Унифицированные системы документации и распорядительные документы организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Понятие системы документации. Унифицированные системы документации. Перечислите основные виды документов унифицированной системы организационно-распорядительной документации

1.1 Понятие системы документации

1.2 Унифицированные системы документации

2. Правила оформления реквизитов "эмблема организации или товарный знак", "наименование вида документа", "адресат"

3. Распорядительные документы организации. Приказ по основной деятельности предприятия, этапы составления приказа. Составить и оформить приказ по основной деятельности предприятия

4. Составьте и оформите письмо директора средней школы в адрес городского отдела образования при администрации города с просьбой предусмотреть на 2003 год выделение финансирования для производства капитального ремонта здания школы. К письму прилагаются ведомость капитального ремонта и сводный перечень работ по капитальному ремонту. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно

5. Составьте и оформите характеристику

Заключение

Список литературы

Введение

унифицированная система документация распорядительный документ

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы - определить понятие документа, виды и функции документов, а также рассмотреть классификации и системы документации. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой следующие задачи:

Определить понятие документа;

Рассмотреть виды документов;

Изучить функции и классификацию документов;

Изучить требования к оформлению документов.

1. Понятие системы документации. Унифицированные системы документации. Перечислите основные виды документов унифицированной системы организационно-распорядительной документации

1.1 Понятие системы документации

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

1.2 Унифицированные системы документации

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Перечень унифицированных систем документации

Наименование общероссийской унифицированной системы документации	Аббревиатура	Код по ОКУД	Федеральные органы исполнительной власти или иные организации, ответственные за ведение общероссийских УСД
Унифицированная система организационно-распорядительной документации	УСОРД	0200000	Росархив
Унифицированная система первичной учетной документации	УСПУД	0300000	Госкомстат России
Унифицированная система банковской документации	УСБД	0400000	Банк России
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций	УСФДБ	0500000	Минфин России
Унифицированная система отчетно-статистической документации	УСОСД	0600000	Госкомстат России
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации	УСУОБД	0700000	Минфин России
Унифицированная система документации по труду	УСДТ	0800000	Минтруд России
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации	УСДПФ	0900000	Пенсионный фонд России
Унифицированная система внешнеторговой документации	УСВД	1000000	Минэкономразвития России

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) - положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п., телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) - письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) - приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

2. Правила оформления реквизитов "эмблема организации или товарный знак", "наименование вида документа", "адресат"

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Порядок регистрации товарного знака изложен в части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации. При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой: государственные гербы, флаги и другие государственные символы и знаки; сокращенные или полные наименования международных и межправительственных организаций, их гербы, флаги, другие символы и знаки; официальные контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения обозначения. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

Реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается.

Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Другие примеры оформления реквизита "Вид документа приводятся в пункте "бланк конкретного вида документа".

Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле форм документов.

В пределах границ зоны расположения реквизит "Наименование вида документа" размещают одним из способов:

-центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);

-флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

Например:

Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например:

ЗАО "Делопроизводство"

Управление производства и внедрения

информационных систем

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов

Мурманской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например:

Генеральному директору

ЗАО " Делопроизводство "

А.Г. Иванову

или

ЗАО " Делопроизводство "

Генеральному директору

А.Г. Иванову

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

ЗАО " Делопроизводство "

ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А,

Москва, 115419

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Образцову О.П.

Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,

Москва, 109316

Почтовый адрес - местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

ул. Орджоникидзе, д.11,

Москва, 115419

или

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.

Например:

ЗАО "Делопроизводство"

ул.Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

Для реквизита "Адресат" на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.

3. Распорядительные документы организации. Приказ по основной деятельности предприятия, этапы составления приказа. Составить и оформить приказ по основной деятельности предприятия

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказы в организации делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли),

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции

- подготовкой проекта Приказа;

- оформлением проекта Приказа.

Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.

При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.

Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.

Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).

Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.

В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.

Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.

В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".

Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.

Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:

эмблема организации;

код организации по ОКПО;

код документа по ОКУД;

наименование организации;

название вида документа;

место составления или издания;

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения;

фамилия исполнителя и номер его телефона.

Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.

