Внутрішні нормативно-методичні документи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Внутрішні нормативно-методичні документи - це нормативний документ, який складається з довідково-інформаційних документів і які містять інформацію про фактичний стан справ в організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організації документації. Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим зокрема пояснюється різнобій в їх складанні та оформленні.

Загальне документознавство пропонується розуміти як синтез багатьох споріднених дисциплін, які так чи інакше вивчають різні види документів, їх характеристики, способи створення й функціонування документної інформації, а також технологічні роботи з документами.

Розроблення основного загального документознавства повинно бути на інтеграції знань споріднених наук, узагальненні викладених у них ознак (характеристик), якостей та властивостей документа. Загальне документознавство може подати також як навчальну дисципліну, що вивчає стабільні й довготривалі характеристики, загальні властивості й функції документа, що має слугувати створенню й функціонуванню системи документації, забезпеченню якісної документованої інформації, розв'язання концептуальних питань із теорії документної інформації в різних сферах практичної роботи. Воно спрямоване на узагальнення досвіду практичної роботи з усіма видами документами, будову їх формулярів.

Отже загальне документознавство шість модулів, кожен з яких відповідно до вимог складається зі змістових модулів. Після кожного модуля розміщенні джерела і література, серед яких закони, правові та нормативно-правові акти, наукові та навчальні видання, ,публікації.

документ розпорядчий секретар колегіальний

І. Внутрішні нормативно-методичні документи

1.1 Складання документів із загальних питань

Усі документи, що утворюються в установах, фірмах чи інших суб'єктах підприємницької діяльності, умовно можна поділити на документи із загальних питань, що розглядаються у цьому розділі, а також господарські, обліково-фінансові документи, документи з зовнішньо-економічної діяльності та роботи з персоналом, про які йтиметься в наступних.

У процесі діяльності вищі органи влади складають нормативно-правові акти, котрими керуються в управлінні міністерства, відомства, господарчі об'єднання, корпорації, установи, фірми та інші підприємства державної, колективної та приватної форм власності. У свою чергу, зазначені організації теж складають та затверджують розпорядчі та організаційні документи. Робота колегіальних органів управління відображається у протоколах засідань, стенограмах, повідомленнях тощо. Переважна більшість документів, які відправляються з організацій та надсилаються (надходять) до них, є інформаційно-довідковими.

Немає суспільства, яке б не намагалося закріпити інформацію про факти, події та явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Основні явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини, що виникають й існують незалежно від держави і мають загальносоціальну природу, відображає право.

Як загальносоціальне явище право - це певні можливості суб'єктів суспільного життя, які об'єктивно зумовлюються рівнем розвитку суспільства і мають бути загальними та рівними для всіх однойменних суб'єктів. Залежно від виду суб'єктів цих можливостей розрізняють права людини; права сімґї, нації (народу), інших соціальних спільностей (класів, прошарків, груп, громадянських обєднань, трудових колективів тощо); права людства.

Ё Нормативно-правовий акт - це письмовий документ компетентного органу держави, в якому закріплено забезпечуване нею формально-обовґязкове правило поведінки загального типу. Поширеність нормативно-правових актів пояснюється незаперечними перевагами такого способу вираження юридичних норм саме з точки зору загальнолюдських принципів права.

Нормативно-правові акти неоднозначні з огляду на їх формальну обов'язковість, зокрема, тому, що приймаються різними суб'єктами. Ця властивість актів відображається поняттям їх юридичної сили.

Юридична сила - це специфічна властивість нормативно-правових актів, яка розкриває їх співвідношення і взаємозалежність за формальною обов'язковістю та визначається місцем правотворчого органу в апараті держави. За юридичною силою нормативно-правові акти можна поділити на закони і підзаконні акти.

1.2 Підготовка розпорядчих документів

Розпорядчі документи повинні укладатися відповідно до нормативно-правових актів. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.

Ё Складання розпорядчих документів - досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, його погодження та засвідчення.

Процедура складання та оформлення документів має бути розписана в інструкції з діловодства конкретної установи. В ній викладаються послідовність робіт над проектом документа і вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність. Підготовку проекту розпорядчого документа може бути доручено одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Для розробки проектів складних розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи, залучатися кваліфіковані фахівці, вчені. Основна вимога - достатня компетентність осіб, які над ними працюють. Чим вищий рівень документа, тим вищі вимоги до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) його складання.

Юридичною підставою створення розпорядчого документа може бути видання відповідного документа державними органами управління, конкретне доручення вищої установи, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлінських завдань. Установа або структурний підрозділ може, в свою чергу, виступити ініціатором розробки будь-якого питання розпорядчого документа.

Перша стадія розробки розпорядчого документа - визначення кола питань, які необхідно вирішити. Починати роботу слід з вивчення нормативно-правових, насамперед, законодавчих, урядових і попередніх розпорядчих документів з питань, яке розглядається. Це забезпечить правову основу створюваного документа, його направленість, дасть змогу запобігти дублюванню і протиставленню, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми.

Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає добору необхідної інформації, для чого використовують різні довідково-інформаційні документи: звіти, довідки, акти, службове листування тощо. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, досягши повної ясності в суті питання, яке розглядається чітко визнавши мету видання розпорядчого документа, розпочинають створення його проекту. Особливу увагу концентрують на формулюванні основних положень конкретного рішення.

