Учет расчетов с подотчетными лицами и работниками по прочим операциям

Размещено на http://www.allbest.ru/

41

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Тема: «Учет расчетов с подотчетными лицами и работниками по прочим операциям»

Введение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, они включают в себя: расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы, приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель данной работы - изучить учёт и порядок документооборота расчетов с персоналом по подотчетным суммам и прочим операциям.

Задачи работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· осветить как можно шире вопросы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

· выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами действующим нормативным документам.

1. Теоретические основы учета расчета с подотчетными лицами и работниками по прочим операциям

1.1 Понятие подотчетных сумм, порядок выдачи и отчета

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории РФ и за границу;

- представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

Подотчетные лица - это физические лица, которым выданы наличные деньги, а так же другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие - «под отчет»).

Правила выдачи и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее Порядок ведения кассовых операций) (Приложение №!), утвержденных Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 (смотрите Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 года №18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций предусмотрено также следующее:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Как видим, данный пункт содержит все основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам.

Порядок ведения кассовых операций не устанавливает ограничений по поводу сумм, которые организация может выдать под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются в подотчет, устанавливаются организацией самостоятельно, на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, могут выдаваться только определенному кругу лиц - работников торговой организации, список которых утверждается руководителем. Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могут выдаваться суммы, на хозяйственные расходы законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу. Поэтому наличные денег под отчет выдаются только через кассу торговой организации. По установленной форме торговая организация ведет кассовую книгу. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

Получая наличные денежные средства из кассы торговой организации на какие-то определенные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию данных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и другие).

1.2 Вопросы учета расчетов в экономической литературе

отчет подотчетный расчет командировка

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

- 1-ый уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

- 2-ой уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

- 3-ий уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

- 4-ий уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

- Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.

- Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

· приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

· расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

· командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

· авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3. Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

1.3 Особенности учета подотчетных сумм при командировках за границу

Расчеты по загранкомандировкам регулируются Положением ЦБ РФ от 09.04.98 г. №23-П «О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием» (п. 46). В соответствии с данным Положением юридические лица-резиденты могут осуществлять с использованием корпоративных карт безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а также операции получения наличных денежных средств, в следующих случаях:

а) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;

б) безналичная оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;

в) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

г) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

При совершении операций, указанных в п. «а» и «б», в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц-резидентов в иностранной валюте.

В случаях, когда расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, при совершении операций в иностранной валюте, указанных в п. «г», допускается списание средств со счетов юридических лиц-резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения указанных операций, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная - на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная - на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).Порядок возмещения работникам сумм по незавершенным расчетам при командировках за границу определяется постановлением Минтруда РФ по согласованию с Минфином РФ и Центральным банком Российской Федерации «О порядке расчетов в иностранной валюте с работниками, выезжающими за границу» от 20.08.92 г. №12. Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной под отчет.

2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и работниками по прочим операциям

2.1 Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами могут быть работники организации, получившие денежные средства на различные хозяйственные нужды (на командировки, на приобретение различных материальных ценностей, на хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные расходы), а также работники, принявшие готовую продукцию для продажи в ларьках, на рынке и др.

Подотчетные суммы - это денежные авансы, выданные работникам (как правило, из кассы) на мелкие хозяйственные нужды, расходы по командировкам, другие подобные цели в тех случаях, когда такие расходы не могут быть проведены в безналичном порядке или применение безналичной формы расчетов нецелесообразно.

Порядок выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. №40.

Для осуществления расчетов из кассы организации или непосредственно по чеку из кассы банка (например, при временном отсутствии в организации кассы) в счет предстоящих расходов выдаются наличные денежные средства лицам, которые с момента получения этих средств, становятся ответственными за их расходование. В установленные сроки они должны представить письменный отчет и оправдательные документы об использовании полученных средств.

