Діяльність архівів

12

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Архівознавство як наука і навчальна дисципліна.

2. Поняття про сукупний архівний фонд України.

3. Планування, звітність та економічна діяльність архівів.

Список використаних джерел

1. Архівознавство як наука і навчальна дисципліна

Архівознавство - наука, яка висвітлює політичні, науково-правові і практичні питання організації архівних документів і роботи архівних установ. Ця наука є основна із наукових дисциплін, що входять в поняття архівознавства. Вона розробляє принципи і методи відбору організаційних документів, які належать архівному зберіганню, забезпечує повне збереження матеріалів. Систему інформації про зміст документів і забезпечує всестороннє використання цих документів.

Архівознамвство (від лат. archivum -- письмосховище) -- наукова дисципліна, яка вивчає історію, теорію та практику архівної справи, її правові та економічні засади, пов'язана з археографією та іншими спеціальними історичними дисциплінами.

Архівознавство виникло з потреби досліджувати історію розвитку архівної справи, узагальнити практичний досвід роботи державних архівів, виробити наукові методи зберігання, обліку і всебічного використання архівних документальних матеріалів. Архівознавство розробляє питання наукового упорядкування архівних документів: визначення їх фондової належності, принципів систематизації, описування і складання науково-довідкового апарату, що розкриває зміст і склад документальних матеріалів архівних фондів. Архівознавство науково обґрунтовує експертизу архівних документів, щоб на постійне зберігання в архівах залишити тільки матеріали, які мають наукове, політичне і практичне значення.

Як наукова дисципліна архівознавство сформувалося в середині ХІХ століття і пов'язане з діяльністю археографічних комісій, заснуванням Центру архіву давніх актів у Києві (1852), історичного архіву у Харкові (1880) та історичного, архівно-бібліотечного відділу Генерального секретаріату в справах освіти (1919). У радянські часи питаннями архівознавства займалися центральні та місцеві архівні установи, які з 1937 по 1960 підпорядковувалися НКВС-МВС, а також кафедра архівознавства Київського університету (з 1944). Наукові дослідження висвітлювалися на сторінках фахових періодичних видань та наукових збірок. Наступним етапом у розвитку архівознавства стало відновлення державності України, демократизація архівної справи, ухвалення закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» (1993), заснування фахових НДІ.

Об'єкт архівознавства - система архівних установ, документальні ресурси на паперових та інших носіях, органи управління архівами, науково - дослідні заклади.

Серед об'єктів архівознавства чільне місце займають комплекси архівних документів, фонди. Архівні документи відбирають, оцінюють, обліковують, описують, зберігають і використовують як інформаційний об'єкт.

Об'єктом українського архівознавства є також архівна україніка, під якою розуміють документальну спадщину українського народу, що відклалася у вітчизняних і зарубіжних архівах, музеях та бібліотеках.

Основна функція архівознавства - розробляти теорію і методику комплектування, обліку, зберігання документів та інформування про них.

Висновок. Отже, архівознавство - це наукова система, яка вивчає історію, теорію і практику архівної справи, її правові та економічні засади, архівний менеджмент і інформаційні системи, принцип формування і використання архівного фонду, технологію зберігання та реставрації документів. Предмет архівознавства - тенденції та закономірності становлення й розвитку архівної справи, наукові принципи роботи з документами, експертизу їхньої цінності, класифікації відбору для зберігання, технології опрацювання і організації користування документами. Теоретичне осмислення цих проблем вироблення методик їхнього вирішення є головним завданням архівознавства.

2. Поняття про сукупний архівний фонд України

архів документ інформація експертиза

Національний архівний фонд - сукупність документів, що мають суспільне, наукове і духовно-культурне значення, тісно пов'язані з історією народу та його держави мають культурну цінність, є надбанням нації і перебувають під опікою держави.

