Реалізація електронного документообігу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реалізація електронного документообігу

1. Необхідність електронного документообігу

Електронний документообіг -- високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування.

Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques).

Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.

Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Що необхідно для побудови електронного документообігу

Електронний документообіг -- це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки, заторкнувши майже всі основні сторони діяльності, впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності органу влади. Причому збої в роботі виникнуть не тільки в органі влади, який автоматизується, але і як наслідок -- у нижчестоящих. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх органів державної влади і місцевого самоврядування, яких це торкається, до якісно нових технологій.

Впровадження електронного документообігу в органи державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;

засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;

служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Завжди варто пам'ятати, що при розгортанні електронного документообігу всі службовці, які по тих чи інших причинах не мають постійного доступу до електронних документів за допомогою використовуваних засобів обчислювальної техніки, фактично перестають брати будь-яку участь у роботі органу влади. Всі службовці, до яких документи будуть доходити в неелектронному вигляді, зможуть з ними лише ознайомитися. Будь-яка участь у роботі над документами, навіть просте візування чи обговорення, автоматично буде вимагати наявності персонального засобу обчислювальної техніки (ЗОТ), що має доступ до системи ЕДД.

Запуск будь-якої комплексної інформаційної системи вимагає не тільки установки обладнання і настроювання ПЗ, але і перебудови бізнесів-процесів і перенавчання службовців. Чим нижче обсяг зміни бізнесів-процесів при впровадженні системи -- тим вище шанс дотримання строків впровадження, а інколи і взагалі запуску системи. Тому комплексні інформаційні системи завжди впроваджують поодинці, послідовно автоматизуючи відносно замкнуті сфери діяльності, згодом поєднуючи їх інтеграційною системою.

З технологічної точки зору система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів і поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. Таким чином, для підвищення шансів завершення автоматизації органу влади в необхідний строк треба попереднє впровадження систем автоматизованого діловодства і засобів організації колективної роботи при підготовці документів. Фактично впровадження системи автоматизованого діловодства і документообігу описано в розділі «Документообіг і діловодство в органі влади».

Попереднє впровадження та експлуатація САДД дозволить не тільки полегшити технологічне впровадження ЕДД, але і ознайомить на практиці державних службовців з поняттям електронного документа, пересилання електронних документів і автоматичних систем контролю виконання. Найчастіше психологічна готовність виявляється важливіше, ніж наявність необхідного технічного забезпечення. Технологічно ж використання в обох системах спорідненого сучасного універсального програмного забезпечення від одного виробника дозволить більш якісно перенести бізнес-процеси документообігу в цілком електронну форму.

Основною технологічною проблемою для державних службовців при переході до електронного документообігу є використання електронного аналога власноручного підпису на документах. Без розуміння і впровадження цієї технології неможливо перейти на цілком безпаперову обробку документів в органах державної влади і місцевого самоврядування.

Повного переводу прийому вхідних і розсилання вихідних документів на безпаперову технологію не потрібно. Подібне обмеження може бути порушенням прав окремих громадян, що не мають доступу до засобів обчислювальної техніки та Інтернету. Класичні функції реєстрації вхідних паперових документів із традиційними підписами заявників також є атрибутами системи електронного документообігу. Це необхідно для скасування «інформаційної нерівності». Якщо не приділяти належної уваги розв'язанню цієї проблеми, то громадяни, позбавлені доступу до засобів обчислювальної техніки та Інтернету, залишаться позаду у русі до інформаційного суспільства.

2. Системи, що організують електронний документообіг

Як вже йшлося вище, електронний документообіг -- це сукупність нових технологій роботи з документами. Застосовувані технології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:

технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;

електронний аналог власноручного підпису;

засоби передачі даних;

засоби збереження електронної інформації.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції, органічно доповнювати одна одну. Подібна взаємодія дозволяє різко підвищити ефективність праці держслужбовців при роботі з документами.

Електронний документообіг дозволяє створити в органі влади єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій російського діловодства.

Основа подібної інтеграції -- надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі оброблювані документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів.

Рішення Microsoft і партнерів в сфері електронного документообігу і діловодства забезпечують цей головний стрижень подальшого розвитку органу влади, оскільки вони дозволяють включити в єдине інформаційне поле головну прикладну задачу органу влади -- роботу з організаційно-розпорядчими документами.

