Организация управления архивным делом

Размещено на http://www.allbest.ru/

7

Содержание

Введение

1. Состояние архивного дела накануне образования РФ

2. Управление архивным делом в РФ

2.1 Управление архивным делом на федеральном уровне

2.2 Управление архивным делом на региональном и муниципальном уровнях

3. Архивный фонд РФ

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков, обеспечивают базу исторических исследований.

Прежде чем начать рассмотрение организации управления архивным делом, необходимо остановиться на основных понятиях.

Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», архивное дело в Российской Федерации - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) первоначально означал присутственное место. Но в настоящее время под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием, хранение и организацию использования архивных документов в интересах пользователей.

Архивный документ - ценный материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, подлежащий хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства.

Управление архивным делом - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Основной учетной единицей Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения.

Цель данной работы - рассмотреть состояние архивного дела на современном этапе. В соответствии с поставленной целью сформулируем задачи, стоящие перед данной работой:

1)Рассмотреть состояние архивного дела накануне образования РФ;

2)определить перспективы архивного дела в РФ;

3)охарактеризовать состояние современного архивного дела;

4)рассмотреть структуру Архивного фонда РФ

В данной работе использовалась следующие источники:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 13.05.2008) - основной закон, который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290, ред. от 08.08.2009) - в нем определены статус Федерального архивного агентства России, его права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура.

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.07г. №19)

Регламент Федерального архивного агентства (утвержден приказом Федерального архивного агентства от 20.09.2010 № 54; зарегистрирован Минюстом России 30.09.2010, регистрационный № 18592) - устанавливает общие правила внутренней организации Федерального архивного агентства.

Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ (утвержден Приказом Федерального архивного агентства от от 11.03. 1997г. № 11). Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

Закон Ульяновской области от 05.04.2006 г. №40-30 «Об архивном деле в Ульяновской области». Закон регулирует отношения, возникающие в сфере управления архивным делом в Ульяновской области, а также отношения, связанные с наделением органов местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области отдельными государственными полномочиями Ульяновской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ульяновской области и находящихся на территории муниципальных образований Ульяновской области.

Литература: Асфандиярова И.Г. Региональное архивное законодательство // Отечественные архивы. - 2006. - №4. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело. - 1998. - № 1 Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет //Отечественные архивы. - 1998. - №5. Храмцовская Н.А. Архивное дело: вся власть регионам// Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2005. - №9

Учебная литература: Е.В.Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова Архивоведение. - М.,2005. Рассматриваются проблемы становления и функционирования архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются организационно-методические вопросы классификации, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: учебное пособие. - М., 1996. Авторы учебника излагают основы организации архивной службы в стране, задачи по концентрации, сохранности и использованию документов. Освещаются вопросы взаимодействия в работе ведомственных и государственных архивов, методика экспертизы, учета и хранения документов, комплектования архивных фондов.

1. Состояние архивного дела накануне образования РФ

архивный делопроизводство документ

Начало либерализации доступа к архивным документам относят к 1960 г., когда изменились подведомственность и правовое положение Главного архивного управления: оно было передано в непосредственное подчинение Совету Министров СССР и получило название Главного архивного управления (Главархив) при Совете Министров. Местные архивные учреждения стали также подведомственны соответствующим исполкомам Советов.

28 июля 1961 г. Совет Министров СССР принял Постановление «Об утверждении положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР и сети центральных государственных архивов СССР». В числе основных задач Главархива СССР было названо обеспечение сохранности документов ГАФ СССР, научное организационно-методическое руководство государственными и ведомственными архивами и контроль за обеспечением сохранности документов, находящихся в архивах министерств и ведомств.

Для проведения научных и следований в области архивоведения в 1966 году при Главрхиве СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Ему были переданы центральная научно-исследовательская лаборатория, материалы методического кабинета.

5 марта 1967 г. постановлением Совета Министров СССР был создан Центральный государственный архив звукозаписей СССР.

В 1974 г. Главархив совместно с Госкомитетом стандартов, Госкомтрудом и другими ведомствами издал Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД), способствующую улучшению постановки делопроизводства в учреждениях и на предприятиях страны.

В 1976 г. в СССР был принят закон «Об охране и использовании памятников истории и культуры», согласно которому архивные документы были отнесены к историческим памятникам, а на Главархив СССР возлагались обязанности использования этой категории памятников.

