Главная
Коллекция "Otherreferats"
Бухгалтерский учет и аудит
Ведение делопроизводства на предприятии
Ведение делопроизводства на предприятии
Анализ системы документооборота на предприятии. Характеристика структуры управления, целей, задач и нормативной базы. Структура распорядительной, справочно-информационной и организационно-правовой документации. Процесс регистрации и контроля документов.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 23.08.2011 |
| Размер файла | 215,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.
Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.
Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.
Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности - организационным документом.
Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.
Учредительный договор ООО «Теле МИГ» состоит из следующих разделов:
1. Вводная часть.
2. Цель заключения договора.
3. Наименование и правовая форма организации.
4. Предмет деятельности.
5. Место нахождения организации.
6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.
7. Порядок образования имущества.
8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.
9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
10. Порядок управления делами юридического лица.
11. Права и обязанности участников (учредителей).
12. Ответственность за нарушение договора.
13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.
14. Порядок рассмотрения споров.
15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.
При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.
Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.
Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется законодательством.
Текст устава ООО «Теле МИГ» состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами, и содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Акционерный капитал (уставный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности Устав ООО «Теле МИГ». Утв. решением собрания участников. Протокол № 7 от 2 марта 2005 г. // Текущий архив ООО «Теле МИГ» г. Новый Уренгой..
В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участников.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
Решением собрания участников
Протокол № 7 от «02» марта 2005 г.
Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации - печатью органа государственной регистрации.
Положение об учреждении - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации.
В первую очередь, это органы власти и управления.
Текст положения об организации ООО «Теле МИГ» содержит разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
Раздел «Основные задачи» устанавливает основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя.
Право - это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др. Кузнецова А.Н., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пос. М., 2004. С. 42.
К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе "Руководство" устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.
В разделе ''Взаимоотношения" устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.
Раздел ''Контроль, проверка и ревизия деятельности'' устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.
В разделе "Реорганизация и ликвидация" устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. 2003. № 4. С. 46..
Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.
Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:
- положения о структурных подразделениях;
- положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);
- положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) Как правильно подготовить и оформить приказ / Сост. В.В. Андреянова 5-е изд. М., 2004. С. 23..
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные положения.
Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Положение о подразделении ООО «Теле МИГ» имеет следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
Раздел "Основные задачи'' - это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, какими организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.
2.2 Система распорядительной документации
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления Красавин А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство: Практическое пос. М., 2004. С. 83..
Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:
- с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
- их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
- они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
- правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. М., 2006. С. 42..
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов.
Их можно разделить следующим образом:
- акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
- акты межведомственного характера;
- акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.
Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.
На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер.
Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю.
Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения Стенюков М.В. Секретарская практика. М.: ПРИОР, 2005. С. 42..
На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений - включает следующие стадии:
1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. 2-е изд. М., 2006. С. 53..
Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов в ООО «Теле Миг» готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.
Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации.
Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации - это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ.
На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.
Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе - "Листе согласования".
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются".
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.
Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2-е изд., перераб. и доп. М., 2005. С. 52..
Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пос. М., 2001. С. 58..
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления или решения состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", в решениях - "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО"), которое печатается прописными буквами.
Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: Совет директоров РЕШИЛ:...
Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.
Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).
Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и т.д. Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. 2-е изд. М., 2006. С. 96.
Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений Стенюков М.В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной. М., 2007. С. 84..
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.
Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу: Составление и работа с документами. Оформление приема и увольнения работников. Трудовой договор, материальная ответственность. Подбор персонала. М., 1999. С. 84..
2.3 Система справочно-информационной документации
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно-справочных документов ООО «Теле МИГ» входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.
Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве ООО «Теле МИГ». Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80 % входящей и исходящей документации Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования. М., 2004. С. 95..
Переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
- письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;
- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
- независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. М., 2006. С. 163..
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.
В этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Служебная записка - это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения Красавин А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство: Практическое пособие. М., 2004. С. 53..
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. М., 2005. С. 63..
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. СПб., 2003. С. 63.. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.
Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление подписывается составителем.
3. ДВИЖЕНИЕ И ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ ООО «ТЕЛЕ МИГ»
3.1 Схема движения документов в ООО «Теле МИГ»
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. М., 2005. С. 63..
Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.
Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению:
- горизонтальные - связывают организации одного уровня;
- вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.
Восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту:
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:
Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).