Схема взаємодії систем електронного документообігу з єдиним сховищем документів органу влади на прикладі найбільш протяжного циклу обробки документів відображена на мал. 1. Під найбільш протяжним циклом мається на увазі випадок, що коли вхідний документ породжує підготовку вихідного документа, що включає аналіз архівних документів і внутрішніх робочих матеріалів.

Мал. 1. Взаємодія документообігу із сховищем документів

Згаданий на вищенаведеній схемі архів електронних документів формально не відноситься до документообігу. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів. Інтеграція архіву електронних документів у єдиний інформаційний простір органу влади дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним.

Представлені на мал. 1 операції:

реєстрація вхідного документа;

розгляд вхідного документа;

реєстрація внутрішнього чи вихідного документа -- є функціями діловодства і документообігу організаційно-розпорядчих документів. Усі ці операції регламентовані загальнодержавними і відомчими інструкціями з діловодства і виконуються за допомогою системи автоматизованого діловодства та електронного документообігу (скорочено -- САДЕД). Система також автоматизує операції:

узгодження проекту внутрішнього чи вихідного документа;

затвердження внутрішнього чи вихідного документа;

розсилання і публікації документів.

Це обумовлено необхідністю використання в перерахованих вище операціях електронного аналога власноручного підпису і криптозахисту. Обидві ці технології регламентовані федеральним законодавством і повинні здійснюватися за допомогою ПЗ, що має необхідні сертифікати.

Відмінність САДД, що згадувалася в розділі «Автоматизація паперового документообігу та діловодства», від САДЕД полягає в тім, що перша система забезпечує управління потоками паперових документів, а друга організує роботу з повністю електронними організаційно-розпорядницькими документами.

Інші відображені на мал. 1 операції:

підготовка текстів документів;

підтримка робочих матеріалів (інформаційні документи, довідники, статті, загальні списки, розклади тощо) і єдиних шаблонів документів;

підтримка бази нормативно-довідкової інформації і керівних матеріалів -- оперують «неофіційними» документами, робота з якими не регламентована загальнодержавними чи відомчими інструкціями. На даний момент у більшості органів влади і місцевого самоврядування дані операції вже виконуються із застосуванням ЗОТ. Задача автоматизуючої системи -- організувати ефективну колективну роботу над текстами документів і надати кожному держслубвоцвю насичений інформаційний простір для забезпечення діяльності.

Реалізація цих задач відводиться системі організації колективної роботи, докладніше описаній в розділі «Підсистема забезпечення колективної роботи над проектами документів».

Документообіг офіційних документів

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.

Системою діловодства обробляються документи, які зберігаються в єдиному сховищі документів органу влади. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади.

Технологію електронного документообігу підтримують наступні функціональні можливості системи:

реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через Інтернет-портал вхідних документів, у тому числі таких, що мають електронний цифровий підпис (ЕЦП) і криптозахист;

сканування і розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої OCR-технології;

прикріплення до реєстраційної картки (РК) електронного образу документу у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;

розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документу;

надання кожній посадовій особі -- учаснику діловодного процесу -- свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи тільки до документів, що відноситься до її компетенції;

розсилання електронних документів і доручень по них по мережі (по кабінетах посадових осіб);

забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

повнотекстовий і атрибутивний пошук електронних документів, включаючи віддалений повнотекстовий пошук;

відправлення електронною поштою або публікація на Інтернет-порталі органу влади електронних вихідних документів (з використанням будь-якої електронної пошти, що підтримує MAPI), захищених ЕЦП і шифруванням за допомогою сертифікованих засобів;

формування і оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацією документів всередині справи;

архівне збереження електронних документів, справ органу влади.

Основною одиницею обліку в системі є РК документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку.

При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів.

При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами ЕДД документу більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.

Якщо вхідний документ надходить у паперовому вигляді, із середовища системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після одержання його електронного образу -- повернення в систему діловодства з одночасним прикріпленням документа до РК. Користувач системи, що здійснив прикріплення файлу документа, встановлює права доступу до файлу на рівні грифа таємності, а також захист (скасування захисту) від редагування.