Документи розпорядчої діяльності поділяють на накази, вказівки, ухвали, розпорядження тощо.

1.3 Закони

Закон - це нормативно-правовий акт вищого представницького органу державної влади або самого народу, який регулює найбільш важливі суспільні відносини, виражає волю й інтереси більшості населення, втілює основні права людини й інші загальнолюдські цінності і має найвищу юридичну силу порівняно з усіма іншими нормативно-правовими актами.

Закони розрізняють:

1) за значенням і місцем у системі законодавства:

· конституційні, або основні (з питань, безпосередньо врегульованих Конституцією України);

· звичайні, або поточні (з інших питань суспільного і державного життя);

· надзвичайні (приймаються у певних, передбачених Конституцією ситуаціях);

2) за суб'єктами видання:

· Закони України (приймаються Верховною Радою України);

· Закони колишнього Союзу РСР (прийняті Верховною Радою СРСР або з'їздом народних депутатів СРСР), які регулюють відносини, ще не регламентовані законами України, і не суперечать Конституції і законам України;

· Закони Республіки Крим.

Головним видом правової інформації є господарське законодавство. Господарські закони можна класифікувати як:

- Загальні (Закон України „Про власність”; Цивільний кодекс, який регулює майнові та особисті немайнові відносини);

- Закони про види і правовий статус господарюючих суб'єктів (Закон „Про підприємства в Україні”, „Про господарські товариства”);

- Закони про окремі види господарської діяльності (Повітряний кодекс України);

- Закони про окремі відносини (наприклад, Арбітражний процесуальний кодекс України).

Основою господарського законодавства є система статутних, або комерційних, законів, тобто таких, які визначають правове становище господарюючих суб'єктів. Ці закони класифікуються залежно від кола осіб, на які вони поширюються. Так, загальні закони - „Про підприємство”, „Про підприємства в Україні”, поширюються на всі підприємства і на всіх підприємців.

Крім загальних законів, до статутних (комерційних) відносяться закони, які визначають правове становище окремих видів підприємств, галузей економіки.

Ё Підзаконні нормативно-правові акти - це нормативні акти компетентних органів, що видаються на підставі закону, відповідно до закону і для його виконання.

Основні види підзаконних нормативних актів державних органів:

- Укази й розпорядження Президента України;

- Постанови Верховної Ради України, Верховної Ради Республіки Крим;

- Укази Президії Верховної Ради колишнього СРСР, Укази Президента колишнього СРСР питань, не врегульованих законодавством України, якщо ці укази не суперечать Конституції і законом України;

- Постанови та розпорядження Кабінету міністрів України;

- Рішення, розпорядження і нормативні ухвали місцевих Рад та органів місцевого самоврядування;

- Господарські нормативні акти міністерств, державних комітетів, відомств та інших центральних органів управління народним господарством.

1.4 Постанови

Відповідно до положень, затверджених Урядом України, державні комітети видають постанови.

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для вирішення найбільш важливих та принципових завдань, які стоять перед ними, та встановлення стабільних норм чи правил поведінки. Приймаються постанови Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Текст постанови, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Перша містить вступ, дає оцінку становища, в разі необхідності наводить підставу для видання або дає посилання на правовий акт вищої організації. В розпорядчій частині подається перелік намічених заходів, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання.

Проекти постанов нерідко готують міністерства чи відомства, погоджуючи їх з установами, інтересів яких це стосується. Якщо виникає суперечність, до проекту додається довідка з викладом суті питання. Проект документа разом з супровідним листом та довідками про погодження підписується керівником відповідної установи-автора і направляється в органи, що відповідають за його виданням.

Підписують постанову дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Терміном постанова може називатись також заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії та ін. Ця постанова входить у протокол чи додається до нього. В разі потреби може оформлятись як витяг з протоколу.

1.5 Накази

Найпоширенішим видом розпорядчих документів, що застосовуються у практиці управління, є накази.

Наказ - це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Створюється наказ на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

За призначенням розрізняють накази із загальних питань і особового складу. Особливості складання наказів з особливого складу наведені у другій частині посібника. Накази із загальних питань, у свою чергу, поділяються на ініціативні і такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих документів. Найповніше уявлення про них дає розгляд ініціативного наказу.

Ініціативний наказ видається оперативного впливу на процеси, що протікають в організації, на підприємстві. Реквізити ініціативного наказу такі: назва організації і документа; дата; місце видання; номер; заголовок до тексту; текст; підпис; візи погодження.

Складається текст наказу з констатуючої і розпорядчої частин. Перша містить такі елементи: вступ (вказується причина видання наказу); доведення (переказуються головні факти); висновок (викладається мета видання наказу). Починається констатуюча частина словосполученнями:

У зв'язку… . Згідно з … . Відповідно до … . Для виконання … . З метою…

Другу - починають словом „НАКАЗУЮ”, яке друкують великими літерами на окремому рядку. Вона складається з декількох пунктів. У свою чергу, кожен пункт складається з кількох частин: дія, термін виконання і відповідальний за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають особу чи осіб, якими доручається контроль за його виконанням. Строк виконання наказу має бути реальним і відповідати обсягу намічених робіт. Необхідно також врахувати час на доведення вміщеної інформації до конкретних виконавців.

