Організація діловодства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Організація діловодства

документ документообіг підприємство діловодство

Вступ

В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами.

Для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Помітний вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар-референт керівника. Значна частина діловодства виконується безпосередньо на його робочому місці. Одна з функцій секретаря-референта - методичне керівництво і контроль за організацією діловодства у структурних підрозділах підприємства і його філіалах.

Діловодство в організації встановлює загальні правила до кументування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з мо менту їх створення або надходження до відправлення або пе редачі до архіву.

Документ є засобом закріплення на папері або іншому матеріалі інформації про конкретні факти, події і явища об'єктивної дійсності та інтелектуальної діяльності людини.

Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому.

Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації. Система документування - це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується, наприклад, в органах державної податкової служби.

Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.

У системі державної податкової служби України такі вимоги встановлені Типовою інструкцією з діловодства, затвердженою наказом ДПА України від і липня і998 року № 3і5. Зазначена інструкція введена в дію з і січня і999 року.

Робота з готовими документами, створеними в установі та одержаними ззовні, називається документообігом. Документообіг об'єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.

Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один з його за ступників згідно з розподілом обов'язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті організації відповідно до вимог ЄДСД, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію, а в середніх та малих підприємствах та організаціях -- на секретаря (або офіс-менеджера). Вимоги керівника чи відповідальної особи цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов'язковими для всіх працівників апарату управління організації.

Головне завдання служби діловодства - організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи, в цьому і полягає актуальність теми даної курсової роботи. Тому що без ефективно організованої служби діловодства в установі чи організації неможливе її нормальне функціонування.

В даній курсовій роботі розглядаються питання порядку ведення діловодства, його організацію, а також вимоги до ведення сучасної документації.

Для досягнення поставленої мети ми будемо розв'язувати наступні задачі:

· визначити порядок первинного прийому та обробки документів;

· організацію документообігу в установі;

· вимоги до сучасного діловодства.

1. Основні поняття та порядок роботи з документами

1.1 Приймання, розгляд і реєстрація документів

Усю кореспонденцію, що надходить до установи, приймає канцелярія. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресованих громадським (організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертають і відправникові або пересилаються за належністю.

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Доручення вищих органів управління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

Керівництву або власникові установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовних позначень -- реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів -- це запис необхідних відомостей про документи з позначкою на них індексу та дати реєстрації. Мета реєстрації -- забезпечити облік, контроль за і и і конанням та оперативність пошуку документів.

Вхідні документи реєструються в день одержання, вихідні та внутрішні -- в день підписання. Реєстрація проводиться централізовано -- в канцелярії підприємства. На лицьовому боці першого аркуша всіх вхідних документів у правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, який фіксує факт і дату надходження документа до підприємства.

Вхідні відповідні документи, які не потребують надсилання відповіді на них, одержують індекс ініціативних вихідних документів. Відповідно вхідні документи, на які треба давати відповідь, реєструють як ініціативні за новим реєстром.

Усі документи залежно від призначення поділяють на вихідні (якщо направляються до іншої організації), вхідні (якщо приходять з інших організацій) та внутрішні (якщо готуються, оформлюються та використовуються чи виконуються в межах підприємства).

У свою чергу вихідні та внутрішні документи залежно від змісту тексту поділяються на ініціативні та відповідні.

Ініціативним називається документ, що містить запитання до іншої організації, на яке буде одержана відповідь.

Відповідним називається документ, що містить відповідь на одержане запитання.

Підприємництво організує і веде листування з вищими та іншими організаціями, а також громадянами в межах своєї компетенції, визначеної Статутом.

Листи направляються:

· на вимогу вищих галузевих та функціональних організацій;

· на прохання сторонніх організацій, підприємств та установ;

· при здійсненні оперативного зв'язку;

· на прохання громадян.

Передача документів на всіх етапах проходження (на розгляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через робітника, що відповідає за діловодство, за резолюцією керівника підприємства.

Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з найважливіших показників управлінської діяльності підприємства.

Приймає і оброблює вхідні документи секретар-референт. Документи, які надходять до підприємства, проходять такі етапи:

· первинне оброблення;

· попередній розгляд;

· реєстрацію;

· розгляд документів керівництвом;

· направлення на виконання;

· контроль виконання;

· виконання документів;

· підшивку документів до справи.

