Електронний підпис

Размещено на http://www.allbest.ru/

Йдемо отримувати електронну цифрову печатку

електродний цифровий підпис звітність

Не потонути у паперовій звітності допоможе документообіг, що ґрунтується на використанні електронного цифрового підпису й електронної цифрової печатки.

В останнє десятиліття до бізнесу стрімко увійшли інформаційні технології. Автоматизація обліку дала бухгалтеру унікальний інструмент, що допомагає значно полегшити роботу, зробити її безпомилковою. Навіть звітність тепер можна створювати без проблем. Проте відбувається дивна метаморфоза: електронний документ ми знову перетворюємо на його паперову копію зі всіма недоліками при використанні. Але ж є реальний механізм, що дозволяє уникнути цих незручностей.

На більшості підприємств ведення бухгалтерського обліку й управління бізнес-процесами відбувається автоматично з використанням спеціальних програм. Але, попри автоматизацію, документи оформляють за старою методикою. Практично всі документи спочатку з'являються в електронному вигляді, а потім роздруковуються і перетворюються на «паперовий оригінал» зі всіма юридичними характеристиками -- «живими» підписами, «мокрою» печаткою.

Проте виникають ситуації, коли підписаний документ негайно потрібен вашому партнеру або контрагенту, а часу і можливості на відправлення кур'єром немає. Що робити? Як перетворити ваш електронний документ, створений і видний на моніторі, на оригінал? Яким чином договори, податкові накладні, акти виконаних робіт в електронному вигляді можуть отримати юридичну чинність й ознаки паперового документа -- «мокру» печатку і підписи відповідальних осіб?

Щоб електронний документ набув статусу оригіналу зі всіма наслідками, на нього треба, як і на звичайний паперовий документ, поставити підписи і печатку. Одне «але»: ці підписи і печатка повинні бути електронними. Згідно із законами України «Про електронний документ і документообіг» та «Про електронний цифровий підпис», електронний документ, підписаний ЕЦП, набуває статусу оригіналу і не потребує паперового підтвердження. У цьому випадку такого роду електронний документ має чинність під час судових розглядів, а незабаром такі документи братимуть участь і під час розгляду цивільних позовів.

Де можна отримати цю електронну цифрову печатку і підписи? Послуги з обслуговування електронних цифрових підписів надають акредитовані центри сертифікації ключів електронного цифрового підпису. Один із таких центрів -- «Український сертифікаційний центр» (далі -- УСЦ), який видає посилені сертифікати ЕЦП, завдяки яким можлива організація електронного документообігу з будь-якими установами, у т. ч. і з державними органами. При використанні електронного цифрового підпису треба застосовувати спеціальне програмне забезпечення, що дозволяє ставити на електронний документ ЕЦП, шифрувати і надсилати його відкритими каналами телекомунікації.

Центр тісно співпрацює з національним розробником програмного забезпечення «Бест-Звіт», завдяки чому ефективно використовується система «Бест-Звіт Плюс» для формування і подання звітності до контролюючих органів засобами електронної пошти. У цьому програмному комплексі автоматично і водночас прозоро для користувача здійснюються управління ключами електронного цифрового підпису «Українського сертифікаційного центру», накладення цього підпису на попередньо сформований електронний звіт, його шифрування і подальше надсилання e-mail, без подальшого підтвердження документа паперовими носіями.

Електронний документообіг -- надійно та просто

Система здачі звітності в електронному вигляді з використанням ЕЦП -- це можливість організувати повністю безпаперовий, захищений та юридично значущий документообіг між підприємствами й організаціями всіх форм власності та державними органами. Забезпечення юридичної чинності документам при обміні їх електронними аналогами між користувачами досягається шляхом накладення електронного цифрового підпису (ЕЦП) на документ. ЕЦП -- це аналог власноручного підпису на папері, що замінює при безпаперовому документообігу традиційну печатку і підпис.

