Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В данной курсовой работе рассматривается внутрикорпоративный документооборот по движению денежных средств.

Целью данной курсовой работы является изучение движения денежных средств, документооборота, связанного с ним, и учета денежных средств.

Для достижения данной цели нам предстоит решить следующие задачи:

1. Рассмотреть движение денежных средств.

2. Подробно изучить документооборот по движению денежных средств.

3. Проанализировать учет денежных средств на расчетных счетах.

Объектом работы является документооборот по движению денежных средств.

Предмет данной курсовой работы - документы, а также определенные процедуры и правила, связанные с использованием документооборота по движению денежных средств.

Актуальность данной темы заключается в том, что организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции бухгалтерского учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

Документооборот - движение документов от момента их составления или поступления от других организаций, лиц до исполнения или отправки, передачи в архив или уничтожения. К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции.

1. Движение денежных средств

Управление денежными средствами имеет такое же значение, как и управление запасами и дебиторской задолженностью. Искусство управления оборотными активами состоит в том, чтобы держать на счетах минимально необходимую сумму денежных средств, которые нужны для текущей оперативной деятельности. Сумма денежных средств, которая необходима эффективно управляемому предприятию, -- это, по сути дела, страховой запас, предназначенный для покрытия кратковременной несбалансированности денежных потоков; его должно хватить для производства всех первоочередных платежей. Поскольку денежные средства, находясь в кассе или на счетах в банке, не приносят дохода, а их эквиваленты -- краткосрочные финансовые вложения -- имеют невысокую доходность, их нужно иметь в наличии на уровне безопасного минимума.

Увеличение или уменьшение остатков денежной наличности на счетах в банке обусловливается уровнем несбалансированности денежных потоков, т.е. притоком и оттоком денег. Превышение положительного денежного потока над отрицательным денежным потоком увеличивает остаток свободной денежной наличности, и наоборот, превышение оттоков над притоками приводит к нехватке денежных средств и увеличению потребности в кредите.

В финансовом анализе и менеджменте различают такие понятия, как валовой и чистый денежные потоки. Валовой денежный поток -- это совокупность всех поступлений и расходования денежных средств в анализируемом периоде. Чистый денежный поток -- это разность между положительным и отрицательным потоками денежных средств. [7, с. 176-178]

Денежные потоки планируются, для чего составляется план доходов и расходов по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности на год с разбивкой по месяцам, а для оперативного управления -- по декадам или пятидневкам. Если прогнозируется положительный остаток денежных средств на протяжении довольно длительного времени, то следует предусмотреть пути выгодного их использования. В отдельные периоды может возникнуть недостаток денежной наличности. Тогда нужно спланировать источники привлечения заемных средств.

Как дефицит, так и избыток денежных ресурсов отрицательно влияют на финансовое состояние предприятия. При избыточном денежном потоке происходит потеря реальной стоимости временно свободных денежных средств в результате инфляции; теряется часть потенциального дохода от недоиспользования денежных средств в операционной или инвестиционной деятельности; замедляется оборачиваемость капитала в результате простоя денежных средств.

Наличие избыточного денежного потока на протяжении длительного времен и может быть результатом неправильного использования оборотного капитала. Чтобы деньги работали на предприятие, необходимо их пускать в оборот с целью получения прибыли:

- расширять свое производство, прокручивая их в цикле оборотного капитала;

- обновлять основные фонды, приобретать новые технологии;

- инвестировать в доходные проекты других хозяйствующих субъектов с целью получения выгодных процентов;

- досрочно погашать кредиты банка и другие обязательства с целью уменьшения расходов по обслуживанию долга и т.д.

Дефицит денежных средств приводит к росту просроченной задолженности предприятия по кредитам банку, поставщикам, персоналу по оплате труда, в результате чего увеличивается сумма финансовых расходов и снижается рентабельность капитала предприятия.

Уменьшить дефицит денежного потока можно за счет мероприятий, способствующих ускорению поступления денежных средств и замедлению их выплат.

