Облік розрахунків з покупцями і замовниками

При виникненні форс-мажорних обставин (воєнні дії, пожежі, повені тощо) можуть мати місце випадки повної або часткової втрати товарів у дорозі, їх пошкодження, знищення та ін. Аби уникнути збитків за згаданих обставин продавці або покупці можуть застрахувати відвантажені цінності за зазначеними страховими подіями.

Усі підприємства реалізацію своєї продукції, товарів, робіт, послуг відображають на момент відвантаження продукції (товарів), підписання актів виконаних робіт (послуг). Розрахунки з покупцями за товарно-матеріальні цінності та послуги здійснюються, як правило, після відвантаження продукції або надання послуг.

Бухгалтерський облік розрахунків з покупцями і замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи і послуги, крім заборгованості, забезпеченої векселями, ведеться на рахунку 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками». На цьому рахунку узагальнюється також інформація про розрахунки з учасниками промислово-фінансової групи. Рахунок 36 активний, балансовий, основний.

За дебетом рахунка 36 відображається продажна вартість реалізованої продукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг (у т. ч. на виконання бартерних контрактів), яка включає податок на додану вартість, акцизи та інші податки, збори (обов'язкові платежі), які підлягають перерахуванню до бюджету та позабюджетних фондів і включені до вартості реалізації. За кредитом рахунка 36 відображається сума платежів, які надійшли на рахунки підприємства в банківських установах, у касу та інші види розрахунків. Сальдо за дебетом рахунка відображає заборгованість покупців і замовників за отриману продукцію (роботи, послуги).

Облік розрахунків з вітчизняними покупцями і замовниками ведеться на субрахунку 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями», з іноземними покупцями - на субрахунку 362 «Розрахунки з іноземними покупцями» рахунка 36, з учасниками промислово-фінансової групи - на субрахунку 363 «Розрахунки з учасниками ПФГ».

На субрахунку 362 аналітичний облік ведеться у гривнях і валюті, обумовленій договором.

Передача продукції підприємством покупцю повинна бути документально підтверджена, щоб уникнути непорозумінь, які можуть виникнути при розрахунках. Відпуск продукції зі складу підприємства проводиться на підставі Довіреності, яка пред'являється представником покупця разом з документом, що засвідчує його особу. В Довіреності повинні бути заповнені всі реквізити підприємства-покупця, зазначено найменування і кількість отриманої продукції, термін дії довіреності, особистий підпис представника покупця, підтверджений керівником і головним бухгалтером підприємства-покупця, з наявністю відтиснення печатки. Причому, підпис представника покупця на довіреності повинен бути ідентичний підпису одержувача продукції на відвантажувальних документах.

Порядок обліку і оформлення довіреностей регулюється Інструкцією №99 від 16.05.96 р., затвердженою наказом Міністерства фінансів України (зі змінами і доповненнями).

Відпуск продукції здійснюється на підставі Накладної з одночасним оформленням Податкової накладної. Якщо Договором передбачена передплата, то покупцю спочатку виписується Рахунок-фактура на підставі якої здійснюється оплата за продукцію. У разі доставки продукції покупцю транспортом постачальника важливе значення має чітке і правильне оформлення товарно-транспортних накладних з підписами і з печаткою одержувача, що засвідчує отримання товарів або продукції. Товарно-транспортні накладні оформляються в порядку, встановленому Інструкцією №228/253 від 07.08.96 р., затвердженої наказом Міністерства статистики і Міністерства транспорту України. Але взагалі покупці самі забирають продукцію, тому заповнення товарно-транспортної не є обов'язковим.

При виконанні робіт (будівельних, ремонтних, монтажних, налагоджувальних та ін.) в договорі на їх виконання чітко відображаються зобов'язання виконавця-підрядника і замовника щодо порядку прийому виконаних робіт, термінів їх оплати, а прийнята робота повинна бути оформлена актом відповідної форми, який підписується представниками замовника і виконавця або комісією з обов'язковим завіренням підписів представників печаткою замовника і виконавця.

Розрахунки з постачальниками і виконавцями, покупцями і замовниками ведуться, як правило, в безготівковій формі, але можливі як і з каси готівкою, яка отримана з каси обслуговуючого банку, так і з виручки від реалізації товарів, продукції підприємства, що передбачено Порядком №21 пункт 1 від 02.02.95 р., в редакції постанови Правління Національного банку України від 13.10.97 р. №334 (зі змінами та доповненнями).

При здійсненні розрахунків готівкою підприємство, одержуючи готівку, зобов'язане надати покупцям (замовникам) відривну квитанцію прибуткового касового ордеру та розрахункові документи, які є підставою про проведення розрахунків з постачальником готівкою.

Безготівкові розрахунки здійснюються з використанням установлених форм розрахункових документів:

- платіжних доручень;

- платіжних вимог-доручень;

- розрахункового чека;

- платіжної вимоги;

- акредитива.