Согласно п. 11 порядка ведения кассовых операций организация вправе выдавать наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы под отчет без каких-либо ограничений, но при этом должна следить, чтобы каждый платеж по одной сделке, произведенный подотчетным лицом сторонней организации, не превышал установленного предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (в 2003 г. 60 000 руб.).

Руководителем организации заранее утверждается (по согласованию с главным бухгалтером) круг лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет на мелкие административно-хозяйственные расходы. Необходимо принимать все меры к тому, чтобы число лиц, которым выдаются деньги, было минимальным.

Задача главного бухгалтера состоит в том, чтобы не допускать расходование средств, выданных под отчет, на цели, не связанные с хозяйственной деятельностью, особенно в части административных и командировочных расходов административно-управленческого персонала. Расходование средств на эти цели может быть произведено в пределах, утвержденных сметой.

Деньги под отчет выдают только лицам, работающим в организации, в суммах, необходимых для выполнения намеченных мероприятий с разрешения руководителя организации при условии, что подотчетное лицо отчиталось за ранее полученные средства. Деньги из кассы выдают по расходному кассовому ордеру, подписанному руководителем и главным бухгалтером организации.

На расходы по служебным командировкам выдается аванс в сумме, определяемой по предварительному расчету в зависимости от места и срока командировки (стоимость проезда к месту назначения и обратно, оплата суточных, гостиницы на срок командировки). Условия командировок и порядок оплаты командировочных расходов определяются коллективным договором организации.

Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы только строго по назначению. Не допускается передача полученного аванса (полностью или частично) одним подотчетным лицом другому, а также выдача из подотчетных сумм оплаты труда.

После выполнения поручения подотчетное лицо представляет в установленный учетной политикой срок в бухгалтерию Авансовый отчет (типовая форма №288 - на командировочные расходы и 280 - на хозяйственные расходы) о: произведенных расходах вместе с оправдательными документами (счета, командировочные удостоверения с отметками о выбытии и прибытии, квитанции гостиниц, приходные кассовые ордера, товарные и кассовые чеки на купленные материалы и т.п.). На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц (кладовщиков), принявших их на ответственное хранение. К авансовому отчету должен быть приложен краткий письменный отчет, освещающий выполнение задания.

Подотчетные лица, не представившие отчетов и оправдательных документов, а также не сдавшие в кассу остаток неиспользованных денег в установленные сроки, подвергаются дисциплинарной, а в необходимых случаях - уголовной ответственности. Администрация имеет право удерживать в установленном порядке подотчетные суммы из оплаты труда, причитающейся подотчетному лицу.

Если произведены расходы, не подтвержденные документально, целесообразно составить акт о расходах, в котором указано, что сотрудником были произведены административные расходы в рамках утвержденной сметы расходов на содержание организации. Акт утверждается руководителем организации, после чего расходы могут быть списаны на себестоимость или за счет других источников.

Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер организации. Он осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей подотчетными лицами неизрасходованных денег.

Командировочные расходы (оплата найма жилого помещения, суточные) возмещаются в пределах норм, устанавливаемых Правительством Российской Федерации.

Приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 2001 г. №49-н с 1 января 2002 г. установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировками на территории Российской Федерации:

1. оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих документов - в размере 12 руб. в сутки;

2. оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Затраты на проезд к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими транспортными документами (билетами, квитанциями и т.п.). Необходимо иметь в виду, что при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

За время нахождения в командировке работнику сохраняется оплата труда по месту постоянной работы.

Выдача под отчет наличных денежных средств на командировку производится на основании командировочного удостоверения по расходному кассовому ордеру.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в соответствии с принятыми нормами. Всем организациям разрешено увеличивать расходы на командировки

по усмотрению руководящего органа: совета директоров, директора организации и т.п. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость продукции, работ, услуг, но суммы превышения в дальнейшем не учитывают при расчете налогооблагаемой прибыли.

