Командировки за пределы России

Размещено на http://www.allbest.ru/

Командировки за пределы России

1. Оформление командировки за пределы России

Как известно, правоотношения работника и работодателя определяются Трудовым кодексом РФ. Отдельно стоит отметить главу 53 Трудового кодекса РФ, которая регулирует труд специалистов, направляемых на работу в дипломатические представительства и консульские учреждения РФ, а также в представительства федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений РФ за границей. Следует отметить, что под зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы России, в том числе и в страны СНГ. Для направления сотрудника в загранкомандировку руководитель компании должен издать приказ. Форма этого приказа утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. от № 1. При этом на одного командированного сотрудника составляется приказ по форме № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». А если в командировку едут несколько человек, то используется форма № Т-9а. В приказе обязательно должны быть указаны следующие данные - фамилия и должность сотрудника;- цель командировки;- страна, а также предполагаемый срок пребывания. Обычно на командированного сотрудника компания должна оформить командировочное удостоверение. Однако если он направляется в страну дальнего зарубежья, то достаточно одного приказа. При этом даты отъезда в командировку и возвращения из нее будут определяться по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. Если же вы направляете своих сотрудников в страны СНГ, рекомендуется оформлять командировочное удостоверение. Это нужно для того, чтобы избежать недоразумений с налоговиками. Поскольку в большинство стран СНГ российские граждане могут въехать без визы, подтвердить срок командировки отметками в загранпаспорте не получится. В то же время при наличии командировочного удостоверения срок деловой поездки можно будет определить по отметкам о прибытии в пункт назначения и выбытии из него. Направляя сотрудника в командировку за границу, компания выдает ему аванс в иностранной валюте. На основании вышеуказанного приказа бухгалтерия фирмы производит ориентировочный расчет величины командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилья, стоимости проезда и др.). При этом определяется размер подотчетных сумм отдельно в валюте РФ (руб.) и в иностранной валюте. Размер выдаваемого аванса на командировочные расходы в каждом случае определяется самостоятельно и зависит от срока командировки, места назначения и других объективных причин. Для расчета суммы к выдаче можно составить расчет или смету командировочных расходов.