Ускорить поступление денежных средств можно путем перехода на полную или частичную предоплату продукции покупателями, сокращения сроков предоставления им товарного кредита, увеличения ценовых скидок при продажах за наличный расчет, применения мер для ускорения погашения просроченной дебиторской задолженности (учета векселей, факторинга и т.д.), привлечения кредитов банка, продажи или сдачи в аренду неиспользуемой части основных средств, дополнительной эмиссии акций с целью увеличения собственного капитала и т.д.

Замедление выплаты денежных средств достигается за счет приобретения долгосрочных активов на условиях лизинга, переоформления краткосрочных кредитов в долгосрочные, увеличения сроков предоставления предприятию товарного кредита по договоренности с поставщиками, сокращения объемов инвестиционной деятельности и др.

В процессе анализа необходимо также изучить динамику остатков денежной наличности на счетах в банке и период нахождения капитала в данном виде активов.

2. Документооборот по движению денежных средств

документооборот денежный средство учёт

Под денежными средствами организации или индивидуального предпринимателя понимаются все наличные денежные средства, поступающие в кассу. Оборот наличных денежных средств в организации строго регламентирован, в частности, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном Письмом Центрального Банка Российской Федерации от 04.10.1993 г. N 18 и Федеральным законом от 22.05.2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Таким образом, можно говорить, что обращение наличных денежных средств в пределах организации регулируют, в основном, два законодательных акта. [1]

Документы, необходимые для документального оформления операций с наличными денежными средствами, утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации", от 25.12.1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций", а также от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". [3,4,5] Данные постановления закрепляют формы первичных учетных документов, а также формы регистров, которые необходимы при отражении операций с использованием наличных денежных средств.

К унифицированным документам, относящимся к порядку ведения кассовой дисциплины, относятся: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), кассовая книга (форма N КО-4), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

К унифицированным документам, относящимся к порядку осуществления операций с использованием контрольно-кассовой техники, относятся: акт о переводе показаний денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма N КМ-1), акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма N КМ-2), акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3), журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4), журнал регистрации суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма N КМ-5), справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6), сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма N КМ-7), журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма N КМ-8), акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма N КМ-9).

К унифицированным документам, относящимся к наличным расчетам с персоналом по оплате труда, относятся: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) и платежная ведомость (форма N Т-53). В отношении иных выдач сотрудникам организации - авансовый отчет (форма N АО-1).

Все эти документы необходимо заполнять организации при возникновении соответствующих операций.

Общие положения, касающиеся организации документооборота денежных средств, закреплены в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Министерством финансов СССР от 29.07.1983 г. N 105.

В соответствии с принципами, изложенными в данном Положении, документооборот организации должен обеспечивать непрерывное ведение деятельности хозяйствующего субъекта, исходить из принципов рациональности, необходимости и достаточности документов. [2]

Движение документов в организации должно происходить в соответствии с разработанным графиком документооборота, который разрабатывается главным бухгалтером организации и утверждается ее руководителем в его Приказе. При этом график документооборота может быть оформлен в виде схемы или же перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, а также сроки выполнения указанных работ, лица, ответственные за составление документов.

Документооборот по учету денежных средств в организации - это часть документооборота по всей организации. Подразделения (или же сотрудники) получают соответствующие выписки из этого графика и руководствуются ими при составлении документов.

В частности, в графике документооборота указывается наименование документа, а также количество экземпляров, в которых составляется документ, ответственный за его оформление, срок оформления. Движение документа происходит несколько стадий: стадию создания, проверки, обработки и сдачи в архив. Организация может предусмотреть также и иные стадии движения документа.

Документооборот также должен предусматривать порядок хранения документов с учетом законодательных требований, а также порядок передачи документов в архив, которые подлежат таковой.

Отдельными положениями документооборота следует прописать порядок списания (уничтожения) документов, по которым истек соответствующий срок хранения, а также порядок учета и восстановления, утерянных или испорченных документов вследствие стихийных бедствий, пожара и иной чрезвычайной ситуации.

