Системы электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов. Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности.

Еще в древней Руси были распространены письменные документы. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка. С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларчик, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом. Документы хранились в храмах и монастырях, это придавало документам юридическую силу. Затем системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учёта и использования значительно усовершенствовалась.16 июля 1711 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом «О порядке заседаний и делопроизводства в правительствующем Сенате» первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию « Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г., « О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».

После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются « Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных архивов», а также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

Делопроизводство - неотъемлемая часть управленческого труда. Значительную часть своего времени руководители, специалисты тратят на работу с документами. Возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, обеспечения быстрой и четкой работы с документами. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

Глава 1

1.1 Организация архивного хранения документов в РФ

Содержание вида деятельности, которая традиционно именуется делопроизводством, может быть представлено тремя составляющими:

- документирование сведений (сообщений, данных) о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей;

- организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме именуемые термином «документооборот»;

- хранения документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности, обозначаемая термином «архивное дело».

Такое понимание делопроизводства сложилось не сразу, оно формировалось длительное время, без преувеличения, на протяжении веков.

Становление российского делопроизводства от стихийного зарождения деловой переписки до появления той или иной системы работы с документами историки, ученые-документоведы тесно увязывают с преобразованиями аппарата управления страной, отраслями деятельности людей, нуждающихся в документировании результатов своей работы. Развиваясь, российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:

1. делопроизводство в дореволюционной (до1917 г.) России:

- от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (X - XV вв.);

- коллежское делопроизводство(XVІІІв.);

- министерское (исполнительное) делопроизводство (XІX - начало XXв.).

2. Делопроизводство в СССР(1917 - 1991гг.);

- от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.

3. Современное российское делопроизводство.

Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с документами, содержатся в следующих кодексах Российской Федерации:

- Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая и вторая);

- Гражданский процессуальный кодекс российской федерации;

- Трудовой кодекс российской федерации;

- Арбитражный процессуальный кодекс российской федерации;

- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

- Налоговый кодекс Российской Федерации (части первая и вторая);

- Уголовно процессуальный кодекс Российской Федерации;

- Уголовный кодекс Российской Федерации.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводству обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской федерации. В Конституции указано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…»(4.4, ст.29). Это положение развито в важнейшем правовом акте - Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Федеральный закон установил ряд основополагающих положений по документированию информации, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация, электронное сообщение и др.), определил принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, а также приданию документам юридической силы (официальности) и т.д.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Нормы правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1937 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике. ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т.д.). Исходным мероприятием по переводу традиционного делопроизводства - документационного обеспечения управления на белее высокий уровень развития предполагается разработка Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности», подготавливаемого Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела. Закон будет сопровождаться комплексом подзаконных нормативных актов, устанавливающих единые требования к управленческой документации, учитывающих требования международных стандартов.

Типовая инструкция по делопроизводству. Типовая инструкция утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536. инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, агентствах, службах. Типовая инструкция, отражая специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р6.30-2003 в отношении требований у оформлению управленческой документации.

Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации». Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют нормативные акты разного уровня по обеспечению сохранности документов.

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы, независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения, формы собственности. Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается "совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей". Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе РФ, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью. В соответствии с законодательством установлены следующие сроки хранения документации: - документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет; - записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет; - документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, - в течение 10 лет; - научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет; - конструкторской документации - в течение 15 лет;

- проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет; - телеметрической документации - в течение 5 лет; - кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготовления; - фотодокументы - в течение 3 лет; - документы на машинных носителях - в течение 5 лет.

Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях. В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы. При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат. Независимо от места хранения, вида носителя и способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности: - общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации; - религиозных объединений и организаций; - негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; - физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

Собственники документов обязаны предоставлять сведения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Архивная служба должна быть проинформирована о новом владельце и месте дальнейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хранения должны быть созданы надлежащие условия. В случае ликвидации негосударственных объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора. В случае подготовки документов негосударственной части. Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение. Кроме документов, являющихся по своему содержанию, авторству, месту и времени создания и другим критериям частью историко-культурного наследия и подпадающих под определение памятников истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значимости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для конкретных собственников и в силу этого также подпадающих под понятие "архивные документы". В этом случае под архивом должна пониматься совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Наиболее употребим для обозначения негосударственных архивов термин "ведомственный архив". Это достаточно широкое понятие. Сюда входят и центральный архив министерства или областного учреждения, хранящие материалы подведомственных организаций фирмы. В структуре организации может и не быть специального подразделения - архива, в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует.

На практике существуют специфические разновидности ведомственных архивов: - центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения; - центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих НИИ; - объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; например, архив концерна "нефтепром", архив Главмосстроя и т.д.; - объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно велики, например "до ликвидации организации", "до минования надобности" и т.д. Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен. Целесообразным считается передача в архив документов со сроками хранения более трех лет.

