. (10,52%) - Ромашовым М.В. Отметим, что по итогам 2010 года у ООО «Комплектпром» имеется значительная сумма задолженности перед подотчетными лицами, что может свидетельствовать о низком уровне расчетной дисциплины на предприятии.

Проведенный анализ дебиторской и кредиторской задолженности в части расчетов с подотчетными лицами позволил сделать вывод о превышении дебиторской задолженности над кредиторской, т.е. сальдо по расчетам с подотчетными лицами дебетовое. Используя данные оборотно-сальдовых ведомостей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за 2008-2010гг., проанализируем конечное сальдо по счету 71. Результаты представлены на рисунке 8.

Рисунок 8 - Динамика сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Данные рисунка 8 показывают, что конечное дебетовое сальдо по расчетам с подотчетными лицами увеличилось с 89,8 до 477,6 тыс. руб. по итогам 2010г., что означает рост дебиторской задолженности подотчетных лиц перед ООО «Комплектпром». В бухгалтерском балансе задолженность подотчетных лиц отражена в составе прочих оборотных активов.

Анализ расчетов с подотчетными лицами имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Обобщенным показателем задолженности является оборачиваемость. Учитывая значительные суммы дебиторской задолженности подотчетных лиц (13% в общем объеме дебиторской задолженности), оценим оборачиваемость задолженности подотчетных лиц. Методика расчета показателей оборачиваемости подотчетных сумм аналогичны расчету показателей оборачиваемости дебиторской задолженности. Результаты представлены в таблице 14.

Таблица 14 - Оборачиваемость задолженности подотчетных лиц ООО «Комплектпром» в 2008-2010 гг. (в тысячах рублей)

Данные таблицы 14 показывают одновременный рост выручки (247,82%) и величины задолженности (686,97%) в 2010 году по отношению к 2008 году. Однако темп роста задолженности превысил темп роста выручки, что свидетельствует о замедлении оборачиваемости задолженности, т.е. в 2010 году дебиторская задолженность перед подотчетными лицами оборачивается 78 раз, а в 2008 году - 134 раз. Соответственно длительность одного оборота задолженности увеличилась с 1,65 до 4,57 дня. Такая ситуация объясняется ростом величины задолженности. Оборачиваемость показывает насколько эффективно ООО «Комплектпром» организовало работу по сбору выданных денежных средств в подотчет. Снижение данного показателя может сигнализировать о низком уровне расчетно-платежной дисциплины ООО «Комплектпром».

Проведенный анализ расчетов с подотчетными лицами в ООО «Комплектпром» позволил сделать следующие выводы:

- подотчетные суммы в анализируемом периоде использовались на хозяйственные и преимущественно командировочные расходы;

- на протяжении 2008-2010 гг. увеличилась дебиторская задолженность подотчетных лиц более чем в десять раз; рост кредиторской задолженности перед подотчетными лицами составил более чем в тридцать раз;

- превышение дебиторской над кредиторской задолженностью расчетов с подотчетными лицами привело к наличию дебетового сальдо по расчетам с подотчетными лицами. Конечное дебетовое сальдо по расчетам с подотчетными лицами увеличилось с 89,8 до 477,6 тыс. руб. по итогам 2010г., что означает рост дебиторской задолженности подотчетных лиц перед ООО «Комплектпром». В бухгалтерском балансе задолженность подотчетных лиц отражена в составе прочих оборотных активов;

- расчет показателей оборачиваемости показал снижение эффективности работы ООО «Комплектпром» по сбору выданных денежных средств в подотчет. Снижение данного показателя может сигнализировать о низком уровне расчетно-платежной дисциплины ООО «Комплектпром».

В целом отметим, что в ООО «Комплектпром» ослаблен механизм контроля над расчетами с подотчетными лицами (об этом свидетельствуют значительные суммы дебиторской задолженности). Общая оценка состояния расчетов с подотчетными лицами показала, что подотчетные суммы за получившими их лицами числятся длительное время, в связи с чем, рекомендуется провести их проверку использования подотчетных сумм, получить объяснения от соответствующих должностных лиц и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход подотчетного лица, так как несвоевременная сдача денежных средств в кассу может рассматриваться налоговыми органами как доход сотрудника.

2 МЕТОДИКА АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Внутренние расчетные операции охватывают расчеты с подотчетными лицами. Эти расчеты производятся наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации. Поэтому внутренние расчеты относятся аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание.

Основная цель аудиторской проверки - формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Расчеты с подотчетными лицами» и в соответствии с применяемой методикой учета расчетов с подотчетными лицами действующим в Российской Федерации нормативным документам. Для достижения данной цели необходимо установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с подотчетными суммами на предприятии, правильность их отражения в учете и отчетности.

