Організація документів на рівні архіву

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Правові засади НАФу

2. Організація документів на рівні архіву

3. Довідковий апарат архіву та його значення

Список використаних джерел

1. Правові засади НАФу

архівний документ держава довідковий

Під поняттям НАФ України розуміють сукупність документів, незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України або за її межами (і відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню в Україну), відображають історію духовного і матеріального життя українського народу, мають наукову історико-культурну цінність, визнані такими відповідною експертизою і зареєстровані у порядку, передбаченому Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

Суспільні відносини навколо історико-культурного надбання, зокрема архівів в Україні, як і в більшості країн світу врегульовані відповідним законодавством. Одним з суттєвих чинників, що впливає на правовий статус регулювання відносин, пов'язаних з документами НАФ, є належність їх до певної форми власності. ЗУ «Про НАФ та архівні установи» визнає будь-які форми власності на документи НАФ, передбачені Конституцією та законами України. Класифікація НАФ за аспектами власності передбачає такі категорії:

- документальні комплекси, що належать державі;

- комплекси, що належать територіальним громадам;

- документи, що є власністю суб'єктів господарювання недержавного походження, релігійних організацій та об'єднань громадян;

- приватні архівні зібрання або окремі документи.

Визначення архівних документів, які підлягатимуть під юрисдикцію держави, було однією з перших проблем, що постали перед законотворцями України, як і в інших колишніх республіках СРСР. Предметом законодавчого регулювання стала сукупність історично цінних документів, які належать Україні або її громадянам. Таке регулювання здійснювалось на рівних засадах, незалежно від того, в чиїй власності перебувають документи: держави, територіальних громад чи приватних осіб. Усі власники документів мають рівні права. Тому Закон України не передбачає, як в деяких інших державах, розподілу НАФ на частини за формами власності. Пріоритет держави орієнтований на вирішення головного завдання - забезпечення збереженості документів НАФ. Для його реалізації - в законі передбачено державний облік архівних документів, державну реєстрацію і контроль за додержанням законодавчих вимог щодо їх зберігання, виявлення та повернення архівної україніки.

Відповідно до конституційного права особи «вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію», єдиною підставою для користування документами для кожної повнолітньої, дієздатної, ідентифікованої особи є її заява.

До обов'язків фізичних осіб - власників цінних архівних документів - належить легалізація свого архіву шляхом реєстрації його в державній архівній установі. На власників цінних архівних документів ЗУ покладається завдання забезпечення збереженості документів НАФ. У разі недотримання належних умов збереження власник може бути за рішенням суду позбавлений права власності на ці документи. Відповідно до Конституції України іноземці та особи без громадянства мають рівні права щодо доступу до документів НАФ з правами громадян України. Кабмін України може обмежувати доступ до документів НАФ громадян тих держав, в яких передбачено обмеження доступу громадян України до їхніх державних архівів.

В архівному Законі зазначається також те, що власник документів НАФ не має права знищувати, пошкоджувати їх, змінювати зміст або безповоротно передавати за межі України. Вивезення оригіналів документів НАФ за межі України забороняється. Винятком є тимчасове експонування документів на виставках, наукова експертиза або реставрація документів. У такому разі потрібен дозвіл Держкомархіву.

На запобігання виснаженню національних архівних інформаційних ресурсів спрямовані певні обмеження щодо суцільного копіювання великих документальних комплексів.

З метою законодавчого визначення архівних документів як об'єктів, що мають цінність для власника саме як об'єкти рухомого майна, науковцями ЦНДІАСД розроблено методи грошової оцінки документів НАФ та віднесення їх до складу НАФ. Для захисту інтересів власника грошова оцінка документів НАФ здійснюється під час купівлі-продажу та інших угод, пов'язаних з передаванням права власності, визначення розміру збитків у разі заподіяння шкоди, проведення страхування документів.

Отож, НАФ - це невід'ємна складова національної і загальносвітової культурної спадщини, комплекс матеріальних носіїв цінної ретроспективної інформації, глобальна структурована інформаційна система.

2. Організація документів на рівні архіву

Однією з вузлових проблем архівознавства є організація роботи архівів. Вона включає наукові засади усіх сфер діяльності: організаційно-управлінської, фінансово-господарської та ін.