Візи виконавця та інших службових осіб потрібно розташовувати нижче підпису керівника. Оформляють їх, наприклад, у такий спосіб:

Проект наказу внесено:

1. Директор департаменту _____ Ю.І. Юхимець

(підпис)

Проект наказу погоджено:

1. Фінансовий директор _____ Р.М. Столярна

(підпис)

2. Головний технолог _____ В.С. Степанов

(підпис)

3. Юрисконсульт _____ О.Н. Яресько

(підпис)

4. Начальник відділу кадрів _____ І.А. Мащенко

(підпис)

Проект наказу погоджують із заступником керівника установи - куратором питань, що порушені в ньому, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосується пункти наказу. Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту наказу законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз. У разі невідповідності проекту наказу вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з пропозиціями щодо закономірності вирішення відповідного для прийняття остаточного рішення керівником установи.

Видання наказу без попереднього розгляду юридичною службою не допускається. Працівник юридичної служби, який не вжив необхідних заходів до усунення порушень законодавства, що призвели до негативних економічних наслідків, ураження прав і законних інтересів працівників, несе відповідальність у встановленому законодавством порядку (Постанова Кабінету Міністрів України від 27 серпня 1995 р. №690).

У наказах, що видаються на виконання ухвал вищих організацій, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього дають посилання на номер, дату і найменування нормативного або розпорядчого документа. Перед підписанням у керівника проект наказу додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага звертається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань. Текст повинен бути підготовлений у наказовій формі і вміщувати інфінітивні слова (доручити, здійснити, призначити).

Підписує наказ перший керівник установи. Право підпису наказу він може надати своєму заступнику в межах його компетенції.

Особлива увага має приділятися доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накладанню стягнень.

У більшості випадків наказ діє постійно, подорожуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулювання компетентним органом. Відміна наказу стосується тільки майбутнього, анулювання ж скасовує як майбутні. Так і поточні юридичні наслідки.

1.6 Вказівки

Вказівка - розпорядчий документ, що видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ: керівником установи, головним інженером, головним конструктором. Директором дочірньої фірми тощо. Вказівка охоплює в основному питання організаційно-методичного, оперативного характеру, пов'язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів установ чи її вищих органів. Додаються вказівки для розв'язання поточних організаційних питань, а також до доведення нормативних матеріалів до безпосередніх виконавців.

Формуляр вказівки складається з назви відомства, установи чи її структурного підрозділу, назви виду документа, дати і місця видання, індексу, заголовка тексту, підпису, позначки про погодження.

Починається текст вказівки, як правило, словами, „зобов'язую”, або „пропоную”, які друкуються великими літерами. Видають вказівки в залежності від обсягу тексту на бланках стандартних форматів А4 або А5.

1.7 Ухвали

Під ухвалою, як розпорядчим документом розуміють правовий акт, що приймається місцевими Радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань їх компетенції. Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, котрі діють на основі принципу єдиноначальності, державними установами, громадськими організаціями тощо).

Коло питань, з яких приймаються ухвали місцевих Рад, досить широке через те, що останні здійснюють державне керівництво всіма галузями господарського і соціально-культурного життя. Ухвали й розпорядження виконкомів, прийняті в межах наданих їм прав. Є обов'язковим для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, розташованими на території, що підлягає Раді, а також службовими особами і громадянами.

За своїм юридичними властивостями ухвали виконкомів можуть бути нормативними або індивідуальними. Нормативними можна назвати ухвали про режим роботи підприємств торгівлі й побутового обслуговування нанесення, індивідуальними - ухвали про прийняття в експлуатацію того або іншого об'єкта будівництва, встановлення опікунства тощо.

Ухвали місцевих Рад та їх виконкомів укладають за єдиною формою. Відмінність в них полягає лише в тому, перші не нумерують, а другі мають порядкову нумерацію. Розпорядчий документ, що розглядається, містить такі основні реквізити:

- Зображення герба України;

- Назва місцевої Ради чи її виконкому;

- Зазначення місця видання;

- Назва виду документу (ухвала);

- Дата (для ухвал місцевих Рад) або дата і номер (для ухвал виконкому);

- Заголовок;

- Текст;

- Підписи голови і секретаря виконкому;

- Печатка.

Звичайно ухвали складаються з вступної частини, у якій розкривається стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів їх виконання й перелік службових осіб, які відповідають за це, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали .

1.8 Розпорядження

Розпорядження - акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції для вирішення оперативних питань. Має обов'язкову силу для громадян чи організацій, кому вона адресована.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також організацій, установи та службові особи. Вони містять певне коло питань і діють протягом зазначеного в них строку. Можуть бути загальними для всього колективу або стосуватися конкретних ланок його роботи, окремих громадян.

Розпорядження мають багато спільного з наказами, і в правовому розумінні ці розпорядчі документи різнозначні. Іноді розпорядження видають нарівні з наказом, замінюючи при цьому слово НАКАЗУЮ на слова ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ, ЗОБОВґЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ. Відрізняються зазначені правові акти ще й тим, що накази в основному пишуть із загальних всеохоплюючих питань, а розпорядження - з конкретних.