Узагальнення інформації про розрахунки з покупцями та замовниками за поставлену продукцію відображається на активному рахунку 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками», за дебетом якого відображається продажна вартість реалізованої продукції. Вона включає податок на додану вартість, збори (обов'язкові платежі), які повинні бути зараховані на користь підприємства, по кредиту - сума платежів, які фактично поступили на рахунки підприємства в банківських установах. Дебетове сальдо рахунку відображає заборгованість покупців і замовників на кінець звітного періоду, що залишилася, за отриману продукцію.

До рахунку 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками» відкриваються наступні субрахунки:

«Розрахунки з вітчизняними покупцями»;

«Розрахунків з іноземними покупцями».

Використання банківських платіжних карток та векселів як платіжних інструментів регулюються чинним законодавством, у тому числі окремими нормативно-правовими актами Нацбанку України.

Кожен з документів повинен бути заповнений відповідним чином і засвідчений підписами і печаткою.

Основними джерелами інформації для контролю розрахункових відносин з покупцями і замовниками слугують первинні документи з обліку розрахунків (табл. 2.9).

Таблиця 2.9. Документування розрахунків з покупцями та замовниками

При здійсненні товарообмінних (бартерних) операцій сторони укладають договори, в яких визначають строки взаємних поставок товарів, обов'язки сторін з виконання умов договору та відповідальність сторін у випадку порушення прийнятих зобов'язань.

При відвантаженні товару (виконанні робіт, наданні послуг) за бартерним обміном в обов'язковому порядку складаються рахунки-фактури, накладні, акти тощо, в яких зазначається окремим рядком сума податку на додану вартість, дата складання, найменування і адреса постачальника та покупця.

2.3 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з покупцями і замовниками

Порядок відображення у обліку розрахунків з покупцями і замовниками при реалізації сільськогосподарської продукції наведений в таблиці 2.10.

Таблиця 2.10. Кореспонденція рахунків

Типову кореспонденцію рахунків з відображення операцій, пов'язаних зі здійсненням розрахунків з покупцями та замовниками, наведено у табл. 2.11

Таблиця 2.11. Облік розрахунків з покупцями і замовниками

Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками повинен забезпечити отримання даних про заборгованість, строк сплати за якою ще не настав, а також заборгованість, несплачену в строк.

Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками ведеться за кожним покупцем і замовником, за кожним пред'явленим до сплати рахунком, за кожною операцією. З цією метою підприємство може вести картки аналітичного обліку на кожного дебітора або накопичувальну відомість довільної форми.

Облік розрахунків з покупцями і замовниками ведуть у Журнал-ордері №11 с.-г. У ньому відображають підсумками за місяць обороти з кредиту рахунків 36, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 79 у кореспонденції з дебетом відповідних рахунків.

Записи в Журнал-ордер №11 с.-г. з кредиту рахунку 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками» здійснюють на підставі відомості аналітичного обліку за рахунком №36 ф. №11.8 с.-г. У відомості №11.8 с.-г. наводиться перелік усіх покупців і замовників, які мали стосунки за звітний період або заборгованість за попередні періоди. За кожним із них показуються залишки на початок і кінець місяця та обороти за дебетом і кредитом за звітний місяць. Заповнюється відомість на підставі реєстрів №11.1 с.-г. й №11.2. с.-г. первинних документів та аркушів-розшифровок.

Дебетовий оборот за рахунком 36 переносять до Журнал-ордеру №11 с.-г. в кредит рахунків 70, 71 та ін. на підставі відомості аналітичного обліку реалізації продукції, матеріалів, робіт та послуг ф. №11.4 с.-г.

Синтетичний облік за рахунками 36 ведеться в журналі-ордері П с.-г., а аналітичний - у відомості 11.8 с.-г. «Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями і замовниками» та у відомості 11.7 с.-г. «Відомість обліку продажу шляхом взаємних розрахунків».

3. Удосконалення розрахунків з покупцями і замовниками

В наш час інформаційні технології розвиваються швидкими темпами, що зумовлено прагненням людства полегшити своє існування. Тому суттєвим змінам піддалася і організація обліку а також методологія проведення обліку. При цьому найбільш доцільним є проведення саме комплексної автоматизації.

Підприємства і організації самостійно вибирають форми і методи бухгалтерського обліку виходячи з об'єму облікових робіт, наявності обчислювальної техніки та інших умов. Разом з тими вони повинні дотримуватися загальних методологічних принципів, затверджених Міністерством фінансів України, а також технологію обробки облікових даних.

В зв'язку переходом до більш прогресивних форм обліку значно міняється характер і зміст бухгалтерської роботи, скорочується питома вага технічних процесів, заснованих на ручній праці. Головними для облікового персоналу стають функції організаторів обліку, контролю і аналізу.