Згідно ст. 6 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" систему архівних установ становлять Головархів України, державні архіви (центральні, галузеві, місцеві), архівні підрозділи (самоврядних наукових установ, державних музеїв, бібліотек, державних органів, підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян), науково-дослідні установи в галузі архівної справи.

Архівна установа - це спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи. Архівні установи у своїй діяльності керуються Основами законодавства України про культуру, Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", іншими законодавчими актами, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів місцевих державних адміністрацій.

Державні архіви складають фундамент галузі і виконують її основні функції: збирають, ідентифікують, описують та класифікують документи, забезпечують їхнє зберігання, реставрацію і організують користування документами. Архіви поділяються на архіви для постійного зберігання документів (центральні, галузеві, обласні, самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек) та архіви для тимчасового зберігання документів (архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ та організацій).

Державні архіви з постійним складом документів мають різний статус. Центральні - є профільними науково-методичними центрами, архіви Автономної Республіки Крим, областей України, міст Києва та Севастополя в першу чергу є місцевими органами виконавчої влади і здійснюють управління архівною справою на відповідній території, але виконують і науково-методичні функції, державні галузеві архіви входять до системи відповідних міністерств та відомств.

Завдання і права державних архівів визначаються спеціальним нормативним документом уряду - положенням. Основними завданнями архівів областей, міст Києва та Севастополя є реалізація державної політики в архівній галузі, координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування та використання документів. На архіви областей покладено ведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, а також забезпечення дотримання положень Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи". Також архів виконує соціально-правові запити громадян, публікує архівні документи. Крім того, як орган управління, державний архів здійснює науково-методичне керівництво архівними відділами райдержадміністрацій та міськими архівами.

У положенні зафіксовані й права архівної установи. Зокрема, державний архів області має право одержувати від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, установ і організацій інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і впорядкування документів. У межах своїх повноважень може давати підприємствам, установам і організаціям обов'язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівів (архівних підрозділів) та ведення ними діловодства. Одним з важливих прав архіву є порушення у встановленому порядку питання про призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів НАФ. До прав державного архіву належить і обмеження доступу до документів та встановлення особливих умов їх використання.

Управління архівом здійснює директор, якого призначає і звільняє у центральних державних архівах Головархів України, в державних архівах областей - голови облдержадміністрацій з погодженням з Головархівом України, в галузевих державних архівах - керівники міністерств і відомств. Директор персонально, відповідає за виконання покладених на архів завдань. Він затверджує структуру і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву.

З метою погодженого вирішення питань компетенції державного архіву області, в ньому може утворюватися колегія у складі директора, його заступників та інших працівників архіву.

При директорі центральних державних архівів працює колегіальний дорадчий орган - дирекція, до якої входять керівники підрозділів, провідні спеціалісти, представники громадських організацій. Рішення дирекції оформляються наказами директора.

Згідно з чинним законодавством, типові положення про державні архіви областей затверджує КМ України, інших архівів - Головархів України чи відповідне відомство разом з Головархівом. Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній чи приватній формах власності, затверджують їхні засновники.

Організаційно-виробнича структура державних архівів обумовлена основними напрямами їхньої діяльності. Наприклад, у центральних та обласних архівах функціонують відділи: комплектування та експертизи цінності документів; обліку та зберігання документів; відомчих архівів та інші. Усередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори, групи) для вужчої спеціалізації праці.

Діяльність архівів значною мірою залежить від їхньої матеріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і обласних державних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах. Вони зведені у 1960-1980-х рр. і становлять собою типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн. справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримування температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежогасіння. Частина обласних, більшість районних і міських державних архівів перебувають у пристосованих приміщеннях.

Для нормального функціонування архівних установ з постійним складом документів, крім архівосховищ і технологічного обладнання, потрібні такі служби:

- читальний зал з бібліотекою;

- лабораторія фото- і мікрокопіювання;

- реставраційно-палітурна майстерня (дільниця);

- ремонтно-технічна майстерня;

- приміщення для науково-довідкового апарату;

- робочі кімнати співробітників та підсобні приміщення.