1.9 Рішення

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо. Його текст складається з двох взаємозв'язаних частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча покликана пояснити, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко переказується акт вищого органу правління, на виконання якого видається рішення.

Друга частина документа починається словами: „колегія (міська чи наукова рада) вирішила”. При цьому слово „В И Р І Ш И Л А” друкується великими літерами в розрядку для того, щоб візуально виділити обидві частини. Далі з нового рядка друкується текст розпорядчої частини, до формулювань якої висуваються жорсткі вимоги. По-перше, вони повинні бути конкретними, чіткими, ясними, не вступати у суперечність зі змістом раніше виданих документів, не дозволяти іншого тлумачення. Необхідно уникати неконкретних виразів типу „підняти”, „підвищити”, „посилити”, „поліпшити”, „вжити заходів”, „активізувати”, „звернути увагу” тощо. Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання утруднена.

Якщо розпорядча частина рішення припускає різні за характером дії, називає кілька виконавців, вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

2. Написання організаційних документів

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обовяз0ки органів управління та тривалий час.

Усі організації і підприємства поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, інструкціями та правилами. Зазначені правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує значна робота з вивчення різноманітних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів, а також чинного законодавства з цих питань.

2.1 Положення

Положення - це правовий акт, що установлює основні правила організаційної діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкових установ, організацій і підприємств (філій). Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу виділено положення, які регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конктерного питання.

Положення бувають типові й індивідуальні. Типові розробляються і, як правило, стверджуються вищими органами управління для системи установ і підприємств, індивідуальні - на основі типових і затверджуються керівниками організації, чи установи.

Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищої організації.

Найбільш численну групу складають положення про ведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів. Текст, звичайно, складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини.

7. Майно та кошти підприємства.

8. Виробнича та господарча діяльність.

9. Контроль, перевірка ревізування діяльності.

10. Реорганізація та ліквідація.

В положенні вказуються основні та оборотні кошти, порядок придбання майна, амортизаційні підрахунки та їх призначення, прибуток, підрахунки та премії робітникам та службовцям. Житловий фонд, службові приміщення, порядок використовування надлишків невикористаних обігових коштів.

Залежно від специфіки діяльності в положенні може також відображатись хід капітального будівництва, винахідництва та раціоналізації, стан матеріально-технічного забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житла, страхування та інше.

Підписує положення керівник організації і затверджує вища в порядку підпорядкування організація.

Типовий формуляр положення містить: герб, назву відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назву; місце видання; номер, індекс, заголовок до тексту; текст; підпис; позначку про погодження.

2.2 Статути

Статути - це юридичні акти, якими оформляється утворення установ, організацій чи товариств, визначаються їх структура, функції, взаємовідносини з іншими організаціями чи громадянами і правове становище у визначеній сфері державного управління або господарської діяльності. Після затвердження вищою організацією статути підлягають обов'язковій реєстрації в державних органах. Лише після реєстрації новостворена організація може розпочинати своє функціонування.

Статут - це зведення правил, які регулюють:

а. основи організації та діяльність підприємств і установ певної галузі господарства;

б. умови створення, склад, будову та діяльність конкретного підприємства, організації або установ, певної галузі або сфери управління;

в. конкретну сферу діяльності організації та інше.

Статут включає такі реквізити: гриф затвердження вищою організацією або органом управління; найменування виду документа (статут); заголовок; текст, гриф погодження, відмітку про реєстрацію.

Звичайно, текст статуту розбивається на статті (пункти), які групуються в розділи (позначаються римськими цифрами).

Текст статуту складається з розділів:

1. Загальні положення, в яких розкриваються мета, завдання, її функції, чинність статуту по об'єктах та суб'єктах і т. ін.

2. Головна діяльність, її зміст;

3. Планування та облік робіт;

4. Призначення допоміжних служб;

5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю

6. Специфічні особливості діяльності.

7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'язань та порядок вирішення спорів. Подання претензій та інше.

8. Звіт, звітність і контроль.

9. Зовнішньо-економічна діяльність.

10. Реорганізація та ліквідація.

Статути можуть бути типові та індивідуальні. Типові статути розробляються для певних систем установ чи підприємств і затверджуються вищими органами держави, з'їздами громадських організацій.

Індивідуальний статут укладається для певної установи чи організації шляхом конкретизації типових статутів і затверджується вищою установою. Якій підпорядковується зазначена установа. Зміст, формуляр статуту, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі, як і положення. Статут являє собою основу для розробки положення. Статути є основою діяльності громадянських добровільних товариств тощо.

Статути господарських організацій мають свої особливості. В цих статутах визначаються порядок вступу в організацію, права та обов'язки її членів, органи управління, порядок виробів, оплати членських внесків та ін.

Статут орендного підприємства визначає: мету і завдання підприємства, виробничо-господарську діяльність, утворення і використання коштів, створення і використання пайового фонду, членство у підприємстві, відповідальність працівників. Органи самоврядування, права й обов'язки загальних зборів орендарів, права й обов'язки дирекції, права й обов'язки директора, відповідальність органів самоврядування і їхніх членів, прийняття ухвал і передавання повноважень.

