Анализ организации делопроизводства в ООО "Ромашка"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Отчет по практике

по дисциплине «Практика по делопроизводству»

Место прохождения практики ООО «Ромашка»

СОДЕРЖАНИЕ

Раздел 1 Аналитическая часть

1.1 Общие сведения об ООО «Ромашка»

1.2 Сведения о трудовой деятельности студента-практиканта в ООО «Ромашка»

1.3 Организации делопроизводства в организации

Раздел 2 Практическая часть

2.1 Структура и штатная численность

2.2 Приказ по основной деятельности

2.3 Приказ по личному составу сложный

2.4 Выписка из полного протокола заседания

2.5 Докладная записка

2.6 Объяснительная записка

2.7 Деловое письмо-ответ, содержание согласие на участие в конференции с приложением списка участников от данной организации

2.8 Генеральная доверенность на право подписи

2.9 Номенклатура дел

Выводы

РАЗДЕЛ 1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Общие сведения об ООО «Ромашка»

Название предприятия: ООО «Ромашка», зарегистрированное ИФНС №33 РФ в г. Москва (Свидетельство о регистрации от 7 августа 2003 г.), ИНН 027711204487. Свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц серия 02 №004225643 от 07.08.2003 г. Основной государственный регистрационный №1020202363037.

Местонахождение и почтовый адрес Общества: Компания ООО «Ромашка» действует на рынке с 2003 года и добилась определенных успехов в сфере своей деятельности. ООО «Ромашка» предоставляет услуги системного администрирования для юридических лиц и услуги ремонта компьютеров для физических лиц г. Москва. Так же направлениями деятельности фирмы являются: создание и разработка сайтов, массовые электронные рассылки.

Главная цель фирмы ООО «Ромашка» получение максимальной прибыли и расширение рынка сбыта готовой продукции, путем выпуска продукции соответствующей стандартам РБ, наличие сертификата качества на каждую единицу продукции. Фирма гарантирует совместимость и надежную работу каждого готового персонального компьютера. Фирма ведет своевременное обучение персонала, обеспечение понимания политики в области качества на всех уровнях.

ООО «Ромашка» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в арбитражном суде, суде и третейском суде.

ООО «Ромашка» имеет круглую печать, может иметь штамп и бланки с изображением своего наименования на русском языке, эмблему и товарный знак, а так же прочие атрибуты юридического лица, открывает расчётные и иные счета в банках.

ООО «Ромашка» отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом.

ООО «Ромашка» осуществляет все виды внешне экономической деятельности в установленном законодательством порядке.

Фирма ООО «Ромашка» оказывает такие услуги, как:

- системное администрирование;

- продажа программных продуктов;

- создание web-сайтов;

- компьютерная помощь;

- массовая рассылка.

Рассмотрим подробно каждый вид услуг.

Обслуживание компьютеров и сетей (техническое), администрирование обеспечивает клиентам:

- бесперебойную работу компьютеров/сети офиса;

- телефонную техническую поддержку 24ч;

- снижение затрат на ИТ инфраструктуру офиса;

- перевод на бесплатное ПО (не требующее лицензии);

- защиту ценной информации от утечки внутри организации;

- обеспечение защиты серверов и рабочих станций от внешних угроз и проникновений;

- профессиональное администрирование, обслуживание компьютеров, сетей и серверов;

- выезд инженера в течение 1 часа, решение типичной проблемы - 15 минут;

- команду профессионалов по цене 30-100% от зарплаты одного системного администратора в месяц.

Компьютерная помощь - это полный спектр компьютерных услуг. Все специалисты обладают высокой квалификацией в области компьютерных технологий.

Скорая компьютерная помощь включает в себя такие услуги, как:

-абонентское обслуживание компьютеров и серверов;

- диагностика компьютеров;

- подключение к Интернет;

- проектирование и настройка локальных сетей;

- обслуживание локальных сетей (в том числе многоуровневых);

- установка беспроводных Wi-Fi сетей;

- антивирусная защита;

- установка и настройка программного обеспечения (ПО);

- восстановление данных и файлов;

- сборка компьютеров на заказ, помощь при покупке.