В отношении документооборота по учету денежных средств нелишним будет отдельно прописать те должности в организации, которые имеют доступ к наличным денежным средствам организации.

Особенностью документооборота по учету денежных средств является то, что все документы, как правило, сосредотачиваются в руках главного бухгалтера и (или) старшего кассира.

Например, при осуществлении кассовых операций поступление наличных денежных средств в кассу организации должно сопровождаться оформлением приходного кассового ордера. В соответствии с законодательными требованиями приходный кассовый документ должен составляться в момент выдачи наличных денежных средств. Расходование денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером или иными документами, которые могут быть приравнены к расходным кассовым ордерам. Одновременно с выпиской первичных кассовых документов они подлежат отражению в книге учета приходных и расходных кассовых ордеров, а также в кассовой книге. Для учета выдачи и поступлений наличных денежных средств другим кассирам или раздатчику применяется форма КО-5. В соответствии с законодательными требованиями движение документов происходит в пределах одной операции, то есть по факту выдачи и (или) расходования наличных денежных средств.

Движение документов, относящихся к операциям с использованием контрольно-кассовой техники, тесно связано с движением документов по кассе, поскольку в конечном итоге, наличная выручка организации, полученная за день (смену) с использованием контрольно-кассовой техники, подлежит сдаче в кассу.

Если в организации предусмотрены операционные кассы, то кассиры - операционисты обязаны вести форму КМ-4. В конце рабочего дня или смены они предоставляют формы N КМ-4 и N КМ-6 старшему кассиру (при этом сдается и выручка, полученная по операционной кассе). На основании указанных сведений старший кассир заполняет форму N КМ-7, а наличная выручка подлежит "оприходованию" в кассу организации с соответствующим оформлением приходного кассового ордера.

В отношении расчетов с персоналом по оплате труда, а также по подотчетным суммам также применяется свой порядок документооборота. В частности, Приказом руководителя должны быть установлены лица, которым выдаются наличные денежные средства организации, размер денежных средств, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы. Наличные денежные средства организации выдаются на основании расходного кассового ордера с надписью руководителя организации (если в приложенных документах к расходному кассовому ордеру не содержится разрешительной надписи руководителя организации). Помимо расходного кассового ордера основанием для выдачи подотчетных сумм может являться также заявление сотрудника организации на выдачу денежных средств. Однако при этом указанный документ должен иметь реквизиты расходного кассового ордера.

В соответствии с законодательными требованиями срок для предоставления работником авансового отчета устанавливается в течение трех рабочих дней по истечении срока, на которых они были выданы, или же со дня возвращения из командировки. При этом порядок рассмотрения и сроки утверждения авансового отчета сотрудника руководителем организации должны быть установлены графиком документооборота. Следует обратить внимание, что дата утверждения авансового отчета является очень важным моментом как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, поскольку именно на дату утверждения авансового отчета произведенные затраты признаются расходами организации. В данном случае особенно важным является то, чтобы авансовый отчет незамедлительно направлялся из бухгалтерии к руководителю организации.

В отношении расчетов по оплате труда также существует один очень важный момент. Непосредственная выдача наличных денежных средств на руки сотрудникам организации законодательно запрещена до тех пор, пока руководитель организации не поставит разрешительную подпись на платежной ведомости или же на расчетно-платежной ведомости. В рамках осуществления расчетов по оплате труда следует учесть, что платежные ведомости (расчетно-платежные ведомости) подлежат отражению в книге регистрации приходных и расходных кассовых документов только после того, как произведена выдача сумм заработной платы. Приходные и расходные кассовые ордера подлежат отражению в указанном регистре по факту оформления.