Расходы по командировкам в пределах, установленных законодательством, относятся на затраты по производству или по продажам, а командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, осуществляются за счет собственной прибыли организации и включаются в доход работников, который подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.

На суточные также начисляют страховые суммы, которые отчисляют в государственные внебюджетные фонды.

При выдаче денежных средств подотчетному лицу из кассы оформляют расходный кассовый ордер, в котором указывают цели, на которые выдаются деньги. Если документооборот организации предусматривает выдачу наличных денежных средств под отчет на основании служебных записок, то к расходному кассовому ордеру должна быть приложена подобная записка.

Прием неизрасходованных наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом. При этом выдается квитанция, заверенная печатью или оттиском кассового аппарата.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также продукты для продажи, предназначен синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», структура бухгалтерских записей на котором приведена выше.

На дебете этого счета отражают остаток задолженности за каждым подотчетным лицом на начало и конец месяца, выдачу сумм под отчет и в возмещение перерасхода. По кредиту счета записывают остаток не возмещенного перерасхода подотчетных сумм на начало и конец месяца, суммы, списанные с подотчетных лиц согласно утвержденным авансовым отчетам, а также возврат неиспользованных авансов в кассу, на расчетный счет или удержание из оплаты труда. Таким образом, на отчетную дату по этому счету может быть одновременно и дебетовое, и кредитовое сальдо.

По дебету счета 71 записывают суммы, выданные под отчет и возмещение перерасхода подотчетных сумм в корреспонденции с кредитом счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета». 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» и др.

По кредиту счета 71 записи делают: согласно произведенным расходам (по авансовым отчетам) в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретение ценностей или в зависимости от характера произведенных расходов:

07, 08, 10, 11, 15, 41 - на стоимость приобретенных продуктов, материалов, мелкого инвентаря и расходов по их доставке;

26 «Общехозяйственные расходы» - на сумму расходов по командировкам и другим хозяйственным расходам;

44 «Расходы на продажу» - на сумму рыночных сборов и других расходов, связанных с продажей продукции, и др.

Неиспользованный остаток аванса, внесенный в кассу, отражают по дебету субсчета 50-1 «Касса организации» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражают по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с дебетом счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Передача продукции под отчет лицам для продажи на рынке или в палатках организации оформляется следующим образом.

Списание продукции, передаваемой материально ответственному лицу для продажи (по фактической себестоимости): де
бет счета 90 «Продажи», субсчет 2 «Себестоимость продаж»; кредит счета 43 «Готовая продукция», соответствующий субсчет в зависимости от вида продукции - 1000 руб.

Отнесение под отчет материально ответственному лицу продукции для продажи (в оценке по рыночной стоимости): дебет
счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; кредит субсчета 90-1
«Выручка» - 1500 руб.

Внесение подотчетным лицом наличных денег в кассу организации: дебет счета 50-1 «Касса организации», кредит счета 71
«Расчеты с подотчетными лицами» - 1500 руб.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведут по каждой сумме, выданной под отчет (деньгами или продукцией) работнику организации.

Сводный учет расчетов с подотчетными лицами ведут в журнале-ордере №7-АПК, в котором синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечивается единой системой записей. Аналитический учет ведется отдельно по выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой строке указывают сумму выданного аванса, сумму расхода согласно авансовому отчету, а также возвращенную сумму неиспользованного аванса или возмещенную сумму перерасхода (против выданного аванса).

Если подотчетному лицу, находящемуся в командировке, переводят дополнительный аванс или один и тот же работник вторично за месяц получает аванс, то эту сумму записывают по следующим графам той же строки, где был показан первоначально выданный аванс. При предоставлении одним работником за текущий месяц двух авансовых отчетов соответствующие суммы отражаются путем записи в одной графе по одной и той же строке.

Суммы, выданные под отчет, внесенные в кассу и удержанные из оплаты труда, ежемесячно сверяют с данными кассы и расчетно-платежных ведомостей.