Кожен користувач ЕЦП повинен отримати пару ключів: закритий (таємний) і відкритий ключ. Основним елементом є таємний ключ, за його допомогою підписується документ і створюється ЕЦП. Зберігати його треба в надійному і не доступному для інших користувачів місці.

Сертифікат відкритого ключа ЕЦП засвідчує його достовірність і справжність на цей момент. Для подання звітності до державних органів, таких як податкові інспекції, Пенсійний фонд України, слід мати посилені сертифікати ключів ЕЦП, що їх видають лише акредитовані центри сертифікації ключів, яким і є УСЦ.

Користуватися електронним цифровим підписом досить просто. Жодних спеціальних знань, навиків та вмінь для цього не потрібно. Ми вже знайомили вас із процедурою надсилання електронної звітності з використанням ЕЦП до податкової інспекції.

Нагадаємо, як це відбувається:

· підготовлений до надіслання файл звітності підписується секретними ключами ЕЦП платника податків, зашифровується відкритим ключем податкової інспекції і надсилається на сервер електронної пошти податкової інспекції;

· при отриманні цього електронного документа у податковій інспекції він розшифровується, перевіряється збіг ЕЦП платника податків (за допомогою його відкритого ключа), що гарантує відсутність спотворень під час надходження документа до податкового органу і неможливість внесення змін з боку працівників податкових органів до підписаного документа.

Якщо результат перевірки ЕЦП позитивний, то платникові податків у відповідь надсилається квитанція (з датою і часом отримання звіту) про успішне отримання звіту. Водночас електронний документ з ЕЦП платника податків зберігається в архіві інспекції для пред'явлення у разі виникнення спірної ситуації з приводу змісту документа.

Що робити, якщо з вини інтернет-провайдера немає доступу до мережі? Якщо неможливо найближчим часом відновити доступ в Інтернет, то, щоб уникнути санкцій, вам доведеться подати звіт у паперовому вигляді або зберегти його на якому-небудь магнітному носії та надіслати електронною поштою, скориставшись доступними послугами електронного зв'язку (через інтернет-клуб, домашній комп'ютер тощо).

Якщо результат перевірки ЕЦП негативний, то файл звітності не приймається, а платникові податків надсилається відповідне повідомлення з описом допущеної помилки або причиною неприйняття звіту. У цьому разі страхувальник (платник податків) повинен виправити помилку і знову пройти всю процедуру надіслання електронного звіту. Це свідчить про те, що сам факт надіслання звіту не є підставою його успішної здачі. Треба прийняти квитанцію про його прийняття контролюючим органом. Платник податків, який отримав квитанцію про успішну доставку звіту, зберігає її в архіві програмного комплексу.

Персоніфікована звітність щомісяця

Не відстає від податкової інспекції в організації електронного способу приймання звітів і Пенсійний фонд України. У своєму Порядку подачі звітів до ПФУ в електронній формі, затвердженому постановою правління ПФУ від 19.04.2007 р. №7-7 (далі -- Порядок №7-7), Фонд пояснив страхувальникам, як це зробити.

Щоб перейти на електронну форму подання звітності, достатньо:

· отримати посилені сертифікати відкритих ключів ЕЦП посадових осіб (директори і бухгалтери) й електронної цифрової печатки в УЦС, а також програмне забезпечення «Бест-Звіт Плюс» для підготовки звітності до ПФУ, яке надається безкоштовно УСЦ;

· письмово поінформувати управління ПФУ в районі, де він зареєстрований платником страхових внесків, про своє бажання подавати електронні звіти;

· укласти договір із Центром обробки електронних звітів -- державним підприємством «Інформаційний центр Персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України».

Електронні звіти, подані відповідно до цього Порядку, згідно із законодавством є оригіналами, дають право не подавати відповідні звіти на паперових носіях, мають юридичну чинність і можуть використовуватися як доказ у суді або під час розгляду спорів у досудовому порядку.