4 апреля 1980 г. Совет Министров СССР принял Постановление «Об утверждении положения о Государственном архивном фонде СССР и Главном архивном управлении при Совете Министров СССР». В этом правительственном акте содержалось несколько новых положений, которые еще не вошли в практику работы архивных учреждений и не имели юридического подтверждения в нормативных документах, однако важен был сам факт постановки проблемы: о создании страховых фондов на особо ценные документы не только в государственных, но и в ведомственных архивах; о привлечении к ответственности лиц, виновных в хищении, сокрытии, порче, бесхозяйственном хранении, незаконном уничтожении и купле-продаже документов; о расширении состава ГАФ СССР за счет механографических документов; об изменении сроков ведомственного хранения документов; об организации государственного учета ГАФ в учреждениях государственной архивной службы.

К положению были составлены два приложения. В приложении № 1 закреплялась сеть центральных государственных архивов СССР, находившихся в непосредственном ведении Главного архивного управления (Главархива) при Совете Министров СССР. В приложении № 2 давался перечень отраслевых государственных фондов, министерств, ведомств СССР и организаций, осуществлявших государственное хранение документов ГАФ СССР.

В положении были отражены новые функции государственной архивной службы: выполнять на договорных началах по заявкам учреждений ряд работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, созданию страхового фонда копий; осуществлять организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и делопроизводством учреждений, организаций и предприятий. Практическая деятельность архивной службы получила правовое закрепление: Главрхиву СССР представлялись полномочия контроля за состоянием и использованием всех документальных памятников; все ценные документы подлежали государственному учету, Главрхив СССР вел центральный государственный учет документов; собирание документов на территории страны проводилось только с разрешения соответствующих учреждений государственной архивной службы.

Таким образом, ко времени распада СССР и образования РФ Государственная архивная имела сложившуюся устойчивую структуру и состояла из органов управления архивным делом, государственных архивов и научных учреждений. Основные задачи ГАС остались неизменными: комплектование ГАФ СССР, обеспечение сохранности документов и организация их использования. К о р г а н а м у п р а в л е н и я относилось Главное архивное управление при Совете Министров СССР, которое возглавляло государственную архивную службу СССР. Главархив СССР непосредственно и через архивные органы союзных республик ведал организацией архивного дела в стране. Существовал Архивный фонд КПСС, в состав которого входили документы партии и комсомола. Они хранились в партийных архивах, и сведения о них не поступали в органы государственной архивной службы. Руководство архивным делом в союзных республиках осуществляли главные архивные управления при советах министров союзных республик; в автономных республиках -- архивные управления при советах министров этих республик; в краях, областях и городах республиканского подчинения (Москва и Ленинград) -- архивные отделы соответствующих исполкомов Советов народных депутатов. Г о с у д а р с т в е н н ы е а р х и в ы разделялись на две группы -- госархивы с постоянным составом документов и госархивы с переменным составом документов (хранившие документы до передачи их в госархивы постоянного хранения).

Архивы с постоянным составом документов подразделялись на несколько категорий:

центральные государственные архивы СССР;

центральные государственные архивы союзных республик и их

филиалы;

центральные государственные архивы автономных республик;

государственные архивы краев, областей (в том числе автономных)

и их филиалы в ряде городов республиканского подчинения.

Архивы с переменным составом документов (райгорархив) создавались в районах, республиках, краях, областях, городах, имевших развитую промышленность. Разработку теоретических проблем и методических пособий по вопросам архивоведения и делопроизводства осуществляли такие н а у ч н ы е у ч р е ж д е н и я , как Всероссийский научно-исследовательский институт делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД) и Научно-исследовательский центр технической документации (НИЦТД), а также вспомогательные центральные лаборатории по микрофильмированию и реставрации документов в Москве и Ленинграде. Подобная система существовала практически неизменной более 10 лет, когда в конце 1991 г. Главархив СССР был ликвидирован как общесоюзное отраслевое ведомство. Все его функции были переданы центральным архивным органам союзных республик, ставших самостоятельными независимыми государствами.

После распада СССР и создания Содружества Независимых Государств 6 июля 1992 г. главами СНГ было подписано Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего СССР. По этому Соглашению стороны, исходя из принципа целостности и неделимости фондов, образовавшихся в результате деятельности высших государственных структур и хранящихся в государственных архивах, которые находятся за пределами их территорий, не претендуют на право владения этими комплексами документов. Стороны взаимно признают осуществленный в соответствии с их национальным законодательством переход под юрисдикцию государственных и других архивов союзного уровня, включая находящиеся на их территории государственные отраслевые архивные фонды бывшего СССР. В соответствии с Соглашением о правопреемстве центральные государственные архивы бывшего СССР перешли под юрисдикцию Российской Федерации в ведение Государственной (Федеральной) архивной службы России.