Статут про заснування малого підприємства визначає засновників - юридичних осіб, громадян, із зазначенням, чи підприємство є заново створеним, чи виділеним із складу діючого; завдання ы функції підприємства; майно підприємства; управління підприємством; організацію і оплату праці; звіт, звітність і контроль; зовнішньо-економічна діяльність: реорганізацію і припинення діяльності підприємства.

Статут колективного підприємства, статут товариства з обмеженою відповідальністю, статут акціонерного товариства складаються за тією самою схемою, що й попередні. Гриф ПОГОДЖЕНО пишуть у лівому куті документа великими літерами; великими літерами у правому куті пишуть і слова СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО.

Рубрикація для статуту обов'язкова; нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу. Для текстів ділових документів властиві стандартні початки і закінчення.

2.3. Інструкції

Інструкція є документом, у якому викладено правила, що регулюють організаційні, науко-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності і стосунків установ, службових осіб, наприклад: “Інструкція про порядок розробки…”, „Інструкція про впровадження…”.

Інструкція - це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов'язкові для виконання. Розрізняють відомчі й міжвідомчі інструкції.

До відомчих належать інструкції, обов'язкові для системи одного відомства (міністерства).

Міжвідомчими називають інструкції, які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обов'язкові для організацій і підприємств цих систем, щодо застосування спільних постанов, рішень, розпоряджень і наказів.

Відомчі інструкції бувають:

- Посадові;

- З техніки безпеки;

- З експлуатації обладнання та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їхнім наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкцій, зазначаються відповідальні виконавці, а також способи та порядок виконання тих чи інших видів робіт (відхилення від дій, передбачених пунктами інструкції, не дозволяються й кваліфікуються як порушення дисципліни).

Інструкція має такий формуляр: назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входить назва документа); дата; індекс; місце видання; короткий зміст (заголовок); текст; посада та прізвище особи, відповідальної за її складання; підпис; візи погодження.

Текст інструкції повинен мати вказівний характер, для чого вживають формулювання „повинен”, „слід”, „необхідно”, „не дозволено”.

Текст має бути стислим, точним, зрозумілим, оскільки він призначений для постійного користування. Його подають в логічній послідовності, групують за розділами, яким іноді дають підзаголовки, поділяють на параграфи (позначаються арабськими цифрами). При цьому зручніше користуватися наскрізною нумерацією. Розділи великих за змістом інструкцій позначають римськими цифрами, а пунктами - арабськими.

Окрему групу інструкцій становлять посадові інструкції.

Посадова інструкція - документ, що визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективного праці. Складається з таких розділів: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини (зв'язки за формою); відповідальність працівника; оцінки працівника. У загальній частині зазначають: основні посадові обов'язки працівника; порядок займання посади; кваліфікаційні вимоги; кому підпорядковується і що повинен знати; основні документи, якими треба керуватися. У розділі „Функції” вказують предмет, зміст і перелік видів робіт.

Інструкцією затверджує керівник організації. На ній робиться помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. В разі затвердження інструкції наказом у ньому вказується термін введення інструкції, необхідні заходи та виконавці.

2.3 Правила

Правила - це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок яких-небудь дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб тощо. За формою та змістом вони схожі на інструкції, іноді є їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів входять до інструкції з діловодства).

Реквізити правил:

1. Найменування установи;

2. Коди, індекс;

3. Дата і номер;

4. Місце видання;

5. Гриф затвердження;

6. Вид документа (правила);

7. Заголовок (короткий зміст правил);

8. Текст (може поділятися на пункти;

9. Гриф погодження, візи;

10. Підпис відповідальних осіб.

Виконання правил обов'язкове для кожного, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, затвердженні Постановою Кабінету Міністрів України правила дорожнього руху згідно із Законом України „Про дорожній рух” встановлюють єдиний порядок дорожнього руху на всій території країни. Інші нормативні акти, що стосуються особливостей дорожнього руху, повинні розроблятися відповідно до вказаних правил.

Аналогічно правила внутрішнього розпорядку підприємства обов'язкові для виконання всіма співробітниками.

3. Оформлення документів колегіальних органів

3.1 Протоколи

Протокол - один з найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, наприклад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів ухвал з обговорених питань.

Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвідчує той чи інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). У більшості випадків складаються протоколи, змістом яких є об'єктивний опис якоїсь події.

Проведенню засідань колегіального органу передує велика підготовча робота, в ході якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези основних доповідей, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень (або постанов) з кожного питання.

Складається протокол, як правило, під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або записується на плівку, протокол можна складати після їх розшифрування. Оскільки від кваліфікації, вміння розібратися у суті обговорюваних питань особи, яка буде складати протокол, залежить його якість, призначення такої особи є дуже відповідальною справою.

За обсягом фіксованих даних протокол можна розподілити на три групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали;

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно.

Складаючи протоколи, рекомендується використовувати такі реквізити:

- назва виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка;

- порядковий номер протоколу (пишеться після слова „протокол” - порядковий номер засідання колегіального органу протягом року;

- назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

- назва підприємства, організації, де відбулися збори, конференція, засідання, нарада;

- дата проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста). У випадку, якщо засідання триває кілька днів, вказується дата його початку і через тире - закінчення. Наприклад: 22-26.04.2000 р.