2 Способы выдачи аванса на командировку в иностранной валюте

Наличные регулирование хозяйственных операций, связанных с движением наличных денег в организации, осуществляется Порядком ведения кассовых операций. Требования к выдаче подотчет наличных в иностранной валюте аналогичны требованиям к выдаче под отчет рублей. Так, выдача денег подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). В то же время операции с выдачей денег на командировки в иностранной валюте имеют свои особенности. В пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» приведен исчерпывающий перечень валютных операций между резидентами. Выплата валюты работнику, командированному за рубеж, там не названа. Поэтому суточные в валюте из кассы компания сотруднику выдать нельзя. К такому выводу пришел Центральный банк РФ в письме от 22 марта 2005 г. № 36-3/526. В противном случае фирма нарушит валютное законодательство. А за это компания, а также должностные лица могут быть оштрафованы. Штраф составит от 75 до 100 процентов от суммы, выданной командированному работнику (п. 1 ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Самый простой способ решить эту проблему и соблюсти валютное законодательство такой. Фирма может выдать работнику аванс на загранкомандировку в рублях. В этом случае работник самостоятельно приобретает валюту в обменном пункте на свое имя. Приобретенная таким образом валюта в учете компании не отражается. В случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах фирмы-резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки. Полученная в банке валюта в тот же день должна быть оприходована в кассу. Кассовая книга ведется только в рублях по унифицированной форме первичной учетной документации № КО-4 (постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88), несмотря на то, что в кассе могут храниться денежные средства как в рублях, так и в иностранной валюте, приобретенной в банке для оплаты командировочных расходов. Кассовая книга в фирме должна быть одна (п. 23 Порядка ведения кассовых операций). В ней указывается сумма в валюте и в рублях по курсу ЦБ РФ на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, и общий итог в переводных рублях (т. е. сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли). В соответствии с пунктом 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 10 января 2000 г. № 2н) стоимость иностранных денежных знаков в кассе должна пересчитываться в рубли на дату совершения операции (дату выдачи, приема) в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности (последний день каждого месяца). Поэтому в случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока иностранная валюта находится в кассе, возникают курсовые разницы. При изменении курса валют на дату совершения операций или на отчетную дату в кассовую книгу отдельной строкой в приход либо в расход записывается курсовая разница, а к кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы. Следует помнить, что лимит остатка наличных денежных средств в кассе, установленный банком, включает остаток наличных денежных средств в иностранной валюте, которая получена на командировочные расходы. Если работнику выдавались рубли для командировки за рубеж, то валютные расходы работника будут отражены по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, но расчеты с ним также будут производиться в рублях с учетом выданного рублевого аванса. Фирма может оплатить командировочные расходы не только путем выдачи наличной иностранной валюты, но и сделав ее перевод за пределы РФ. Перевод средств в иностранной валюте за пределы России в пользу командированного лица для оплаты командировочных расходов осуществляется по поручению фирмы: - на счет командируемого лица в банке-нерезиденте;- на счет третьего лица в банке-нерезиденте в пользу командируемого;- путем перевода до востребования в банк-нерезидент на имя командируемого лица. Согласно части 2 статьи 12 Закона № 173-ФЗ резиденты обязаны уведомлять налоговую инспекцию по месту своего учета об открытии (закрытии) счетов (вкладов) в указанных выше зарубежных банках. Сделать это нужно не позднее месяца со дня заключения (расторжения) договора об открытии счета (вклада) с зарубежным банком по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. С 1 января 2007 года часть 2 статьи 12 действует в отношении всех счетов, открываемых резидентами в банках за пределами территории РФ (ч. 3 ст. 26 данного Закона). При этом российские фирмы (резиденты) должны будут предоставлять налоговикам по месту своего учета отчеты о движении средств по счетам (вкладам) в банках за пределами территории РФ с подтверждающими банковскими документами. Банковская карта Выдача банковских карт и порядок расчетов по ним изложен в «Положении об эмиссии банковских карт и об операциях, совершенных с использованием платежных карт» от 24 декабря 2004 г. № 266-П. Эмиссию банковских карт, предоставляющих возможность их держателю осуществлять трансграничные платежи (т. е. платежи, совершаемые за пределами России), могут осуществлять только кредитные организации (резиденты РФ), являющиеся уполномоченными банками. Фирмы при загранкомандировках могут осуществлять с использованием банковских карт следующие операции:- безналичную оплату расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами России для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства. При этом средства, списанные со счета компании в результате совершения вышеуказанных операций, считаются выданными подотчет держателю банковской карты. Использование банковских карт для выплаты заработной платы и других выплат социального характера запрещено.рожный чек Дорожный чек - это платежный документ в иностранной валюте, распоряжение одного банка другому банку выплатить обозначенную в чеке сумму денег его владельцу по образцу его подписи. В большинстве стран дорожные чеки принимаются в качестве средства платежа в гостиницах, магазинах, ресторанах. Сдача выдается наличными. Дорожный чек, как и пластиковая карточка, имеет преимущества перед наличными деньгами при поездках за границу. В любом банке дорожные чеки могут быть обменены на наличную иностранную валюту. Владелец чека защищен от его потери или кражи. Чеки именные, поэтому если один человек их потерял, другой не сможет получить по ним деньги. Гарантией защиты от несанкционированного использования чека третьим лицом служит наличие двойной подписи владельца: первый раз владелец чека подписывает чек в банке при его покупке, второй раз - при оплате покупки с помощью чека. При несоответствии подписи образцу, проставленному в чеке, чек к оплате не принимается. Кроме того, при оплате чеком у владельца часто требуют предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, водительских прав). Чек является инструментом платежа, и этим объясняется относительно короткий срок его действия. Традиционно в банковской практике используется 10-дневный срок для предъявления чека к оплате. Дорожные чеки выдаются обычно в виде чековой книжки с количеством чеков в каждой из них от трех до десяти штук в зависимости от номиналов чеков и эмитента. На дорожные чеки не распространяются установленные Законом № 173-ФЗ ограничения на вывоз наличной иностранной валюты. Командированный работник обязан только продекларировать таможенному органу вывозимые дорожные чеки путем подачи письменной таможенной декларации.

