Создание компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБУ) на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Создание компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБУ) на предприятии

1. Предпосылки и принципы создания КСБУ

Перед внедрением компьютерной системы бухгалтерского учета на предприятии необходимо провести реинжиниринг бизнесов-процессов, то есть переосмысление и перепроектировку деятельности предприятия для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях, как прибыль, качество, уровень обслуживания и оперативность.

После принятия решения о реорганизации предприятия проводится комплексное обследование схемы его финансово-хозяйственной деятельности и составляется проект реорганизационных мероприятий. Предприятие должно настроится на систему, а система, которая несет в себе технологию управления и опыт предшествующих внедрений, адаптируется к конкретному бизнесу.

Применение компьютерных технологий в бухгалтерском учете значительно повышает производительность работы бухгалтеров. Но при организации бухгалтерского учета на конкретном предприятии стоит вопрос о целесообразности создания на предприятии КСБУ. Этот вопрос является очень важным, поскольку выбор способа обработки учетной информации является ключевым в организации бухгалтерского учета, который должна отвечать особенностям конкретного предприятия. его целям и интересам, а также оказывать содействие планомерному и рациональному ведению хозяйства.

При компьютеризации бухгалтерского учета предприятий можно выделить две предпосылки, характерные для организации компьютерного учета: 1) наличие денежных средств для создания и эксплуатации информационной системы; 2) заинтересованность руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Бухгалтерская информационная система большого предприятия создается на основе комплекса автоматизированных рабочих мест (АРМ) учетных работников, которые работают в сети с централизованным управлением.

2. Принципы создания КСБУ

Основным при проектировании бухгалтерских информационных систем является 1) принцип системного подхода.

Принцип системного подхода предусматривает в процессе проектирования бухгалтерских информационных систем проведение анализа объекта управления и системы управления ним в целом, а также определение общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократное введение информации в систему и многоразовое ее использование, наличие единой информационной базы, комплексное программное обеспечение.

Принцип системного подхода является не только основным при создании КСБУ, а и в значительной мере влияет на другие принципы, определяя их успешную реализацию.

2) Экономическая целесообразность. Преимущества, которые ожидаются от использования системы, должны превышать затраты на проектирование, внедрение, изучение, сопровождение.

3) Гибкость. Система, которая создается, должна иметь достаточный запас гибкости, чтобы обеспечить возможность реагирования на смену внешних факторов.

Основными требованиями к гибкости бухгалтерской системы:

а) возможность изменения Плана счетов;

б) возможность ведения аналитического учета по произвольными счетам и признакам;

в) возможность изменения шаблонов типовых бухгалтерских операций;

г) возможность изменения форм типовых отчетов и создания новых форм отчеов.

4) Контроль. Создание параллельных информационных потоков, которые контролируют друг друга и обеспечивают достоверность учетных данных. Такое ведение учетных записей обеспечивает своевременное выявление отклонений.

5) Защита и безопасность данных. Система, которая проектируется, должна защищать активы предприятия от нерационального их использования и обеспечивать надежность и безопасность информации в системе.

Качественная компьютерная система бухгалтерского учета должна выполнять следующие функции относительно безопасности данных:

а) разделение доступа к функциям и данным системы путем авторизации пользователей по паролю;

б) шифрование данных;

в) контроль за входом в систему и ведение журнала рабочего времени;

г) контроль за периодичностью создания резервных (архивных) копий информации.

6) Совместимость. Принцип совместимости означает, что система должна проектироваться с учетом человеческого фактора и организационных особенностей предприятия, уже имеющихся компьютеров и программ.

Под организационными особенностями предприятия наиболее часто понимают способы взаимодействия отдельных работников и подразделений.

Необходимо также проверить совместимость новой компьютеризированной системы бухгалтерского учета с уже имеющимся оснащением и программным обеспечением.

7) Универсальность. Программная система должна решать не отдельную задачу, а выполнять стандартные процедуры и обрабатывать конкретную задачу как частный случай более общей. Поэтому при составлении алгоритма следует обращать внимание на массовые операции и процедуры. Разработчик должен собрать статистические данные о типах хозяйственных операций и их частоте на конкретном предприятии. После этого следует разделить информационный массив на стандартные и нестандартные операции. Алгоритм должен быть ориентирован на массовые операции, но предусматривать обработку и единичных.

