Облік розрахунків з постачальниками і підрядниками

Для того, щоб спроектувати систему документообігу, необхідна встановити порядок створення і руху цих документів, а також визначити коло осіб, відповідальних за їх заповнення чи прийняття рішення по них.

Весь документообіг на підприємстві регулює графік документообігу. На ТОВ фірма «Лазорчик» графік документообігу відсутній, тому варто запропонувати підприємству графік документообігу, який передбачає оптимальну кількість підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом і визначає мінімальний строк його знаходження у підрозділі. Головний бухгалтер контролює дотримання графіка виконавцями, а його вимоги обов'язкові для всіх підрозділів і служб підприємства. Сам графік затверджує керівник підприємства своїм наказом. Необхідність складання графіку документообігу полягає у тому, що документуванням господарських операцій займаються не лише працівники бухгалтерії, але й посадові особи технічного відділу. Для цього кожному виконавцю видають витяг із графіка документообігу, в якому наводять перелік первинних документів, які відносять до функціональних обов'язків даного співробітника, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які їх передають, строки і порядок подання первинних документів.

Метою дослідження облікової політики було встановити відповідність внутрішньо фірмових документів системи організації та ведення бухгалтерського обліку економічного суб'єкту діючим законодавчим нормативним актом та статутним документам.

При аналізі даного сегменту у якості джерел інформації були використані:

- наказ про облікову політику;

- положення, що є елементами облікової політики економічного суб'єкту;

- посадові інструкції;

- графік документообігу;

- порядок проведення інвентаризації;

- методичні розробки відділів методології бухгалтерського обліку економічного суб'єкту тощо.

Центральним об'єктом вивчення була документація з облікової політики економічного суб'єкту.

Часто для зручності поточного обліку економічні суб'єкти використовують вільні коди рахунків або коди рахунків бухгалтерського обліку порядку, що відрізняється від загальноприйнятого. Усі такі випадки повинні бути описані в обліковій політиці. Нами було перевірено правильність переносу сальдо по таким рахункам в бухгалтерську звітність.

Окремо вивчалися методологічні питання облікової політики, оцінювалася ефективність їх застосування.

До питань розрахунків та зобов'язань підприємства відносять:

- форми бланків документів, регістрів обліку і звітності;

- порядок укладення договору про повну матеріальну відповідальність;

- порядок проведення інвентаризації розрахунків;

- порядок проведення зобов'язань;

- форми кадрової документації.

В результаті дослідження виявили, що в наказі про облікову політику не звертається уваги щодо поточних зобов'язань. Це свідчить про недосконалу організацію бухгалтерського обліку на підприємстві, про те що наказ був створений лише для наглядності.

Нами пропонується в наказі про облікову політику додати пункт щодо зобов'язань. Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги також має дуже важливе значення і потребує доброї організації в бухгалтерському обліку.

В наказі варто зазначити умови визнання заборгованості відповідно до П(С) БО 11, за якою сумою відображаються в звітності поточні зобов'язання, суми створених забезпечень визнаються витратами, непередбачені зобов'язання обліковувати на позабалансових рахунках за обліковою ціною, кредиторську заборгованість, по якій минув строк позовної давності, відноситься до доходу звітного періоду в першому наступному місяці після пройденого строку позовної давності.

Відповідальним за стан кредиторської заборгованості призначити провідного бухгалтера. Однак на даному підприємстві працює лише два бухгалтера і тому особливої уваги бухгалтери не приділяють кредиторській заборгованості, а особливо розрахункам з постачальниками і підрядчиками.

Тому, нами пропонується ввести в штат ще одну посаду бухгалтера який буде відповідати за ведення розрахунків підприємства. Для цього йому необхідно розробити посадову інструкцію в якій визначаються його обов'язки та права, відповідальність та умови роботи. Запропонований бухгалтер буде відповідати за ведення не лише кредиторської, а й дебіторської заборгованості. В обов'язки даного бухгалтера буде входити слідкувати за станом: довгострокової дебіторської заборгованості; дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги; дебіторської заборгованості за розрахунками; витратами майбутніх послуг; забезпеченнями наступних виплат і платежів; довгостроковими зобов'язаннями; поточними зобов'язаннями; доходами майбутніх періодів.