При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Теле МИГ», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:
|
I |
Руководитель (директор) |
|
|
II |
Исполнитель (структурное подразделение) |
|
|
а |
Экспедиционная обработка |
|
|
b |
Предварительное рассмотрение, сортировка |
|
|
с |
Регистрация |
|
|
d |
Распределение (разметка) |
|
|
е |
Перераспределение (переметка) |
|
|
1 |
Корреспонденция |
|
|
2 |
Документы, регистрируемые службой ДОУ |
|
|
3 |
Документы, нерегистрируемые службой ДОУ |
Рис. 1. Схема движения входящих документов Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. СПб., 2003. С. 73.
Основными правилами организации документооборота на ООО «Теле МИГ» являются:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ООО «Теле МИГ» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Теле МИГ», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ООО «Теле МИГ».
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО «Теле МИГ» и табелем унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. М., 2006. С. 86..
Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В ООО «Теле МИГ» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации) Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А.В. 4-е изд. М.: ИНФРА-М, 2002. С. 75..
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Данные документы используются для организации работы ООО «Теле МИГ», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ООО «Теле МИГ» (особенно если они территориально разнесены) и приказы генерального директора Общества. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
3.2 Технология обработки документов в ООО «Теле МИГ»
В наибольшей степени оптимизировать делопроизводство на современном предприятии призвана современная офисная техника. Покажем, какая техника и как может использоваться для оптимизации работы с документами.
Пишущие машинки
Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.
Пишущие машинки должны обеспечивать:
* высокую производительность труда при минимальных затратах;
* высокое качество печати;
* простоту управления;
* максимальное количество одновременно получаемых копий;
* надежность работы.
Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе.
Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается Справочник по деловой переписке. М., 2006. С. 89..
Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн., Евмолпия - 402000 зн.), что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты-шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.
Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.
Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.
К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборнопишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК1, Ротринг) и др. Стенюков М.В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной. М., 2007. С. 97.
Кроме того, пишущие машинки различаются по конструкции печатающих механизмов и шрифтоносителей. Например: шрифтоносителями у них могут быть: литерные рычали, сферические (шаровые) головки, литерные диски ("ромашки"). Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 1015 зн./с. "Шары" и "ромашки" обеспечивают скорость до 40 зн./с, у них проще смена шрифтов, они более бесшумны.
Организационные автоматы
Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.
Функциональные возможности оргавтоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок:
* большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);
* емкая внешняя память (мегабайты);
* более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьююрных редакторов.
Широко используются такие оргавтоматы: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301 Стенюков М.В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной. М., 2007. С. 103..
Диктофонная техника
Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонно-машинописные бюро.
Средства транспортирования документов.
Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.
Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.
Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.
Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.
Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т.д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения Стенюков М.В. Справочник секретаря. С изменениями и дополнениями. М., 2003. С. 74..
Подобные документы
Программа исследования документационного обеспечения управления предприятием. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Оценка эффективности результата внедрения электронного документооборота.
дипломная работа [166,8 K], добавлен 10.12.2012Понятие и развитие документооборота на предприятии. Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Единая государственная система делопроизводства.
курсовая работа [151,6 K], добавлен 26.10.2011Формы организации делопроизводства. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: цель, порядок применения и ведения. Форма гражданских договорных отношений. Сроки выдачи копий документов. Общественное значение делопроизводства.
контрольная работа [26,9 K], добавлен 27.08.2012Основные виды бланков и форматов документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Составление и оформление личной расписки на получение денежной суммы или товарно-материальных ценностей.
контрольная работа [403,2 K], добавлен 11.07.2011Структура и функции подразделений делопроизводства. Юридические основания создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций. Классификация документов на предприятии. Правила их подготовки и оформления, этапы обработки.
презентация [173,1 K], добавлен 07.08.2013Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация. Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия.
реферат [2,4 M], добавлен 13.01.2011Анализ построения системы и характеристика распорядительной документации: постановления, приказы, решения и распоряжения. Порядок организации документооборота предприятия и содержание его основных этапов. Бланки документов: состав и принципы построения.
контрольная работа [27,5 K], добавлен 23.04.2011Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.
контрольная работа [20,3 K], добавлен 26.10.2010Порядок оформления (регистрации) документов, поступающих в хозяйство. Анализ хозяйственно-финансовой деятельности СПК "Климушинский". Основные каналы реализации продукции на предприятии. Значение и практическая ценность документов на предприятии.
реферат [58,2 K], добавлен 23.12.2011Понятие, назначение, принцип и формы регистрации документов. Индексирование документов и организация информационно-справочной системы. Необходимые сведения о входящих и исходящих документах. Изучение особенностей документооборота в ООО "Ижэлектроснаб".
курсовая работа [1,1 M], добавлен 16.11.2010