3. Характеристика подходов к построению КСБУ

Выделяют разные подходы к созданию КСБУ, которые отличаются по степени влияния на организационную структуру и по комплексности решения учетных задач.

1) По степени влияния на организационную структуру предприятия.

По степени влияния на организационную структуру предприятия выделяют два подхода. Первый базируется на адаптации информационной технологии к организационной структуре предприятия и бухгалтерии.

а) Сохранение существующей организационной структуры

При данном подходе КСБУ приспосабливается к организационной структуре в ее существующем виде и происходит лишь локальная модернизация сформированных методов работы. При этом осуществляется объединение функций сбора и обработки информации (физический оборот документов) с функцией принятия решений (информационный оборот).

Итак, первый способ внедрения новой информационной технологии ориентированы на действующую организационную структуру управления. При этом степень риска от внедрения этой технологии сводится к минимуму, поскольку соответствующие затраты незначительные, а организационная структура остается без перемен.

Преимущество: Минимальный объем подготовительных работ и расходов

Недостатки: Низкая эффективность из-за неполного использования возможностей вычислительной техники.

б) Изменение существующей организационной структуры

Этот подход к внедрению КСБУ значительно эффективней, он предусматривает рационализацию организационной структуры. Организационная структура оптимизируется таким образом, чтобы внедрение информационной технологии дало наибольший эффект.

Основой такого подхода является максимальное развитие технических коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, которые раньше были экономически нецелесообразные.

Производительность организационной структуры возрастает, поскольку данные распределяются рациональней, и уменьшается объем информации, которая циркулирует по системным каналам. Этот способ направлен на принципиальное изменение организационной структуры управления в направления его усовершенствования.

Преимуществ: Высокая оперативность результативной информации для потребностей управления

Недостатки: Большие расходы денег и времени, связанные с созданием и внедрением

2) По комплексности решения учетных задач.

По комплексности решения учетных задач различают два подхода: подход, который характеризуется выделением наиболее трудоемких задач и их компьютеризацией, и подход, который предусматривает комплексное решение учетных задач.

а) Компьютеризация наиболее трудоемких участков учета

Этот подход может ускорить ведение учета на наиболее трудоемких участках, но, поскольку последовательность обработки данных не изменяется, существенного повышения эффективности не происходит. Бухгалтерский учет является системным учетом. Его задачи могут решаться в отдельности, но они связаны информационными каналами, которые обеспечивают полноту итоговой информации, игнорирование этого факта приводит к отрицательным последствиям. Компьютеризация отдельных, разрозненных участков бухгалтерского учета является существенным недостатком в компьютеризации учета. При таком подходе для любой из задач создается отдельная программа, и хотя при этом возможно использование определенных общих частей во всех этих задачах, например, процедур ввода-вывода и т.п., сохраняется индивидуальность подхода к их решению. В итоге это приводит к резкому увеличению количества вариантов реализации учетных задач.

Отдельные задачи, подзадачи и функциональные модули имеют сложную иерархическую структуру, свои входные и исходные информационные каналы и алгоритмы решения. В результате этого комплексы задач и подсистемы в границах отдельного предприятия плохо взаимодействуют между собою, из-за чего резко снижается эффективность введенной системы.

б) Комплексная компьютеризация бухгалтерского учета.

В результате комплексной компьютеризации БУ достигается наибольшая эффективность, но для этого необходимая разработка системного, комплексного, гибкого плана компьютеризации. Комплексная, системная компьютеризация предусматривает разработку предшествующего единого проекта системной компьютеризации учета как единого процесса.

Лучше всех удовлетворяют рассмотренным принципам программы, построенные по трехуровневой структуре. При этом каждый уровень может создаваться и отлаживаться разными фирмами и группами специалистов с применением разных языков программирования.

