Правила оформления методических инструкций

Размещено на http://www.allbest.ru/

Порядок разработки методических инструкций

Оглавление

Введение

Разработка методической инструкции

Оформление методической инструкции

Содержание и структура методической инструкции

Предисловие

Область применения

Содержание

Нормативные ссылки

Термины, определения

Обозначения и сокращения

Основные положения

Ознакомление

Приложения

Изложение текста методической инструкции

Заключение

Список используемой литературы

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Введение

Методическая инструкция (МИ)-- документ, устанавливающий единые нормы и правила выполнения отдельных видов работ, поясняющий требования стандарта и не вошедшие в него в силу специфики работ, а также осуществление контроля по их выполнению[1]. Одной из главных проблем является то, что правила к методическим инструкция не нормированы какими-либо нормативными документами. Организации сами решают эту проблему. Целью моей работы является установление правил оформления, содержания, построения методических инструкций. Немаловажным является и то кем они могут разрабатываться и кем принимаются. Анализ технологии разработки таких нормативных документов как методическая инструкция позволит более глубоко понять все нюансы разработки более сложных документов, таких как технические условия, стандарты организаций, и, наконец, национальные стандарты. Так же, в своей работе я хочу установить отличие методических инструкций от стандартов организации. В ходе работы будут приведены примеры различных методических инструкций, а так же связанных с ними нормативных документов.

Разработка методической инструкции

Чаще всего методические инструкции регламентируют порядок проведения работ на предприятии, а стандарты организаций, в свою очередь, могут разрабатываться на продукцию, процессы и услуги, оказываемые в данной организации. В отличии от стандартов организации.

Методические инструкции разрабатываются непосредственно в организации по инициативе заинтересованных должностных лиц, в то время как разработчиком стандартов организации является отдел по стандартизации предприятия. Кроме того, руководство предприятия вправе поднять вопрос о необходимости разработки той или иной методической инструкции, и дать указания к разработке в соответствующее подразделение, к компетенции которых относится данный вопрос (в ряде случаев отдел по стандартизации предприятия). В данном случае оплата работ производится из бюджета предприятия. В случае необходимости руководство предприятия может привлечь к разработке методической инструкции специалистов сторонних организаций. Методическая инструкция может разрабатываться любым структурным подразделением предприятия. Разработчиком может являться как один работник структурного подразделения предприятия, так и группа работников. После принятия решения о разработке методической инструкции разработчиком издается распорядительный документ, устанавливающий цели, сроки и направления разработки методической инструкции[2]. Так же разработчик должен составить план работ по разработке методической инструкции, который утверждается руководителем структурного подразделения, на которого возложена ответственность за разработку инструкции. Разработчик в дальнейшем должен следовать составленному плану.

Далее разработчиком подготавливается проект методической инструкции с приведением технического и экономического обоснования необходимости разработки данной инструкции. Данный проект проходит экспертизу юридической службы предприятия либо подлежит внешнему аудиту (проверка независимыми экспертами). Так же проект обязательно должен пройти обязательную экспертизу экономической и технической обоснованности разработки, для установления затрат на внедрение, выгоды от внедрения, улучшения качества работы предприятия. Результат экспертизы может быть положительным или отрицательным.

При положительных результатах экспертизы, проект оформляется как действующая методическая инструкция. Инструкция должна быть утверждена руководителем предприятия либо руководителем структурного подразделения. Часто методическую инструкцию согласуют с техническим комитетом по стандартизации, за которым закреплено данное предприятие. Далее разработчик, за счет предприятия, распространяет копии методической инструкции в предназначаемые структурные подразделения. Оригинал же хранится в отделе по стандартизации, либо в службе по делопроизводству.

При отрицательных же результатах экспертизы, проект методической инструкции отклоняется и передается на доработку разработчику.

Если для внедрения методической инструкции необходимо изменить или отменить иные нормативные документы, действующие на предприятии, то руководитель разработки одновременно с разработкой проекта обеспечивает подготовку обоснованных предложений по пересмотру, изменению или отмене действующих нормативных актов.

При составлении методической инструкции, связанной с порядком работы на предприятии, разрабатываемый орган должен направить проект инструкции в профсоюз предприятий, отстаивающий интересы большинства служащих.