Первинне оброблення надходжень кореспонденції полягає в перевірці правильності доставки та цілісності вкладень; фіксуванні факту надходження документа та підготовці кореспонденції, доставленої не за призначенням.

Під час перевірки цілісності вкладень усі конверти, за винятком тих, які мають помітку "особисто" та листів на адресу Громадських організацій, розкриваються.

При цьому перевіряють цілісність конверта та вкладення. У разі виявлення пошкоджень, відсутності документів чи до-Дігі'ків до них слід повідомити про це кореспондентові.

Сортування здійснюється на:

· листи, заяви, телеграми;

· документи, які відносяться до переписки за заявами;

· інші документи.

Анонімні звернення не реєструються. Конверти, які надходять з кореспонденцією, зберігаються та додаються до документів:

· тільки тоді, коли по конверту можливо виявити адресуадресанта, дати відправки та отримання документа абоколи дати мають розбіжності;

· при некомпетентності вкладених документів;

· якщо документ необхідно представити для підтвердження витрат по оплаті кореспонденції. Інші конверти знищуються.

Для фіксування факту надходження на документі, який підлягає реєстрації, проставляється реєстраційний штамп на полі реквізиту "відмітка про надходження", де записується дата одержання документа -- це факт реєстрації документа.

Передача вхідних документів керівникові повинна здійснюватись після реєстрації в машинно-орієнтованій реєстраційно-контрольній картці (РКК). Перелік реквізитів РКК наведено в табл. і.і.і.

Прийняття управлінського рішення по конкретному документу -- одна з основних функцій керівника, вирішальна ланка в технології управління.

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання документа і встановити реальні терміни.

Документи, які відправляються з підприємства, називаються вихідними.

Оброблення вихідних документів включає такі операції:

· складання проекту документа;

· узгодження проекту документа;

· перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

· підписання документа керівником (затвердження в не обхідних випадках);

· реєстрація документа;

· відправка документа за адресою;

· підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Таблиця. Перелік обов'язкових реквізитів для заповнення машино-орієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)

Проект вихідного документа складає виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар-референт підприємства.

Вихідні документи оформлюються в двох примірниках, за винятком фактів і телефонограм, які складаються в одному примірнику.

Усю кореспонденцію, яку слід відправити, здають секретарю-референту в день підпису, а ту, що надійшла в другій половині дня, -- не пізніше першої половини наступного дня.

Документи, які слід відправляти, передаються повністю оформленими, підписаними та зареєстрованими.

Секретар-референт, який оформлює підписані документи на відправку за призначенням, повинен:

· перевірити правильність адреси одержувача;

· перевірити наявність підпису на першому примірнику документа;

· поставити на документі номер листування;

· поставити на документі посилання на вхідний пропуск;

· вказати на копії документа дату підписання, номер листування;

· перевірити наявність додатка, вказаного виконавцем у листі;

· внести в копії документа всі поправки, доповнення, зроблені під час підписування оригіналу;

· поставити зверху першої сторінки супровідного листа штамп (належить поверненню), якщо документ, який надсилається, має бути повернутим.

Неправильно або неохайно оформлені документи, а також оформлені, на низькому культурному рівні повертаються керівникові організації.

Вихідні телеграми та телефонограми мають порядкову нумерацію та реєструються для обліку в усіх формах (журналах, реєстрах) у такому самому порядку, як і інша кореспонденція.

Реєстраційні номери документів присвоюють у порядку зростання таким чином:

1) ініціативних вхідних документів та ініціативних вихідних у межах кожної з цих груп;

2) розпорядчих (наказів, наказів щодо особового складу) та протоколів нарад у керівництві організації -- в межах справи, до якої вони відносяться;

3) внутрішніх документів -- у межах справ, до яких вони відносяться.

У практичній діяльності організацій використовуються дві реєстраційні форми: і) журнали і 2) картки, що мають такі графи:

· індекс (номер) документа;

· дата документа;

· автор документа (внутрішня організація) -- для вхідних документів;

· адресат (кореспондент) -- для вихідних документів;

· резолюція;

· виконавець;

· строк виконання;

· відмітка про виконання;

· номер справи.