Подання страхувальниками звітів в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису здійснюється за ініціативою страхувальника відповідно до вимог Порядку і чинного законодавства України. Звіт в електронній формі є електронним документом і повинен відповідати вимогам Закону України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи й електронний документообіг» (далі -- Закон №851).

Сьогодні, як вам відомо, звітність для працедавців до Пенсійного фонду складається зі звітності:

· до відділу надходження доходів щодо загальної суми нарахувань заробітної плати і страхових внесків (додаток 23 «Розрахунок суми страхових внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування»);

· до відділу персоніфікованого обліку відомостей щодо кожного працівника (це цілий комплект документів: опис пакета документів, ярлик до кожного виду документів, список працівників, список підстав для пільг, «ІНДАНІ» на кожного працівника).

Із 2008 року звітність з персоніфікованого обліку планується подавати не раз на рік, як це було раніше, а щомісяця, як і до відділу надходження доходів. А це, як ви розумієте, величезний комплект документів, який треба складати щомісяця.

Для формування і подання цієї звітності потрібно багато часу і витратного матеріалу (папір, засоби друку), а скільки разів це все необхідно підписати і проштампувати печаткою! Тому електронна форма взаємодії дозволить значно економити робочий час як страхувальників, так і працівників ПФУ.

Значно полегшує процеси ведення електронного документообігу з контролюючими органами використання ПЗ «Бест-Звіт Плюс», що дозволяє страхувальникові:

· формувати і підписувати звіти ключами ЕЦП, виданими УСЦ, і надсилати до ПФУ;

· самостійно проводити камеральну перевірку цієї звітності;

· проводити обмін звітами між системами, встановленими на різних ПК;

· вибрати або створити комплект звітних бланків, необхідних саме вашому підприємству;

· використовувати бухгалтерський календар;

· імпортувати дані з інших систем бухгалтерського обліку.

Здаємо електронний звіт до ПФ

Терміни подання електронних звітів нічим не відрізняються від термінів подання «паперових» звітів (п. 3.1 Порядку №7-7). Центр обробки електронних звітів працює щодня з 9.00 до 22.00, крім вихідних та святкових днів. Якщо підприємство надішле свій звіт до 16.00, то протягом наступних двох годин воно отримає від Центру обробки електронних звітів повідомлення про прийняття звітності. У цьому повідомленні (воно має текстовий формат) будуть зазначені реквізити отриманого електронного звіту, відповідність формату електронного звіту, результати перевірки ЕЦП, дата і час отримання електронного звіту (п. 3.3.2 Порядку №7-7). Це так звана квитанція про отримання.

Якщо звіт надісланий після 22.00, квитанція надійде протягом двох годин наступного після подання звіту робочого дня (п. 3.2 Порядку №7-7). Звіт вважається прийнятим, якщо підприємству надіслано квитанцію про його отримання Центром обробки електронних звітів.

Сам порядок формування звіту радше не складний. Чимало бухгалтерів уже давно формують і надсилають звіти у програмі «Бест-Звіт Плюс» до податкової інспекції. Треба звернути увагу лише на послідовність накладення електронних ключів. Спочатку накладається ЕЦП бухгалтера, потім -- ЕЦП директора і лише після цього ставиться ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки підприємства (п.3.3.1 Порядку №7-7).

Страхувальники і центр обробки електронних звітів забезпечують зберігання електронних звітів та відповідних квитанцій у формі оригіналів електронних документів, із дотриманням вимог чинного законодавства щодо їх зберігання та протягом термінів, встановлених чинним законодавством для відповідних паперових документів.

Конкретніше на це запитання відповідає ст. 13 Закону №851. Якщо підприємство має змогу зберігати електронні документи на електронних носіях протягом встановленого законодавством терміну зберігання документів (не менше встановленого терміну зберігання для паперових документів), то воно зберігає електронні документи на електронних носіях. Якщо підприємство такої змоги не має, воно зберігає копії звітів у паперовому вигляді. Пунктом 3.7 Порядку №7-7 зазначається, що паперова копія електронного документа створюється відповідно до законодавства.