2. Управление архивным делом в РФ

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 13.05.2008) в сфере организации управления архивным делом установил следующий порядок: государственное управление на федеральном уровне осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченные Правительством РФ федеральные органы исполнительной власти; в субъектах федерации - органы государственной власти субъектов федерации, включая уполномоченные органы исполнительной власти субъектов федерации в области архивного дела; в муниципальных образованиях - органы местного самоуправления.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы исполнительной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти - Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (РОСОХРАНКУЛЬТУРА), органы государственной власти субъектов РФ, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела.

2.1 Управление архивным делом на федеральном уровне

Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры РФ. Агентство осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Федеральное архивное агентство организует:

- информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных;

- исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;

- экспертизу архивных документов, заявленных к вывозу за пределы Российской Федерации, для выдачи в установленном порядке юридическим и физическим лицам заключений о возможности их вывоза;

- экспертизу документов Архивного фонда Российской Федерации, заявленных к временному вывозу за пределы Российской Федерации, для выдачи в установленном порядке юридическим и физическим лицам заключений о возможности их временного вывоза;

- экспертизу документов Архивного фонда Российской Федерации, временно вывезенных за пределы Российской Федерации, после их возвращения;

- централизованное хранение страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации;

- работу федеральных архивных учреждений по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;

- координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов.

Ведет:

- государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации;

- Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Осуществляет:

- функции главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Агентства и реализацию возложенных на Агентство функций;

- согласование положений о центральных экспертных комиссиях и центральных архивах, а также иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций;

- осуществляет прием граждан, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;

- осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Агентства.

Федеральное архивное агентство возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством Российской Федерации по представлению Министра культуры РФ. Руководитель Федерального архивного агентства имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Министром культуры Российской Федерации по представлению руководителя Агентства. Количество заместителей руководителя Федерального архивного агентства устанавливается Правительством Российской Федерации.

Координационные и совещательные органы, рабочие группы.

Предложения Росархива о создании правительственных координационных и совещательных органов, а также организационных комитетов подготавливаются по инициативе начальников структурных подразделений аппарата Росархива или по поручению руководителя. Кандидатуры представителей Росархива в правительственных комиссиях, советах и организационных комитетах определяются руководителем Росархива и направляются для согласования Министру культуры Российской Федерации. Предложения о включении представителей Росархива в состав межведомственных координационных и совещательных органов подписываются руководителем Росархива и подлежат согласованию с Министром культуры Российской Федерации или с его заместителем (в соответствии с распределением обязанностей). Межведомственные рабочие группы возглавляет, как правило, заместитель руководителя Росархива или начальник соответствующего структурного подразделения аппарата Росархива. План работы межведомственной рабочей группы определяется ее руководителем. Организационно-техническое обеспечение деятельности межведомственной рабочей группы возлагается на соответствующее структурное подразделение аппарата Росархива.

Коллегия.

В Росархиве в соответствии с Положением о Росархиве создается коллегия. Коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном Регламентом. Коллегия является постоянно действующим совещательным органом при руководителе Росархива, который образует и возглавляет коллегию. Состав коллегии и порядок участия членов коллегии в ее заседаниях определяется руководителем Росархива и утверждается приказом Росархива. Члены коллегии не имеют иных полномочий, кроме предусмотренных занимаемой должностью. Принятые на заседании коллегии решения оформляются протоколом.

Совет по архивному делу.

В Росархиве в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве создается Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. Совет создается в целях рассмотрения наиболее актуальных вопросов развития архивного дела в Российской Федерации. Управление деятельностью Совета осуществляет руководитель Росархива. Деятельность Совета регламентируется Положением о Совете. Председателем Совета является руководитель Росархива. Решения Совета носят рекомендательный характер и оформляются протоколами заседания Совета.

Центральная экспертно-проверочная комиссия

Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) при Росархиве является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов. Состав ЦЭПК утверждается руководителем Росархива.