Если подотчетное лицо материально ответственно за продажу продукции или материалов (заведующий складом, продавец магазина, ларька и т.п.), то полученную им выручку от продажи, отраженную по дебету счета 71 и кредиту счетов 90, 57 «Переводы в пути», записывают в одну из свободных граф, а сумму выручки, внесенную в кассу, на расчетный счет или отправленную почтовым переводом, отражают в свободных графах. Суммы поступившей и сданной выручки должны соответствовать суммам, отраженным в соответствующих журналах-ордерах (№1-АПК, 2-АПК, 3-АПК, 11-АПК).

В целях получения синтетических данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» суммы расходов по авансовым отчетам и возврата неиспользованных авансов показывают в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

При переносе остатков в журнал-ордер следующего за отчетным месяца для справочных и контрольных целей заполняют графу «Дата возникновения задолженности». Запись в журнал-ордер №7-АПК делают на основании утвержденных авансовых отчетов и приложенных оправдательных документов в течение месяца по мере их поступления в бухгалтерию.

Обороты счета 71 с другими регистрами сверяют следующим образом.

Кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере №7-АПК сверяют:

по счетам 25 и 26 - с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) (форма №83-АПК) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам;

по счету 19 - с данными ведомости №32-АПК;

по счету 50 - с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера №1-АПК;

по другим счетам - с данными соответствующих листков-расшифровок по дебету счетов либо журнала-ордера №10-АПК и ведомости №46-АПК по материальным счетам.

Дебетовые обороты счета 71 сверяют:

по счету 50 - с данными журнала-ордера №1 - АПК;

по счету 51 - с данными журнала-ордера №2-АПК

На последней странице журнала-ордера записывают оборот по кредиту счета 71 за соответствующий месяц и с начала года. Здесь же приводят стоимость приобретенных материальных ценностей по учетным ценам, которую сверяют с данными ведомости №46-АПК.

В конце месяца общую сумму кредитового оборота в целом и по корреспондирующим счетам переносят в Главную книгу.

2.2 Учет расчетов с работниками по предоставленным займам

Гражданин, желающий совершить крупную покупку, но не имеющий достаточных для этого средств, может взять банковский кредит. Но зачастую привлечение банковского кредита связано со значительными затратами, в том числе на уплаты процентов по ним. В таких случаях выходом может стать получение денежных средств «взаймы» у работодателя. Для организации, в свою очередь, выдача займов работникам на льготных условиях (беспроцентно или под низкие проценты) может быть одним из способов их стимулирования, проявления лояльности. Условия выдачи займов (в частности, ограничение их размеров и источников выдачи) определяются организацией самостоятельно (собственниками - в учредительных документах либо администрацией - приказом по организации или утвержденным руководителем организации положением).

Наиболее распространенные ограничения при выдаче займов:

1) руководитель не имеет права без согласия собственников предоставлять заем одному лицу более установленного размера (например, определенной части чистой прибыли организации, или ее чистых активов, или размера уставного капитала и др.);

2) устанавливается предельный срок, на который может быть предоставлен заем;

3) ограничивается круг лиц, которые могут претендовать на предоставление займа.

Договоры займа регулируются гл. 42 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ). По договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

По договору займа организация может предоставить работнику не только деньги, но и вещи. Исключение составляют векселя. Фактически вексель не является ни денежными средствами, ни вещью, определенной родовыми признаками, а удостоверяет ничем не обусловленное обязательство векселедателя выплатить полученную взаймы денежную сумму по наступлению предусмотренного векселем срока. Поэтому сделка по предоставлению займа работнику в виде векселя может быть квалифицирована как продажа организацией этого векселя.

Согласно ст. 809 ГК РФ заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа. Размеры процентов и порядок их получения определяются условиями заключенного договора. При отсутствии в договоре условий о процентах их размер устанавливается в соответствии с существующей в местонахождении заимодавца ставкой банковского процента (ставкой рефинансирования) на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части, а проценты уплачиваются ежемесячно. Однако договор может предусматривать как иной порядок оплаты процентов, так и вообще их отсутствие.