После принятия методической инструкции руководство предприятия обязано производить контроль над выполнением ее требований, и обеспечить ее своевременную актуализацию.

Оформление методической инструкции

В целом, методическая инструкция является одним из нормативных документов организации или предприятия. Поэтому, к ее оформлению предъявляются те же требования что и к другим нормативным документам. На организации могут быть созданы собственные правила оформления, но, зачастую, используются положения, изложенные в национальном стандарте ГОСТ Р 6.30 [3] Хочу отметить, в оформлении методической инструкции много общего с оформлением национального стандарта и стандартов организации. Несмотря на то, что правила оформления для методических инструкции нигде не регламентированы, разработчик чаще всего использует положения ГОСТ Р 1.5, но существует и ряд особенностей, которые далее я хочу рассмотреть.

Для оформления методических инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов организации или предприятия. Банк методической инструкции должен содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Гриф утверждения является обязательным для методических инструкций. Гриф утверждения ставится на титульном листе инструкции[3]. Стандарт ГОСТ Р 6.30 устанавливает следующий вид грифа утверждения:

По необходимости на титульном листе методической инструкции может размещаться гриф согласования. В обязательном порядке оба грифа должны быть заверены печатями организации.

Помимо грифа утверждения, на титульном листе должно указываться название организации, в которой применяется данная методическая инструкция и эмблема этой организации (если организация не государственная). По ГОСТ Р 6.30 эмблема организации размещается на документе согласно уставу организации (в рассматриваемом случае, чаще всего в левом верхнем углу титульного листа). Название должно быть указано полностью, с указанием адреса расположения и контактной информации. В названии организации не допускается использовать сокращения, должен присутствовать код организации по ОКПО, стоящий после названия организации. На титульном листе может указываться разработчик инструкции, его фамилия, имя и занимаемая должность. Пример оформления титульного листа представлен в Приложении 2

Методическая инструкция может оформляться как на чистых листах, так и на бланках организации с нанесенными на него реквизитами. При оформлении методической инструкции на бланке организации должен использоваться бланк конкретного вида документов. ГОСТ Р 6.30 устанавливает, что каждый бланк организации должен иметь поля: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Название методической инструкции располагается в центре титульного листа. Чаще всего, аналогично с национальными стандартами, название выделяют жирным шрифтом. Под название, так же выделяя жирным шрифтом, указывают двухзначный номер методической инструкции. Номер присваивают в порядке издания методической инструкции. Год издания указывают после номера через дефис. На последней строчке титульного листа указывается город, в котором была принята данная инструкция и год ее опубликования.

При печати инструкций используются листы из белой, плотной бумаги формата А4. Текст инструкции должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного цвета.

Текст методической инструкции дожжен быть выполнен с использованием гарнитуры шрифта Times New Roman. Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту инструкции. Допускается использовать любые сокращения, любые символы и буквы любых алфавитов. Расстояние между заголовком раздела и предыдущим или последующим текстом, а также между заголовками раздела должно быть равно не менее чем четырем высотам шрифта, которым набран основной текст инструкции.(ГОСТ 1.5) Каждая страница, кроме титульного листа, должны быть пронумерована. В нумерации страниц допускается использовать любое расположение цифр, но предпочтительным является расположение в правом верхнем углу. Каждый новый раздел инструкции выделяется заглавными буквами и ему присваивается порядковый номер. Дополнительно к выделению заглавными буквами может добавляться выделение жирным шрифтом. Расположение названия раздела может быть произвольным: либо выровнено по левому краю, либо по центру. Название подраздела так же выделяется полужирным шрифтом, но не выделяется заглавными буквами. Располагается название подраздела строго по левому краю.

В методической инструкции допускается использовать приложения в виде графиков, таблиц, диаграмм, схем, формул и т.п. Приложения располагают после текста инструкции. Обозначение приложения используется те же правила, что и в обозначении разделов. Текст приложения не должен отличаться от текста методической инструкции. Приложения обозначаются буквами русского алфавита или арабскими цифрами. Отметку о наличии приложения указывают в содержании с указание номера страницы.