Комп'ютерна форма бухгалтерського обліку знижує трудомісткість обліку, підвищує достовірність і оперативність інформації, сприяє інтеграції всіх видів обліку - оперативного, бухгалтерського і статистичного і своєчасному наданню інформації для управління виробництвом і складання фінансової звітності.

Важливою умовою покращення обліку є введення комп'ютерної форми обліку. Використання комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначальний фактор організації обліку.

Застосування комп'ютерів дозволило б автоматизувати робоче місце бухгалтера й підняти на якісно новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працював би на комп'ютері в діалоговому (інтерактивному) режимі, використовував би зворотній зв'язок у процесі обробки даних і отримання відповідних вихідних документів.

Основними перевагами комп'ютерної форми ведення обліку, порівняно з паперовою, є:

вбудовані бухгалтерські знання (у програму закладено правила формування тих чи інших бухгалтерських проводок по господарських операціях, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бухгалтерськими знаннями);

паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок і показників, що розраховуються за різними методиками);

забезпечення отримання необхідної внутрішньої та зовнішньої звітності за вимогою управлінського персоналу (використання комп'ютерної техніки дозволяє отримати інформацію з бажаним ступенем деталізації у будь-який момент часу).

Основними принципами комп'ютерної форми введення бухгалтерського обліку наступні:

відповідність багатьох регістрів систематичного запису одному журналу хронологічному запису;

накопичення і багаторазове використання облікових даних;

один синтетичний рахунок - багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо.

одержання звітних показників у режимі діалогу «людина-комп'ютер»;

автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених у системі рахунків.

Компонентами комп'ютерної форми бухгалтерського обліку є: інформаційне, технічне, програмне, організаційне та методологічне забезпечення.

Сучасна комп'ютерна форма ведення бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання.

За рахунок одноразового введення даних забезпечується єдність інформаційної бази. Інтеграція обробки облікових даних та адаптація програмного забезпечення до потреб користувачів досягається шляхом застосування різних комп'ютерних програм.

Особливістю комп'ютерної форми бухгалтерського обліку є те, що вона не існує без конкретної комп'ютерної програми. Облікові регістри різних комп'ютерних програм не схожі один на одного.

Комп'ютерна система обліку оперативно відображає основні процеси, пов'язані з отриманням різних зведених показників, які характеризують фінансово-господарську діяльність підприємства. У цій обліковій системі інформація проходить єдиним каналом і використовується для будь-яких потреб управління. Таким чином, комп'ютерна система обліку - це вдале поєднання професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп'ютерів, які дозволяють отримати необхідну для управління і оперативного контролю інформацію.

Використання комп'ютерних програм - це єдиний шлях для ведення обліку в умовах комп'ютерних технологій. Недоліком комп'ютерної форми ведення обліку може бути висока вартість програмного та технічного забезпечення.

Щодо автоматизованого обліку розрахунків з покупцями і замовниками, то всі операції, що пов'язані з реалізацією, оформляються наступним чином:

1. Реєструється договір з контрагентом документом Договор (рис. 3.1). На його підставі виписується документ Счет-фактура (рис. 3.2), який є розрахунковим на оплату і містить специфікацію товарів, що продаються.

Рис. 3.1 Договір

Рис. 3.2 Рахунок-фактура

2. На підставі рахунка-фактури або договору вводиться документ реалізації Расходная накладная (рис. 3.3).

Рис. 3.3 Расходная накладная

3. На підставі документів реалізації можна ввести документ Налоговая накладная (рис. 3.4).

Рис. 3.4 Податкова накладна

4. Якщо продукцію відпускають довіреній особі, то складається Доверенность (рис. 3.5)

Рис. 3.5 Платіжне доручення

Рис. 3.6 Довіреність

Висновки та пропозиції

В процесі виробничої діяльності кожне сільськогосподарське підприємство, як юридична особа вступає в господарські зв'язки з іншими юридичними і фізичними особами. Господарські зв'язки - необхідна умова діяльності підприємства, оскільки вони забезпечують безперебійну поставку мінеральних добрив, пального, запасних застин та інших мінеральних цінностей. Оформляються і закріплюються господарські зв'язки контрактами, відповідно до яких одне підприємство виступає постачальником (виконавцем робіт), а інше - покупцем, а значить і платником.

Чітка організація розрахунків між постачальниками і покупцями безпосередньо впливає на прискорення обертання оборотних активів і своєчасне надходження грошових коштів від реалізації.

Надзвичайно важливим є правильно вести документацію розрахунків: правильно та своєчасно заповнювати первинні документи, договори, всі їх реквізити, в установлені терміни передавати всі документи в бухгалтерію, контролювати всі розрахунки, оплату за продукцію, погашення дебіторської заборгованості.