Порядок возврата суммы займа также определяется условиями договора. Как правило, сумма беспроцентного займа может быть возвращена заемщиком досрочно, но только с согласия заимодавца.

Работник может выплачивать сумму займа и проценты по нему, внося средства в кассу организации или перечисляя их на банковский счет работодателя. Погашение задолженности может осуществляться и путем удержания соответствующих сумм из заработной платы работника. При этом нужно учитывать, что, согласно требованиям ст. 137 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), удержания из заработной платы работника производятся только в законодательно предусмотренных случаях. ТК РФ содержит ограниченный перечень случаев, в которых удержания из заработной платы производятся по инициативе работодателя. Такого вида удержаний, как уплата задолженности по договору займа (как по самой сумме займа, так и по процентам), трудовое законодательство не предусматривает. Поэтому погашение задолженности из заработной платы возможно только при наличии согласия работника и включения соответствующего условия в текст договора займа. Если соглашение об удержании из заработной платы средств на погашение задолженности достигнуто в более поздний период, его следует зафиксировать в письменной форме (например, в виде дополнения к договору займа).

Если работник своевременно не вернет сумму займа, работодатель имеет право до начислить проценты.

В том случае, когда условия договора предусматривают погашение займа по частям, то при нарушении работником срока уплаты очередной части денег, организация может требовать досрочного возврата всей оставшейся суммы займа (вместе с причитающимися процентами, если таковые предусмотрены).

Предоставление займа в денежной форме не облагается налогом на добавленную стоимость. Следовательно, полученные организацией проценты по договору займа не включаются в налоговую базу по НДС. Но если заем предоставляется в форме вещей, то НДС следует начислять. Согласно ст. 807 ГК РФ при передаче вещей заимодавцем заемщику происходит переход права собственности на эти вещи. В свою очередь, передача вещей по договору займа, приводящая к смене их собственника, является для целей налогообложения НДС реализацией товара (п. 1 ст. 39 НК РФ), облагаемой НДС в соответствии с нормами НК РФ.

Учет расчетов организации с работниками по предоставленным им займам ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным работникам займам». Для ведения аналитического учета следует открыть отдельный субсчет второго порядка по каждому работнику организации.

Передача работнику денежных средств по договору займа отражается проводкой:

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсч. «Расчеты по предоставленным работникам займам», Кредит сч. 50 «Касса», сч. 51 «Расчетные счета» на сумму выданных (перечисленных) денежных средств.

При выдаче займа в не денежной форме производится запись:

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсч. «Расчеты по предоставленным работникам займам», Кредит сч. 10 «Материалы», сч. 41 «Товары» и др. на стоимость переданных по договору займа материальных ценностей.

Если работник не погасил заем своевременно, сумма просроченной задолженности должна отражаться в учете на отдельном субсчете «Просроченная задолженность по займам, предоставленным работникам» к счету 73. Для ведения аналитического учета также открываются отдельные субсчета второго порядка по каждому работнику, просрочившему погашение задолженности перед организацией, но уже к субсчету «Просроченная задолженность по займам, предоставленным работникам». На практике несвоевременная уплата работником долга перед работодателем встречается крайне редко.

Если работник уволился, не вернув заем, и при этом отказался погашать долг добровольно, то взыскивать задолженность (в том числе и по процентам) придется в судебном порядке. Если же судом отказано во взыскании долга, то данная дебиторская задолженность списывается в состав прочих расходов:

Дебет сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсч. «Прочие расходы», Кредит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсч. «Расчеты по предоставленным работникам займам» (субсч. «Просроченная задолженность по займам, предоставленным работникам»).