В методической инструкции обязателен раздел «Ознакомление» (Приложение 3). Его оформляют в виде таблицы, содержащую столбцы фамилии сотрудников, для которых предназначается данная инструкция, подпись и примечания.

методическая инструкция нормативный документ

Содержание и структура методической инструкции

Приступая к рассмотрению требований к содержанию методической инструкции, прежде всего, уточню, что под содержанием следует понимать всю включенную в документ информацию. В свою очередь, основным информационным компонентом инструкции является ее текст. Текст методической инструкции должен содержать достоверную информацию, не противоречить другим, ранее изданным документам предприятия, а так же нормативно-правовым документам, законодательству РФ. Текст инструкции должен быть структурирован и разделен на соответствующие разделы. Структурные элементы должны быть взаимосвязаны и отражать всю необходимую информацию о назначении, области применения и сущности инструкции. Так же в методической инструкции должны приводиться сведения используемых, при составлении, иных нормативных документов, стандартов, правил и норм. Текст инструкции может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел и пункт должен быть пронумерован арабскими цифрами. Содержание приложений может быть представлено в виде связанного текста, таблиц, анкет, графиков, иллюстраций или их комбинации. Выбор конкретного способа представления, как правило, определяется функциональным назначением приложения.

Текст методической инструкции можно разделить на 3 части: вводная часть, основная часть и заключение. Вводная часть содержит основную информацию об инструкции: область применения и распространения, используемые документы, назначение инструкции, указываются причины разработки (Предисловие, Область применения, Содержание, Нормативные ссылки). Основная часть - суть документа (Основные положения). Содержит основные нормативные положения методической инструкции, может быть представлена разделенной на несколько разделов, либо в виде одного раздела, разделенного на пункты. Заключительная часть методической инструкции представлена в виде приложений и элемента «Ознакомление». Название разделов, подразделов, пунктов могут иметь названия, выраженные именем существительным в именительном падеже, и должны в краткой форме отражать содержание соответствующих элементов. Названия подпунктов должны быть согласованы с названием пунктов.

Все части методической инструкции могут быть структурированы по абзацам и пунктам. Структуризация по абзацам характерна для основной части методической инструкции, а структуризация по пунктам - для вводной части и заключения. Структуризация приложения зависит от способа представления информации в составе приложения.

Текст методической инструкции составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

В тоже время в международных организациях, действующих на территории РФ, текст инструкции может составляться на русском или английском языках или языке страны, в которой зарегистрирована организация[4].

Перейдем к подробному описанию составных элементов методической инструкции.

Предисловие

В предисловии методической инструкции приводят сведения об организации, в которой действует инструкция, сведения о данной инструкции, область распространения и документы, в соответствии с которыми она была разработана. «Предисловие» размещают на следующем листе после титульного листа. Данный элемент является не обязательным и чаще всего его объединяют с элементом «Область применения».

Область применения

В разделе «Область применения» методической инструкции рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции, порядок ее применения. В данном разделе могут указываться документы, в соответствии с которыми была разработана инструкция. Это могут быть документы системы менеджмента качества предприятия, нормативные документы предприятия, рекомендации или стандарты. Данный элемент размещается на следующем листе после титульного листа, либо, при наличии элемента «Предисловие», на следующем листе после элемента «Предисловие».

Содержание

В элементе «Содержание» методической инструкции должны указываться наименования разделов и приложений, их обозначение и начальную страницу.

Нормативные ссылки

В данном разделе приводятся ссылки на все нормативные документы, используемые при составлении методической инструкции. Элемент «Нормативные ссылки» приводят если в тексте инструкции даны ссылки на стандарты, технические условия и другие документы. Порядок перечисления ссылок аналогичен со стандартами, то есть:

Национальные стандарты

Стандарты организации

Технические условия

Другие нормативные документы (инструкции, рекомендации, правила)

Перечень ссылочных нормативных документов начинают со слов: «В настоящей методической инструкции использованы ссылки на следующие нормативные документы:» Все ссылочные документы должны быть указаны с полным наименование, обозначением и годом принятия. Нормативные ссылки располагают по старшинству: начиная с национальных стандартов, заканчивая рекомендациями и иными инструкциями. Названия нормативных документов располагают в алфавитном порядке.