У колишньому Радянському Союзі було встановлено поняття Єдиного державного архівного фонду з метою централізованого обліку, контролю та зберігання документів державного архівного фонду Радянського Союзу, що включав архівні документи УРСР.

Під час розбудови незалежної держави змінилося значення ДАФ, тут загострилися проблеми з підвищенням інтересу до архівних інформаційних багатств. Спостерігалися прояви нігілістичного ставлення, окремих суспільних груп, стало відчутність невідповідність союзних нормативних актів новим суспільним умовам, загострилися відставання від потреб матеріально-технічної бази архівів, виявилася слабкість захищеності архівів. У цій ситуацій потрібно було прийняти новий закон. В грудні 1993р. був прийнятий Закон України “Про національний архівний фонд і архівні установи”. Цей закон забезпечує правовий захист національно-архівного фонду. Він констатував поняття “Національно-архівний фонд” та “архівні установи”, встановили національний архівний фонд юрисдикції держави визначив певний механізм регулювання суспільних відносин, які виникають у зв'язку з його формуванням, обліком, і використанням документальної інформації. Він визначив центральний орган виконавчої влади який від імені держави здійснює управління архівною справою і несе відповідальність за її подальший стан і розвиток.

Цей документ став першим в історії нашої держави законодавчим актом такого рівня який стимулює розвиток держави та правової бази архівної справи.

Основою Українського Національно-архівного фонду стало українська частина державного архівного фонду Радянського Союзу, а також передані на державне збереження Комуністичної партії України і Комсомолу.

1 січня 1990р. налічувалося в Національно-архівного фонду 65 тис. 297 фондів і майже 1 млн. справ.

До національно-архівного фонду відноситься архівні документи незалежно від їх виду, місця і часу створення, виду матеріального носія, інституцій та форм власності на них. Для внесення архівних документів до національного архівного фонду проводиться відповідна експертиза та державна реєстрація документів.

Документи національного архівного фонду є культурними цінностями, що постійно зберігаються на території України, або за її межами і згідно з міжнародними угодами підлягають поверненню в Україну. В складі національного архівного фонду виділяють три основні групи документів:

1. Документальні комплекси, що утворили в різні історичні події на теренах сучасної України в процесі діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування громад і релігійних організацій, підприємств всіх форм власності, окремих осіб, що зберігаються на території України.

2. Документи українського походження, що утворилися за межами України, як результат діяльності української політичної та трудової еміграції, українських військових, культурно-освітніх і наукових установ, громадських об'єднань та окремих осіб і передані у власність України чи її громадян у порядку реституції на підставі дарування, або зберігаються за межами України, і, відповідно до міжнародних угод, підлягають поверненню в Україну в оригіналах або копіях.

3. Документи іноземного походження, що утворилися на території інших держав і за різних обставин опинилися на території України.

Особливо цінні документи - це архівні документи, що містять інформацію про найважливіші події, факти, явища, життя суспільства, не втрачають значення для економіки, культури, науки, духовного життя міжнародних відносин, екології, державного управління та оборони і є неповторними з погляду їх первісного значності і автографічності.

Унікальні документи національно-архівного фонду - це документи, які становлять виняткову культурну цінність, мають важливе значення для формування самосвідомості українського народу, визначають його вклад у всесвітньо культурну спадщину. Ці документи включені до державного реєстру національно-культурного надбання і визначені Положенням про внесення документів Національно-архівного фонду до унікальних, внесенням їх до державного реєстру Національного культурного надбання, а також їх зберігання.

Водночас було створено галузеві державні архіви. Це архіви які активно зберігали документи п'яти галузей:

· Збройних сил,

· Внутрішніх справ,

· СБУ,

· Гідрометеорології,

· геодезії і картографії.

Основна частина документів зберігається у наукових і науково-технічних архівах, науково-дослідних інститутах, наукових центрах України, заповідниках, наукових бібліотеках.