Информационная база, используемая при проверке расчетов с подотчетными лицами в ООО «Комплектпром» включает:

- внешнюю информационную базу (основные нормативные документы, регулирующие организацию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами): Гражданский кодекс РФ (часть 2); Налоговый кодекс РФ (часть 2); Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ; Федеральный закон от 30.12.2008 г. №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»; Порядок ведения кассовых операций в РФ (письмо Центрального банка России №40 от 22 сентября 1993 г.) и т.д.;

- внутреннюю информационную базу: приказ об учетной политике организации; бухгалтерскую отчетность - бухгалтерский баланс (ф. №1); регистры синтетического учета денежных операций: оборотно-сальдовые ведомости, 71; журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений; кассовую книгу; Главную книгу; первичные документы, оформляющие операции с денежными средствами (отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, квитанции и кассовые и товарные чеки и др.).

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке:

- общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита;

- аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности ООО «Комплектпром».

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об ООО «Комплектпром», а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита, составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета и аудиторского заключения. Программа является развитием общего плана и представляет собой более детальный перечень аудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана.

В процессе планирования аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «Комплектпром»:

- оценим эффективность системы внутреннего контроля и учета ООО «Комплектпром»;

- рассчитаем уровень существенности, которые позволили бы считать бухгалтерскую отчетность достоверной;

- выявим значимые для аудитора области и спланируем необходимые аудиторские процедуры.

Программа тестов средств контроля ООО «Комплектпром» представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета. Тест проверки состояния системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета операций с подотчетными лицами, составленный на примере ООО «Комплектпром» приведен в таблице 15.

Таблица 15 - Тестирование состояния системы бухгалтерского учета

По результатам указанного теста можно сделать вывод о том, что система внутреннего контроля и учета расчетов с подотчетными лицами на данном предприятии работает не достаточно эффективно:

- внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

- в нарушение п. 11 «Порядка ведения кассовых операций» лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы;

- нерегулярно проводится проверка главным бухгалтером достоверности составления авансовых отчетов и приложенных к ним авансовых отчетов;

- недостаточно частая проверка своевременности сдачи неизрасходованных подотчетных сумм и т.д.

Выявленные при оценке системы внутреннего контроля сильные стороны (применение компьютерной программы для расчётов с подотчётными лицами) и слабые стороны контроля (отсутствие приказа на подотчетных лиц) принимаются во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.

Далее рассчитаем уровень существенности. Для нахождения уровня существенности применялась методика, построенная на основе системы базовых показателей и данные бухгалтерской финансовой отчетности ООО «Комплектпром» (приложение С). Согласно, расчетам, представленным в приложении Р, единый уровень существенности составил 250000 руб. Далее определяем уровень существенности для сальдо счета 71 «Подотчётные лица».

Итак, для валюты баланса уровень существенности составляет 250 тыс. руб. По данным оборотно-сальдовой ведомости, сальдо по счёту 71 (на 31.12.2010 г.) равно 477,6 тыс. руб. Используя значение валюты бухгалтерского баланса, которое составляет 15136000 руб., составим пропорцию и определим уровень существенности для расчетов с подотчетными лицами - (477613 х 250000) / 15136000 = 788 руб. Следовательно, уровень существенности для расчетов с подотчетными лицами будет равен 788 руб. (округленно 780 руб.).

Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных. Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур, которые оформлены в программу (таблица 16).

Таблица 16 - Программа аудита учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Комплектпром»

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

На основе разработанного программы аудита был утвержден перечень аудиторских процедур:

Процедура 1 - процедура проверки принципов учетной политики касающихся расчетов с подотчетными лицами. При проверке методики бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами закрепленных в учетной политике организации ООО «Комплектпром» было выяснено, что в учетной политике не предусмотрен порядок отнесения командировочных расходов. В графике документооборота указан срок исполнения авансового отчета и ответственный за его проверку и исполнение.

Процедура 2 - соответствие выдачи денежных сумм под отчёт установленным правилам. Источники информации: ведомость аналитического учёта по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами»; приказы о выдаче денег под отчёт, о направлении в командировку, заявление о выдаче денег под отчёт с разрешительной резолюцией руководства.

ООО «Комплектпром» выдает наличные денежные суммы под отчёт своим работникам на хозяйственно-операционные расходы. В ходе выполнения данной процедуры можно сделать следующие выводы:

- на предприятии ООО «Комплектпром» не установлен срок выдачи денежной суммы на хозяйственные расходы;

- проверяя авансовые отчеты, попавшие в аудиторскую выборку, были обнаружены нарушения в выдаче подотчётной суммы лицам, не отчитавшимся по прошлым авансовым отчётам.

При проведении данной процедуры, было выяснено, что на предприятии имеют место случаи, когда работники используют свои денежные средства на покупку товарно-материальных ценностей, в этом случае суммы израсходованные работниками возмещаются работникам из кассы предприятия.

Процедура 3 - Проверка правильности оформления, своевременность представления авансовых отчётов, соответствия приложенных к ним документов нормативным требованиям.

Согласно учетной политике ООО «Комплектпром» работники, получившие денежные суммы под отчёт на хозяйственные расходы, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по окончании срока, на который они были выданы.