При необхідності переводу відносно великого обсягу паперових документів, призначених для виконання і збереження в електронному вигляді, пропонується використання опції «Потокова реєстрація». У цьому випадку після занесення реєстраційних даних про документ у РК користувач автоматизованого робочого місця (АРМ) потокової реєстрації здійснює друк на першому листі штрих-коду, що відповідає внутрішньому системному номеру, який присвоюється системою документу, що реєструється. Після цього документи в довільному порядку від різних АРМів потокової реєстрації надходять на АРМ сканування, обладнаного швидкодіючим сканером. Відскановані електронні образи документів надходять у базу даних і завдяки технології виділення штрих-коду прикріплюються до відповідних реєстраційних карток документів.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі -- виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці «На контролі»).

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові.

Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг.

Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.

3. Забезпечення підготовки документів

Відмінність процесів підготовки текстів документів для автоматизованого документообігу, описаних у розділі «Підготовка документів», від цих же процесів в електронному документообігу, невелика. В описі рішення для автоматизації документообігу говорилося, що в більшості органів влади і місцевого самоврядування реальна робота зі створення документів вже ведеться в електронній формі. Такий порядок роботи став звичним для державних службовців, і мета рішення -- запропонувати більш сучасні засоби організації роботи.

Оскільки в автоматизованому документообігу використовуються найбільш сучасні рішення і критерієм відбору є лише їхня сполучуваність з паперовим документообігом, то нічого переважно нового в електронному документообігу не міститься.

Дуже важливою перевагою технології підготовки документів, яка використовується в ЕДД, є можливість автоматизації всього процесу узгодження і затвердження документа, у тому числі і з використанням електронних аналогів власноручного підпису.

Крім того, система ЕДД дозволяє працювати з єдиним сховищем об'єктів, у якому містяться як неофіційні дані, так і документи, оброблювані «офіційним» документообігом і архівною справою.

Усе це дозволяє істотно підвищити ефективність праці при підготовці документів, оскільки єдиним інструментам пошуку та аналізу даних доступний весь інформаційний простір органу влади. У підготовці нових документів можуть легко використовуватися не тільки особисті чи колективні наробітки службовців, але й фрагменти чи аналітичні матеріали, отримані на основі дослідження всіх (при безумовному контролі прав доступу до інформації) наявних документів. Це найсуттєвішим чином підвищує ефективність праці і якість підготовлюваних документів. Тільки технологія ЕДД дозволяє сформувати та успішно експлуатувати єдину базу знань у повній відповідності з представленням цього терміну в концепції «управління знаннями».

Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням.

З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування у рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації передбачається об'єднання існуючих у цих органах інформаційних систем та тих, що будуть розроблятися в єдиний інформаційно-аналітичний комплекс - Інтегровану інформаційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України (ІІАС).

Враховуючи різноманітність існуючих систем електронного документообігу в органах державної влади та органах місцевого самоврядування (ОДВ й ОМС), при розробці та реалізації пілот-проекту ІІАС передбачається створення інтегрованої системи електронного документообігу (ІСЕД).

Метою створення такої системи є забезпечення руху документів (укази, постанови, закони, розпорядження, повідомлення, звіти, аналітичні довідки, тощо), скорочення терміну підготовки та прийняття рішень шляхом автоматизації процесів колективного створення та використання документів в органах державної влади. Інтегрована система електронного документообігу вирішує такі головні задачі:

автоматизація роботи спеціалістів за визначеним регламентом обробки документів, пошук та відбір необхідної інформації, розсилка опрацьованих документів для подальшої обробки;

обмін документами між вузлами ІІАС, уніфікація технологічних процедур проходження, передачі та опрацювання документів, збирання, реєстрація, накопичення, обробка та аналіз інформації, що надходить до кожного з вузлів, забезпечення постійного зв'язку та обміну інформацією між вузлами;

автоматизація функцій управління процесами на основі повідомлень спеціалістів про надходження документів для обробки, про закінчення нормативних строків обробки, синхронізація робіт спеціалістів;

автоматизація контролю виконання документів на основі оперативного відображення поточного стану процесів діловодства, відхилень від планових строків, визначення нових термінів завершення робіт та “критичних шляхів” в маршрутних схемах, заповнення переліків виконавців, ознак документів тощо;