В бухгалтерском учете, согласно п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», проценты, полученные за предоставление в пользование денежных средств организации, являются операционными доходами. Они начисляются в учете в соответствии с условиями договора и отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»:

- один раз в месяц, если предусмотрена ежемесячная выплата процентов и части долга;

- единовременно при возврате денежных средств, если погашение и уплата процентов осуществляются по истечении срока действия договора.

Начисление процентов по заемным средствам отражается в учете следующей проводкой:

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсч. «Расчеты по предоставленным работникам займам», Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсч. «Прочие доходы».

Как было сказано выше, работник может погашать задолженность по сумме займа и процентам по нему безналичными или наличными расчетами, а также из причитающейся ему заработной платы. Погашение задолженности по займу (процентам) денежными средствами отражается проводкой:

Дебет сч. 50 «Касса» (сч. 51 «Расчетные счета»), Кредит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсч. «Расчеты по предоставленным работникам займам».

Данные о суммах займов, предоставленных организацией ее работникам, отражаются в бухгалтерской отчетности в составе дебиторской задолженности. В показатель входят как непогашенные суммы займов, так и начисленные, но не оплаченные на дату составления отчетности проценты по ним. В зависимости от того, на какой срок был выдан каждый конкретный заем, его сумма включается либо в показатель долгосрочной, либо краткосрочной дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, отражается по строке 230 форма №1. Задолженность, платежи по которой ожидаются менее чем через 12 месяцев после отчетной даты, отражается по строке 240 формы №1.

Если сумма займа, предоставленного работнику, существенна, информация о таком займе должна быть приведена в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности. Критерий существенности организация устанавливает самостоятельно.

Следует обратить внимание на то, что показатели, которые недостаточно существенны для того, чтобы требовалось их отдельное представление в бухгалтерском балансе, могут быть достаточно существенными для того, чтобы представляться обособленно в пояснениях к бухгалтерскому балансу (п. 1 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных Приказом Минфина РФ от 22.07.03 №67н).

Показатель считается существенным, если его нераскрытие может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе отчетной информации. Решение организацией вопроса, является ли данный показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. Организация может принять решение, когда существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%.

Доходы по процентам по займам, предоставленным организацией ее работникам, отражаются в форме №2 в составе операционных доходов (по стр. 090).

Зачастую заем работнику предоставляется на льготных условиях: без оплаты процентов или по процентной ставке, более низкой, чем действующая ставка рефинансирования, установленная Центральным банком России. При этом экономия на процентах за пользование заемными средствами является материальной выгодой, включаемой в налогооблагаемую базу работника (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Этот доход облагается налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) по ставке 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ).

Налог по этому виду доходов налогоплательщик-гражданин должен уплачивать самостоятельно. Связано это с тем, что налог с суммы материальной выгоды налоговый агент физически удержать не может (разве что, уменьшив на сумму налога сумму займа, что было бы неверным с точки зрения гражданского законодательства). Но работник может обратиться к работодателю и поручить ему удержание налога в счет погашения задолженности перед бюджетом в части материальной выгоды из других его доходов (например, из заработной платы) и уплату его в бюджет (ст. 26, 29 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 212 НК РФ сумма, включаемая в налоговую базу по НДФЛ, рассчитывается как:

- превышение суммы процентов за пользование заемными средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из 3/4 действующей ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на дату получения таких средств, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора;

- превышение суммы процентов за пользование заемными средствами, выраженными в иностранной валюте, исчисленной исходя из 9% годовых, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора.

Датой фактического получения дохода является день уплаты работником процентов по полученным заемным средствам (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ). Для целей налогообложения прибыли доходы от процентов, полученных по договорам займа, квалифицируются как внереализационные (п. 6 ст. 250 НК РФ). Порядок ведения налогового учета таких доходов установлен ст. 328 НК РФ: учет процентов по каждому договору займа ведется раздельно от других видов долговых обязательств, а дата признания доходов зависит от закрепленного учетной политикой метода определения доходов (по «отгрузке» - методом начисления, «по оплате» - кассовым методом).