3 Виды «заграничных» командировочных расходов

Статья 168 Трудового кодекса РФ действует как при направлении работника в служебную командировку в пределах России, так и при служебных командировках за ее пределы. Согласно данной статье работнику при заграничной командировке работодатель возмещает следующие расходы: - расходы по проезду; - расходы по найму жилого помещения; - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками за пределы РФ, также определяются коллективным договором или локальным нормативным актом компании. То есть размеры возмещения командировочных расходов при загранкомандировках могут быть любыми для фирм, финансируемых из федерального бюджета. Они установлены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Суточные Размеры суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран утверждены Приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

В отношении суточных организация должна иметь в виду следующие особенности, установленные Постановлением № 812.

1. Если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то компания (направляющая сторона) выплату суточных им не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то фирма (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы, включая надбавки, предусмотренные Постановлением № 812.2. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы.Также следует отметить, что работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую лицо направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Россию - по норме, установленной при командировках в пределах нашей страны. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. Пример Работник вылетает в служебную командировку на самолете в Рим (Италия). Время вылета самолета - 2 декабря 2006 г. 13 часов 15 минут. Таможенный контроль в России и в Италии работник пройдет 2 декабря 2006 г. Аэропорт находится в Москве, а работник командируется из г. Тверь. Для того чтобы добраться до аэропорта, ему следует выехать в Москву на поезде 1 декабря 2006 г. в 03 часа 52 минуты.Таким образом, первым днем командировки следует считать 1 декабря 2006 г. За этот день работнику должны выплатить суточные в руб. по установленной организацией норме. За 2 декабря 2006 г. суточные работнику должны выплатить в иностранной валюте по нормам, установленным организацией для Италии. Если работник едет в служебную командировку в ближнее зарубежье, в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения при следовании из России и в Россию определяются по отметкам в командировочном удостоверении. Оформляется оно так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории РФ. Расходы по проезду При определении нижнего предела размеров возмещения расходов на проезд командированного работника за рубеж следует руководствоваться постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. № 911 «О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей».Так, командированным за границу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:- железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;- водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;- автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок; - расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник); - расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам). Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.). Иные расходы Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома. К таким расходам можно отнести: - расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта; расходы на получение визы; - сборы за услуги аэропортов; - комиссионные сборы;- расходы по оплате услуг связи;- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;- другие расходы. Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера). Организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами (например, приказом) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов.

командировка валюта зарубеж работник работодатель

4 Оформление и учет зарубежных командировок

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Помимо командировок на территории РФ сотрудники организации могут быть командированы и за рубеж.

Командировка в страну, входящую в состав СНГ, как и на территорию РФ, оформляется приказом руководителя и командировочным удостоверением. В первом случае издание приказа о направлении работника в краткосрочную заграничную командировку обязательно. На основании приказа, в котором должны быть указаны место командировки (название страны и населенного пункта), фамилии и должности командируемых работников, цель и срок командировки, составляется смета командировочных расходов. В командировочном удостоверении в месте командировки должны быть сделаны отметки о прибытии и убытии, закрепленные печатью организации, в которую был командирован работник. Если работник командирован сразу в несколько различных населенных пунктов, то отметки в командировочном удостоверении должны быть сделаны в каждом пункте.

Не требуется оформлять командировочное удостоверение, если организация направляет своего работника в страны дальнего зарубежья, включая прибалтийские государства - бывшие республики СССР. Такие загранкомандировки оформляются только приказом руководителя о направлении одного или нескольких работников в краткосрочную командировку за границу с указанием места, цели и срока командировки, а также контингента командируемых работников. Никаких отметок о пребывании в месте командировки в документах командированного не делается. По возвращении из загранкомандировки работник кроме авансового отчета представляет копию загранпаспорта, в котором имеются отметки контрольно-пограничных пунктов РФ. По этим отметкам определяются даты пересечения границы согласно п.9 Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 г. № 365.