Элемент «Нормативные ссылки» размещается после элемента «Область применения»

Термины, определения

В этом элементе приводят по необходимости все термины и определения, применяемые в данной инструкции. Термины и определения могут быть как стандартизованными, так и не стандартизованными. Если термин и определения являются стандартизованными и используются в каком либо стандарте, то в скобках, после определения, указывают данный документ. По аналогии со стандартами, определения должны быть краткими и максимально точными.

Обозначения и сокращения

Если в тексте методической инструкции используется значительное количество обозначений и сокращений, то для их установления используют элемент «Обозначения и сокращения». Заглавными буквами обозначается сокращение или обозначение и через дефис приводится расшифровка. Чаще всего данный элемент объединяютс элементом «Термины, определения» и называют - «Термины, определения, обозначения и сокращения». Термины и определения должны располагаться в алфавитном порядке. Указание общепринятых и часто используемых сокращений не обязательно.

Основные положения

Основные положения методической инструкции могут оформляться в виде разделов, содержащих основные нормативные положения инструкции. Так же основные положения могут оформлять в один раздел «Основные положения» с разделением на пункты и подпункты. Раздел «Основные положения» является основным в инструкции, развернуто отражает все аспекты, установленные в разделе «Область применения». Положения данного раздела должны основываться на научных достижениях и на практическом опыте, должны соответствовать области распространения данной инструкции, обеспечивая выполнение задач поставленных перед разработчиком инструкции.

Ознакомление

Данный раздел обычно представлен в виде таблицы, содержащей фамилии работников, которым предназначена инструкция, и их должность. Обязательным в таблице является столбец «Подпись». Работник обязан расписаться под своей фамилией после ознакомления и методической инструкцией. После подписания на работника возлагается ответственность по выполнению данной методической инструкции. Раздел «Ознакомление» может быть представлен как отдельный раздел в документе, так и в качестве приложения.

Приложения

Материал, дополняющий основную часть документа, оформляется в виде приложения. В приложении материал приводится в виде таблиц, графиков, иллюстраций. Приложения пронумерованы либо озаглавлены буквами русского или латинского алфавитов. Каждое новое приложение начинают с новой страницы. Приложение должно иметь заголовок. В тексте методической инструкции обязательны ссылки на приложения. По аналогии с национальными стандартами, по статусу приложения могут быть обязательными, рекомендуемыми или справочными. Информация о статусе приложения должна указываться в скобках под номером приложения.

Изложение текста методической инструкции

Текст методической инструкции должен быть изложен в служебно-деловом стиле, точным, не допускать различных толкований и понятный для пользователей методической инструкции. Стиль изложения - это разновидность письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других[4]. В контексте данного определения служебно-деловой стиль следует рассматривать как способ письменного изложения управленческой информации в составе соответствующих документов. Приведу наиболее характерные черты служебно-делового стиля:

Подчеркнутая официальность

Лаконичность, ясность и точность изложения

Нейтральный тон изложения, предполагающий отказ от разного рода «лирических отступлений», эпитетов и многословия.

Использование терминов в содержании инструкции должно быть по возможности ограничено областью распространения инструкции. То есть, используемый термин должен относиться только к той сфере, для которой была составлена методическая инструкция, причем применять их следует только в однообразном, общепринятом толковании. Недопустимо использовать различные определения термина, отступление от того определения, которое было дано в элементе «Термины, определения».

В тесте методической инструкции допускается использование сокращений, позволяющих обеспечить необходимую компрессию текста. Все используемые сокращения и их расшифровка, как было сказано выше, должны быть представлены в элементе «Обозначения и сокращения». Но, в то же время, следует отметить, что неумеренное использование большого количества сокращений может привести к перегрузке текста и усложнению его для восприятия. Общепринятые и часто используемые сокращения могут не приводится в элементе «Обозначения и сокращения» (МЧС, ТЭЦ, НИИ, ВУЗ и пр.). Однако, не допускается использовать слоговые сокращения (тех-ред, главбух, завсклад и пр.).