- кількісний оклад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників не перевищує 10-12 осіб, то можна вказати присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

- посада, прізвище, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

- порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на зборах, конференції, засіданні, нараді. У порядку денному питання мають бути сформульовані у називному відмінку. В деяких випадках порядок денний додається до протоколу, про що робиться відповідна позначка;

- текст;

- перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів, конференції, засідання, наради (голови і секретаря).

Текст протоколу складають на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання, наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час містити інформацію, що всебічно розкриває хід обговорення питання. Поняття „протокольна точність” народжене змістом документа і стилем викладу.

Текст протоколу має складатися з позицій відповідно до пунктів порядку денного.

Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово СЛУХАЛИ пишуть (друкують)в одному рядку з цифрою, що позначаэ питання, після нього ставлять двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача зазначають з нового рядка в називному відмінку і підкреслюють; після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови.

Наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

Н.Н. Красовська - запропонувала створити клуб „Дозвілля”.

Якщо наявний текст доповіді, це необхідно вказати („текст доповіді додається”).

Нижче нотують питання і відповіді на них. Наприклад:

М.Н. Попов - які заходи будуть вжиті для ліквідації аварії?

Н.І. Красовська - до 10 годин ранку будуть зібрані всі аварійні бригади.

Слово ВИСТУПИЛИ пишуть (друкують) великими літерами з нового рядка для того, щоб виділити його. Після нього також ставлять двокрапку.

Так само слово УХВАЛИЛИ пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка, ставлячи на укінці двокрапку.

Якщо в ухвалі містяться питання, різні за характером, їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами.

У разі обирання посадових осіб в протоколі зазначаються підсумки голосування по кожній з кандидатур окремо.

Повністю оформлений протокол підписує голова та секретар.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів: постанов, рішень, ухвал. В інших випадках роблять витяг з протоколу.

Витяг з документу - один наймасовіших у документуванні. Він надсилається або передається особам чи підприємствам і містить: номер відповідного документа, назву органу, засідання, наради, дату, порядок денний, текст.

3.2 Стенограми

Стенограма - скорочений запис проведення засідання чи зборів.

Стенографія - це „скоропис, скорочене письмо, що поспіває за мовою”. Так писав автор „Толкового словаря” В.І. Даль.

Заглибившись в історію, можна дізнатися, що слово „стенографія” з'явилося у 1602 р., коли англієць Джон Уілліс видав книгу „Мистецтво скоропису, або стенографія”. В перекладі з давньогрецької: стенос - вузький, тісний, графо - пишу. Отже, стенографія - це вузькопис, тіснопис, або, точніше, короткий запис.

Застосовувалася стенографія ще в Стародавньому Єгипті. Можливо, вона існувала і раніше, тому що підставою для її виникнення було бажання писати швидше.

У 1883 р. в Акрополі було знайдено мармурову плиту з висіченими на ній стенографічними знаками, що підтвердило існування стенографії в Давній Греції. На думку вчених, давній стенограф залишив ці записи близько 350 р. до н. е. Багато давньогрецьких філософів володіли стенографією: відомо, наприклад, що промови філософа і вченого Сократа записав стенографічно давньогрецький історик Ксенофонт.

Скоропис був відомий і в Росії. Ще в XV ст. збори народного віча в Новгороді і Пскові записувались знаками, що „поспівали за мовою”. При Петрі І існувала група стенографів, яких назвали „компанією писак”.

Широке запровадження стенографії в практику управлінського апарату дає змогу в 2-3 рази прискорити підготовку будь-якого документа, дозволить кваліфікованим працівникам зекономити до 20-30 процентів часу, який витрачається ними на рукописне складання документів.

3.3 Повідомлення

Повідомлення про засідання, збори, конференцію - документ, який інформує про якийсь захід і пропонує взяти у ньому учать, оформляється як лист, адресований організації, установі чи конкретній особі. Текст повідомлення включає відомості про час, місце, характер заходу, порядок денний, прізвище доповідачів та виконавців, телефони для довідок.

Починається текст повідомлення звертанням (до конкретної особи) або проханням направити представників (організації), а закінчується підписом керівника. Використовуються бланки, виготовлені друкарським та іншими способами.

Інструкція з охорони праці для секретарів

1 Загальні положення

1.1. Інструкція встановлює вимоги охорони праці для секретаря.

1.2. Секретар повинен знати і виконувати вимоги загальної та цієї інструкції з охорони праці.

1.3. Невиконання вимог інструкцій розглядається як порушення виробничої дисципліни та Правил внутрішнього трудового розпорядку.

Працівник який порушив вимоги загальної та цієї інструкції з охорони праці, притягується до дисциплінарної, адміністративної та кримінальної відповідальності згідно з чинним законодавством.

1.4. До самостійної роботи на посаді секретаря допускають особи, які за попереднім медичним оглядом не мають протипоказань, пройшли навчання за професією, вступний і первинний інструктаж та перевірку знань з охорони праці і питань пожежної безпеки.

В подальшому вони проходять повторний інструктаж один раз на шість місяців, а періодичні медичні огляди - один раз на два роки.