Размеры суточных при зарубежных командировках регламентируются Приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств".

Желательно, чтобы был представлен краткий отчет о проделанной в месте командировки работе. Руководитель организации на отчете работника ставит резолюцию о соответствии проделанной работы цели командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах - свою подпись, подтверждая целесообразность произведенных работником расходов.

Согласно п.71 Правил работнику выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, а также возмещаются расходы, связанные с проездом, провозом багажа, наймом жилого помещения, получением заграничного паспорта и виз, пропиской паспорта и уплатой комиссионных при обмене чека в банке на иностранную валюту.

Порядок выдачи иностранной валюты для командировочных расходов при командировании работника за границу определен положением Банка России от 25.06.97 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для командировочных расходов" (с учетом указания Банка России от 20.10.98 г. N 383-У). Оплата загранкомандировок производится на основе норм, утвержденных приложением N 1 к приказу N 92н. В настоящее время нормы возмещения расходов по загранкомандировкам (включая командировки в государства - участники СНГ) установлены в свободно конвертируемой валюте, которую каждая организация может приобрести через банк на валютной бирже и получить наличными для выдачи аванса командированному. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемых неконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работнику аванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте. При этом смета командировочных расходов составляется также в свободно конвертируемой валюте, а пересчет редко используемой неконвертируемой иностранной валюты в свободно конвертируемую производится через рубли по курсу Банка России. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или с помощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить в валютном отделе уполномоченного банка.

Командированный за границу сотрудник получает в кассе аванс в иностранной валюте. Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению; передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то в составе счета 50 "Касса" открываются субсчета по обособленному учету иностранных валют, например 50-2 "Касса в долларах США", 50-3 "Касса в немецких марках" и т.д. В зависимости от предполагаемого объема операций с наличной иностранной валютой в рублевой кассовой книге выделяется несколько страниц или заводится отдельная валютная кассовая книга. Учет движения наличной иностранной валюты ведется непосредственно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции. Синтетический учет ведется только в рублях. Остатки кассовой наличности в иностранной валюте подлежат переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся в кассе предприятия валюте. Переоценка производится на день совершения операции и на последнее число каждого месяца с отнесением курсовых разниц на счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Согласно положению N 62 юридические лица могут приобретать иностранную валюту только в безналичном порядке. Для этого юридическое лицо подает в банк поручение на покупку валюты с обязательной пометкой о назначении платежа "Командировочные расходы". Приобретенные таким образом валютные средства (наличная валюта, дорожные чеки) могут быть использованы лишь на командировочные нужды. Выдача приобретенной валюты со счета в банке осуществляется на основании заявки. В соответствии с Федеральным законом от 21.07.97 г. N 120-ФЗ (с изменениями от 16.07.98 г. N 98-ФЗ) "О налоге на покупку иностранных денежных знаков и платежных документов, выраженных в иностранной валюте" при снятии приобретенных средств со счета взимается налог 0,5% рублевой суммы. К заявке необходимо приложить приказ о норме суточных командированного лица и приказ о командировке с указанием фамилии, имени и отчества командированного лица, даты отправления и возврата, страны командировки. Заявка подается в двух экземплярах, копия с отметкой банка о дате приема заявки возвращается клиенту. Получение организацией наличной иностранной валюты, покупка дорожных чеков в уполномоченном банке осуществляются за счет средств на валютном счете и только для оплаты командировочных расходов. После представления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки по форме N 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из РФ наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательно ведется "Журнал учета справок по форме N 0406007". Если сумма наличной иностранной валюты или дорожных чеков, выдаваемая клиенту на один день, превышает эквивалент 10 000 долл. США, то банк обязан не позднее 5 дней с даты выдачи наличной иностранной валюты или дорожных чеков подать извещение в Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю.