В последнее время возобновился интерес к такой разновидности ведомственного архива, как экономический или предпринимательский архив фирмы. Состав документов, которыми целесообразно комплектовать экономический архив фирмы, значительно разнообразнее по сравнению с традиционным ведомственным архивом. В его состав дополнительно включают образцы деловой переписки, контракты, заключенные фирмой; финансовые отчеты кредитные бумаги, акты на аренду, покупку земель, построек, документацию по займам и страхованию имущества, аналитические документы по сбыту и производству, отчеты о финансовых и торговых оборотах, маркетинговые обзоры, технико-экономические и рекламные материалы, полученные патенты, свидетельства, дипломы конкурсов, материалы презентаций, фотографические материалы о росте фирмы, составе сотрудников, условиях труда и т.д. В состав экономических архивов, так же как и любого ведомственного архива, могут включаться личные документы наиболее выдающихся сотрудников фирмы, газетные вырезки и журнальные публикации о деятельности фирмы.

В российском архивном деле с 1935 г., т.е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведется целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспечению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техническими, кино фотодокументами изложены в соответствующих правилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методическим материалом при организации любого архива, так как охватывают практически все стороны деятельности и регламентируют методику работы с архивными документами.

1.2 Повседневная деятельность архива предприятия

Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия:

- центральные архивы федеральных органов власти;

- центральные отраслевые архивы;

- совместные архивы.

Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут временно храниться за пределами предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения. Для временного хранения документов, состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.

Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях за пределами предприятия. Место архива в организационной структуре предприятии, ее особенности

Архив предприятия может функционировать на правах:

- Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

- Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

- отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;

- отдел хранения научно-технической документации;

- отдел хранения документации на электронных носителях;

- отдел комплектования;

- отдел учета;

- отдел организационно-методического обеспечения;

- администрация архива.

К числу основных задач независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

· комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;

- учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;

- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;

- подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.

Управление повседневной деятельностью архива предприятия предполагает оперативное информирование его работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.

К организационно-распорядительным документам относятся положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива.

Основные направления повседневной деятельности архива предприятия

К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия привлекаются начальники структурных подразделений, а руководит ею заведующий архивом.

Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы. Разработка проекта плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива. Проект плана обсуждается руководством архива предприятия, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия.

Планирование работы структурных подразделений архива предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал.

Индивидуальным планированием занимаются работники архива предприятия по указаниям его руководителя и начальников соответствующих структурных подразделений. Проект индивидуального плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения.

Руководство архива должно систематически контролировать выполнение планов. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия. Отчеты о работе архива предприятия составляются за год, полугодие, квартал. Порядок, сроки предоставления отчетов, а также состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, за полугодие или квартал устанавливаются вышестоящим органом управления архивном делом.

Отчеты о работе структурных подразделений архива предприятия составляются ежемесячно. Кроме показателей, фактически достигнутых отчетный период показателей по видам работ, в отчетах отражаются основные показатели труда работников структурных подразделений. В целях привлечения внебюджетных средств архив предприятия вправе выполнять наряду с бесплатными платные работы и услуги, что не должно наносить ущерб реализации возлагаемых на архив функций.

Прием-передача дел архива предприятия производятся при смене руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия.

При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется актом. Одновременно производится прием-передача справочного аппарата к ним, а также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия. Порядок приема-передачи дел состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации предприятия определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа.

1.3 Подготовка документов к последующему хранению и использованию

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения. Быстрый поиск и использование таких документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как « Совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещённые в одну обложку». Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- оформление дел;

- описание документов постоянного и долговременного хранения;

- обеспечение их сохранности;

- передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению завершительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и.т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурно-влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производиться с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле точной заверительной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника. В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и прием дела. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем организации, но не реже одного раза в 10 лет, проводиться проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя организации создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др. для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий. Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или организации с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их осмотра и с разрешения руководителя организации выдаются под расписку. На основании хранящихся документов архив организации выдает архивные справки, копии и выписки. Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений. Если дело вынести нельзя в архиве для работы с такими делами должно быть оборудовано специальное место стол, освещение и т.д. Желательно чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении. Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара. В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20°С) и относительную влажность воздуха - 50-65%. В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов. Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.

1.4 Составление описи

На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по строго установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел. Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государственной архивной службы предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией. Состав учетных документов установлен Основными правилами работы ведомственных архивов, является обязательным для организаций, являющихся источниками комплектования Государственной архивной службы, и дополнительно включает в себя кроме вышеназванных заверителей и описей: - книгу учета поступления и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия; - лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел; - топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел; Временное хранение документов государственной части архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, в зависимости от категории организации и вида документов: - документы федеральных органов государственной власти, Генпрокуратуры; отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - в течении 15 лет. - документы органов государственной власти и прокуратура краев, областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений и организаций краевого и областного подчинения. - формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве; - формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния; - дело фонда, в котором концентрируются акты отчетности, др. материалы.

Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (как говорилось ранее, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Опись, таким образом, служит основным учётным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись, их систематизируют, т.е. располагают в строго определённом порядке. Для учёта документов определённых категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.д.) составляется также внутренняя опись. Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведётся по каждой указанной группе раздельно. « Основные правила работы ведомственных архивов» предполагают также составлять отдельные описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные следственные дела, научные отчёты и т.п.) и описи на служебные издания.