Оскільки діяльність архівіста має переважно творчий, інтелектуальний характер, найдоцільнішою є кабінетна організація праці. При цьому треба враховувати раціональне використовування робочої площі, зручність транспортування документів, виробничих комунікацій тощо. Організація робочих кімнат вимагає оснащення їх відповідними меблями, засобами зв'язку, оргтехніки, освітлення, канцелярським приладдям. Співробітників також забезпечують відповідною довідковою, інструктивно-методичною літературою, чистими бланками і формами.

Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище ? спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно, як правило, має необхідне технологічне обладнання і устаткування: системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, картонажі, транспортні візки, розсувні драбини, ліфтові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо.

Але архівосховище - не тільки приміщення, а й виробничий підрозділ. Це група співробітників, до складу якої може входити різна кількість працівників, залежно від обсягу роботи. Наприклад, архівосховище І групи, як правило, має понад 300 тис. справ, його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів і двоє охоронців фондів.

Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт, пов'язаних із забезпеченням збереженості документів - дотримання температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезінфекція та дезінсекція, видавання та підкладання справ до картонажів, проведення перевірок наявності документів, участь у громадському огляді стану їх збереженості тощо.

До основних підрозділів архіву належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен архів на основі затверджених Головархівом України Правил використання документів НАФ через читальні зали. Вони визначають основні функціональні напрями діяльності цих підрозділів щодо задоволення потреб громадян у ретроспективній документній інформації. До роботи в читальному залі допускають фізичних і юридичних осіб, які в офіційній письмовій заяві аргументують необхідність ознайомитись з документами за тією чи іншою тематикою. Відповідний дозвіл дає керівник архівної установи або його заступник. Такий дозвіл діє протягом року.

Приступаючи до роботи у читальному залі, громадяни знайомляться з правилами, заповнюють спеціальну анкету. Ці документи становлять основу бази даних про склад дослідників та науково-тематичну спрямованість їхніх інтересів. Замовлення документів здійснюється після перегляду дослідником описів, картотек, каталогів та іншого довідкового апарату. Дані про потрібні документи вносяться у бланки замовлень і передаються завідувачеві читальним залом для виконання. Як правило, дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходження замовлених справ фіксуються у журналі, а дослідник розписується в отриманні їх у бланку замовлень. Справи, з якими працюють громадяни, зберігаються у спеціальних шафах-боксах не більше одного місяця, а потім повертаються до архівосховищ. Під час видавання і приймання справи переглядають співробітники, щоб виявити повноту аркушів, їхнє ушкодження тощо.

Працюючи з документами, дослідник може робити виписки тих фрагментів, які його цікавлять. Після закінчення роботи із справою дослідник робить запис в аркуші використання документів, де зазначає дату, тему роботи, номери використаних аркушів, а також ставить розбірливий підпис.

Згідно чинних правил, у разі публікації архівних документів дослідник зобов'язаний подавати в установленій формі посилання на архів, фонд, опис, справу та аркуші. Наприклад: ЦДАВО України, ф. 14, оп. 1, спр. 125, арк. 18-21. Він несе відповідальність за достовірне передання тексту документів, їхнього змісту. За порушення чинних правил громадяни можуть бути позбавлені права користування архівними документами.

З діяльністю читального залу тісно пов'язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання документів. Як правило, вона зводиться до задоволення соціально-правових потреб громадян. Тематичний спектр цих запитів досить широкий - про місце і дату народження, стаж роботи, заробітну плату, майно, житло, освіту, родовід, репресії, реабілітацію, участь у партизанському русі тощо.

У більшості архівних установ цей вид робіт виконує спеціальний структурний підрозділ - відділ використання документів, група чи стіп довідок. Його співробітники готують на кожний запит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку. Вона може бути усталеної чи довільної форми, але повинна мати обов'язкові реквізити: штамп та печатку архівної установи, підписи керівника та виконавця, дату, точну адресу громадян чи юридичних осіб, чіткий виклад відповіді по суті запиту на підставі архівних документів. У разі негативної відповіді викладається рекомендація щодо дальшого звернення громадян у цій справі, наводяться адреси відповідних архівних чи інших установ. Для виконання запитів громадян нормативами передбачено місячний термін.

Тематичні запити виконують наукові співробітники або провідні архівісти. Для виконання складних запитів можуть створюватися тимчасові робочі групи. Термін виконання запиту визначає керівник архіву.