Оскільки зданим вважається звіт, якщо Центр обробки електронних звітів надіслав підприємству квитанцію про прийняття, то роздрукована така квитанція, додана до роздрукованого електронного звіту, і буде другим примірником звіту підприємства. Як бачите, переваг електронної здачі багато: немає потреби щомісяця присвячувати кілька годин ходінню до Пенсійного фонду, стоянню в черзі та спілкуванню з інспекторами, спрощується сама процедура подання звітності.

Порядок отримання ЕЦП

1. Укласти договір про надання послуг електронного цифрового підпису. Це можна зробити на сайті www.ukrcc.com або у програмі «Бест-звіт Плюс».

2. Сплатити рахунок за послуги видачі ЕЦП.

3. Згенерувати «Бест-Звіт Плюс» (на сайті компанії або на сайті УСЦ) особистий ключ та сформувати заявку на отримання сертифіката відкритого ключа.

4. Подати до реєстраційного центру УСЦ заявку на сертифікацію відкритого ключа на будь-якому електронному носії та комплект документів.

Комплект документів, необхідних для реєстрації в УСЦ

· картка приєднання до договору про надання послуг ЕЦП або підписаний договір про надання послуг ЕЦП у паперовому вигляді;

· свідоцтво про державну реєстрацію, засвідчене нотаріально або органом, що видав його;

· копії 1-ї та 4-ї сторінок паспорта і довідки про присвоєння ідентифікаційного номера особи, відкритий ключ ЕЦН якої сертифікується, засвідчені її особистим підписом (для юридичної особи -- печаткою);

· документи, що підтверджують повноваження підписувача (для юрособи -- наказ про прийняття на роботу, протокол зборів тощо, завірені печаткою, для фізособи -- паспорт). Для юрособи необхідно надати також статут і положення про нього;

· довіреність і паспорт довіреної особи (у разі обслуговування за дорученням). Для юридичної особи підтверджується підписом керівника і печаткою (для фізособи -- засвідчується нотаріально);

· картка реєстрації електронної заявки на посилений сертифікат підписувача ЕЦП (файл Картка реєстрації.doc, автоматично формується при оформленні заявки до ПЗ «Бест-Звіт Плюс»);

· копія свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ (тільки для платників ПДВ).

Юридична сила електронного документа забезпечується

· наявністю у ньому обов'язкових реквізитів і дотриманням правил відображення цих реквізитів;

· правом автора електронного документа створювати його та підписувати;

· гарантією цілісності і достовірності.

Увага!

«Український сертифікаційний центр» надає своїм клієнтам безкоштовну версію програмного комплексу «Бест-Звіт Плюс».

Якщо ви в останній день подання звітності надіслали електронну звітність після 16.00, то вважайте, що ваша звітність подана із запізненням зі всіма наслідками.

Хочете дізнатися більше про використання електронного цифрового підпису і печатки?

Компанія «Бест-Звіт» щопонеділка проводить безкоштовні семінари з питань призначення, використання електронного цифрового підпису в системі подання електронної звітності до державних органів. Усю інформацію можна отримати на сайтах www.ukrcc.com і www.bestzvit.com.ua.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Від обліку до управління

Не «1С»-ОМ єдиним

Комплексна система управління підприємством «BS Integrator» Останнім часом дедалі більше підприємств почали приділяти увагу управлінському обліку. Ну хто, наприклад, відповість директорові на запитання: «Який товар, що реалізовується зі складу...

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Нормативна база

№ 25-26 (22.6.2009) :: Електронна звітність

Закон про електронний цифровий підпис

Термінологія електронного документообігу

ДПАУ про електронну звітність...

Електронна звітність. Запитання і відповіді

№ 25-26 (22.6.2009)

1. Яким чином визначається час відправлення звіту у разі його подання через Оператора електронної звітності?

Протягом кількох хвилин після відправлення звіту до державного органу через Оператора електронної звітності відправник отримає першу квитанцію....

Размещено на Allbest.ru