Создание сайта. Порядок действий и технологии. Компания предоставляет широкий спектр услуг по проектированию, разработке и сопровождению сайтов любой сложности.

Перед тем, как приступить к разработке сайта мы подробно обсуждаются и уточняются цели, задачи и предметную область проекта, выстраиваются перспективы и роль сайта в рекламной политике компании в будущем.

Интернет-сайт - это динамичная структура, которой свойственно меняться вместе с изменениями в компании, владеющей сайтом. В связи с оказывается дальнейшую поддержку ресурса в актуальном состоянии, это могут быть фото-галереи сданных объектов, прайс-листы, ввод новых услуг (разделов сайта), и удаление старых, и многое другое.

Массовая рассылка. Рекламная рассылка (спам) - наиболее эффективный вид рекламы, так как бьет точно в цель. При этом все рекламные усилия направляются на целевую аудиторию. Несмотря на негативное отношение к такому виду рекламы как спам, он еще весьма популярен даже у крупных фирм.

Рассылка позволяет заявить о себе на весь город, стимулируя продвижение, не вкладывая больших средств и времени, такая реклама действует целенаправленно, на потенциального потребителя, который обязательно заинтересуется при условии правильного составления коммерческого предложения.

Главной задачей организационной структуры ООО «Ромашка» является установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Для эффективной работы руководство должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия.

Но если существующие задачи не будут делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам.

Схема организационной структуры ООО «Ромашка» представлена на рисунке 1.

На предприятии четко распределены полномочия и меры ответственности по каждой должности. Каждый понимает, что от него ждут, и кто на него опирается.

Структура управления на предприятии - линейно-функциональная.

Линейное управление подкреплено вспомогательными службами.

Можно выделить следующие уровни управления:

Генеральный директор фирмы является лицом, заинтересованным во внедрении и в дальнейшем развитии системы качества на предприятии. С его одобрения происходят изменения в системе качества.

Рисунок 1

Таблица

Преимущества	Недостатки
1. Удобство управления филиалами; 2. Делегирование полномочий структурных подразделений; 3. Распределение ответственности между структурными подразделениями; 4. Менее загруженность руководителя; 5. Качественное выполнение работы	1. Сложная структура организации; 2. Посредственное общение с руководством; 3. Руководитель не полностью знает дела организации.

Группа контроля качества, которая подчиняется генеральному директору, выполняет следующие функции:

- поддерживать, контролировать и редактировать «Руководство по качеству» (РК);

- формировать и документировать рабочие инструкции;

- разрабатывать программы оценки качества;

- осуществлять контроль за качеством продукции посредством проведения проверок;

- осуществляет контроль поставляемых комплектующих и контроль качества готовой продукции.

Бухгалтерия осуществляет регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью фирмы.

Технический директор координирует и систематизирует работу группы развития, сервисного отдела и технического отдела.

Группа развития выполняет следующие функции:

- устанавливать отношения с организациями по сертификации;

- отслеживает изменения систем стандартов;

- взаимодействие с потребителями по вопросам качества продукции;

- представляет предприятие в организациях по сертификации продукции;

Сервисный отдел занимается консультацией клиентов по поводу эксплуатации готовой продукции, и ее гарантийного обслуживания.

Технический отдел производит сборку персональных компьютеров, по желанию заказчика, используя комплектующие поставщиков.

Отдел кадров осуществляет работу с кадрами.

Отношения работников организации, возникшие на основе трудового договора, регулируются Российским трудовым законодательством.

Структуру и штатное расписание утверждает директором.

Директор в пределах своих полномочий вправе устанавливать порядок найма и увольнения работников, формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, порядок предоставления выходных дней и отпусков и другие вопросы. Условия оплаты труда, продолжительность ежегодных отпусков, меры социальной защиты работников не должны быть хуже условий, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации.