Документооборот в организации, а, в частности, документооборот по учету денежных средств подлежит изменению в течение периода осуществления хозяйственной деятельности организации. Поэтому существенные изменения в график документооборота должны быть внесены приказами руководителя организации.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете ответственность за график документооборота в организации несет ее главный бухгалтер. [2]

В последнее время большая часть хозяйствующих субъектов отказывается от ведения документооборота в бумажной форме, переходя на электронные формы документооборота. Такой переход позволяет сократить сроки поступления информации, а также снижает риск допущения ошибки при заполнении документа, поскольку программно-технические комплексы, как правило, уже содержат унифицированные формы документов, необходимые для оформления той или иной операции с учетом последних изменений законодательства. Использование электронного документооборота позволяет сократить количество документов, оформленных на бумажных носителях, а, следовательно, снижает риск их гибели вследствие пожара и иных факторов. Электронный документооборот позволяет повысить уровень защиты информации организации как от внешних, так и от внутренних пользователей информации. Существенной проблемой в развитии электронного документооборота является, так называемая идентификация документа (его авторизация), возникают неточности в законодательстве в связи с использованием электронной цифровой подписи.

3. Учет денежных средств на расчетных счетах

Для открытия расчетного счета организация самостоятельно выбирает наиболее удобный и выгодный для себя банк, куда должны быть представлены следующие документы:

- заявление на открытие счета по специальной форме;

- карточка с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера организации с оттиском печати (в двух экземплярах). Крестьянское (фермерское) хозяйство, арендатор на индивидуальной аренде представляют карточку с одной подписью, заверенную нотариально; городской (районной) администрации о создании организации;

- копия утвержденного устава, договора аренды, документа на право пользования землей или других документов, подтверждающих законность функционирования организации, и др.

Банк открывает расчетные (текущие) счета налогоплательщикам только при предъявлении ими документа, подтверждающего постановку на учет в налоговом органе.

Распорядителями денежных средств, находящихся на расчетных счетах, являются руководитель организации и главный бухгалтер. Они подписывают все документы, на основании которых производится списание денег. В связи с этим при смене одного из двух распорядителей денежных средств (руководителя организации или главного бухгалтера) в учреждение банка должна быть представлена новая карточка с образцами подписей и оттиском печати организации. [8, с. 116-118]

Денежные средства, хранящиеся на расчетных счетах, предназначены как для основной деятельности, так и для капитальных и финансовых вложений.

Поступление денежных средств на расчетные счета в основном происходит от зачисления выручки за проданную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги на сторону, а также внесения наличных денег из кассы, арендной платы и т.п.

С расчетного счета производятся следующие платежи: за полученные материальные ценности поставщикам, за выполненные работы, услуги подрядчикам, платежи по налогам за погашение задолженности по банковским кредитам (займам), на финансовые вложения, выдачу наличных денег в кассу для оплаты труда и на различные хозяйственные нужды и т.д.

Платежи с расчетных счетов производятся на основании распорядительных документов хозяйств и по платежным документам организаций-получателей. К распорядительным документам относятся: денежные чеки, платежные поручения и другие документы. По денежному чеку банк выдает с расчетного счета наличные деньги. По платежному поручению банк производит безналичные перечисления средств на счет другой организации. В платежном поручении указывают: наименование получателя и адрес его банка, сумму перечисленных средств, вид платежа. Все распорядительные документы выписывает организация (плательщик) и представляет их в учреждение банка. На основании этих документов в бухгалтерском учете отражаются погашение задолженности поставщику и списание денежных средств с расчетных счетов.

Платежные поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки, не считая день выписки документа, и принимаются банками к исполнению без ограничения суммы только при наличии средств на счете плательщика. Первый экземпляр должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации и иметь оттиск печати. Помарки и подчистки в платежных поручениях не допускаются.

На основании совместного Приказа МНС, ГТК и Минфина России "Об утверждении правил указания информации в полях "Плательщик", "Получатель" и "Назначение платежа" расчетных документов на перечисление платежей на счета по учету доходов и средств бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, а также взыскание недоимок, пеней и штрафов" от 01.10.01 №БГ_3-10/373, 961, 80н новый порядок по расчетам вводится с 2002 г. (приказ №БГ_3-10/373).