автоматизація процесів реєстрації документів, заповнення кодованих реквізитів реєстраційних та контрольних карток з використанням класифікаторів і довідників, забезпечення механізмів анотованого опису документів та збору резолюцій, доставка звітів про виконання доручень;

автоматизація збирання даних про результати виконання технологічних процесів та формування на їх основі аналітичних і статистичних звітів та довідок щодо документообігу та контролю за виконанням документів, формування довільних аналітичних довідок;

розсилка, зберігання та використання вхідних, вихідних і внутрішніх документів за єдиною нумерацією з початку року;

відправлення, приймання та опрацювання електронної пошти;

оперативний пошук інформації про вхідні, вихідні та внутрішньо-розпорядчі документи за комбінацією умов з будь-яких реквізитів реєстраційних карток або за контекстом документа;

наскрізний контроль (група контролю, керівник установи, безпосередній виконавець) за проходженням і виконанням документів;

ведення, системи класифікаторів та довідників;

постійне оновлення та адміністрування головної бази даних, забезпечення достовірності, можливість оперативного доступу та збереження інформаційного фонду;

забезпечення надійного зберігання всіх версій документів та інших інформаційних об'єктів, максимально зручна систематизація сховища документів згідно із вимогами пілот-проекту ІІАС;

організація служб копіювання-відновлення інформації, що зберігається, забезпечення її захисту від несанкціонованого доступу;

формалізація технологічних процесів обробки інформації, визначення типових маршрутних технологічних схем для їх виконання;

визначення кола осіб, що за посадовими обов'язками здійснюють підготовку та обробку документів та призначення рівнів їх доступу до інформації, повноважень та прав;

вдосконалення методів підтримки прийняття рішень з питань документообігу ОДВ;

підготовка друкованих належним чином ілюстрованих зведень, аналітичних довідок тощо, друкування реєстраційних карток, журналів реєстрації, реєстрів розсилки, статистичних та аналітичних довідок про стан виконання документів та документообіг;

Основні переваги такої інтегрованої системи електронного документообігу включають:

відсутність обмежень на кількість підключених до інтегрованої системи нових організацій;

прозорість множини всіх підключених до ІІАС, а також їхнього персоналу;

стандартизований інтерфейс користувача;

можливості автоматизації багатьох функцій управління системою документообігу.

Важливим елементом забезпечення електронного документообігу в ІІАС повинна стати корпоративна електронна пошта, яка здійснюватиме прийом електронних документів, підтвердження доставки адресату, відправку електронних документів та можливості доступу до баз даних документів в ІІАС. Інтегрована система електронного документообігу повинна включати в себе профілі документів абонентів (опис їхніх документних інтересів), рубрикатори баз даних документів (архівних і оперативних), навігаційно-пошуковий апарат, засоби перетворення форматів документів, лінгвістичне забезпечення. Вона повинна мати стандартизований інтерфейс з існуючими системами внутрішнього електронного документообігу органів державної влади, забезпечувати прийом електронних документів, ідентифікацію відправника шляхом обробки електронного цифрового підпису, підтвердження існуючою системою доставки адресату, відправку електронних документів та можливість доступу до баз даних документів.

При реалізації системи інтегрованого електронного документообігу повинні враховуватись нормативні акти, спрямовані на забезпечення умов її функціонування (зокрема, стосовно цифрового підпису та надання електронним документам юридичної сили). Надання юридичної сили електронним документам повинно підвести нормативно-правову базу для паралельного існування паперових і електронних носіїв документів. Важливим залишається питання забезпечення інтеграції системних програмних платформ електронного документообігу на стандартних підходах та протоколах, а також питання додаткових засобів захисту інформації корпоративних мереж.