Расчеты с подотчетными лицами, получившими под отчет валюту, ведутся в иностранной валюте в рублевом эквиваленте. Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам внутри страны и за рубежом ведется с применением счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". К счету 71 следует открыть субсчета 71-1 "Расчеты с подотчетными лицами по командировкам внутри страны" и 71-2 " Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам". По дебету счета 71 записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные суммы на основании расходных кассовых ордеров, а по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

Выдача наличных денег в под отчет оформляется бухгалтерскими записями:

Д 71, К 50-1 - выдана работнику сумма аванса на командировочные расходы в рублях из кассы,

Д 50-2 К 52 - получена в банке наличная валюта для выдачи работнику на командировочные расходы,

Д 71-2, К 50-2 - выдана работнику сумма аванса на командировочные расходы в инвалюте из кассы,

Д 71-2, К 52 - перечислена сумма аванса на командировочные расходы в банк на лицевой счет работника в иностранной валюте.

При возмещении командировочных расходов на территории иностранных государств не предусмотрено возмещение расходов по найму жилого помещения, не подтвержденных документально.

Согласно Правилам возмещение работникам суточных по загранкомандировкам производится при проезде по территории РФ - в российских рублях по нормам, установленным действующим законодательством по оплате служебных командировок на территории РФ; при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих в краткосрочные служебные командировки из РФ за границу. Правилами также установлено, что расходы, связанные с получением загранпаспорта и виз, а также пропиской паспорта, не требуют документального подтверждения. Однако эта норма вступает в противоречие с правилами бухгалтерского учета, требующими отражать операции в регистрах учета только на основании первичных учетных документов. Нам представляется, что все такие расходы физического лица могут быть подтверждены документально (извещением об уплате госпошлины, кассовым ордером или чеком, квитанцией, выданными при расчетах за получение визы, и т.п.).

Суточные за день пересечения границы РФ при выезде в командировку выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для загранкомандировок, а за день пересечения границы РФ при возвращении из командировки - в рублях по нормам, установленным для командировок на территории РФ. В случае выезда в заграничную командировку и возвращения в РФ в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы.

При направлении работника в командировку в две или более страны суточные выплачиваются в размере 100%, как правило, в валюте по нормам страны, в которую направляется работник. В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы, включая надбавки.

При направлении за границу делегаций учащихся направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15% нормы при условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.

В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение. В этих же размерах производится выплата суточных работникам загранучреждений РФ и другим категориям работников, направленных на работу за границу, за время проезда по иностранной территории к месту работы за границей и обратно и при следовании в краткосрочную командировку в Россию из-за границы и обратно.

По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. Положением N 62 определен также и срок представления авансового отчета - 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы РФ.

Авансовый отчет является основным документом, на основании которого производится списание задолженности с подотчетного лица. После того как руководителем организации признана целесообразность расходов, включенных работником в авансовый отчет в рублях и в валюте, бухгалтер должен проверить правильность составления этого отчета, а также соответствие и комплектность предъявленных документов, подтверждающих данные расходы. Затем производится расчет суточных и расходов по найму жилья в установленных пределах. Эти расходы, возмещаемые работнику в пределах норм, а также оплата проезда к месту командировки, оформления выезда за границу и др. относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) организации.

В бухгалтерском учете производится запись:

Дебет 20(26,44), Кредит 71.

По окончании командировки организация обязана в течение 10 календарных дней представить в банк авансовый отчет с приложением всех документов, подтверждающих расходы. При непредставлении авансового отчета банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности по отчету.

При наличии у командированного лица перерасхода по командировке сумма задолженности перед ним может погашаться путем:

§ выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте (Дебет 71, Кредит 50-2);

§ выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности (Дебет 71, Кредит 50-1);

§ перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента на валютный счет командируемого лица - резидента в уполномоченном банке (Дебет 71, Кредит 52).

Валюта и форма расчетов с командированным лицом определяются по договоренности между организацией и этим лицом.