Висновок. Національний архівний фонд - сукупність документів, що мають суспільне, наукове і духовно-культурне значення, тісно пов'язані з історією народу та його держави мають культурну цінність, є надбанням нації і перебувають під опікою держави.

До національно-архівного фонду відноситься архівні документи незалежно від їх виду, місця і часу створення, виду матеріального носія, інституцій та форм власності на них. Для внесення архівних документів до національного архівного фонду проводиться відповідна експертиза та державна реєстрація документів.

3. Планування, звітність та економічна діяльність архівів

Планування є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Головархів, державні архіви областей) і розрахована на тривалий термін. Друга - архівним установам з постійним складом документів. Вони, як правило, складають річні плани.

Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План має дві частини - текстову і розрахункову.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується "Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України", що затверджуються наказом начальника Головархіву України.

Наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства - 450 справ - 1 людино-день; особового походження - 200 справ або 3, 5 тис. арк. - 1 людино-день; страхового фонду - 6 тис. кадрів - 1 людино-день.

Виконання запитів: за документами - 3 довідки - 1 людино-день; за довідковою картотекою - 9 довідок - 1 людино-день.

Підготовка: статті, огляду; наукової доповіді - 1 друк. арк. - 30 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції - 1 друк. арк. - 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє підвищенню продуктивності праці, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт.

Архіви зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог державних адміністрацій, їхні плани можуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів та служб поточного діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи - щоквартально підбивають підсумки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Форма № 1 являє собою паспорт архівної установи, де є дані про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, протяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень. Далі є кількісні характеристики документів на паперовій основі (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фоно документів.

У наступному розділі паспорта вміщено дані про кількість та стан науково-довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інформації, введеної до комп'ютерів тощо). Останній розділ паспорта стосується кадрового складу (всього працівників, у т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших). Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до Головархіву України до 1 лютого.

Форма № 2 - звіт про виконання плану розвитку архівної справи. Складається за основними напрямами діяльності архіву: забезпечення збереженості документів, створення та розвиток науково-довідкового апарату, використання та публікація документів.

До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 1 лютого.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів звітують за формою № 3 про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ - джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 20 січня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма № І-К), та про чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

Архівні установи фінансуються переважно з державного бюджету. Єдиною формою позабюджетних надходжень раніше були кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій.

В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів є товаром. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг. Запити фізичних та юридичних осіб можна виконувати і за плату. Найпоширенішими формами такого використання документів є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються тематичні запити, складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеними є замовлення генеалогічного характеру.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує Головархів України. Ціни за виконані роботи залежать насамперед від категорії документів (унікальні, особливо цінні та інші), і від амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електроенергію тощо. З окремими користувачами документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від економічної діяльності, використовують на матеріальне заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Висновок. Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їхню структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.

Список використаних джерел

1. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2 732-94. - Введ. 01.07.95. - К., 1994. - 33 с.

2. Архівознавство: Підручник для студ. іст. фак. вищ. навч. закладів України/ За заг. ред. Я.С. Калакура та І.Б. Матяш. - К.: Видавн. дім “КМ Академія”, 2002. - 356 с.

3. Крайская З.В. Архивоведение: Учеб. для сред. спец. уч. завед. - М.: НОРМА, 1996. - 222 с.

4. Кулешов С. Документознавство. - К., 2000. - 311 с.

5. Нариси історії архівної справи в Україні/ За заг. Ред. І.Б. Матяш та К.І. Климової. - К.: Видавн. Дім “КМ Академія”, 2002. - 331 с.

6. Романовський В. Нариси з архівознавства: Історія архівної справи на Україні та принципи порядкування в архівах. - X.: Основа, 1997. - 170 с.

7. Хрестоматія з архівознавства: Навч. посіб. для студ. іст. спец. вищ. навч. закл./ Упоряд. Г.В. Боряк. - К.: Вид. Дім “КМ Академія”, 2003. - 408 с.

Размещено на Allbest.ru