4. Склад, архітектура та функціональна структура інтегрованї системи

електронного документообігу

Автоматизація документообігу пілот-проекту ІІАС здійснюється на основі окремих автоматизованих функцій, поєднаних за своїм призначенням у типові функціональні комплекси. Перелік функціональних комплексів для автоматизації відповідних діловодних процесів та операцій наведено нижче:

“Комплекс підготовки документів комп'ютерними засобами”;

“Комплекс реєстрації та введення електронних документів в оперативний електронний архів”;

“Комплекс ведення електронного архіву, підтримки паперового архіву та організації доступу до його інформації”;

“Комплекс контролю виконавчої діяльності”;

“Комплекс проектування маршрутів руху документів”;

“Комплекс обміну даними”;

“Комплекс підтримки формування аналітично-статистичної звітності та оперативного аналізу”;

“Комплекс ведення нормативно-довідкової інформації”;

“Комплекс адміністрування”;

“Комплекс “Уніфіковане клієнтське місце”.

Загальні принципи побудови та функціонування інтегрованої системи електронного документообігу

Інтегрована система електронного документообігу являє собою територіально розподілену комп'ютерну систему. Розподілений характер визначає відповідні характеристики та вимоги до неї - орієнтацію на “клієнт/серверні” технології обробки і доступу до інформації, використання комунікаційних каналів і відповідних протоколів обміну.

Виходячи з того, що управлінська діяльність та документообіг ОДВ є елементом складної організаційної структури, яка взаємодіє з іншими процесами управління та спрямована на досягнення глобальних цілей забезпечення інформаційно-аналітичної діяльності органів державної влади, при реалізації пілот-проекту ІІАС сформульовані наступні загальні принципи побудови та функціонування ІСЕД:

1) в організаційному аспекті:

забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації документів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких стосуються документи;

зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються зв'язків з зовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури ПП ІІАС;

забезпечення багатоваріантності зв'язків із зовнішніми у відношенні до ПП ІІАС структурними підрозділами та установами з метою збереження працездатності системи в разі втрати зв'язку з будь-яким зовнішнім структурним підрозділом;

2) в інформаційному аспекті:

інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії;

можливість виконувати основні функції в локальному режимі функціонування системи;

відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються i функціонують в ОДВ;

3) в алгоритмічному аспекті:

алгоритми функціонування системи повинні відповідати вимогам, що узгоджені в межах ПП ІІАС, міжнародним стандартам та рекомендаціям щодо побудови та використання інтерфейсів користувача, мережних засобів, систем управління базами даних та знань тощо;

4) в технічному аспекті:

забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її функціонування;

архітектура системи повинна дозволяти розширення програмно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування;

5) в технологічному аспекті:

забезпечення побудови діловодних процесів пілот-проекту ІІАС в рамках сучасної концепції WorkFlow таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт) взаємодії центральних та місцевих органів виконавчої влади, в рамках яких створюються, оброблюються та надходять документи;

забезпечення можливості легкого та швидкого переналагоджування процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому;

при впровадженні ІСЕД режим праці спеціалістів не змінюється.

ІСЕД пілот-проекту ІІАС реалізується як інтегрована система управління організаційного типу, що забезпечує приймання, обробку, передачу та зберігання електронних документів в рамках корпоративної мережі та використовує сервіси телекомунікаційної мережі ІІАС.

5. Поняття, зміст та переваги електронного документообігу

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами Закону про електронні документи та електронний документообіг.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу. Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі, якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Переваги

Перші практичні кроки запровадження електронного документообігу і застосування електронного цифрового підпису зроблено 17 січня 2006 року, коли Центральний засвідчувальний орган вручив перше в Україні свідоцтво про акредитацію Центру сертифікації ключів електронного цифрового підпису, яким стала Науково-виробнича фірма «Українські національні інформаційні системи» (м. Дніпропетровськ). В Україні уже існують чотири таких центри. Це означає, що електронний підпис можна уже застосовувати на рівні із власноручним.

Що це дасть?

можливість подання різноманітної звітності не на папері, а в електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з корупцією. Відтепер сотні тисяч людей вже не будуть марнувати час у чергах до податкового чи митного інспектора, працівника органів статистики, реєстрації тощо;

можливість он-лайн закупівель, участі в електронних торгах, що сприяє забезпеченню прозорості діяльності суб'єктів господарювання;

можливість юридично значимого документообігу між органами державної влади, підприємствами, організаціями;

можливість на відстані отримати різноманітні офіційно засвідчені довідки через мережу Інтернет, що дозволяє уникнути зайвої бюрократизації1 .