2 Небезпечні та шкідливі виробничі фактори

2.1. На секретаря під час роботи можуть впливати такі небезпечні та шкідливі виробничі фактори:

Фізичні:

підвищений рівень шуму на робочому місці (від вентиляторів блоку живлення)

підвищення значення напруги в електричному ланцюзі, замикання якого може стати через тіло людини;

· підвищений рівень статичної електрики;

· недостатня концентрація негативних іонів у повітрі робочої зони;

· підвищення рівня електромагнітного випромінювання;

· підвищена напруга електростатичного поля;

· прямий та відбитий від екрана блискіт;

· несприятливий розподіл яскравості в полі зору;

· недостатнє освітлення на робочому місці;

Хімічні:

· підвищений вміст у повітрі робочої зони пилу (паперового, побутового), озону, оксидів азоту;

Психологічні:

· фізичні перевантаження статичної (опорно-м'язова система) та динамічної (кисті рук) дії;

· нервово-психічні перевантаження, перенапруження зорового аналізатора, розумове перенапруження, монотонність праці, емоційні перевантаження, гіподинамія.

3 Організація безпечного робочого місця.

3.1. На робочому місці секретаря встановлено робочий стіл, стілець, який можливо регулювати відповідно до потрібних параметрів, підставка для ніг та оригіналотримач.

Основним обладнанням, що застосовується на робочому місці секретаря, є апаратне забезпечення ПЕОМ (дисплей, клавіатура, системний блок, принтер, сканер та інші).

3.2. Для захисту від електромагнітних, електростатичних та інших полів можуть застосуватися спеціальні технічні засоби, які мають відповідний сертифікат щодо їх захисних властивостей.

3.3. Для нейтралізації зарядів статичної електрики в приміщені, де працює секретар, рекомендується підвищувати вологість повітря (в опалювальний сезон) за допомогою зволожувача.

3.4. Сонячні відблиски на робочому місці секретаря усуваються за допомогою регульованих жалюзі, що встановлені на вікнах.

3.5. Зручна робоча поза секретаря забезпечується регулюванням висоти стільця та підставкою для ніг.

Раціональною робочою позою можне вважатися таке положення тіла, за якого ступні працівника розташовано горизонтально на підлозі або на підставці для ніг, стегна зорієнтовані горизонтально, верхні частини рук - вертикально, ліктьові суглоби розташовані під кутом 70 - 90^о, зап'ясті згідно під кутом не більш як 20^о, нахил голови - 15-20^о.

3.6. Розташувати дисплей на робочому місці необхідно так, щоб поверхня екрана була в центрі поля зору, не ближче як 600мм від очей користувача. Рекомендується розміщувати елементи робочого місця таким чином, щоб зберігалася приблизно однакова відстань від очей секретаря до екрана, клавіатури, тримача (пюпітра) для документів.

3.7. Під час роботи з текстовою інформацією (у режимі введення даних, читання та редагування тексту з екрана монітора) найбільш фізіологічно сприятливим є зображення чорних знаків на світлому (білому) фоні.

3.8. Забороняється:

самочинно змінювати орієнтацію робочого місця відносно вікон та світильників, що може призвести до появи прямого та відбитого блискоту;

відключати захисні пристрої, проводити зміну у конструкції апаратного забезпечення ПЕОМ;

класти будь-які предмети на апаратуру ПЕОМ;

їсти на робочому місці;

зберігати на робочому місці папери, дискети, записні блокноти, деталі які не використовуються при виконанні поточної роботи;

вимикати пристрої ПЕОМ, тримаючи штепсельну вилку з електророзетки (необхідно спочатку вимкнути пристрій на його пульті керування).

4 Вимоги безпеки перед початком роботи

4.1 Увімкнути систему кондиціонування повітря в приміщені.

4.2. Перевірити надійність встановлення апаратури на робочому місці. Дисплей має стояти не на краю стола. Повернути його так щоб на нього було зручно дивитись - прямо і трохи зверху вниз; при цьому екран має бути нахилений на 15-20^о від вертикалі назад від оператора.

4.3. Оглянути загальний стан апаратури, перевірити справність електропроводки, з'єднувальних шнурів, штепсельних вилок, розеток, заземлення (чи занулення)

4.4. При вимкненому ПЕОМ прибирати ледь змоченою мильним розчином бавовняною ганчіркою пил з поверхонь апаратури. Екран дисплея протерти спеціальною серветкою.

Не дозволяється використовувати рідини або аерозольні засоби для очищення поверхонь апаратних засобів ПЕОМ.

4.5. Відрегулювати освітлення на робочому місці.

4.6. Відрегулювати та зафіксувати висоту сидіння стільця, зручний нахил його спину и висоту підлокітників.

4.7. Приєднати до системного блоку необхідну апаратуру.

Усі кабелі, що з'єднують системний блок (процесор) з іншими пристроями, слід вставляти та виймати тільки при вимкненому комп'ютері.

4.8. Ввімкнути апаратуру комп'ютера вимикачами на корпусах у послідовності: стабілізатор напруги, дисплей, системний блок, принтер ( якщо передбачається друкування).

4.9. Налаштувати яскравість свічення екрана дисплея, мінімальний розмір точки свідчення, фокусування, контрастність. Не слід робити зображення занадто яскравим, щоб не втомлювати очей.

4.10. При виявлені будь-яких несправностей роботу не розпочинати, повідомити про них керівника.