Рисунок 1 - Трехуровневая структура КСБУ

4. Последовательность создания КСБУ на предприятиях

Создание КСБУ на предприятиях состоит из трех основных этапов:

1)изучение особенностей хозяйственной деятельности предприятия;

2) проектированием системы и согласование проекта;

3) внедрение и усовершенствование системы.

Наиболее распространенными являются три модели цикла разработки КСБУ.

1. Каскадная модель, которая предусматривает переход на следующий этап после полного завершения работ по предшествующему этапу.

2. Поэтапная модель с промежуточным контролем - итерационная модель разработки КСБУ с циклами обратной связи между этапами. Преимущество такой модели состоит в том, что межэтапное корректирование обеспечивают меньшую трудоемкость разработки сравнительно с каскадной моделью, однако продолжительность любого из этапов удлиняется на весь период разработки.

3. Спиральная модель, которая базируется на начальных этапах жизненного цикла: анализ требований, проектирование спецификаций, предшествующее и детальное проектирования. На этих этапах проверяется и обосновывается возможность реализации технических решений путем создания прототипов. Каждый виток спирали отвечает поэтапной модели создания фрагменту или версии КСБУ. На нем уточняются цели и характеристики проекта, определяется его качество, планируются работы следующего витка спирали. Таким образом, детали проекта углубляются и последовательно конкретизируются и, в результате, избирается обоснованный вариант, который приходится к реализации.

Спиральная модель жизненного цикла является наиболее перспективной.

1 Этап создания КСБУ- Изучение особенностей хозяйственной деятельности предприятия

Цель этапа изучения особенностей хозяйственной деятельности предприятия (бизнеса) - получить объективную информацию о деятельности предприятия и обосновать необходимость создания КСБУ. При этом проводят обследование предприятия и формулируют требования пользователя к будущей системе. Обследование проводится путем взаимодействия разработчика с работниками предприятия, для которого будет разрабатываться система. Во время обследования выясняется документооборот, формы первичных и отчетных документов, методики расчета отдельных показателей. Обследование должно обнаружить проблемы, решение которых возможно с помощью средств компьютерной техники, а также дать оценку целесообразности создание КСБУ. На первом этапе вместе с заказчиком согласовываются требования к КСБУ, среди которых могут быть: сумма максимальных затрат на разработку; срок выполнения, условия функционирования системы; перечень функций, которые система может обеспечить и т.п. На этом этапе необходимо определить:

1) что именно должны получить от системы пользователи (как внутренние - руководство предприятия и подразделы, так и внешние -акционеры, страховые компании, банки, налоговые и статистические органы и т.п.);

2) из каких источников информации;

3) последовательность преобразования информации для предоставления ее в удобном, понятном и пригодном виде с целью дальнейшего использования и анализа.

Последовательность работ на первом этапе создания КСБУ изучить:

1) Требования учетной политики, планы экономического, технического и социального развития предприятия

2) Требования собственника к системе управления, планы усовершенствования производственной структуры

3) Состояние системы управления и бухгалтерского учета

4) Провести оценку эффективности вариантов организационной структуры при разных видах программного обеспечения

На основании этого

1) Сформировать задачи бухгалтерского учета

2) Выделить функциональные подсистемы для ведения учета

3) Определить количество уровней в организационной структуре бухгалтерии

4) Определить степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности

На основании этого разработать:

1) Структурную схему учетного аппарата

2) Положение про бухгалтерию

3) Техническое задание на проектирование КСБУ

2 этап - Проектирование системы и согласование проекта

Подготовка предприятия к компьютеризации начинается с издания приказа об изменениях в его структуре, документообороте, распределения обязанностей между работниками, перехода на новую технологию обработки учетной информации. Такой приказ выдается в произвольной форме, но в нем обязательно отмечаются сроки перехода к новой технологии и лица, которые отвечают за внедрение и эксплуатацию информационной системы. Настоящий приказ также может быть включен в состав Приказа об учетной политике предприятия.

На стадии проектирования:

1) формулируют требования к создаваемой КСБУ. Для этого необходимо обеспечить сотрудничество широкого круга специалистов - юристов, программистов, инженеров, руководителей подразделений, а также будущих пользователей системы, которые непосредственно будут работать с КСБУ.