Важливою умовою оптимізації роботи архівів є впровадження комп'ютерної техніки. Як правило, у сучасних умовах це комп'ютери як морально застарілого типу ЕВМ АТ-286, АТ-386, так і новіші - АТ-486, Решішп тощо. Найбільше їх використовують у сфері вдосконалення науково-довідкового апарату, зокрема для створення бази даних та автоматизованого пошуку архівної інформації. Наприклад, в Головархіві України створюється автоматизована інформаційно-пошукова система (АНІС) "Фондовий каталог".

У ЦДАГО України впроваджено інформаційно-довідкову систему щодо архівно-слідчих справ репресованих. У державних архівах більшості областей розроблено комп'ютерні програми і створено бази даних на осіб, вивезених до Німеччини в 1941-1943 рр. Вони побудовані на документах фільтраційних справ. Внаслідок впровадження цих програм автоматизовано досить трудомісткі процеси, вдалося відмовитися від традиційних архівних технологій.

З цією метою в архіві створюються автоматизовані робочі місця (АРМ). Такі само робочі місця обладнуються у читальному залі для користувачів. Функціональне призначення останніх - полегшити пошук потрібних даних у великих масивах інформації. АРМ слід створювати як багатопрофільну відкриту комп'ютерну систему, що дозволяє легко нарощувати додаткові автоматизовані функції.

Заслуговує на увагу робота реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) - одного з основних виробничих підрозділів архівної установи. Шляхом реставрації, ремонту та оправи документів вона забезпечує підтримання їхнього належного фізичного стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання (залежно від кількості працівників): стіл реставраційний з підставкою, шафа металева (чи сейф), стіл-верстак, прес обтискний палітурний, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник тощо.

До основного набору інструментів реставратора входять: скальпелі медичні, шпателі, ножиці прямі, пінцети, голки, шила, термометри хімічні, щіточки, лінійки тощо. Певні вимоги висуваються й до посуду, яким користуються в робочому процесі.

У реставраційних роботах застосовують спеціальні види паперів: мікалентний, конденсаторний, фільтрувальний, чайний, писальний, парафіновий, афішний, пергаментний, цигарковий та інші. До найуживаніших матеріалів для палітурних робіт належать: картон палітурний, електроізоляційний, пресшпан, лідерин, бумвівіл, папір форзацний, марля спеціальна, коленкор палітурний, нитки льняні тощо. Майстерня забезпечується також певними видами клеїв. Основною вимогою до робочого місця реставратора є захищення робочого столу від прямих сонячних променів. Реставраційні інструменти та матеріали раціонально і зручно розташовують навколо робочого місця реставратора. Особливу увагу звертають при цьому на дотримання правил безпеки при виконанні робіт.

Реставрації підлягають насамперед документи, які мають механічні, фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або ураження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища.

Планування є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Головархів, державні архіви областей) і розрахована на тривалий термін. Друга - архівним установам з постійним складом документів. Вони, як правило, складають річні плани.

Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План має дві частини - текстову і розрахункову.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується "Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України", що затверджуються наказом начальника Головархіву України.

Наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства - 450 справ - 1 людино-день; особового походження - 200 справ або 3,5 тис. арк. - 1 людино-день; страхового фонду - 6 тис. кадрів - 1 людино-день.

Виконання запитів: за документами - 3 довідки - 1 людино-день; за довідковою картотекою - 9 довідок - 1 людино-день.

Підготовка: статті, огляду; наукової доповіді - 1 друк. арк. - 30 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції - 1 друк. арк. - 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє підвищенню продуктивності праці, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт.

Архіви зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог державних адміністрацій, їхні плани можуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів та служб поточного діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи - щоквартально підбивають підсумки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Форма №1 являє собою паспорт архівної установи, де є дані про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, протяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень. Далі є кількісні характеристики документів на паперовій основі (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фонодокументів.

У наступному розділі паспорта вміщено дані про кількість та стан науково-довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інформації, введеної до комп'ютерів тощо). Останній розділ паспорта стосується кадрового складу (всього працівників, у т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших). Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до Головархіву України до 1 лютого.

Форма №2 - звіт про виконання плану розвитку архівної справи. Складається за основними напрямами діяльності архіву: забезпечення збереженості документів, створення та розвиток науково-довідкового апарату, використання та публікація документів.