Безпосередньою роботою даного бухгалтера буде планування погашень по зобов'язаннях по статтях бюджету, установлених регламентом. У рамках своєї компетенції і доцільності фахівець може визначати можливі варіанти планування заборгованості, використовуючи як прогнози «Розрахунки з постачальниками», визначаючи відстрочки платежів по конкретних контрактах і «Кредиторська заборгованість минулих періодів», установлюючи графік погашення заборгованості по клієнтах, так і на основі бізнес-прогноз «Графік фінансування», що є спрощеною формою формування кредиторської заборгованості.

Прогноз призначений для планування величини кредиторської заборгованості і кількості днів її рівномірного погашення, суми авансів і відстрочки поточних платежів по статтях і елементам бюджету.

Основою для складання видаткової частини бюджету руху коштів повинні бути операційні бюджети всіх напрямків діяльності компанії і графік погашення заборгованості, що визначають наступні групи платежів, встановлені в прогнозі «Графік фінансування»:

- планові платежі по усіх видах податків і зборів перед бюджетом і позабюджетними фондами;

- обслуговування кредитів, що містять план виплат по основному боргу і відсоткам;

- витрати по оплаті праці;

- зобов'язання перед постачальниками за матеріали, що поставляються, забезпечення енергоресурсами;

- зобов'язання перед замовниками за виконані роботи;

- фінансування управлінських і комерційних витрат;

- графік інвестиційних виплат за придбання і модернізацію основних засобів;

- інші витрати.

Таким чином, удосконалення наказу про облікову політику, покращення організації праці бухгалтерів і розподіл праці між ними допоможуть краще вести облік на підприємстві щодо кредиторської заборгованості.

3.2 Автоматизація обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками

ТОВ фірма «Лазорчик» для ведення бухгалтерського обліку використовує програму «1С:Підприємство 7.7». Суть комп'ютерної форми обліку полягає у тому, що дані про здійснені на підприємстві господарські операції з паперових носіїв первинний облік інформації записують на магнітні носії. На підставі введених даних автоматично робиться групування дебетових і кредитових оборотів за аналітичним і синтетичним рахунками, визначають сальдо, формують обігові відомості і звітність. Вихідну інформацію подають у вигляді друкованих реєстрів за окремими рахунками бухгалтерського обліку та відеограм.

Набір програм «1С: Підприємство 7.7» є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку. Програма «1С: Підприємство 7.7» має компонентну структуру.

Первинні документи дають змогу ввести дані в автоматизовану програму «1С: Підприємство 7.7».

За даними програми складаються відомості синтетичного та аналітичного обліку, дані яких переносяться у бухгалтерську звітність.

«1С:Підприємство 7.7» представляє собою компоненту «Бухгалтерський облік» системи програм 1С:Підприємства з типовою конфігурацією для України. Ця конфігурація призначена для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві.

В програмі «1С: Підприємство 7.7» реалізована загальноприйнята методика бухгалтерського та податкового обліку для підприємства, яка підтримує національні стандарти бухгалтерського обліку.

«1С: Підприємство 7.7» включає набір форм бухгалтерської та податкової звітності. Програма «1С: Підприємство 7.7» може бути використана для різних розділів бухгалтерського та податкового обліку на підприємстві.

Різні можливості системи використовують її як засіб повної автоматизації обліку від вводу первинних документів до формування звітності.

Бухгалтер вводить операції вручну. Для вводу операцій 1С: Підприємство використовує типові операції - сценарії формування бухгалтерських проводок для оформлення типових актів господарської діяльності. Також операції формуються автоматично первинними документами (накладними, вимогами, виписками банку).

1С: Підприємство включає набір стандартних рахунків, які дозволяють бухгалтеру підприємства отримати інформацію за певний період, в різних розрізах та з необхідним ступенем деталізації інформації. Не виключенням є і рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками».

1С: Підприємство включає набір стандартних звітів, які дозволяють бухгалтеру отримати інформацію за певний період. Всі створені звіти виводяться на печать.

Звіти по синтетичному обліку з рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками»: оборотно-сальдова відомість; шахматна відомість; відомість по рахунку; аналіз рахунку за період та по датам; карточка рахунку; зведені проводки.

Звіти з аналітичного обліку по рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками»: оборотно-сальдова відомість по рахунку в розрізі об'єктів аналітичного обліку; аналіз рахунку в розрізі об'єктів аналітики «аналіз об'єктів аналітики по рахункам»; карточка операцій по об'єкту аналітики; обороти між об'єктами аналітики.