Персонал - это основной штатный состав работников организации, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции.

Количество работников составляет 46 человек. Средний возраст работников составляет 34 года.

1.2 Сведения о трудовой деятельности студента-практиканта в ООО «Ромашка»

Практику по делопроизводству я проходил в сервисном отделе ООО «Ромашка». За время практики я ознакомился с циркулирующими в организации документами, помогал составлять новые. Привел в порядок архивные папки за 2008, 2009 и начало 2010 года. Забирал и отправлял документы в канцелярии. Проверял правильность заполнения исходящих документов организации. Мне было выделено рабочее место с персональным компьютером, в отделе имелся принтер для распечатки готовых документов и ксерокс, так же другая орг. техника. Для составления документов мне был предоставлен пакет офисных приложение Microsoft Office 2003.

1.3 Организации делопроизводства в организации

делопроизводство документ приказ протокол

Делопроизводство в организации ведется в полном объеме. Входящая документация проходит через канцелярию, откуда ее забирают сотрудники соответствующих отделов, для отправки вне организации или между отделами так же используется канцелярия (хотя зачастую документы отправляются без регистрации в канцелярии между отделами напрямую, при этом очередность документов по отделам сохраняется). Защищенного документооборота в организации не имеется.

Документы, с которыми я сталкивался и которые мне было разрешено отксерокопировать, находятся в приложении.

РАЗДЕЛ 2 ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1 Структура и штатная численность

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

____________ (Иванов А.А)

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

10.05.2010г. №05

г. Москва

Код подразделения	Название подразделения	Штатная численность
01	Руководство	1
02	Служба ДОУ	2
03	Служба персонала	2
04	Бухгалтерия	5
05	Служба эксплуатации	8
	Всего	67

2.2 Приказ по основной деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ПРИКАЗ

12.05.2010 г. №112

г. Москва

О внесении изменений в Положение о премировании в связи с финансовым кризисом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести изменения в Положение о премировании. Подпункт 2 пункта 1 после слов «премия по итогам года начисляется» дополнить словами: «при условии сохранения объемов реализации товарной продукции на уровне 15 000 штук в год».

2. Начальнику отдела кадров Матюшиной Е.Н ознакомить работников ООО «Ромашка» с новой редакцией Положения о премировании до 01.07.2010 г.

3. Установить, что новая редакция подпункта 2 пункта 1 Положения о премировании вступает в силу 01.07.2010 г.

Генеральный директор

ООО «Ромашка» Иванов А.А.

С приказом ознакомлена

начальник отдела кадров Матюшина Е.Н.

2.3 Приказ по личному составу сложный

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ПРИКАЗ

17.05.2010 г. №120

г. Москва

О дисциплинарном взыскании в связи с порчей имущества организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

Взыскать с инженера Савилова А.Н. 5000 рублей в связи с порчей имущества фирмы.

Основание докладная записка старшего инженера Максимова П.С. от 16.05.2010 г.

Генеральный директор

ООО «Ромашка» Иванов А.А.

С приказом ознакомлен

инженер ООО «Ромашка» А.Н. Савилов

2.4 Выписка из полного протокола заседания

ПРОТОКОЛ

25.05.2010 №12

г. Москва

Заседание Совета директоров

Председатель - Иванов А.А.

Секретарь - Иванова С.М.

Присутствовали: Левая Р.Н., Мухаметов A.M., Новосельцев Н.Н., Сергеева Р.С., Кисанов B.C.

Повестка дня:

1. Об итогах деятельности фирмы по расширению производства в 2010 г.

2. Доклад председателя Совета директоров Иванова А.А.

3. Доклад ведущего маркетолога Левой Р.Н.

СЛУШАЛИ:

Кисанов В.С. - за весенние месяцы 2010 года фирма ООО «Ромашка» увеличило производство на 30%. Были выявлены побочные эффекты от неправильного применения в быту.