Основные положения инструкции должны четко соответствовать цели ее разработки, установленных в элементе «Предисловие». Текст элемента «Основные положения» должен касаться только области применения данной методической инструкции. Не должны присутствовать различные отступления.

Допускается разделение текста на подразделы. Каждый подраздел должен быть пронумерован и иметь название[5]. Опять же, текст раздел должен соответствовать своему названию. К примеру, в методической инструкции «Определение однородности партии пищевых продуктов и продовольственного сырья - продукции растениеводства и животноводства при проведении радиационного контроля» текст «Основных положений» разделен на 5 подразделов, содержание каждого соответствует его названию. Подраздел «Средства измерения» приводит перечень средств измерения, используемых для радиационного контроля продукции.

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания…») или в безличной форме (например, «Установленный факт неоднородности отмечается в журнале или протоколе испытаний и партия подлежит разделению на несколько однородных групп»)[6].

Заключение

Подводя итог своей работы, хочу отметить, что в технологии разработки методических инструкций много общего с разработкой национальных стандартов. Это и оформление, как национальные стандарты так и методические инструкции оформляются согласно положениям ГОСТ 1.5, и порядок разработки, методические инструкции так же как и стандарты разрабатываются на основании приказа руководства и согласно плану работ. Аналогично методическая инструкция, как и стандарт организации, может быть использована иными предприятиями, но только с разрешением организации-разработчика. Методические инструкции и стандарты организаций даже излагаются в одинаковом стиле. Но существуют и различия, которые были мною установлены. Например методические инструкции, в отличии от стандартов организаций разрабатываются чаще всего на правила проведения отдельных видов работ ( методика определения однородности партии продукции; управление записями и тп), в то время как стандарты организаций разрабатываются на технологические процессы, проходящие на предприятии, услуги и выпускаемую продукцию. Так же, в отличии от стандартов организации методические инструкции разрабатываются любым структурным подразделением предприятия и любым лицом, а ответственность за разработку стандартов организации лежит на отделе по стандартизации на предприятии. Не существует определенных требований и к структуре методической инструкции. Обязательными элементами являются только титульный лист, область применения и лист ознакомления.

Список используемой литературы

ГОСТ 1.5 - 2002 Межгосударственная система стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. - Введ. 2002-09-01. - М.: Изд-во стандартов, 2002. - 160с.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 19с.

Кадровик. Кадровое делопроизводство: информ. журн. / - М.: Панорама, 2007 №2

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - 3-е изд., - М.: Инфра-м, 2008 г. - 320 с.

МИ 1.1. Порядок разработки положений о подразделении ЯГУ. - Введ. 2006-12-06. - Ярославль: Издательство ЯГУ, 2006. - 7с.

МИ 2.1 - 2006. Определение однородности партии пищевых продуктов и продовольственного сырья -продукции растениеводства и животноводства при проведении радиационного контроля. - Введ. 2006-12-17. - Гомель, Республика Белорусь: НИРУП «Институт почвоведения и агрохимии», Изд-во НИРУП «Институт почвоведения и агрохимии» 2006. - 28с.

МИ 4.2-СП1.МИ02-2008. Общие требования к структуре содержанию, оформлению и утверждению должностных инструкций. НГУ. - Введ. 2008-07-11. - Новосибирск: Издательство НГУ, 2008. - 12с.

Положение о разработке и принятии локальных нормативных актов ОАО «Арго»: положение организации. - Введ. 2005-11-23. - Ржев: 2007 17с.

Рогожкин М.Ю. Справочник делопроизводства. - 3-е изд., - СПб.: Питер, 2011г.-178с.

Санкина П.В. Правила составления и оформления инструкций / П.В. Санкина //журн. Справочник кадровика. - 2009. - №9

СТО СМК 4.2.01-10 Система менеджмента качества. Управление документацией. МЭИ (ТУ). - Введ. 2010-02-11. - М.: Издательство МЭИ (ТУ), 2010. - 38с.

Приложение 1

Блок-схема

Порядок разработки методических инструкций

Приложение 2

Оформление титульного листа методической инструкции

Приложение 3

Структура текста методической инструкции

Приложение 4

Лист ознакомления с методической инструкцией в подразделении

Размещено на Allbest.ru