В головному меню знаходяться два основних пункти, які також продубльовані на стандартній панелі інструментів у вигляді кнопок: «Партнери»; «Друк».

На даній панелі інструментів також знаходяться поля редагування, з допомогою яких користувач може ввести дату початкового періоду (від неї будуть розраховуватись звіти по замовчуванню).

При натискуванні на кнопку «Партнери» з'являється форма з списком партнерів (рис. 3.3), і панель інструментів для роботи з нею. В даній формі містяться наступні елементи: список партнерів для вибору; фільтр партнерів по категоріям (фізичні або юридичні особи); кнопка активації фільтра; поле для виводу загальної інформації про партнера.

Панель інструментів складається з кнопок: «Добавлення нового партнера»; «Відкриття журналу операцій по партнерові»; «Картка партнера»; «Знищення партнера»; «Пошук»; «Перехід в початок списку»; «Перехід в кінець списку»; «Сортування записів».

Для добавлення нового партнера натискається кнопка «Добавлення нового партнера», яка викликає форму «Картка партнера» для вводу даних про партнера. Дана форма викликається також і при натисненні кнопки «Картка партнера» при необхідності перегляду або редагування даних про партнера. При цьому партнер, реквізити якого необхідно переглянути чи редагувати, повинен бути попередньо вибраний зі списку партнерів в формі «Партнери».

Отже, при добавленні нового партнера у формі «Картка партнера» користувач поступово вводить всі реквізити партнера. Для цього форма містить наступні вкладки:

«Дані» (містить поля для вводу загальних реквізитів, які можуть бути лише одні для кожного партнера);

«Р/р» (містить список розрахункових рахунків партнера з реквізитами, кнопки управління записами, якими, зокрема, викликається форма для вводу реквізитів рахунку);

«Телефони» (містить список телефонів партнера з вказанням типу зв'язку. Працює аналогічно вкладці «Р/р»);

«Адреси» (містить список адрес партнера. Працює аналогічно вкладці «Р/р»);

Нотатки (містить поле для вводу нотатки).

Форма «Картка партнера» також містить поле, в якому виводиться інформація про дату останньої модифікації даної картки.

Після завершення вводу, перегляду чи редагування даних натисненням кнопки «ОК» користувач повертається до форми «Партнери».

При натисненні на кнопку «Відкриття журналу операцій по партнерові» на панелі інструментів, з'являється форма «Обороти по рахунку 60» (рис. 3.5). В ній містяться наступні об'єкти:

поле для виводу назви обраного партнера, по якому відкрито журнал операцій;

поля для вводу початкового сальдо по дебету і кредиту рахунка №60;

поля для відображення обороту і кінцевого сальдо по дебету і кредиту рахунка №60;

таблиці для перегляду інформації про здійснені операції по дебету і кредиту рахунка №60, які використовуються також для вибору операції для її редагування або знищення;

набори кнопок для добавлення простої чи складної проводки, редагування, знищення, сортування і пошук операцій, переходу до першої або останньої операції;

кнопки «Акт звірки», «Проводки», «Документи» для формування, перегляду і друку звітів;

кнопку «Вихід» для закриття журналу операцій і повернення в форму «Партнери».

Для добавлення операції по партнеру, який вибрано з списку партнерів в формі «Партнери» необхідно, знаходячись в формі «Обороти по рахунку 60» натиснути кнопку «Добавлення операції». При цьому викликається форма для вводу даних про операцію.

Дана форма викликається також при натисненні кнопки «Редагування операції», коли необхідно редагувати операцію. Форма містить наступні елементи:

поле для вводу номера рахунка, по якому проводиться операція;

поле для вводу суми операції;

поле для вводу дати проведення операції;

поле для вводу номера документа, на основі якого здійснюється операція;

кнопки «Записати» та «Відмова» для закриття форми із збереженням та без збереження змін відповідно.

Після добавлення чи редагування операції користувач повертається до форми «Обороти по рахунку 60». Для друкування звітів на стандартній панелі інструментів знаходиться кнопка «Друк», натискання на яку приводить до появи форми «Друк звітів».