В состав ЦЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЦЭПК из числа специалистов Росархива, федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных архивов субъектов Российской Федерации, представителей федеральных органов государственной власти, научных, учебных и других организаций. ЦЭПК осуществляет свою деятельность на основании Положения о ЦЭПК, утверждаемого приказом Росархива.

Федеральное архивное агентство является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати, штампы и бланки установленного образца, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Финансирование расходов на содержание Федерального архивного агентства осуществляется за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание федеральных органов исполнительной власти.

Агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 2 обслуживающие организации.

2.2 Управление архивным делом на региональном и муниципальном уровнях

В связи с принятием Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" субъектам федерации предстояло привести свои законодательные акты в области архивного дела в строгое соответствие с его нормами.

Органами исполнительной власти необходимо учитывать условия, в которых проживает население конкретного субъекта. В силу этого именно субъектам федерации принадлежит право устанавливать систему органов, которые будут управлять архивами в их регионе.

Региональным архивным законодательством закреплено, что государственное управление архивным делом в регионе, как правило, осуществляет правительство субъекта федерации и уполномоченный орган его исполнительной власти в области архивного дела (республики Башкортостан, Марий Эл, Удмуртская). В законе Самарской области определено, что государственное управление помимо Правительства Самарской области и уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела осуществляет также Самарская губернская дума.

К органам управления архивным делом субъектов РФ относятся:

1. Республики РФ;

2. Края РФ;

3. Области РФ;

4. Города федерального значения;

5. Автономные образования.

Рассмотрим управление архивным делом на региональном и муниципальном уровнях на примере Ульяновской области и МО «Г. Ульяновск».

На основании Закона Ульяновской области «Об Архивном деле в Ульяновской области» от 05.04.2006г.№40-30, Законодательное регулирование в сфере архивного дела в Ульяновской области осуществляет Правительство Ульяновской области - Законодательное Собрание.

К полномочиям Правительства Ульяновской области относятся:

1) проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории Ульяновской области;

2) формирование органа исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченного в сфере архивного дела, руководство его деятельностью;

3) принятие правовых актов в сфере архивного дела, разработка проектов законов Ульяновской области, реализация областных целевых программ в сфере архивного дела на территории Ульяновской области;

4) создание, реорганизация, ликвидация государственных архивов Ульяновской области;

5) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности Ульяновской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

6) решение вопросов разграничения собственности между муниципальными образованиями Ульяновской области, муниципальным образованием Ульяновской области и Ульяновской областью на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований Ульяновской области и хранящиеся в муниципальных архивах Ульяновской области;

7) осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в пределах своей компетенции;

8) иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ульяновской области.

К полномочиям органа исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченного в сфере архивного дела - Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области, находящегося в ведении Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, относятся:

1) осуществление государственного управления архивным делом;

2) осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в пределах своей компетенции;

3) взаимодействие с органами государственной власти, иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами в сфере архивного дела;

4) разработка и реализация областных программ в сфере архивного дела;

Ульяновская область наделяет органы местного самоуправления на неограниченный срок отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ульяновской области и находящихся на территории муниципальных образований Ульяновской области.

Органы местного самоуправления при осуществлении государственных полномочий вправе:

1) получать финансовое обеспечение государственных полномочий за счет субвенций, предоставляемых из областного бюджета Ульяновской области;

2) вносить в органы государственной власти Ульяновской области предложения по увеличению размера субвенций, предоставляемых из областного бюджета Ульяновской области в случае возникновения непредвиденных расходов по осуществлению государственных полномочий;

3) получать для обеспечения государственных полномочий необходимые материальные ресурсы;

4) запрашивать от органов государственной власти Ульяновской области консультативную и методическую помощь.

2. Органы местного самоуправления при осуществлении государственных полномочий обязаны:

1) осуществлять переданные им государственные полномочия надлежащим образом в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Законом, иными нормативными правовыми актами Ульяновской области;

2) исполнять предписания органов государственной власти Ульяновской области по устранению нарушений, допущенных при осуществлении государственных полномочий;

3) использовать выделенные для осуществления государственных полномочий финансовые и материальные средства по целевому назначению;

4) определить органы и должностных лиц местного самоуправления, специально уполномоченных осуществлять деятельность по реализации государственных полномочий;

5) возвращать неиспользованные финансовые и материальные средства в случае прекращения осуществления государственных полномочий;

6) выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации и Ульяновской области, при осуществлении государственных полномочий.