Цей перелік можна подовжувати, але наразі навіть важко уявити обсяги застосування електронного цифрового підпису у життєдіяльності держави, приватного сектору, пересічних громадян. Відтепер кожен пересічний громадянин, підприємець, посадова особа вже має можливість засвідчувати електронні документи своїм власним цифровим підписом, який має однакову юридичну силу з власноручним підписом чи печаткою. Для юридичних осіб передбачено використання додаткового цифрового підпису - аналога відбитку печатки. Для забезпечення такого рівня захисту використовуються посилені сертифікати ключів, що надаються акредитованими центрами сертифікації ключів. Використання посилених сертифікатів дозволяє виконувати юридично-значущий захищений електронний документообіг між будь-якими суб'єктами правових відносин: юридичними і фізичними особами, підприємцями та органами державної влади.

6. Порядок здійснення електронного документообігу в органах влади

Уряд України приділяє увагу щодо заходів для забезпечення впровадження технологій електронного документообігу. Один із основних нормативно-правових документів з цих питань є Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах влади (затверджений Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» № 1453 від 28 жовтня 2004 року.

Цей Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або отримання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Так, електронні документи, що надходять на адресу органу виконавчої влади, приймаються службою діловодства централізовано.

Електронний документ, що надійшов на адресу органу виконавчої влади, підлягає відхиленню у разі:

відсутності у адресата надійних засобів електронного цифрового підпису;

надходження не за адресою;

зараження вірусом;

негативного результату перевірки на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів.

При цьому відправнику в дводенний строк надсилається відповідне повідомлення за формою згідно з додатком 1 до Типового порядку.

Зазначена процедура для електронного документа відповідає процедурі повернення документа на папері.

Кожен одержаний адресатом електронний документ перевіряється на зараження його вірусом, на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів, включаючи ті, що накладені (проставлені) згідно із законодавством як електронні печатки. При цьому необхідно, щоб:

кожен електронний цифровий підпис був підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

особистий ключ підписувача відповідав відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті;

на час перевірки був чинним посилений сертифікат відкритого ключа акредитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа відповідного засвідчувального центру.

Попередній розгляд електронного документа здійснюється у його візуальній формі.

Вхідні, внутрішні та вихідні електронні документи реєструються в одній системі разом з відповідними документами на папері. Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється у тому ж порядку, що й вхідних документів на папері. Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку і контролю виконання вхідного електронного документа заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі згідно з відповідними додатками до Типового порядку.

Після реєстрації вхідного електронного документа адресат у дводенний строк надсилає відправнику повідомлення за формою згідно з відповідним додатком про його прийняття і реєстрацію.

Для фіксування резолюції щодо виконання вхідного електронного документа складається відповідний внутрішній електронний документ "Резолюція" за підписом відповідної посадової особи, про що зазначається в реєстраційно-контрольній картці.

Оформлення і реєстрація електронних документів, що складаються в органі виконавчої влади, за винятком особливостей їх підписання або затвердження, здійснюється у тому ж порядку, що й для документів на папері.

Підписання або затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових підписів відповідних посадових осіб. На момент накладення останнього електронного цифрового підпису технологічно та/або організаційно забезпечується проставлення у створеному електронному документі дати і його реєстраційного номера. У разі непідписання або незатвердження електронного документа керівником органу виконавчої влади чи іншою посадовою особою реєстрація цього документа скасовується, а його виконавець інформується про відхилення документа. Проставлення електронної печатки на електронний документ здійснюється згідно із законодавством.

При цьому зазначена процедура виконується лише після підписання або затвердження електронного документа. Адресування електронних документів здійснюється з додержанням тих же вимог, що й для документів на папері. На кожний внутрішній та вихідний електронний документ заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі згідно з додатками.

Перед відправленням вихідного електронного документа проводиться перевірка його цілісності та справжності усіх накладених на нього електронних цифрових підписів з додержанням тих же вимог, що й для вхідних документів. У разі порушення цілісності вихідного електронного документа або непідтвердження справжності накладеного на нього електронного цифрового підпису (підписів) його реєстрація скасовується, а виконавець інформується про відхилення документа.