5 Вимоги безпеки під час виконання роботи

5.1. Розташувати клавіатуру на робочому столі так, щоб не допускати її хитання. Встановити її у зручному положенні та відрегулювати кут нахилу.

Якщо підставки для опори долонь не передбачено в конструкції клавіатури, то її слід розташувати на відстані не менше як 100 мм від попереднього краю стола в оптимальній зоні моторного поля. Під час роботи на клавіатурі сидіти прямо, не напружуватися.

5.2. Не дозволяються сторонні розмови, подразнюючи шуми.

5.3. Для знаття статичної електроніки рекомендується час від часу доторкатися до металевих поверхонь та вмивати лице та руки теплою водою.

5.4. Для зниження напруженості праці необхідно рівномірно розподіляти і чергувати характер робіт відповідно до їх складності.

5.5. Під час регламентованих перерв з метою зниження нервово-емоційного напруження, втоми зорового аналізу, кистей рук, усунення негативного впливу гіподинамії та моногонії рекомендується виконувати спеціальні вправи та самомасаж кистей рук та очей, а також у спеціально обладнаному приміщені проводити сеанс психофізіологічного розвантаження.

5.6. Забороняється:

працювати без належного освітлення;

закривати вентиляційні отвори апаратури будь-якими предметами, оскільки це може призвести до її перегрівання;

працювати з дисплеєм, у якого під час роботи з'являються нехарактерні сигнали, нестабільне зображення на екрані тощо;

допускати до роботи на обладнанні сторонніх осіб без дозволу керівника;

працювати на матричному принтері зі знятою (трохи піднятою) верхньою кришкою (значно зростає рівень шуму).

6 Вимоги безпеки після закінчення роботи

6.1. Вимкнути принтер (якщо він увімкнений), вимкнути дисплей і системний блок. Вимкнути стабілізатор, якщо комп'ютер підключений до мережі через нього. Штепсельні вилки витягнути з розеток. Накрити клавіатуру пластмасовою кришкою для запобігання потрапляння в неї пилу.

6.2. Прибирати робоче місце. Оригінали та інші документи покласти в шухляди стола.

6.3. Ретельно вимити руки теплою водою з милом.

6.4. Вимкнути кондиціонер, освітлення і загальне електроживлення приміщення.

6.5. Рекомендується в спеціально обладнаному приміщенні провести сеанс психофізіологічного розвантаження і зняття втом з виконанням спеціальних вправ аутогенного тренування.

7 Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

7.1. У випадку раптового зникання напруги у мережі електропостачання негайно вимкнути ПЕОМ у такій послідовності: периферійні пристрої, дисплей, системний блок, стабілізатор напруги і витягнути штепсельні вилки з розеток.

7.2. При виявлені ознак горіння (дим, запах гару) негайно вимкнути електроапаратуру , повідомити керівника робіт, знайти джерело займання і приступити до його ліквідації первинними засобами пожежогасіння.

7.3. У разі виникнення пожежі негайно повідомити про це телефоном пожежну частину, вжити (за можливості) заходів щодо евакуації людей, гасіння (локалізації) пожежі та збереження матеріальних цінностей; повідомити про пожежу керівника чи відповідну компетентну посадову особу та чергового по об'єкту; у разі необхідності викликати інші аварійні служби (медичну, газорятувальну тощо).

7.4. У разі нещасного випадку негайно викликати швидку допомогу, повідомити керівника, надати першу долікарську допомогу потерпілому, зберегти на робочому місці обстановку і стан устаткування такими, якими вони були на момент події нещасного випадку, якщо це не становить загрози для життя та здоров'я працівників.

Висновок

В своїй дипломній роботі, що пов'язана з нормативно-методичними документами я розповіла які є способи складання документів із загальними питаннями, розробку нормативно-правових питань, підготовку розпорядчих документів, написання організаційних документів, оформлення документів колегіального органу, призначення довідково-інформаційних документів, а також як можна застосовувати таблиці в таких документах. Для вас, як для людини, яка збирається працювати з цими документами, - це один з найбільш важливих аспектів діяльності. Тому необхідно, щоб користувач вмів швидко визвати яку операцію йому необхідно зробити з документом. Чим швидше користувач засвоює дані навики, тим легше користувачу буде зорієнтуватися на інших не менш важливих речах, наприклад, як скласти документ або оформити документ із загальних питань не тільки правильно, але і гарно, або як зберегти час на роботі.

Список використаної літератури:

1. Беспянська Г.В.: Машинопис. Навчальний посібник для дистанційного навчання. - К.: Університет „Україна”, 2004. - 102с.

2. Беспянська Г.В.: Машинопис. Частина друга. Навчальний посібник для дистанційного навчання. - К.: Університет „Україна”, 2005. - 326с.

3. Вербицька Т.С., Чіннікова В.П.: Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна-Нова,2001. - 392с.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В.: Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів - 3-тє вид., переробл. і допов. - К.: А.С.К., 2002. - 398с.

5. Палеха Ю.І.: Українське документування: Навч. Посібник: У2 ч. Ч.1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). - 3-тє від., доп. - К.: вид-во Європ. ун-ту, 2003. - 383с. - Бібліогр.: с. 373-375.