До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 1 лютого.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів звітують за формою №3 про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ - джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 20 січня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма №І-К), та про чисельність окремих категорій працівників (форма №6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їхню структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.

3. Довідковий апарат архіву та його значення

Важливою суспільною функцією архівних установ є створення доступу до інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду України. В українському архівознавстві розрізняють правовий, фізичний та інтелектуальний доступ. Правовий доступ як право на отримання інформації про наявність та кількісні характеристики документів, склад і зміст архівних фондів забезпечують закони України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та "Про інформацію". Зокрема, Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" проголошує основний принци 11 організації архівної справи в Україні як загальнодоступність документів НАФ та гарантує забезпечення доступу до архівних документів з моменту надходження їх до архівної установи іі право користування ними усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. Тимчасові обмеження в доступі пов'язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевіркою наявності та стану або реставрацією документів, забезпеченням державної або іншої передбаченої законом таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян. Розширення впродовж 1990-х років доступу до архівних фондів, що перебували на таємному зберіганні, є показовою рисою демократизації архівної справи в незалежній Україні.

Обмеження доступу можуть встановлюватися і власником документів - особою або архівними підрозділами об'єднань громадян, релігійними організаціями, а також підприємствами, установами і організаціями, заснованими на приватній формі власності. Доступ до приватних архівних зібрань регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цей доступ.

Фізичний доступ полягає в організації зберігання документів НАФ та отримання первинного документа, що зберігається в архіві, через читальний зал.

Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс засобів та заходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформаційних ресурсів архівів, отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня - довідковий апарат, у тому числі через інформаційні системи та публікації текстів документів у спеціальних виданнях.

Реалізація доступу до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду України, відбувається через довідковий апарат, тобто створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов'язаних архівних довідників (у тому числі електронних), призначений для розкриття складу і змісту архівних документів. Довідковий апарат утворюється кожною архівною установою. Його побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду.

До найсуттєвіших ознак довідкового апарату належать вторинність по відношенню до архівних документів, оскільки в елементах довідкового апарату міститься інформація, отримана в результаті аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації. Довідковому апарату притаманна ієрархічність, пов'язана з взаємопідпорядкованістю та взаємозалежністю всіх його елементів, та динамічність - здатність до якісних та кількісних змін. Дореволюційні архіви мали описи, покажчики, каталоги, але всі довідники не були єдиною, взаємопов'язаною системою. Кожен довідник існував лише в одній "функціональній площині". Усвідомлення зв'язків розвитку описання з розвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтенсивністю комплектування і користування документною інформацією сприяло розвитку довідкового апарату архівів.

Послідовно побудовані елементи довідкового апарату забезпечують багатоаспектний інформаційний пошук. Його створення та функціонування прямо залежить від організаційно-методичного забезпечення, наявності фінансування, інтенсивності користування документами.

Основні вимоги до довідкового апарату полягають у забезпеченні багатоаспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ, придатності для документів з різними носіями, застосуванні уніфікованої методики складання архівних довідників.

Список використаних джерел

1. Про Національний архівний фонд і архівні установи: Закон України №3814-ХІІ від 24 грудня 1993 року // Відомості Верховної Ради (ВВР). - 1994. - №15. - Ст. 86.

2. Архівознавство: Підручник для студ. іст. фак. вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я.С. Калакура та І.Б. Матяш. - К.: Видавн. дім "КМ Академія", 2002. - 356 с.

3. Крайская З.В. Архивоведение: Учеб. для сред. спец. уч. завед. - М.: НОРМА, 1996. - 222 с.

4. Нариси історії архівної справи в Україні. / За заг. ред. І.Б. Матяш та К.І. Климової. - К.: Видавн. Дім "КМ Академія", 2002. - 331 с.

5. Романовський В. Нариси з архівознавства: Історія архівної справи на Україні та принципи порядкування в архівах. - X.: Основа, 1997. - 170 с.

6. Хрестоматія з архівознавства: Навч. посіб. для студ. іст. спец. вищ. навч. закл. / Упоряд. Г.В. Боряк. - К.: Вид. Дім "КМ Академія", 2003. - 408 с.

Размещено на Allbest.ru