2) Уточняют процедуры взаимодействия учетного персонала и направления движения документов в системе.

3) согласовывают и утверждают формы необходимых отчетов, составляют проектную документацию (как документацию пользователя, так и техническую).

На этапе проектирования системы следует иметь в виду, что компьютеризация - это постоянный процесс. Поэтому заказчику следует зафиксировать в договоре с разработчиком права на определенные изменения технической задачи в процессе проектирования.

Важной проблемой, на которую следует обратить внимание при проектировании КСБУ, является возможность приспособления программ к изменениям в законодательстве. Несмотря на то, что бухгалтерский учет является наиболее регламентированной управленческой деятельностью, его нельзя рассматривать как навсегда построенный жесткий механизм, сущность которого сводится к неизменным алгоритмам и программ. Наоборот, он является динамической системой, которая постоянно совершенствуется и изменяется.

4) Предусмотрение возможности для постоянной адаптации к изменениям, которые возникают в связи с требованиями усовершенствования управление и изменениями в законодательстве. Если во время проектирования КСБУ этот аспект учета не учесть, то эксплуатация КСБУ может значительно усложниться, а тогда стать и совсем невозможной.

3 этап - Внедрение и усовершенствование системы

После того, как проект КСБУ создан, необходимым условием его успешного внедрения является удачный подбор работников и их подготовка к работе в информационной системе. Подготовка персонала может проводиться силами разработчиков системы (лекции, семинары, практические занятия) или с помощью специальных курсов повышения квалификации. Во время такого обучения каждый работник имеет не только понять изменения в своих должностных обязанностях, но и научиться работе с компьютерной техникой. Такое обучение может предусматривать также овладение типичных, наиболее распространенных программных средств (например Norton Commander, Windows).

Параллельно с подготовкой персонала проводят работы по установлению и отладка аппаратных и программных средств, определяют места установления компьютеров, средства их охраны, лиц, ответственных за сохранение и сопровождение программного обеспечения, устанавливают необходимые пакеты программ. В случае необходимости выполняют строительно-монтажные работы. связанные с прокладыванием кабелей, установлением оснащения, изменением освещения мест, где устанавливаются компьютеры. Перед внедрением системы важно, чтобы были проведенные предшествующие испытания для проверки корректности работы технических и программных средств, возможности использования прикладного программного обеспечения разработчиком.

Последовательность работ по внедрению и усовершенствованию системы:

1) Настройка и конвертация данных

2) Установление стандартной версии

3) обучейние рабочей группы

4) Эксплуатация системы

5) Текущее сопровождение системы

5. Расчет экономической эффективности КСБУ

Внедрение информационных технологий связано с капитальными вложениями, как на приобретение техники, так и на разработку проектов, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению КСБУ должно предшествовать экономическое обоснование целесообразности внедрение КСБУ. Это значит, что должна быть определенная эффективность использования автоматизированных компьютерных технологий.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность использования средств компьютерной и организационной техники при формировании, передачи и обработке данных.

Различают расчетную и фактическую эффективность.

Типы эффективностей:

Расчетная эффективность - определяют на стадии проектирования автоматизации информационных работ, то есть разработки техноробочего проекта;

Фактическая эффективность - по результатам внедрения техноробочего проекта.

Экономическую эффективность от внедрения компьютерной и организационной техники делят на прямую и косвенную. Но так как большинство хозяйственных субъектов заинтересованы в определении прямой экономической эффективности, рассмотрим детальнее.

Под прямой экономической эффективностью понимают экономию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расходование основных и вспомогательных материалов вследствие автоматизации конкретных видов планово-учетных и аналитических работ.

Определяют экономическую эффективность с помощью трудовых и стоимостных показателей. Основным при расчетах является метод сопоставления данных с базисным периодом. При этом пользуются абсолютными и относительными показателями.

При расчете экономической эффективности компьютеризации учета используется ряд показателей, важнейшие из которых приведен в табл. 1.

компьютерный бухгалтерский учет экономический

Таблица 1. - Показатели экономической эффективности компьютеризации учета

Размещено на Allbest.ru