Если организация использует метод «по отгрузке», то доходы в виде процентов признаются в налоговом учете в порядке, установленном ст. 271 НК РФ: доходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они имели место, независимо от фактического поступления денежных средств. Если срок действия договора займа приходится более чем на один отчетный период, в целях исчисления прибыли доход признается полученным и включается в состав соответствующих доходов на конец соответствующего отчетного периода (п. 6 ст. 217 НК РФ).

Организации - налогоплательщики, исчисляющие ежемесячные авансовые платежи исходя из фактически полученной прибыли, отражают суммы процентов по договорам займа в соответствующих налоговых регистрах ежемесячно (п. 2 ст. 285 НК РФ).

При прекращении действия договора займа (погашении долгового обязательства) до истечения отчетного периода доход признается полученным и включается в состав соответствующих доходов на дату прекращения действия договора (погашения долгового обязательства). Если организация определяет дату получения дохода методом «по оплате» (согласно ст. 273 НК РФ), то датой получения дохода является день поступления денежных средств (процентов по договору займа) в ее кассу или на банковский счет.

2.3 Учет расчетов с работниками по возмещению материального ущерба

В соответствии с пунктом 3 статьи 12 Федерального закона от 21.11.1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

Аналогичный порядок установлен и пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 года №34н.

Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации, поскольку пунктом 5.4 Методических указаний по инвентаризации установлено, что предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации и именно он принимает окончательное решение о зачете.

Из положений вышеприведенных нормативных актов следует, что отражение в учете недостач имущества зависит от величины недостачи конкретного имущества организации, от того, имеются ли по данному виду имущества установленные нормы естественной убыли, а также установлены ли конкретные виновные лица.

На субсчете «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей, порчи, брака, а также других видов ущерба.

Списание недостач и хищений за счет виновных лиц может быть произведено в следующих случаях: если граждане признаны виновными по решению суда; если граждане являются виновными в силу принятия на себя полной материальной ответственности; в других случаях, когда работники в соответствии с ТК РФ могут быть привлечены к полной или ограниченной материальной ответственности.

Статьей 243 ТК РФ установлено, в каких случаях на работника может налагаться полная материальная ответственность:

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

Материальная ответственность по данному основанию налагается, только если это установлено федеральным законодательством.

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

Согласно статье 244 ТК РФ письменные договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 года №85. В соответствии с этим перечнем договоры о полной материальной ответственности могут заключаться, в частности:

- с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями;

- с заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и (или) снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей.

Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 года №85.

В данном договоре должны быть конкретизированы обязанности работника и обязанности администрации организации по обеспечению сохранности ценностей.

Типовой договор содержит в частности, следующие положения.

Работник обязуется:

- бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него обязанностей имуществу;

- своевременно сообщать администрации обо всех обстоятельствах, угрожающих сохранности имущества;

- вести учет, составлять и представлять в установленном порядке соответствующие отчеты;

- участвовать в инвентаризации имущества.

Администрация обязуется:

- создать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

- знакомить работника с законодательными актами, устанавливающими правила работы с материальными ценностями;

- проводить в установленном порядке инвентаризацию.

Если администрация не выполнит свои обязанности и это приведет к возникновению ущерба, работник вправе требовать уменьшение суммы ущерба, которая будет с него взыскана, и даже полного освобождения от его возмещения.

3) умышленного причинения ущерба;

В том случае, если ущерб причинен не умышленно, а по небрежности или неосторожности, к работнику применяется ограниченная материальная ответственность.

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

Для того, чтобы применить данное основание для привлечения работника к материальной ответственности, нужно документальное подтверждение того, что работник находился в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения - медицинское заключение, акт об отстранении от работы и так далее.

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

Для привлечения работника к материальной ответственности по данному основанию необходимо наличие приговора суда. Если судом вынесен оправдательный приговор или дело прекращено, то работник может быть привлечен к материальной ответственности по другому основанию.

6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;