Фірми на власний розсуд можуть вибирати оптимальний склад реєстраційних граф.

Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного використання наявної в них інформації.

Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад і0 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами ти у випадках, спричинених специфікою діяльності установи. Місці реєстрації документів закріплюється в інструкції діловодстві установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Реєструють документи в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструють урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення -- реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

Для зручності реєстраційні картки групують в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга -- для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають за розділами за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляють у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

а) урядових документів;

б) наказів керівника установи з основної діяльності;

в) наказів щодо особового складу;

г) відряджень;

ґ) рішень колегії установи;

д) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

Запис здійснюється з РКК, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів або шляхом прямого введення з документа реквізитів реєстрації. У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності комп'ютерної мережі -- центральний банк реєстраційних даних. При частковій автоматизації пошукових операцій слід додержуватися сумісності традиційної та автоматизованої систем реєстрації і пошуків. Пошук необхідної інформації, як правило, здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та оброблення інформації. Користувач повинен мати змогу в будь-який момент одержати інформацію про всі або кілька реквізитів реєстрації і місцезнаходження документа.

Таблиця

Існує декілька форм реєстрації документів: централізована, децентралізована і змішана. При централізованій системі створюється єдиний довідковий центр роботи з документами. Децентралізована система передбачає реєстрацію в місцях створення чи виконання документів. З урахуванням особливостей підприємства може застосовуватись і змішана система, коли одна частина документів реєструється централізовано, інша -- у структурних підрозділах.

У невеликих комерційних підприємствах найчастіше практикується централізована система реєстрації. Однак вона завжди повинна бути одноактна. Зареєстрований документ не може реєструватися повторно в процесі його обігу в середині підприємства.

Документи при реєстрації розподіляються на декілька груп, кожна з яких реєструється окремо:

· вхідні документи;

· вихідні документи;

· внутрішні документи;

· комерційні контракти;

· документи з грифом "КТ" ("Конфіденційно", "Комерційна таємниця").

1.2 Робота з вихідними документами

Документи, які відправляються з підприємства, називаються вихідними.

Оброблення вихідних документів включає ряд операцій:

· складання проекту документа;

· узгодження проекту документа;

· перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

· підписання документа керівником (затвердження в необхідних випадках);

· реєстрація документа;

· відправка документа адресату;

· підшивання другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складає виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар-референт підприємства.

Вихідні документи оформлюють у двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, які складаються в одному примірнику.

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється в день одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

· правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

· правильність зазначення адреси кореспондента;

· наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

· наявність віз на копіях документів, що залишаються в справах;

· наявність на документі позначки про додатки;

· відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах-авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.

У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата вказується спочатку номер будинку, вулиця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс.

Можливе застосування конвертів з невеличким пластиковим віконцем. Головне при цьому -- визначити, щоб місце написаної адреси на листі відповідало розмірам віконця.

У правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказують порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції.

Документи, які доставляє кур'єр, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.

Копію супровідного листа підшивають до справи на загальних підставах.

Усю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення структурні підрозділи або виконавці передають у конкретно визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи

2. Документообіг в підприємстві

2.1 Поняття про документообіг підприємства

Під документообігом розуміють рух документів у підприємстві з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправки на архівне зберігання.

ЄДСД встановила основні принципи організації документoo6iry -- проходження документів у підприємстві повинно бути оперативним, цілеспрямованим, тобто виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: прийняття i реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка i передача справ до архіву.

Основу правильної організації o6iry документів становить чітке розмежування функцій та обов'язків між працівниками підприємства.

Класифікація документів -- це розподіл усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.

Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:

· за назвою видів документів, наприклад: "Акти", "Накази", "Контракти";

· за змістом документів;

· за об'єктами;

· за грифом обмеженості доступу до документів, що містять комерційну (або державну) таємницю.

Можуть бути й інші ознаки класифікації. Це залежить від конкретних умов діяльності конкретної організації чи фірми.

Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.

Номенклатура справ -- це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства. Вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки. Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання.} наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.

Для визначення розділів номенклатури використовують ся назви структурних підрозділів підприємства, а за їхньої відсутності -- напрями діяльності фірми або посад керівники і спеціалістів.

На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інформаційно-довідкові документи. У кінці розділів -- журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ повинні бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.