Аналізуючи організацію бухгалтерського обліку на підприємстві, можна зробити висновки, що тут існують суттєві недоліки, наприклад: документування операцій проводиться не достатньо чітко, і, що саме головне, не повністю.

Для усунення всіх недоліків, необхідно покращити систему контролю, дотримуватися вимог П(с) БО, слідкувати за змінами в законодавстві.

Важливим елементом стратегічної системи обліку є забезпечення бухгалтерів-аналітиків, контролерів та інших користувачів інформацією для визначення фінансового стану підприємства на найближчу та віддалену перспективу.

Важливою умовою подальшого вдосконалення облікової роботи є розробка спеціальних програм з автоматизації й обробки бухгалтерських даних.

Досить важливим фактом покращення обліку є введення комп'ютерної форми обліку. Використання комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначальний фактор організації обліку.

Список використаної літератури

1. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку №10 «Дебіторська заборгованість»

2. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99Р. №996-ХІV

3. Закон України «Про внесення змін до статті 460 цивільного кодексу України РСР» від 06.10.1995 р. №372/95-ВР

4. Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств»

5. Закон України «Про позовну давність» №372 від 27.07.95 р.

6. Інструкція НБУ «Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті» №135 від 29.03.2001 р.

7. Постанова НБУ «Порядок безспірного стягнення та безакцептного списання коштів з рахунків в іноземній валюті суб'єктів підприємницької діяльності на території України» №261 від 10.10.96 р.

8. Порядок №21 п. 1 від 02.02.95 р. постанови НБУ від 13.10.97 р. №334

9. Інструкція №99 від 16.05.96 р. Міністерства фінансів України

10. Інструкція №228/253 від 07.08.96 р. Міністерства статистики і Міністерства транспорту України

11. Господарський кодекс України п. 2 ст. 180

12. Бухгалтерський облік на сільськогосподарських підприємствах: Підручник. / М.Ф. Огійчук, В.Я. Плаксієнко та ін.; за ред. Проф. М.Ф. Огійчука. - К.: вища освіта, 2003. - 800 с.

13. Герасим П.М., Кізима А.Я., Забчук В.Д. та ін. Фінансовий облік і звітність на підприємствах різних галузей: Навч. посібник./ За ред. П.Я. Хомина. - Тернопіль: Астон, 2000. - 432с

14. Пушкар М.С. Фінансовий облік: Підручник. - Тернопіль: Карт-бланш, 2002. - 628 с.

15. Сопко В.В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2000. - 578 с.

16. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік на підприємствах України: Підруч. для студентів економічних спеціальностей вищих навчальних закладів - 6-те вид. - К.: А.С.К., 2001. - 784 с.

17. Чебан Т.Н. Фінансовий облік. Навчально-методичний посібник. - 2001. - 130 с.

18. Чебанова Н.В., Василенко Ю.А. Бухгалтерський фінансовий облік: Посібник. - К.: Видавничий центр «Академія», 2002. - 672 с.

19. Чижевська Л.В. Бухгалтерський баланс: проблеми теорії і практики: Наукове видання. - Житомир: ЖІТІ, 1998. - 408 с.

20. Пушкар М.С. Тенденції та закономірності розвитку бухгалтерського обліку в Україні: Монографія. - Тернопіль: Економічна думка, 1999. - 424 с.

21. Нападовська Л.В. Управлінській облік: Монографія - Дніпропетровськ: Наука і освіта, 2000. - 450 с.

22. Нападовська Л.В. Внутрішньогосподарський контроль в ринковій економіці: Монографія - Дніпропетровськ: Наука і освіта, 2000. - 224 с.

23. Герасим П.М. та ін. Управлінській облік на підприємстві: Монографія. - Тернопіль: Економічна думка, 2001. - 270 с.

24. Білоусова І.А., Барановська Т.В. Облікова політика в Україні: Монографія - Житомир: ЖДТУ, 2003. - 408 с.

25. Л. Сук, П. Сук «Закриття бухгалтерських рахунків» / Бухгалтерія у сільському господарстві №4 2005 р.

26. Л.К. Сук Теорія бухгалтерського обліку. навчальний посібник. - К.: Інститут післядипломної освіти Київського університету ім. Тараса Шевченка. - 2002. - 238 с.

27. Бухгалтерський облік у сільському господарстві: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит»./Ф.Ф Бутинець, М.М. Коцупатрий. - Житомир: ПП «Рута», 2003. - 512 с.

28. Плаксієнко В.Я., Пісьмаченко Л.М., Рябий Є.І. Бухгалтерський облік у сільському господарстві України. Підручник / За заг. ред. В.Я. Плаксієнка. - Київ: Центр навчальної літератури, 2005. - 490 с.

29. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник для студентів спеціальності «Облік і аудит» вищих навчальних закладів. /За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - 5-е вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП «Рута», 2003. - 726 с.

Размещено на Allbest.ru