Использование документов Архивного фонда РФ в информационных целях. Основные направления использования документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в организации работы архива.

В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т.д.), состава документов архива, его технической оснащенности выбирается форма использования документов.

В государственных архивах формы использования документов более разнообразны, чем в ведомственных архивах, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы независимо от ведомственной подчиненности обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан ( к законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, трудовых правах и др.).

Использование документов -- применение пользователями и архивом архивных документов и информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. ГОСТ Р 51 141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».-М.: Изд-во стандартов, 1998

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Благодаря многообразию использования информации находящейся в архивах, большую важность и актуальность приобретает вопрос об использование документов Архивного Фонда РФ (АФ РФ) в информационных целях и направление использования документов.

Важно выявить формы использования документов архивов, а также, каким образом протекает информирование и исполнение различных запросов организаций и граждан.

Целью работы является порядок и принципы использования документов АФ РФ в информационных целях, формы использования документов, виды запросов и информационных документов архива.

Для достижения поставленной цели нам необходимо решить следующие задачи:

- охарактеризовать основные виды запросов и информационных документов архива;

- исследовать какой порядок и сроки исполнения запросов поступающих в архив;

- выявить, как исполняются запросы организаций и граждан социально-правового характера.

Поставленные задачи могут быть решены с помощью применения следующих методов:

- системный метод - применен при систематизации в разделы всего собранного материала;

- метод анализа - использовался при анализе источников и литературы;

- описательный метод - применялся при описании различных форм информационных документов архива, при описании направлений использования документов;

- метод синтеза - после анализа собранного материала при написании глав;

- метод обобщения - применялся для соединения материала в главы, введение и заключение.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АФ РФ В ИНФОРМАЦИОННЫХ ЦЕЛЯХ. ОСНОВНЫЕ ННАПРАВЛЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Порядок использования архивных документов устанавливается Федеральной архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену информацией.

Формы использования документов

Основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

- экспонирование документов на выставках;

- использование документов в средствах массовой информации;

- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, “дней открытых дверей”, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов во временное пользование;

- публикация документов в различных формах.

Виды запросов и информационных документов

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

Тематический запрос -- запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Генеалогический запрос -- запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Запрос социально-правового характера -- запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Согласно, Федерального закона РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года - пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и законным способом Федеральный закон российской Федерации от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»..

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии, архивной выписки и т.д.

Существует несколько разновидностей информационных документов архива:

Архивная справка -- официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена

Архивная копия -- официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка -- официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.

Информационное письмо -- письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.

Тематический перечень документов -- систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.

Тематическая подборка копий документов -- систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.

Архивные справки, архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа “Архивная справка”, “Архивная выписка” и “Архивная копия”.

Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках (“Так в документе”, “Так в тексте оригинала”).

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах.

В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала (“Так в тексте оригинала”, “В тексте неразборчиво”).

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.

В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.

В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые
данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.

Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба Российской Федерации.

К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами “Так в тексте оригинала”, “Так в документе”. При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки указываются поисковые данные.

Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.

При изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.

На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба Российской Федерации и подписью руководства архива.

Выдача подлинных личных документов

Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.

Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГСа.

Реабилитированные лица, проходившие в качестве обвиняемых (подсудимых, осужденных) или их родственники, а также лица, в отношении которых осуществлялись фильтрационно-проверочные мероприятия, или их родственники имеют право на получение подлинников сохранившихся в делах документов творческого характера, в том числе рукописей, фотографий, писем и других личных документов.

С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.

Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда.

Изменения объема фондов при выдаче подлинных дел без замены их копиями учитываются в установленном порядке.

Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения. Подлинные личные документы могут быть высланы гражданам ценными письмами.

Использование документов архива в средствах массовой информации

Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио и телевизионных передач, кинофильмов.

Для периодической печати архив готовит статьи о составе и содержании документов, архивных находках и т.п., статьи и подборки документов по определенной тематике. Использование документной информации в радио и телепередачах проводится в форме бесед, хроник, информаций, интервью, репортажей, рекламы и др.

Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио и телепрограмм.

Документы могут быть предоставлены архивом кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям печатных изданий, издательствам и т.п. для подготовки сценарных планов, создания художественных, документальных, художественно-публицистических, научно-популярных и учебных программ и фильмов, издания печатной продукции.

Порядок и сроки исполнения запросов социально-правового характера

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости, содержащиеся в них сведения, письменно сообщаются гражданину. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по кадровым вопросам (по личному составу) используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов.

В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан.

Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения.

Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты -- на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился. В справку о награждении, полученном в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации. В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) -- не более 15 дней с момента регистрации запроса. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, использование документов АФ РФ - это регламентированный процесс информирования граждан, организаций в зависимости от целей использования различными способами и формами, предоставление необходимой информации, документов.

Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, картотеки. Архив организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации.

В данной работе отражены порядок и принципы использования документов АФ РФ в информационных целях, а также виды информационных документов архива, цели и направления использования документов.

Различные архивные сведения отражаются в выполненных запросах граждан, организаций и фирм в виде архивных справок, архивных выписок, копий - все эти документы носят определенный информационный характер необходимый пользователям данной информации.

Итак, поставленные нами цель, была достигнута, задачи решены при помощи использования различных методов.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

архивный документ дело запрос

1. Федеральный закон Российской Федерации №125 -ФЗ от 22 октября 2004 года: «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Основы законодательства Российской Федерации об архивном Фонде и архивах.- М.: государственная архивная служба России, 1993 год.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 8 ноября 2005 г. №536, зарегистрирована Минюстом РФ 27.01.2006г. №7418), ВНИИДАД, 2006г.

4. ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.

5. ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: Изд-во стандартов, 1983.

6. Основные правила работы архивов организаций Росархив, ВНИИДАД.М., 2002.-152с.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО “Журнал “Управление персоналом", 2003.-408 с.

8. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. Ч. 1. http://aleho.narod.ru/document

9. Организация работы с документами: Учеб. /Под ред. Проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М,2003.- 592 с.

Размещено на Allbest.ru