Номенклатуру справ підписує секретар-референт і затверджує керівник підприємства. Номенклатура складається, як мінімум, у трьох примірниках: перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи із справами, третій передається до архіву підприємства.

Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі і функціях підприємства.

При формуванні справ рекомендується дотримування таких вимог:

· документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

· статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;

· контракти підприємства розподіляться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група -- комерційні контракти; друга -- трудові контракти з працівниками;

· накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;

· особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;

· документи обмеженого доступу з грифом "КТ" або"Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.

Закони України, інші рішення Верховної Ради України та її Президії; укази Президента України; постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; пропозиції і зауваження депутатів, висловлені на сесіях Верховної Ради України; рішення і розпорядження виконкомів місцевих Рад народних депутатів; накази керівника установ; рішення колегіальних органів установ -- відповідно до встановлених строків.

Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України -- до двох місяців, якщо комісіями не встановлено інший строк. Запит депутата Верховної Ради України на сесії Верховної Ради -- не більше ніж у 3-денний строк.

Пропозиції та заяви депутатів Верховної Ради України -- до одного місяця, а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки -- невідкладно.

Пропозиції, рекомендації і зауваження, що містяться в рішеннях на адресу підприємств, установ і організацій вищого підпорядкування, розміщених на території відповідної Ради; рекомендації постійних комісій місцевих Рад -- у строки, встановлені законами про місцеві Ради народних депутатів України.

Критичні зауваження і пропозиції, висловлені в пресі одного місяця.

Пропозиції громадян -- у строк до одного місяця, за винятком пропозицій, що потребують додаткового вивчення.

2.2 Контроль за виконанням документів

Реєстрації документа -- це одночасно і початковий етап контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні функції при цьому нерозривно пов'язані і здійснюються за допомогою згаданих журналів і карток. Часто користуються спеціальною контрольною картотекою, у яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця. У контрольній картотеці картки розміщують за датами виконання документів, що дає можливість здійснювати контроль кожного дня.

Основна мета контролю -- забезпечити виконання тих документів, що за дорученням керівника взяті на контроль.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Йому підлягає виконання всіх зареєстрованих документів.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані в розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є виконавець, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Строки виконання документів вираховуються в календар них днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження для вхідних. Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках строки виконання документів не повинні перевищувати і0 днів. Триваліші строки встановлюються для документів, складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлює для найбільш важливих документів керівник установи. Кінцева дата виконання фіксується в тексті документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його потрібно дотримувати ся. Зміна строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки -- прийняттям нового акту, індивідуальні -- керівником, який його встановив.

Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менше ніж за три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з'ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається невиконаним у строк. Припинити виконання документів або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація -- автор документа і орган державного нагляду.

Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.

Контроль за виконанням документів включає:

· постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

· перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

· попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

· облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

· інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

· повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

· зняття документів з контролю;

· формування картотеки виконаних документів

Контроль за виконанням документів відображається у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляють при взятті документів на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки документа, що підлягає контролю, ставиться штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується в контрольну картотеку.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, виконавцями, групами документів (накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" контрольної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25000 документів на рік періодично складаються і надсилаються в структурні підрозділи-виконавці переліки документів, не виконаних у встановлений строк. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі зі значним документообігом контроль за виконанням документів може провадитись за допомогою комп'ютерної і електронно-обчислювальної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення напоказ шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматичному контролю виконання підлягають документи зі строком виконання не менше ніж 5 днів.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли постав лені в ньому питання вирішені і кореспонденту дана повна відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю; зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про ви конання документа і зняття з контролю вносять у контрольну картку.

За автоматизованої форми контролю після виконання документа виготовляють машинограму, яку використовують у довідковому дублюючому масиві (директорії, файлі), що пере дається на зберігання до відомчого архіву одночасно з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи, на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліпшення роботи. Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, подаються за встановленою формою.

Листи, заяви, пропозиції та скарги громадян надходять у різні установи: органи влади, міністерства та відомства, редакції газет і журналів, на радіо і телебачення. Люди сигналізують про порушення законів і недоліки в роботі установ, беруть безпосередню участь у зміцненні законності та правопорядку, висловлюють погляд на важливі питання.