Подписание Приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

согласованием проекта Приказа;

передачей проекта Приказа в службу ДОУ;

проверкой правильности оформления проекта Приказа;

корректировкой проекта Приказа;

проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу";

подписанием проекта Приказа.

Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:

руководителями структурных подразделений;

юристом;

главным бухгалтером;

другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.

После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").

Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.

В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.

При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".

Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

Регистрация приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

регистрацией Приказа;

проставлением реквизита "Отметка о контроле".

Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

Регистрация Приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

Реквизит "дата" проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).

Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.

На Приложениях к Приказу индексы не проставляются.

Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

индекс и дата;

автор (разработчик);

кто подписал;

заголовок и/или краткое содержание;

приложения;

резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);

расписка исполнителя в получении Приказа;

срок исполнения;

отметка о контроле;

ход исполнения;

отметка об исполнении;

номер дела;

перенос данных на машинный носитель

При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

4. Составьте и оформите письмо директора средней школы в адрес городского отдела образования при администрации города с просьбой предусмотреть на 2003 год выделение финансирования для производства капитального ремонта здания школы. К письму прилагаются ведомость капитального ремонта и сводный перечень работ по капитальному ремонту. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно

Муниципальная общеобразовательнаяГородской отдел

школа образования

Мурманская область, г. Мурманск, при Администрации

ул. Ленина, 23

тел. 0000000 факс 000000

О выделении финансирования

Уважаемая Наталья Владимировна!

Администрация МОУ СОШ просит Вас предусмотреть на 2003 год выделение финансирования для производства капитального ремонта здания школы.

К письму прилагаются ведомость капитального ремонта и сводный перечень работ по капитальному ремонту.

Директор школыИванова И.И.

5. Составьте и оформите характеристику

Характеристика с места работы - это документ, который представляет собой оценку трудовой деятельности работника. Характеристику с места работы выдают для разных целей: например, для оформления визы, при трудоустройстве сотрудника в другую компанию, в военкомат и др.

Как правило, характеристика с места работы содержит следующие элементы:

название документа (Характеристика);

личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, сведения об образовании);

сведения о трудовой деятельности (наименование компании, в которой работал/работает сотрудник, период его работы, должность, которую он занимал/занимает, краткое описание трудовой деятельности, основных профессиональных успехов и достижений, участие в тренингах, курсах повышения квалификации, оценка личных и деловых качеств, его профессиональной компетентности, работоспособности);

цель характеристики (кому, для какой организации она предназначена).

Характеристика с места работы оформляется на листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке компании, подписывается одним или несколькими уполномоченными лицами: директором компании, его заместителем, директором по персоналу, при этом подписи удостоверяются печатью компании. Внизу под подписями слева указывается дата составления характеристики.

Пример характеристики:

Характеристика

Кузьминых Наталья Викторовна родилась 02 мая 1977г., в 1994г. окончила учебу в МГУ по специальности «Маркетинг», имеет высшее экономическое образование. С 2007г. приступила к работе ассистентом руководителя в ООО «Никомед». В 2008г. переведена на должность специалиста по маркетингу.

Кузьминых Н.В.постоянно повышает свой профессиональный уровень: читает специализированные издания по маркетингу, добросовестно относится к выполнению своих функциональных обязанностей.

Кузьминых Н.В. проявила себя ответственным сотрудником, способным выполнять большой объем работы в сжатые сроки, зарекомендовала себя отличным организатором, завоевала авторитет среди коллег. По итогам 2008 г. награждена грамотой «За самостоятельность и работу на результат».

За время работы в ООО «Никомед» Кузьминых Н.В предложила полезные идеи для оптимизации рабочего процесса.

Характеристика выдана для представления по месту требования.

Директор Шолохов В.А.Шолохов

08.04.09

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Список литературы

1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 265 с.

3. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2006. - 192 с.

4. Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо. Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 224 с.

5. Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В. Верховцев. - М.: ИНФРА - М, 2007. - 223 с.

6. Галахов В.Г. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / В.В. Галахов, И.К. Корнеев. - М.: Проспект, 2005. - 456 с.

7. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - 304 с.

8. Кузнецова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. - М.: Интел-синтез АПР, 2008. - 339 с.

9. Документационное обеспечение управления в организации / Соколова О.Н., Акимочкина Т.А. - М.: КноРус, 2010. - 156 с.

Размещено на Allbest.ru