При определении налогооблагаемой прибыли в расчет включаются командировочные расходы в пределах утвержденных норм. При этом если расходы оплачены работником в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в российские рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. Согласно положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденному приказом Минфина России от 10.01.2000 г. N 2н, курсовая разница, образовавшаяся за период со дня выдачи работнику наличной валюты по день утверждения авансового отчета, относится на счет 91.

Согласно п.3 ст.217 НК РФ расходы на командировки как внутри страны, так и за ее пределы, не включаются в доход, подлежащий налогообложению. К ним относятся суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, на оплату услуг связи, получения и регистрации служебного заграничного паспорта, получения виз, а также расходы, связанные с обменом валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Если налогоплательщик не представил документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных действующим законодательством.

Суммы сверхнормативных командировочных расходов, возмещаемых работнику, подлежат включению в совокупный доход данного работника и обложению налогом на доходы в установленном порядке.

Кроме авансового отчета в банк представляется отчет клиента. Копия отчета с отметкой банка возвращается клиенту. Если отчет не представлен в течение 3 месяцев, а сумма предполагаемого отчета превышает 5000 долл. США, то банк обязан не позднее 5 дней с момента истечения 3 месяцев направить извещение в Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю. При несостоявшейся командировке в банк возвращаются справки по форме N 0406007; если командировка не состоялась, а справка утеряна, то в банк подается объяснительная записка.

В соответствии с положением N 62 клиент несет ответственность в виде штрафа в пределах той суммы, которая не была учтена или учтена ненадлежащим образом при представлении авансового отчета. Если организация нарушает сроки представления отчетов, то банк вправе приостановить операции по выдаче клиенту иностранной наличной валюты с валютного счета до момента сдачи отчетности.

Таким образом, для оформления зарубежных командировок сотрудников и подтверждения валютных расходов в бухгалтерии организации должны быть собраны документы: копия заявки с отметками банка, копия отчета, сданного в банк, с его отметками, авансовый отчет командированного лица и Журнал учета справок по форме N 0406007.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами является журнал-ордер № 7. В данном регистре сочетается аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере соответствует одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи по этим операциям будут произведены на этой же строке. Основанием для заполнения журнала-ордера N 7 являются приходные и расходные кассовые ордера. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, целесообразность указанных в них расходов должна быть утверждена руководителем организации. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет корреспондирующие счета как на самих документах, так и на отчете.

Пример расчета командировочных расходов и порядка заполнения авансового отчета.

Сотрудником организации представлены авансовый отчет о служебной командировке в Нью-Йорк и документы, подтверждающие фактические расходы. Срок командировки - шесть дней. 4 января получен аванс в размере 1900 долл. США и 100 руб. (курс Банка России на дату выдачи аванса составлял 30 руб. за 1 долл.).

Выдача аванса отражена в учете следующим образом:

Дебет 71.2, Кредит 50-2 - 57 000 руб. (1900 х 30),

Дебет 71.1, Кредит 50-1 - 100 руб.

Утвержденные нормы суточных в США 67 долл. Норма, утвержденная советом директоров, - 75 долл. (курс доллара на день представления отчета 29 руб.за 1 долл.). Согласно авансовому отчету произведены следующие расходы:

Всего расходы по нормам составили: 23200 руб. + 14500 руб. + 9715 руб. = 47415 руб.Расходы сверх норм составили: 2900 руб. + 1160 руб. = 4060 руб.

При списании расходов в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет 26, Кредит 71.2 - 1635 долл.(47415 руб.),

Дебет 26, Кредит 71.1 - 100 руб.,

Дебет 26, Кредит 71.2 - 140 долл.(4060 руб.).

Отрицательная курсовая разница, возникшая с момента выдачи валюты до момента подписания отчета, составила 1900 руб. (30 руб. - 29 руб.) х 1900 долл.

Эта разница отражена в учете бухгалтерской записью:

Дебет 91, Кредит 71.2 - 1900 руб.

Остаток неиспользованных сумм был сдан в кассу, в бухгалтерском учете произведена запись:

Дебет 50.2, Кредит 71.2 - 125 долл. (3625 руб.).

Размещено на Allbest.ru