ВЫСТУПИЛИ:

Левая Р.Н. - предложила помещать на упаковках фирменные наклейки «Ромашка»

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Сообщение Кисанова В.С. принять к сведению.

2. Совету директоров немедленно приступить к реализации плана Левой Р.Н.

Председатель Иванов А.А.

Секретарь Иванова С.М.

2.5 Докладная записка

Сервисный отдел

Генеральному директору

ООО «Ромашка»

Иванову А.А

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.05.2010 г.

О порче имущества организации

Сообщаю о неисправном мониторе в сервисном отделе по вине инженера Савилова А.Н., нарушившего технику безопасности оставив на мониторе чашку чая. Чашка была опрокинута по неосторожности самим инженером Савиловым А.Н.

Старший инженер Максимов П.С.

2.6 Объяснительная записка

Сервисный отдел

Генеральному директору

ООО «Ромашка»

Иванову А.А

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

30.05.2010 г.

Я опоздал на работу 29.05.2010 г. на один час по причине поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на СТО.

Инженер Купцов А.М.

2.7 Деловое письмо-ответ, содержание согласие на участие в конференции с приложением списка участников от данной организации

ООО «Ромашка» Генеральному директору

ОАО «Информсвязь»

ул. Центральная, 33а Любаеву А.М.

г. Москва, 450024

Тел: (347)253-42-42 ул. Кирова, д.16

г. Москва, 450000

05.06.2010 №05-2

на 01-01 от 04.06.2010

Об участии в конференции

Уважаемый Алексей Михайлович!

Сообщаем Вам, что получили ваше письмо с приглашением поучаствовать в конференции «Июльские ночи». Данное предложение нас очень заинтересовало, так что сообщаем Вам, что наша компания согласна принять участие в данной конференции. Список участников прилагаем

Рассчитываем на долговременное сотрудничество в научной сфере.

Генеральный директор Иванов А.А.

Иванова С.М.

253-42-43

Приложение к письму от 05.06.2010 №05-2

Таблица - Список участников конференции «Июльские ночи»

№ п/п	Ф.И.О.
1	Иванов А.А.
2	Савилов С.М
3	Кирсанов Л.М.

2.8 Генеральная доверенность на право подписи

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ

(на право представлять интересы предприятия)

25 мая 2010 г.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Настоящей доверенностью ООО «Ромашка» в лице директора Иванова А.А., действующего на основании Устава, поручает Ивановой С.М. представлять интересы компании во всех учреждениях и организациях, совершать все необходимые действия в компании, представительствовать в суде и арбитраже с правом передоверия, пользоваться всеми предоставленными истцу, ответчику и третьему лицу правами, в том числе оканчивать дела миром.

Доверенность действительна с 25.05.2010 г. по 25.07.2010 г.

Генеральный директор Иванов А.А.

М.П.

2.9 Номенклатура дел

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Канцелярия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2010 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и №статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
01-01	Номенклатура дел организации		Пост. ст. 67
01-02	Приказы генерального директора по личному составу		75 л. ЭПК ст. 6б
01-03	Положения о структурных подразделениях		Пост ст.16
01-04	Переписка с ОАО «Информсвязь»		5л, ЭПК ст.12
01-05	Приказы генерального директора по основной деятельности		75 л. ЭПК ст. 6б
01-06	Организационные документы		Пост ст.13, ст. 14, ст. 30

Начальник канцелярии Карасев А.Р.

Заведующий архивом Мамантов П.П.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

От 15.12.2009 №5

ВЫВОДЫ

На протяжении всей практики по делопроизводству, я ознакомился и составил (набрал) достаточное количество документов. Для их создания использовались лекции по делопроизводству различных авторов и ГОСТ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная Система Организационно-распорядительной Документации. На мой взгляд, документооборот (делопроизводство) ведется в ООО «Ромашка» в соответствии с названным государственным стандартом и отличий как таковых от него не имеет.

Размещено на Allbest.ru