Финансовые средства, необходимые органам местного самоуправления для осуществления государственных полномочий, ежегодно предусматриваются в законе Ульяновской области об областном бюджете Ульяновской области на очередной финансовый год в виде субвенций, предоставляемых бюджетам городских округов и муниципальных районов Ульяновской области.

Органы местного самоуправления представляют в орган исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченный в сфере финансов, в установленные им сроки отчетность об использовании финансовых средств, выделенных из областного бюджета на выполнение государственных полномочий в форме, установленной для бюджетных организаций.

3. Архивный Фонд Российской Федерации

В статье 3 Федерального закона от N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" дается следующее определение: "Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению". Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Документ Архивного фонда РФ - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов РФ, субъектов РФ в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с собственниками или владельцами документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, системности и целостности путём комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей.

Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством - комплектование архива. Комплектование архива включает:

- определение источников комплектования архива;

- определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

- прием-передачу архивных документов в архив.

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприятий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности). Источниками комплектования архива выступают также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:

- принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ;

- соблюдения прав собственности на документы;

- происхождения и территориальной принадлежности документов;

- недробимости фондов.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда. Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1) в пределах АФ РФ в целом - первый уровень организации документов. Организация документов на первом уровне, т. е. в пределах Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки.

Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется по следующим признакам:

По формам собственности:

- архивные фонды и архивные документы государственной части АФ;

- архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

- архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

По видам носителей, способам и технике закрепления информации:

- архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

- кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

В основе современной организации документов и дел лежит деление Архивного Фонда на государственную и негосударственную части.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий; органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ; организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ и др.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации, профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

По срокам хранения:

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

- постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

- временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

- постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

- временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук.

2) В пределах архива - второй уровень. Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам -- фондам и коллекциям. При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

- принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

- логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

Архивный фонд может иметь следующие разновидности:

- Архивный фонд организации или лица - вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

- Архивный фонд учреждения (организации) - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).

- Объединенный архивный фонд - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей или более, имеющих между собою исторические и логически обусловленные связи.

- Архивный фонд личного происхождения - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

3) В пределах архивного фонда - третий уровень. Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием. Определить фондовую принадлежность документов -- это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков.

Организация документов в пределах архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения -- учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

В деле обеспечения сохранности исторических и культурных ценностей исключительно важен учёт. Под учётом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учёта, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учётных документах архивов и архивных органов. Основой учёта документов Архивного фонда РФ является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средство учёта документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

В соответствии со ст. 19 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" все документы Архивного фонда Российской Федерации постоянного срока хранения независимо от места их хранения, содержания, подлинности, способов воспроизведения подлежат государственному учету. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своём роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего человечества. Для учёта уникальных документов создан Государственный архив уникальных документов Архивного фонда РФ.

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Заключение

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи.

Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования архивных документов занимается наука архивоведение.

Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющихся частью исторической памяти о прошлом.

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Современная организация управления архивным делом" можно сделать ряд выводов:

1. Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченные Правительством Российской Федерации федеральные органы исполнительной власти.

2. Государственное управление архивным делом в субъектах Российской Федерации осуществляют органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

3. Управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления.

4.Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

5. Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством - комплектование архива. К числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке .Источниками комплектования архива выступают также граждане и негосударственные организации.

6. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Архивное строительство на современном этапе не завершилось. Находится в стадии развития. Об этом свидетельствуют многочисленные нормативные акты, принимаемые в целях совершенствования архивной сферы.

Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 13.05.2008)

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3. Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290, ред. от 08.08.2009)

4. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.07г. №19)

5. Регламент Федерального архивного агентства (утвержден Приказом Федерального архивного агентства от 20.09.2010 № 54; зарегистрирован Минюстом России 30.09.2010, регистрационный № 18592)

6. Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, (утвержден Приказом Федерального архивного агентства от от 11.03. 1997г. № 11)

7. Закон Ульяновской области от 05.04.2006 г. №40-30 «Об архивном деле в Ульяновской области»

8. Асфандиярова И.Г. Региональное архивное законодательство // Отечественные архивы. - 2006. - №4.

9. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело. № 1.1998.

10. Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет //Отечественные архивы. - 1998. - №5.

11. Храмцовская Н.А. Архивное дело: вся власть регионам// Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2005. - №9

12. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова Архивоведение. - М.,2005.

13. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: учебное пособие. - М., 1996.

Размещено на Allbest.ru