Новые правила введены для автоматизации обработки информации при учете доходов бюджетов всех уровней. Причем изменение коснулось лишь поля "Назначение платежа", а порядок заполнения полей "Плательщик" и "Получатель" практически не изменился.

Приказ снабжен рекомендациями для плательщиков налоговых платежей при заполнении поля "Назначение платежа" расчетного документа. Рекомендации составлены на основе правил указания информации в поле "Назначение платежа" расчетных документов, утвержденных упомянутым выше совместным приказом. [6]

Структура информации в поле "Назначение платежа" расчетного документа имеет следующий вид (по горизонтали значение показателей): "Код бюджетной классификации", "Код ОКАТО", "Основание платежа", "Налоговый период", "Номер документа", "Вид платежа", "Сумма" и "Примечание".

Отдельные кодовые показатели и их значения с подробными пояснениями рассматриваются в Правилах указания информации в поле "Назначение платежа" в расчетных документах.

По одному расчетному документу в поле "Назначение платежа" указывается только один налог или сбор. При выполнении необходимых условий новыми правилами разрешается одним расчетным документом перечислять несколько видов платежей. Это следующие условия:

денежные средства зачисляются на один код классификации доходов бюджетов Российской Федерации (т.е. уплата по одному налогу или сбору);

платежи осуществляются на основании одного и того же документа (одинаковое значение показателей "Номер документа" и "Дата документа");

длина поля "Назначение платежа" не превышает 210 символов (максимальная длина полей "Плательщик" и "Получатель" -160 символов).

Налоговые инспекции (управления) будут доводить до налогоплательщика значения кодов показателей "Код бюджетной классификации" и "Код ОКАТО".

В рекомендациях рассмотрены возможные случаи перечисления денежных средств в бюджеты различных уровней и приведены значения показателей, которые при этом следует вносить в поле "Назначение платежа".

Расчеты с помощью платежных поручений осуществляются по договоренности сторон и по товарным операциям, которые могут быть срочными, досрочными и отсроченными.

Срочный платеж совершается в следующих вариантах:

- авансовый платеж, т.е. до отгрузки товара или предоставления (оказания) услуг;

- после отгрузки товара или оказания услуг, т.е. путем прямого акцепта товара или выполненных услуг (работ);

- частичные платежи при крупных сделках.

Досрочный и отсроченный платежи могут иметь место в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения сторон.

Поставщик, выписав платежные требования-поручения вместе с транспортно-отгрузочными документами (три экземпляра), направляет их в банк покупателя. Банк покупателя, получив документы, передает плательщику платежные требования-поручения, оставляя транспортно-отгрузочные документы в картотеке №1 плательщика. Плательщик обязан возвратить в обслуживающий банк платежное требование-поручение в течение трех дней со дня поступления его в банк плательщика.

При согласии полностью или частично произвести оплату руководитель и главный бухгалтер предприятия-плательщика подписывают и ставят оттиск печати на всех экземплярах платежного требования-поручения и передают их в обслуживающий банк. [9, с. 211-215]

Об отказе полностью или частично оплатить платежное требование-поручение плательщик уведомляет обслуживающий его банк в течение трех дней после получения документов.

Для контроля за движением денежных средств на счетах в банке и для отражения этих операций в бухгалтерском учете организации регулярно получают из банка выписки из расчетных счетов. В выписках указываются все суммы поступлений и платежей, дата и номер документов, прилагаемых к выписке, на основании которых были произведены записи.

Получив выписку банка, главный бухгалтер подбирает к ней расчетно-платежные документы, записав карандашом напротив каждой суммы название организации, и указывает корреспондирующий счет. Надо помнить, что записи по дебету в выписке означают списание денег, а записи по кредиту - поступление денег на счет. Это объясняется тем, что расчетные счета организации в учете банка являются пассивными счетами, на которых учитываются привлеченные средства.

Размещено на Allbest.ru