Источники информации: авансовые отчёты (форма АО-1) с приложенными к ним первичными документами. Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций. При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующее: соответствие типовой форме №АО-1 «Авансовый отчет»; наличие номера и даты составления; указание подотчетного лица; указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода; указание назначения аванса; наличие подписей; заполнение обратной стороны авансового отчета.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в нем. Результаты процедуры сверки представлены в таблице 17.

Таблица 17 - Проверка достоверности отражения информации в авансовом отчете Чернышева А.В.

Результаты выборочной проверки достоверности отражения информации в авансовом отчете и приложенных к нему оправдательных документов свидетельствуют о соответствии сумм первичных документов (кассовых и товарных чеков) с итоговой суммой авансового отчета. Все приложенные оправдательные документы имеют необходимые реквизиты (наименование организации, номер, дата и т.д.).

При проверке авансовых отчетов было выявлено, что списание подотчетных сумм производится при наличии первичных документов, подтверждающих расходы. Однако, отметим, что проверяемый авансовый отчет №182 датирован 24.12.2010 г., а все оправдательные документы датированы октябрем 2010г., следовательно, авансовый отчет был сдан в бухгалтерию позже установленного срока (в течение трех дней).

Процедура 4 - Проверка правильности оформления командировочных расходов и возмещения командировочных расходов.

В процессе аудита проверяем также законность и целесообразность возмещения командировочных расходов на предприятии, при этом проверяется правильность ведения журнала регистрации работников направленных в командировки.

Направление организацией своего работника в служебную командировку должно быть оформлено командировочным удостоверением установленной формы.

Результаты проверки оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов в ООО «Комплектпром» представлены в таблице 18.

Проверка правильности оформления командировочных документов и возмещение командировочных расходов представлена в таблице 19.

При проведении данной процедуры было выявлено:

- в командировочном удостоверении №118 от 29.11.10, приложенном к авансовому отчету, не полностью заполнены реквизиты командировочного удостоверения, хотя отметки о прибытии и выбытии имеются;

Таблица 18 - Проверка правильности оформления командировочных документов и возмещение командировочных расходов в ООО «Комплектпром»

Таблица 19 - Проверка достоверности отражения информации в авансовом отчете и приложенных к нему оправдательных документов в ООО «Комплектпром» по командировке Никитенко В.Г.

- маршрут командирования, длительность, срок пребывания в командировке соответствуют данным, указанным в командировочном удостоверении;

- в приказе о направлении работника в командировку не указано за счет каких средств работник отправляется в командировку.

Процедура 5 - Проверка наличия списка подотчетных лиц в штате предприятия. Для контроля законности выдачи сумм под отчет, проверяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. При проведении аудиторской проверки было выявлено, что в ООО «Комплектпром» отсутствует список подотчетных лиц, состоящих в штате предприятия.

Процедура 6 - Проверка правильности ведения учёта расчётов с подотчётными лицами и отражения в бухгалтерской отчётности задолженности по расчётам.

Результаты проверки отражения расчётов с подотчётными лицами на счетах бухгалтерского учёта в ООО «Комплектпром» представлены в таблице 20.

Таблица 20 - Проверка отражения расчётов с подотчётными лицами на счетах бухгалтерского учёта в ООО «Комплектпром»

В авансовом отчете №182 от 24.12.2010 г. все материальные ценности (гвозди, перчатки, круги, винты и т.д.) оприходованы на счета учета затрат (20 «Основное производство»), однако, на наш взгляд, корректнее оприходовать на счета учета материальных ценностей 10 «Материалы», а затем списать на счета учета затрат. В конечном, итоге обнаруженный недочет, не приведет к искажению статей бухгалтерской отчетности.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами контролируем арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учета зависит от формы ведения учета на предприятии. В ООО «Комплектпром» проверили Анализ счета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (1С - «Бухгалтерия-7.7.»).

В процессе данной проверки установлено соответствие данных по подотчетным суммам показателям синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».Для этого общий итог остатков (в суммарном выражении) по сальдовой ведомости сверили с остатками на конец месяца, приведенными в оборотной ведомости.

Проверка полноты проверенных данных по перечисленным регистрам бухгалтерского учета представлена в таблице 21.

Таблица 21 - Проверка полноты отражения данных в регистрах бухгалтерского учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «Комплектпром» за 2010 г.

Произведем сверку конечного сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «Комплектпром» за 2010 г.:

139354,77 + 3247597,35 - 2909338,83 = 477613,29 руб.

В результате выявлено, что расхождения в данном случае отсутствуют, что является положительным моментом учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Комплектпром».

Результаты проведенной проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «Комплектпром» позволили сделать следующие выводы:

- внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

- в нарушение п. 11 «Порядка ведения кассовых операций» лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы;

- в нарушение Главы 21 Налогового Кодекса РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

На заключительном этапе, после окончания работ формируется пакет рабочих документов, составляется отчет, аудиторское заключение (приложение Т) представляется совместно с рабочей документацией руководителю проверки.

Размещено на Allbest.ru