Пропозиції, скарги і заяви громадян надходять в установи як в усному, так і письмовому вигляді. Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вручатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у великих установах. Усні -- висловлюються на особистому прийомі чи передаються телефоном. Останні узагальнюються в письмовому вигляді довідки чи в іншій формі.

Усі скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці.

Принцип реєстрації пропозицій, скарг, заяв подібні до принципу роботи зі службовими документами. Реєстрації підлягають усі пропозиції, скарги і заяви, що надходять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа (наприклад, скаргу гр. Лисенко під №83 записують таким чином: Л-83).

Картотека заяв, пропозицій і скарг ведеться окремо від картотеки інших видів документів. Картки розташовують за прізвищами заявників в алфавітному порядку. В разі необхідності алфавітну картотеку можна розподілити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині -- за прізвищами (згідно з алфавітом).

Під час реєстрації первинного надходження заяви, скарги тощо картку заповнюють повністю, за винятком деяких коло нок. У колонці "Кореспондент" пишуть прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи чи домашню адресу громадян. У разі повторного надходження заяву реєструють у тій самій картці в спеціально передбачених графах.

У ряді випадків ведуть журнали реєстрації пропозицій, за яв і скарг. Заповнення граф журналу проводиться аналогічно заповненню граф єдиної реєстраційної картки.

Інколи надходять повторні листи громадян з одного й того самого питання. Доводиться перегортати журнал, щоб установити, чи заява не повторна. Бувають випадки пропусків при перегляді журналу, що веде до нової реєстрації документів і направлення їх на розгляд іншим виконавцям.

Про надходження та результати розгляду пропозицій, за яв і скарг громадян в установах І і II категорій щомісяця скла дають окреме зведення, ІІІ і IV категорій -- заповнюють спеціальну графу в єдиній щомісячній довідці про виконання документів. Ці дані використовують для узагальнення та аналізу.

Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги передаються керівникові установи, який призначає виконавця.

Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян. У розгляді пропозицій, заяв, скарг велике значення мають терміни виконання. Розгляд заяв і скарг громадян в усіх органах не повинен перевищувати один місяць. При цьому заяви і скарги, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, підлягають розгляду невідкладно, в усякому разі не пізніше. і5 днів з дня надходження. Керівник установи може продовжити термін розгляду заяви чи скарги, але не більше ніж на один місяць, повідомивши про це заявникові в п'ятиденний строк. Термін розгляду питань, що містяться в пропозиціях, заявах тощо, рахується з моменту їх надходження в організацію.

Заяви чи скарги, що надійшли до установи, яка не вирішує даних питань, не пізніше ніж у п'ятиденний строк пересилаються до відповідного закладу, з повідомленням заявника. На особистому прийомі в такому випадку громадянам дається роз'яснення, куди їм потрібно звернутися.

Усі скарги, заяви, пропозиції треба розглядати вчасно, у їх вирішенні не припускати тяганини. Категорично забороняється направляти скарги громадян для розгляду посадовим особам, дії яких оскаржуються.

Посадові особи, вирішуючи питання, зазначені в пропозиціях, заявах та скаргах, зобов'язані уважно розібратися в їх суті, винести обґрунтовані рішення, забезпечити їх оперативне і правильне виконання, повідомити громадянам про прийняті рішення, вчасно виявити та усунути причини, які породжують порушення прав громадян.

Особистий прийом громадян. Добре організований особистий прийом, уважне ставлення керівників установ, підприємств, працівників місцевих органів влади до повсякденних потреб і запитів громадян значною мірою знижує кількість заяв і скарг, що надходять у різні державні органи та громадські організації.

Кожна установа повинна мати книгу для запису в стислій формі ім'я та по батькові відвідувача, суті його заяви та напряму розгляду справи.

Прийом громадян проводиться у встановлені і доведені до їх відома дні та години, в основному зручні для них, в разі необхідності -- у вечірні години. Відповідальність за проведення прийому громадян покладається на керівників установ, організацій, підприємств.

Велике значення мають форма прийому, обставини, з яких він проходить, вміння керівника вислухати відвідувача, зрозуміти суть скарги чи заяви, чуйне, уважне ставлення до співрозмовника тощо. Тому до прийому громадян слід ретельно готуватися: продумати його дні і години, підготувати приміщення, створити ділову атмосферу. Відповідальний за прийом повинен фіксувати все, про що говорив заявник, і рішення, яке прийняв керівник установи.