Форма містить список звітів і кнопки «Друк» та «Вихід». Друк звіту здійснюється шляхом вибору необхідного звіту зі списку звітів і натиснення кнопки «Друк». При цьому можуть з'явитись вікна для вводу додаткових параметрів і вікна налаштування друку, в яких користувач може задати параметри друку.

Отже, за допомогою програми 1С: Підприємство ТОВ фірма «Лазорчик» веде автоматизований облік, що полегшує ведення бухгалтерського обліку. Автоматизація облікового процесу дає можливість підвищити оперативність і точність облікових даних, необхідних для управління підприємством.

Висновки

Отже, постачальники - юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей, надають послуги та виконують роботи, а підрядники - спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об'єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Процес постачання полягає в тому, що підприємство укладає договори з постачальниками на необхідні йому фактори виробництва, організовує доставку та складування виробничих запасів, перераховує гроші постачальникам за отримані матеріали. Під час цього процесу відбувається зміна активу з форми грошей на форму майна, призначеного для виробництва продукції.

Об'єктом дослідження виступає організація обліку на ТОВ фірма «Лазорчик». Підприємство створено з метою одержання прибутку від усіх видів господарської діяльності для забезпечення інтересів компанії, задоволення потреб установ, організацій і підприємств.

Проводячи аналіз фінансового стану ТОВ фірма «Лазорчик» можна зробити висновок, що підприємство має нормальну фінансову стійкість, але спостерігається деяке її погіршення, що підкреслює проблему платоспроможності, зростає питома вага залучених джерел фінансування.

На рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками» бухгалтер ТОВ фірми «Лазорчик» згруповує інформацію про розрахунки за:

- отриманні матеріальні цінності, отриманні виконані роботи та послуги, включаючи надання електроенергії, газу, води, а також по доставці або переробці матеріальних цінностей, розрахунки, документи на які акцептовані та підлягають оплаті через банк;

- матеріальні цінності, роботи, послуги на які розрахункові документи від поставщиків чи підрядчиків не надійшли (невідфактуровані поставки);

- надлишки матеріальних цінностей, виявлених при їх отриманні.

Аналітичний облік організовується окремо за кожним постачальником та підрядником в розрізі кожного документа (рахунку) на сплату.

Розрахунки з постачальниками здійснюють, як правило, після відвантаження товарно-матеріальних цінностей, виконання робіт, надання послуг.

Для поліпшення стану розрахунків з постачальниками:

- необхідно стежити за співвідношеннями дебіторської і кредиторської заборгованості: значна перевага дебіторської заборгованості створює погрозу фінансової стійкості підприємства і робить необхідним залучення додаткових (як правило, дорогих) засобів; перевищення кредиторської заборгованості над дебіторською може привести до неплатоспроможності підприємства;

- постійно контролювати стан розрахунків по простроченій заборгованості;

- розробляти різноманітні моделі договорів із гнучкими умовами оплати, зокрема надання покупцями знижок при достроковій оплаті, тому що зниження ціни приводить до розширення продажів і інтенсифікує приплив коштів. Що допоможе слідкувати за розрахунками з постачальниками, у встановлені строки погашати заборгованість, а також достовірніше відображати інформацію в бухгалтерському обліку.

Список використаних джерел

1. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» затв. МФУ від 31.03.99 №87 [Електронний ресурс]. ? Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgibin/laws/main.cgi.

2. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 «Баланс» затв. МФУ від 31.03.99 №87 [Електронний ресурс]. ? Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi.

3. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 4 «Звіт про рух грошових коштів» затв. МФУ від 31.03.99 №87 [Електронний ресурс]. ? Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgibin/laws/main.cgi.

4. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 11 «Зобов'язання» затв. МФУ від 31.03.99 №87 [Електронний ресурс]. ? Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi.

5. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16.07.99 №996-XIV [Електронний ресурс]. ? Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi.

6. Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій: наказ Мінфіну України від 30 листопада 1999 р. №291 // Бухгалтерський облік і аудит. - 2000. - №1. - С. 6-24.

7. Алпато Н. Організація бухгалтерського обліку на підприємстві // Все про бухгалтерський облік. - 2000. ? №109. - С. 69-73.

8. Бутинець Ф.Ф. Організація бухгалтерського обліку: Навч. посіб. - Житомир: ПП «Рута», 2002. - 591 с.

9. Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський облік: облікова політика і план рахунків, стандарти і кореспонденція рахунків, звітність/ Ф.Ф. Бутинець, Н.М. Малюга - Житомир: ЖІТІ, 2000. - 480 с.

10. Вечірко І.О. Проблеми проведення розрахунків з кредиторами в процедурі розпорядження майном боржника // Санація та банкрутство. ? 2006. ? №3. ? C. 78-81.

11. Войналович О.М. Організація бухгалтерського обліку: загальні основи // Податки та бухгалтерський облік. - 2004. ? №55. - С. 5-12.

12. Голов С. Міжнародні стандарти фінансової звітності: вдосконалення та застосування // Бухгалтерський облік і аудит. - 2008. ? №11. - С. 43-47.

13. Гольцова С.М. Тлумачення поняття «Організація бухгалтерського обліку» в сучасній бухгалтерській науці // Вісник Сумського національного аграрного університету. - 2007. - Вип. 2. - С. 156-162.

14. Гольцова С.М. Бухгалтерський облік/ С.М. Гольцова, І.Й. Плікус. - Суми: ВТД «Університетська книга», 2007. - 254 с.

15. Гольцова С.М. Звітність підприємств/ С.М. Гольцова, І.Й. Плікус. - К.: Центр навчальної літератури, 2004. - 290 с.

16. Грабова Н.М. Теорiя бухгалтерського облiку: Підручник. ? К.: А.С.К., 2003. ? 266 c.

17. Дмитренко О. Розрахункове зобов'язання - правова форма розрахункових відносин // Юридична Україна. - 2006. ? №9. ? С. 49-54.

18. Должанський М.І. Бухгалтерський облік в Україні з використанням Положень (стандартів) бухгалтерського обліку. ? Л.: Львівський банківський інститут НБУ, 2003. ? 494 с.

19. Заболотна С. Порядок складання посадових інструкцій // Все про бухгалтерський облік. - 2003. ? №43. - С. 4-5.

20. Завгородний В.П. Бухгалтерский учет в Украине с использованием Национальных стандартов: Учебное пособие. ? К.: А.С.К., 2003. ? 847 c.

21. Карась О. КЗпП для бухгалтера і керівника: як скласти посадову інструкцію співробітника бухгалтерії/ О. Карась, Л. Броуман // Все про бухгалтерський облік. - 2003. ? №43. - С. 6-11.

22. Кононенко О. Аналіз фінансової звітності. - Харків: Фактор, 2005. - 156 с.

23. Кульбицький С.П. Організація роботи бухгалтерії: поради, практика // Податки та бухгалтерський облік. - 2004. ? №61. - С. 24-26.

24. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 640 с.

25. Лагун М.І. Інформаційне забезпечення аналізу фінансового стану підприємств при визначенні його потенціалу // Формування ринкових відносин в Україні. - 2007. - №9. - С. 64-69.

26. Лагун М.І. Методика системного підходу до формування комплексу показників фінансового стану підприємства // Формування ринкових відносин в Україні. - 2007. - №6. - С. 101-110.

27. Левицька Н.М. Як ефективно оптимізувати // Податкове планування. - 2006. ? №3. - С. 22-23.

28. Мачулка О. Роль облікової інформації при складанні фінансового плану та формуванні показників його виконання державними підприємствами // Бухгалтерський облік і аудит. - 2007. - №10. - С. 26-31.

29. Облік типових операцій (облік розрахунків) // Податки та бухгалтерський облік. ? 2007. ? №96. ? C. 3-64.

30. Обущак Т.А. Сутність фінансового стану підприємства // Актуальні проблеми економіки. - 2007. ? №9. - С. 92-101.

31. Пархоменко В. Річна фінансова звітність // Бухгалтерський облік і аудит. - 2007. ? №1. - С. 3-7.

32. Пономаренко Л.А. Електронна комерція/ Л.А. Пономаренко, В.О. Філатов. ? К.: Київський нац. торг. - економ. ун-т, 2002. ? 443 c.

33. Турило А.М. Методологічні підходи до оцінки фінансової діяльності підприємства // Фінанси України. - 2007. - №3. - С. 100-105.

34. Уткіна Н.В. Економічний зміст фінансового результату діяльності підприємства: історичний аспект // Формування ринкових відносин в Україні. - 2007. ? №11. - С. 133-138.

Размещено на Allbest.ru