Вихідні електронні документи відправляються адресатам службою діловодства централізовано не пізніше наступного робочого дня після їх одержання від структурних підрозділів - виконавців.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження відправнику повідомлення про його прийняття і реєстрацію. У разі неодержання від адресата протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття і реєстрацію або про відхилення електронного документа відправник вживає додаткових заходів з використанням інших засобів зв'язку для одержання від адресата відповідного повідомлення. У разі одержання від адресата повідомлення про відхилення електронного документа відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа. Якщо таке повідомлення одержане від адресата, який не має надійних засобів цифрового електронного підпису, цьому адресату надсилається відповідний документ на папері. Підтвердження факту одержання від адресата повідомлення щодо електронного документа відправником не здійснюється.

Реєстраційний номер, дата і час реєстрації електронного документа адресатом, зазначені у його повідомленні, фіксуються відправником у реєстраційно-контрольній картці.

Погодження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи.

Зауваження і пропозиції до поданого електронного документа (у разі наявності) фіксуються в окремому електронному документі, на який накладається електронний цифровий підпис посадової особи.

Порядок внутрішнього погодження електронних документів у системі електронного документообігу органу виконавчої влади затверджується його керівником, якщо інше не встановлено законодавством.

У разі відсутності в органі виконавчої влади, яким погоджується електронний документ, надійних засобів електронного цифрового підпису цьому органу для погодження надається відповідний документ на папері.

Усі інші дії з електронними документами виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією з діловодства цього органу. Дія Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.

До нормативно-правових документів, які регламентують діяльність в цій сфері, відносяться також Порядок засвідчення наявності електронного документу (електронних даних) на певний момент часу (Постанова Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 р. № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу»).

Останнім часом в податковій системі активно відбуваються процеси впровадження електронного цифрового підпису, зокрема відповідно до Наказу Державної податкової адміністрації України «Про впровадження електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису в системі подання податкової звітності платниками податків» від 25 травня 2004 року № 297.

електронний діловодство державний влада документообіг

7. Проблеми впровадження електронного документообігу в Україні

Проблеми запровадження в Україні електронного документа та електронного документообігу стають все більш актуальними. Вони набувають значної політичної та економічної ваги у зв'язку з розширенням використання інформаційно-комунікаційних технологій у суспільних відносинах, розбудові систем електронних платежів, електронної торгівлі тощо. При цьому, якщо у Цивільному кодексі (1963 року із наступними змінами, внесеними до нього) було багато обмежень щодо використання електронного документа, то новий Цивільний кодекс 2003 року дозволив широке застосування електронних документів у цивільних правовідносинах.

Одне з проблемних питань, що повинні вирішити законодавство у цій сфері, - це робота центрів сертифікації ключів, які мають надавати послуги цифрового підпису. Відповідно до частини першої статті 8 Закону “Про електронні цифровий підпис”, центр сертифікації ключів - це юридична особа незалежно від форми власності або фізична особа, яка є суб'єктом підприємницької діяльності, що надає послуги електронного цифрового підпису та засвідчила свій відкритий ключ у центральному засвідчувальному органі або засвідчувальному центрі з дотриманням вимог статті 6 цього Закону (“Вимоги до сертифікації ключа). Спеціалісти вважають, що кількість бажаючих займатися такою діяльністю, можливо, буде досить незначною. Зокрема, тому, що фінансовий бар'єр виходу на ринок таких структур за нинішніх умов буде досить високим з огляду на специфіку їх функцій (надання засобів цифрового підпису, формування, розповсюдження, скасування, блокування та поновлення сертифікації ключів, генерація відкритих та особистих ключів тощо). А враховуючи те, що все повинно починатися практично з нуля, оскільки майже таким на даному етапі є ринок користувачів, “повернення” зроблених вкладень буде досить довгим.

Список використаної літератури

1. Про інформацію: Закон від 02.10.1992 №2657-ХІІ

2.Про електронний цифровий підпис: Закон від 22.05.2003 №852-IV

3. Про електронний документообіг: Закон від 22.05.2003 №851-IV

4. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. - К.: КМУ. - 2000. - 94с.

5. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16

6. Регламент роботи Броварської міської Адміністрації. - К. - 1996. - 48с.

7. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади. Визначення термінів [Електрон. ресурс] URL: http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html

Размещено на Allbest.ru