Облік прийому громадян ведеться на спеціальній картці, що містить такі реквізити:

· порядковий номер, дата прийому;

· ім'я, по батькові, прізвище та адреса заявника;

· зміст заяви; (Картка Додаток і)

3. Основні вимоги сучасного діловодства

3.1 Організація діловодства в установі

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл оброблення та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, його автоматизації залежні, ефективність управління в цілому.

Документування -- це створення документів, тобто їх підготовка, складання, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами -- це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг -- рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік.

Швидкість документообігу залежить від якості документального обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до і0 тис. документів на рік (IV категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад і00 тис. одиниць на рік.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Орієнтовній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документального забезпечення державного управління і діловодства надають установи державної архівної служби України, які розроблюють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.

3.2 Структура та функції служби діловодства

Загальне керівництво організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівникові.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації та автоматизації документальних процесів тощо.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

· управління справами -- в міністерствах, відомствах, корпораціях;

· загальний відділ -- у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

· канцелярія -- в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бюро; архів. Організаційно і методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів та обчислювальний центр.

Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов'язки -- посадовими інструкціями.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Відповідно до цих завдань служба діловодства:

· розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

· організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документальне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

· організовує роботу з пропозиціями, заявами та скаргами громадян;

· організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

· здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

· контролює якість підготовки та оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів щодо скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

3.3 Управління службою діловодства

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу (без вимог до стажу роботи) або середню спеціальну (зі стажем роботи не менше трьох років) освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи в службі діловодства не менше ніж три роки.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи.

За характером діяльності керівник служби діловодства тісно взаємодіє:

· з керівниками структурних підрозділів установи і підвідомчої мережі: з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів,

· діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

· з юридичною службою: з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

· зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування: з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутового обслуговування працівників служби.

У межах своєї компетенції він також може вступати у взаємовідносини з іншими установами з питань роботи з документами.

Для виконання обов'язків керівнику служби діловодства надається право:

· контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в установі та підвідомчій мережі;

· доповідати керівникові установи про стан роботи з документами, подавати документи для розгляду;

· вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, їх заохочення і накладання на них стягнень;

· залучати спеціалістів структурних підрозділів та підвідомчої мережі до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

· запитувати від структурних підрозділів і установ підвідомчої мережі відомості, які необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

· вживати заходів щодо скорочення зайвої документальної інформації в установі та підвідомчій мережі, контролювати цей процес;

· підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;

· застосовувати санкції в усіх випадках, порушення підрозділами і службовими особами установи встановлених правил роботи з документами;

· повертати виконавцям документи, підготовлені з порушенням установлених вимог, і вимагати їх доопрацювання;

· затверджувати положення про структурні підрозділислужби і посадові інструкції її працівників;

· брати участь у засіданнях колегії, нарадах, які проводить керівництво установи.

У разі звільнення працівника, його відпустки чи відрядження всі невиконані службові документи за вказівкою керівника передаються для виконання особі, що його заступає, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.

На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни.

Враховуючи те, що в окремих галузях діяльності має місце певна специфіка в організації та веденні діловодства, на основі ЄДСД та ДСТУ розроблені та затверджені галузеві інструкції з діловодства, наприклад, "Інструкція з діловодства в центральному апараті Міністерства торгівлі та зовнішніх економічних зв'язків України", "Інструкція з діловодства у структурних підрозділах Антимонопольного комітету України" тощо.

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення. Документи в багатьох випадках є головним аргументом у суперечливих ситуаціях, підтверджуючи тим самим первинне визначення терміну "документ" як "спосіб доказу", "взірець".

Безладдя в зберіганні документів може обернутися ризиком загубити цінну інформацію, що негативно вплине на діяльність комерційного підприємства.

Помилки при веденні кадрової документації, яка фіксує трудові відносини працівників з підприємством та підтверджує їхню заробітну плату або трудовий стаж, посади, не просто показують неповагу до співробітника, а є порушенням КЗПП України.

Керівники підприємств несуть персональну відповідальність за склад, збереження та правильне оформлення документів.